💡 Wichtig:
Der Kalender von Little Hotelier ermöglicht Ihnen die Suche nach einer Reservierung mit Check-in- oder Check-out-Daten.
Die Seite Reservierungen in Little Hotelier ermöglicht es Ihnen, Reservierungsinformationen nach zusätzlichen Kriterien wie dem Nachnamen des Gastes, der Buchungsreferenz, der Rechnungsnummer und dem Status zu verwalten und zu exportieren.
Reservierungsinformationen suchen
Verwenden Sie die Filter auf der Reservierungsseite.
Sie können Filter verwenden, um nach Ihrer Reservierung zu suchen. Nachfolgend finden Sie die Liste der Kriterien, die Sie für Ihre Suche auswählen können:
Nachname des Gasts
Buchungsreferenz — Geben Sie einen Teil der Buchungsreferenz oder die vollständige Buchungsreferenz ein.
⚠️ Legen Sie vor der Suche Ihre bevorzugten Datumskriterien fest oder lassen Sie das Feld leer, um Ergebnisse ohne Datumsbeschränkung anzuzeigen.
Rechnungsnummer — Alle Rechnungen für gefilterte Reservierungen werden auf der Reservierungsseite angezeigt.
💡 Verwenden Sie diesen Filter, um eine bestimmte Buchung oder Rechnung zu finden.
Datumstyp — Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü:
Check-in-Datum
Check-out-Datum
Datum der Buchung (wann die Reservierung erstellt wurde)
Status — Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü aus:
Alle
Storniert
Eingecheckt
Ausgecheckt
Bestätigt
Nachdem Sie die gewünschten Kriterien festgelegt haben, führen Sie die Suche durch, indem Sie auf Suchen klicken.
Wie kann ich nach einer Buchung suchen, wenn ich mich nicht an die Daten erinnern kann?
Wenn man darauf konzentriert ist, seine Gäste zufriedenzustellen, vergisst man schnell Reservierungstermine. Wenn Sie nach Buchungen suchen möchten, ohne ein bestimmtes Datum festzulegen, können Sie Folgendes tun:
Wählen Sie mit den Feldern Datum von und Datum bis eine große Bandbreite an Daten aus.
Lassen Sie die Felder Datum von und Datum bis leer, damit die Suche Ergebnisse für jedes beliebige Datum anzeigt.
💡 Hinweis: Wenn Sie die Daten löschen, achten Sie darauf, die Felder Nachname des Gastes, Buchungsnummer oder Rechnungsnummer zu verwenden, um nach der Reservierung zu suchen. Wenn die Suchkriterien zu viele Ergebnisse liefern, zeigt Little Hotelier nur die Reservierungen der ersten 31 Tage an. Sie können die Export-Eigenschaft verwenden, um die vollständige Suche anzuzeigen.
Tipps zur Suche nach Reservierungsinformationen für Berichtszwecke
Die Reservierungssuche ist ein hervorragendes Tool für die Berichterstellung. Hier sind einige Tipps, die Ihnen bei der Berichterstellung helfen.
Suche nach Reservierungen in einem bestimmten Datumsbereich von einer Woche oder einem Monat: Berichte werden in der Regel in regelmäßigen Abständen erstellt, damit Sie Daten zwischen verschiedenen Zeiträumen derselben Länge vergleichen können.
Versuchen Sie, allgemein statt zu präzise zu sein: Wenn Sie Nachnamen, Buchungsreferenz oder Rechnungsnummer angeben, wäre die Suche für einen Bericht zu spezifisch.
➕ Ein Beispiel für einen nützlichen Bericht ist der Vergleich von stornierten Buchungen zwischen den Sommer- und Wintermonaten. Für diesen Bericht können Sie eine Suche nach stornierten Reservierungen mit Check-in-Daten während der Sommer- und Wintermonate durchführen. Sie können dann in einer Tabelle vergleichen, wann die meisten Personen storniert haben, und Ihre Stornierungsbedingungen entsprechend anpassen.
Suchergebnisse
Sobald Sie auf Suchen klicken, wird eine Liste von Reservierungen angezeigt, die auf den Kriterien Ihrer Filter basieren und in Spalten organisiert sind:
Status – zeigt an, ob die Reservierung bestätigt, eingecheckt , ausgecheckt oder storniert ist.
Name – zeigt den Vornamen und Nachnamen im Abschnitt Hauptkontakt der Reservierung an.
Referenz – bezeichnet die dem Gast zur eindeutigen Reservierung mitgeteilte Identifikationsnummer, auch Buchungsbestätigungsnummer genannt. Die Referenznummer besteht aus zwei Elementen:
Buchstabencode – dies sind die ersten Buchstaben einer Reservierungsreferenz, die Ihnen Informationen über deren Herkunft geben. Mit anderen Worten, diese ersten Buchstaben geben das Portal an, über das diese Buchung zustande gekommen ist.
➕ Zum Beispiel:
Referenz-ID LH12345678912: Der Buchstabencode „LH“ zeigt an, dass diese Reservierung entweder manuell von Ihnen oder von einem Ihrer Gäste über Ihre Little Hotelier-Direktbuchungsmaschine erstellt wurde.
Referenz-ID BDC-98765432198: Der Buchstabencode „BDC“ gibt an, dass diese Reservierung über Booking.com erstellt wurde.
💡 Jedes Portal hat seinen eigenen Buchstabencode. Hier einige Beispiele:
Booking.com verwendet „BDC“.
Expedia verwendet „EXP“.
Airbnb verwendet den Namen „ABB“.
Agoda verwendet den Begriff „AGO“.
Hostelworld verwendet „HWL“.
Sequenznummer – dies sind die Zahlen, die auf den Buchstabencode folgen. Jede Reservierung erhält eine eindeutige Nummernfolge.
Quelle – gibt den Ort der Reservierung an und kann einer der folgenden sein:
Extranet – wenn eine Buchung manuell in Ihrem Front-Desk erstellt wurde.
Direkt – wenn eine Reservierung über Ihr Direktbuchungssystem vorgenommen wurde.
Portalname – wenn eine Buchung über eines Ihrer verbundenen Portale vorgenommen wurde. Zum Beispiel Ihr Direktbuchungssystem, Booking.com, Expedia usw.
Belegung – gibt die Anzahl der Erwachsenen, Kinder und Babys an, die in der Reservierung enthalten sind.
Check-in – zeigt das Ankunftsdatum Ihrer Gäste an.
Check-out – zeigt das Abreisedatum Ihrer Gäste an.
Gebucht – zeigt den Tag an, an dem die Reservierung erstellt wurde.
Voraussichtliche Ankunftszeit (ETA) – gibt die ungefähre Check-in-Zeit an, die Ihre Gäste gewählt haben.
💡 Die Voraussichtliche Ankunftszeit (ETA) ist kein verpflichtendes Feld, das der Gast zum Zeitpunkt der Buchung ausfüllen muss, daher sehen Sie möglicherweise einen Bindestrich (-), wenn der Gast keine Ankunftszeit für den Check-in angegeben hat.
Zimmer – gibt die Zimmernummer an, der die Buchung zugewiesen ist.
Gesamt – bezeichnet den gesamten Reservierungspreis (einschließlich Extras, Steuern und sonstiger Gebühren).
Ausstehend – kennzeichnet einen noch ausstehenden Betrag, der vom Gast zu zahlen ist.
Rechnung – gibt die aktuellste Rechnungsnummer an, die für die Reservierung generiert wurde.
Buchungsliste herunterladen und exportieren
Sobald die Suchergebnisse auf der Buchungsseite angezeigt werden, können Sie sie in eine Datei exportieren.
💡 Die Datei wird in eine CSV-Datei exportiert (.CSV steht für "comma-separated values") und kann in Tabellenkalkulationsprogrammen wie Microsoft Excel, Apple Numbers, Google Sheets usw. geöffnet und bearbeitet werden.
So exportieren Sie einen Reservierungsbericht:
Klicken Sie auf die Buchungsseite > erforderliche Einstellungen > klicken Sie auf Suchen. Ihre Buchungen werden unterhalb der Filter angezeigt.
Klicken Sie entweder oben rechts oder unten rechts auf der Seite auf Exportieren.
Die Datei wird im CSV-Format exportiert.
💡 Haben Sie Probleme beim Importieren der CSV-Datei in das .xlsx-Format? Format (Excel-Format)? Sie können online nach „Wie importiere ich eine CSV-Datei in eine XLSX-Datei?“ suchen. Datei?’. Die Ergebnisse finden Sie in den nächsten Schritten.
Zusätzliche Informationen in der exportierten Datei
Nachstehend finden Sie eine Liste aller zusätzlichen Spalten, die in der exportierten Datei enthalten sind:
💡 Hinweis:
Wenn Sie einige leere Felder sehen, bedeutet dies, dass keine Informationen hinzugefügt wurden oder sie nicht für die Buchung gelten.
Felder, die links mit einem „(*)“ gekennzeichnet sind, enthalten nur dann Informationen, wenn die Buchung über Ihre Direktbuchung erfolgte oder manuell an Ihrer Little Hotelier-Rezeption erstellt wurde.
Diese Felder müssen entweder von Ihnen oder dem Gast ausgefüllt werden, bevor die Datei exportiert wird. Sie können auch alle unten aufgeführten Spalten als Filter in Ihrer Tabelle verwenden.
Die exportierte Datei enthält die folgenden Spalten mit Ihren Reservierungsinformationen:
Details
Buchungsreferenz – die Identifikationsnummer des Gastes für eine eindeutige Reservierung, auch bekannt als Buchungsbestätigungsnummer.
Gebucht – am Tag der Reservierungserstellung. Name der Unterkunft – der Name der Unterkunft, für den die Buchung erfolgt.
Portalname – der Name der Online-Reiseagentur (OTA), über die die Buchung erfolgt ist.
💡 Es gibt zwei weitere Quellen, auf die Sie stoßen können:
Extranet – wenn eine Buchung manuell an Ihrem Front Desk erstellt wurde.
Direkt – wenn eine Reservierung über Ihr Direktbuchungssystem vorgenommen wurde.
Informationen zum Gast
Vorname des Gastes
Nachname des Gasts
E-Mail-Adresse des Gastes
Firma des Gastes
Adresse des Gastes
Adresse des Gastes 2
Wohnort des Gastes
Bundesland des Gastes
Land des Gastes
Gäste-Postleitzahl
⚠️ Aus Sicherheitsgründen sind die Telefonnummern der Gäste nicht als Spalte in der exportierten CSV-Datei enthalten.
Details zum Aufenthalt
Check-in-Datum – das Ankunftsdatum.
Check-out-Datum – das Abreisedatum.
Aufenthaltsdauer (Nächte) – die Gesamtzahl der Nächte der Reservierung.
(*)Ankunftszeit – die voraussichtliche Ankunftszeit, die Ihr Gast bei der Buchung ausgewählt hat, oder die Ankunftszeit, die auf der Registerkarte „Details“ einer Reservierung angegeben ist.
Gastkommentare - alle Kommentare, die der Gast zum Zeitpunkt der Buchung hinzugefügt hat, oder alle Kommentare, die im Feld Gastkommentare auf der Registerkarte Details einer Reservierung enthalten sind.
DSGVO-bezogen
(*) Newsletter angefordert – zeigt „WAHR“ an, wenn der Gast die Option Möchten Sie den Newsletter erhalten? angekreuzt hat. Zum Zeitpunkt der Buchung. Es würde leer angezeigt werden, wenn der Gast diese Option nicht angekreuzt hätte.
💡 Diese Option muss in den allgemeinen Anzeigeeinstellungen aktiviert werden.
Statusbezogen
Status – der aktuelle Status der Reservierung:
Bestätigt
Eingecheckt
Ausgecheckt
Storniert
Storniert am – das Datum, an dem eine Buchung storniert wurde, falls zutreffend.
Gebuchte Zimmerkategorie/Ratenpläne
Zimmerkategorien – die Namen der gebuchten Zimmerkategorie/n.
Anzahl der Zimmer – die Anzahl der in der Reservierung enthaltenen Zimmer.
➕ Wenn beispielsweise die Buchung für Ihr Einzelzimmer und Ihr Doppelzimmer vorgenommen wurde, wird in diesem Feld 2 angezeigt.
Zimmer – die Zimmernummer/der Zimmername, dem die Reservierung zugeordnet ist.
Ratenpläne – der Name bzw. des gebuchten Ratenplans.
Zwischensumme
Zwischensumme – der Gesamtpreis des Zimmers (ohne Extras und sonstige Gebühren).
Zusätzliche Gäste
(*)Betrag für zusätzliche Erwachsene – der Gesamtbetrag für jeden zusätzlichen Erwachsenen (nicht im Bestandspreis enthalten) in dieser Buchung.
(*)Zuschlag für ein zusätzliches Kind – der Gesamtbetrag für jedes zusätzliche Kind (nicht im Bestandspreis enthalten) in dieser Buchung.
(*)Betrag für zusätzliches Kleinkind – der Gesamtbetrag für jedes zusätzliche Kleinkind (nicht im Bestandspreis enthalten) in dieser Buchung.
Zusätzliche Artikel im Zusammenhang
Gesamtbetrag der Extras – der Gesamtbetrag aller Extras, die auf der Registerkarte „Extras“ einer Reservierung aufgeführt sind.
⚠️ Dieser Preis beinhaltet nicht die zusätzlichen Gebühren für Erwachsene/Kinder/Kleinkinder.
Kreditkartenzuschlag-bezogen
Verarbeiteter Kreditkartenzuschlag – der Betrag, der gegebenenfalls bei der Kreditkartenverarbeitung berechnet wird.
Prozentualer Aufpreis – der Prozentsatz, der ggf. bei der Verarbeitung der Kreditkarte berechnet wird.
Zahlungsbezogen
Gesamtzahlung – der Gesamtpreis, den der Gast für die Reservierung zahlt (inklusive Extras, Steuern und sonstige Gebühren).
Erhaltene Zahlung – jeder Betrag, den der Gast bereits bezahlt hat.
Gesamtbetrag der verarbeiteten Anzahlungen – der Betrag, der im Zahlungsbereich einer Reservierung als Anzahlung erfasst oder verarbeitet wurde.
Ausstehender Betrag – der Gesamtbetrag der Reservierung, der vom Gast noch nicht bezahlt wurde. Der Wert muss der Differenz zwischen der Gesamtsumme der Zahlungen und den eingegangenen Zahlungen entsprechen.
Anzahl der Gäste
Anzahl der Erwachsenen – die Anzahl der Erwachsenen, die auf der Registerkarte „Details“ der Reservierung hinzugefügt wurden (einschließlich etwaiger zusätzlicher Erwachsener, falls zutreffend).
Anzahl der Kinder – die Anzahl der Kinder, die auf der Registerkarte „Details“ der Reservierung hinzugefügt wurden (einschließlich etwaiger zusätzlicher Kinder, falls zutreffend).
Anzahl der Kleinkinder – die Anzahl der Kleinkinder, die auf der Registerkarte „Details“ der Reservierung hinzugefügt wurden (einschließlich etwaiger zusätzlicher Kleinkinder, falls zutreffend).
Benutzerdefinierte Feldantworten
(*)Benutzerdefinierte Daten der Unterkunft – alle Kommentare, die der Gast zum Zeitpunkt der Buchung hinzufügt, um das von Ihnen erstellte benutzerdefinierte Feld zu beantworten.
💡 Um benutzerdefinierte Felder einzurichten, navigieren Sie zu Allgemeine Anzeige-Einstellungen.
Empfehlungsbezogen
(*)Empfehlung – die Antwort Ihres Gastes auf die Frage Woher haben Sie von uns gehört? zum Zeitpunkt der Buchung.
💡 Diese Option muss in den allgemeinen Anzeigeeinstellungen aktiviert werden und ist kein Pflichtfeld, das Ihre Gäste beantworten müssen.
Reservierungen, die über ein Smartphone/einen Desktop vorgenommen wurden
(*)Mobile Buchung? – zeigt „WAHR“ an, wenn die Buchung über die mobile Version Ihres Direktbuchungssystems erfolgte, und „FALSCH“, wenn die Reservierung über eine Desktop-Version erfolgte.
Steuerbezogen
Raten inklusive Gebühren eingeben – zeigt „WAHR“ an, wenn die Option „Zimmerraten inklusive Steuern und Gebühren eingeben“ in Ihrem Little Hotelier aktiviert ist, und „FALSCH“, wenn sie deaktiviert ist.
Gesamtbetrag der fixen Steuern – der Gesamtbetrag der gegebenenfalls zur Reservierung hinzugerechneten fixen Steuern.
Prozentuale Steuern insgesamt – der Gesamtbetrag der prozentualen Steuern, die der Reservierung hinzugefügt werden.