Hauptbuch
Das Hauptbuch dient dazu, die folgenden Dinge zu überprüfen: Umsatzabschlüsse (jährlich, monatlich und täglich), Transaktionen, Reservierungen und Rechnungen, die von einer Unterkunft angelegt wurden, die Little Hotelier verwendet.
Voraussetzungen
Wenn Sie Prüfer sind, stellen Sie bitte sicher, dass der Manager/Inhaber der Unterkunft, der Little Hotelier verwaltet, erreichbar ist, um Ihnen Zugriff auf das System zu gewähren.
Wenn Sie Kunde in Deutschland sind und einem Prüfer Einblick in Ihre Geschäftsdaten gewähren möchten, fügen Sie den Prüfer bitte in Little Hotelier als Benutzer hinzu.
Bei systembezogenen oder funktionalen Fragen kann sich der Prüfer an den Manager wenden, der dann über die üblichen Support-Kanäle Kontakt zum Kundenservice von Little Hotelier aufnehmen kann.
Es kann vorkommen, dass ein Benutzer in einer Unterkunft als Manager bezeichnet wird, jedoch in Little Hotelier keinen Manager-Zugriff hat, um alle Daten anzuzeigen.
Das Hauptbuch
Nachdem Sie sich in Little Hotelier Front Desk angemeldet haben, sollten Sie zur Seite Start/Kalender weitergeleitet werden.
Navigieren Sie auf der Startseite nach unten und wählen Sie in der Fußzeile Hauptbuch aus.
Sie können nun mit dem Prüfvorgang beginnen.
Der Prüfvorgang
Der Prüfvorgang besteht aus:
Abschlüsse ansehen
Transaktionen ansehen
Reservierungen ansehen
Rechnungen ansehen
Wichtiger Hinweis: Little Hotelier beginnt mit der Erfassung aller finanziellen Transaktionen, sobald die Hauptbuchfunktion aktiviert wurde. Wenn Sie vor der Aktivierung der Hauptbuchfunktion manuell oder über den Importvorgang Reservierungen hinzugefügt haben, werden diese Transaktionen nicht im Hauptbuch aufgeführt. Der Inhaber der Unterkunft ist dafür verantwortlich, alle zusätzlichen finanziellen Informationen, Unterlagen oder Einträge bereitzustellen.
Abschlüsse ansehen
Wählen Sie den Tab Abschlüsse ansehen, um die Umsatzabschlüsse anzuzeigen.
Es gibt drei Zeiträume für einen Abschluss: Jährlich, Monatlich und Täglich. Bitte klicken Sie auf die jeweilige Schaltfläche, um einen Zeitraum anzuzeigen.
Jahresabschlüsse
Wenn Sie Jährlich auswählen, sollten die Abschlüsse für jedes Geschäftsjahr angezeigt werden.
Die angezeigten Informationen enthalten die folgenden Daten:
Zeitraum
Aufeinanderfolgende Abschlussnummer
Abschlussdatum/-zeitpunkt
Fortlaufende Abschlusssumme
Abschlusssumme
Monatsabschlüsse für ein Geschäftsjahr
Um die monatlichen Abschlüsse eines Geschäftsjahres anzuzeigen, klicken Sie auf Monate anzeigen.
Dadurch wird die Abschlusssumme des Geschäftsjahrs und für jeden Monat angezeigt:
Zeitraum
Aufeinanderfolgende Abschlussnummer
Abschlussdatum/-zeitpunkt
Fortlaufende Abschlusssumme
Schlussbetrag
Monatsabschlüsse
Wenn Sie Monatlich auswählen, werden die Abschlüsse pro Monat angezeigt, basierend auf einem von Ihnen angegebenen Zeitraum.
Die angezeigten Informationen enthalten die folgenden Daten:
Abschlusssumme für den ausgewählten monatlichen Zeitraum
Zeitraum
Aufeinanderfolgende Abschlussnummer
Abschlussdatum/-zeitpunkt
Fortlaufende Abschlusssumme
Abschlusssumme
Auswahl eines monatlichen Zeitraums
Um einen monatlichen Zeitraum auszuwählen, klicken Sie auf das Datums-Dropdown-Symbol, um die Daten für Ab Monat und Bis Monat anzugeben, und klicken Sie anschließend auf Suchen.
Um eine neue Suche zu starten, klicken Sie auf Löschen und wählen Sie einen neuen Zeitraum aus.
Tagesabschlüsse für den Monat
Um die täglichen Abschlüsse eines Monats anzuzeigen, klicken Sie auf Täglich anzeigen.
Dadurch wird die Abschlusssumme für den Monat und für jeden Tag angezeigt:
Zeitraum
Aufeinanderfolgende Abschlussnummer
Abschlussdatum/-zeitpunkt
Fortlaufende Abschlusssumme
Schlussbetrag
Tagesabschlüsse
Wenn Sie Täglich auswählen, werden die Abschlüsse pro Tag angezeigt, basierend auf einem von Ihnen angegebenen Zeitraum.
Die angezeigten Informationen enthalten die Schlusssumme für den ausgewählten Zeitraum und für jeden Tag:
Zeitraum
Aufeinanderfolgende Abschlussnummer
Abschlussdatum/-zeitpunkt
Fortlaufende Abschlusssumme
Schlussbetrag
Auswahl eines Zeitraums
Um einen Zeitraum auszuwählen, klicken Sie auf das Datums-Dropdown-Symbol, um die Daten für Ab Datum und Bis Datum anzugeben, und klicken Sie anschließend auf Suchen.
Um eine neue Suche zu starten, klicken Sie auf Löschen und wählen Sie einen neuen Zeitraum aus.
Transaktionen ansehen
Um die Hoteltransaktionen anzuzeigen, wählen Sie den Tab Transaktionen aus.
Dieser Tab zeigt für jede Transaktion die folgenden Informationen an:
Datum/Zeit
Buchungsnummer
Benutzer-ID
Art der Transaktion
Betrag
Alle Benutzer-IDs und zugehörigen Buchungsnummern
Um Transaktionen für alle Hotelgäste anzuzeigen, klicken Sie auf das Datums-Dropdown-Symbol, um das Ab Datum und das Bis Datum festzulegen, und klicken Sie auf Suchen.
Spezifische Details zu Benutzer-IDs
Um Transaktionen für eine bekannte Benutzer-ID anzuzeigen, geben Sie die bekannte Benutzer-ID (vollständig/oder teilweise) ein, um die Suche einzugrenzen, oder klicken Sie auf die Dropdown-Liste, um eine Liste der auszuwählenden Benutzer-IDs anzuzeigen, und klicken Sie dann auf Suchen.
Spezifische Details zu Buchungsnummern
Um Transaktionen für eine bekannte Buchungsnummer anzuzeigen, geben Sie die Buchungsnummer in das Feld Buchungsnummer ein und klicken Sie auf Suchen.
Hinweis: Sie können Ihre Suchfilter jederzeit löschen, um eine neue Suche durchzuführen.
Reservierungen ansehen
Um die Hotelreservierungen anzuzeigen, wählen Sie den Tab Reservierungen aus.
Dieser Tab zeigt für jede Reservierung die folgenden Informationen an:
Buchungsübersicht
Rechnungen
Rechnungsverlauf
Die Möglichkeit, alle mit einer Reservierung verbundenen Transaktionen anzuzeigen
Reservierungsdetails
Geben Sie im Feld Buchungsnummer eine gültige Buchungsnummer ein und klicken Sie auf Suchen.
Rechnungsdetails
Navigieren Sie zu Rechnungen und klicken Sie auf Ansehen.
Transaktionen im Zusammenhang mit der Reservierung
Navigieren Sie zu Transaktionen und klicken Sie auf Mit dieser Buchung verbundene Transaktionen anzeigen.
Rechnungen ansehen
Um die Details einer einzelnen Rechnung anzuzeigen, wählen Sie den Tab Rechnungen aus.
Dieser Tab zeigt für eine Rechnung die folgenden Informationen an:
Rechnungsübersicht
Verlauf
Die Möglichkeit, alle mit einer Reservierung verbundenen Transaktionen für die Rechnung anzuzeigen
Rechnungsdetails
Geben Sie im Feld Rechnungsnummer eine gültige Rechnungsnummer ein und klicken Sie auf Suchen.
Transaktionen im Zusammenhang mit der Rechnung
Navigieren Sie zu Transaktionen und klicken Sie auf Mit dieser Buchung verbundene Transaktionen anzeigen.
Zahlungen
So verwaltet man Zahlungen und Rückerstattungen
Für weitere Informationen lesen Sie bitte den folgenden Artikel: Little Hotelier Front Desk – Zahlungen und Rückerstattungen abwickeln
Die Europäische Verordnung
Am 14. September 2019 ist die europäische Zahlungsdiensterichtlinie 2 (PSD2) in Kraft getreten, die sich auf Zahlungsdienste bezieht.
Rechnungen
Erstellung einer neuen Rechnung
Nachdem Sie eine Reservierung angelegt haben, können Sie eine Rechnung für die neue Buchung erstellen.
Führen Sie die Schritte zum Suchen nach einer Reservierung durch, da es verschiedene Möglichkeiten gibt, eine Reservierung zu finden.
Wenn Sie die gesuchte Reservierung gefunden haben, öffnen Sie die Buchung, um sie zu bearbeiten.
Wählen Sie den Tab RECHNUNGEN. Daraufhin werden die BUCHUNGSÜBERSICHT, die Rechnungsübersicht und der Buchungsstatus der Reservierung angezeigt.
Bei neuen Reservierungen oder Reservierungen, für die noch keine Rechnung erstellt wurde, werden Sie aufgefordert, eine Rechnung zu erstellen. Klicken Sie auf den Button Rechnung erstellen, wenn Sie die erste Rechnung erstellen möchten.
In dieser Ansicht können Sie die folgenden Aktionen durchführen:
Klicken Sie auf E-Mail, um eine Kopie der Rechnung per E-Mail an den Gast zu schicken
Klicken Sie auf Anzeigen/Drucken, um die Rechnung aufzurufen oder auszudrucken
Klicken Sie auf Buchung stornieren, um die Reservierung zu stornieren
Lassen Sie sich anzeigen, wie oft die Rechnungen Aufgerufen/ausgedruckt wurden
Ändern Sie den Buchungsstatus entsprechend von Bestätigt zu Eingecheckt oder Ausgecheckt, je nach Status der Reservierung.
Klicken Sie auf Speichern, um die Änderungen zu übernehmen.
Klicken Sie auf Schließen, um die Rechnung zu schließen.
Aktualisierung einer vorhandenen Rechnung
Während des Aufenthalts eines Gastes in Ihrem Hotel können sich die bereitgestellten Leistungen geändert haben. In diesem Fall muss die Rechnung aktualisiert werden.
Um eine Rechnung zu aktualisieren, müssen Sie zunächst im Tab „Reservierungen“ nach einer Rechnung suchen.
Klicken Sie in den Suchergebnissen für RESERVIERUNG GEFUNDEN auf die Rechnung, die Sie bearbeiten möchten.
Sie sehen daraufhin einen Hinweis mit einer Aufforderung, eine neue Rechnung zu erstellen, weil kürzlich Änderungen an der Reservierung vorgenommen wurden.Klicken Sie auf den Button Rechnung erstellen, wenn Sie eine neue Rechnung erstellen möchten.
Daraufhin öffnet sich die aktualisierte Rechnung mit der entsprechenden BUCHUNGSÜBERSICHT, der Rechnungsübersicht, dem Buchungsstatus der Reservierung, dem Rechnungsverlauf und älteren Rechnungen.Überprüfen Sie anhand des Status der Reservierung, ob der Buchungsstatus korrekt ist.
Klicken Sie auf Speichern, um die Änderungen der Rechnung im System zu bestätigen.
Fall erforderlich, klicken Sie auf Anzeigen/Drucken oder Per E-Mail senden, um eine aktualisierte Kopie der Rechnung zu erhalten.Klicken Sie auf Schließen, um die Rechnung zu schließen.
Rechnungsverlauf und ältere Rechnungen
Rechnungsverlauf
Hier finden Sie die Rechnungsaktivitäten für eine Reservierung, z. B. wenn Rechnungen für die Reservierung angezeigt/gedruckt oder generiert werden.
Ältere Rechnungen
Jedes Mal, wenn eine neue Rechnung für eine Buchung erstellt wird, wird sie als Bestandselement in der Liste der Älteren Rechnungen für diese Reservierung aufgeführt.
Verweise auf Rechnungen
Weitere Informationen darüber, wie Rechnungen erstellt werden, finden Sie im folgenden Artikel: Little Hotelier Front Desk – Erstellung und Aktualisierung von Rechnungen für Reservierungen