💡 Wichtige Hinweise:
Im Little Hotelier Kalender können Sie nach einer Reservierung suchen, indem Sie das Anreise- oder Abreisedatum verwenden.
Auf der Reservierungsseite in Little Hotelier können Sie Reservierungsinformationen mit zusätzlichen Suchkriterien ausführen und exportieren, wie z. B. Nachname des Gastes, Buchungsreferenz, Rechnungsnummer und Status.
Reservierungsinformationen suchen
Filter auf der Reservierungsseite verwenden
Sie können Filter verwenden, um nach Ihrer Reservierung zu suchen. Nachfolgend finden Sie die Liste der Kriterien, die Sie für Ihre Suche auswählen können:
Nachname des Gastes
Buchungsreferenz – Geben Sie einen Teil oder die vollständige Buchungsreferenz ein.
⚠️ Stellen Sie sicher, dass Sie Ihr bevorzugtes Datumskriterium festlegen, bevor Sie die Suche ausführen, oder lassen Sie das Feld leer, um Suchergebnisse für beliebige Daten zu erhalten.
Rechnungsnummer – Alle Rechnungen für gefilterte Reservierungen werden auf der Reservierungsseite angezeigt.
💡 Verwenden Sie diesen Filter, um eine bestimmte Reservierung oder Rechnung zu finden.
Datumstyp – Wählen Sie aus der Dropdown-Liste:
Anreisedatum
Abreisedatum
Buchungsdatum (Datum, an dem die Reservierung erstellt wurde)
Status – Wählen Sie aus der Dropdown-Liste:
Alle
Storniert
Eingecheckt
Ausgecheckt
Bestätigt
Nachdem Sie die gewünschten Kriterien festgelegt haben, führen Sie die Suche aus, indem Sie auf Suchen klicken.
Wie kann ich nach einer Reservierung suchen, wenn ich mich nicht an die Daten erinnern kann?
Wenn Sie sich darauf konzentrieren, Ihren Gästen einen angenehmen Aufenthalt zu bieten, kann es leicht passieren, dass Sie Reservierungsdaten vergessen. Wenn Sie nach Reservierungen suchen möchten, ohne ein bestimmtes Datum festzulegen, können Sie Folgendes tun:
Wählen Sie einen großen Datumsbereich mit den Feldern „Datum von" und „Datum bis" aus.
Lassen Sie die Felder „Datum von" und „Datum bis" leer, damit die Suche Ergebnisse für beliebige Daten anzeigt.
💡 Hinweis: Wenn Sie die Daten löschen, stellen Sie sicher, dass Sie die Felder „Nachname des Gastes", „Buchungsreferenz" oder „Rechnungsnummer" verwenden, um nach der Reservierung zu suchen. Wenn die Suchkriterien zu viele Ergebnisse liefern, zeigt Little Hotelier nur die Reservierungen der ersten 31 Tage an. Sie können die Exportfunktion verwenden, um die vollständige Suche anzuzeigen.
Tipps für die Suche nach Reservierungsinformationen zu Berichtszwecken
Die Reservierungssuche ist ein hervorragendes Tool für Berichte. Hier finden Sie einige Tipps, die Sie bei der Berichterstellung unterstützen.
Suchen Sie nach Reservierungen für einen bestimmten Datumsbereich von einer Woche oder einem Monat: Berichte werden in der Regel regelmäßig erstellt, damit Sie Daten zwischen verschiedenen Zeiträumen gleicher Länge vergleichen können.
Versuchen Sie, allgemein statt zu präzise zu suchen: Die Angabe des Nachnamens, der Buchungsreferenz oder der Rechnungsnummer würde die Suche für einen Bericht zu spezifisch machen.
➕ Ein Beispiel für einen nützlichen Bericht ist der Vergleich stornierter Reservierungen zwischen den Sommer- und Wintermonaten. Für diesen Bericht können Sie eine Suche nach stornierten Reservierungen mit Anreisedaten während der Sommer- und Wintermonate durchführen. Sie können dann in einer Tabelle vergleichen, wann die meisten Stornierungen erfolgt sind, und Ihre Stornierungsbedingungen entsprechend anpassen.
Suchergebnisse
Sobald Sie auf Suchen klicken, sehen Sie eine Liste von Reservierungen basierend auf Ihren Filterkriterien, die in Spalten organisiert sind:
Status – zeigt an, ob die Reservierung bestätigt, eingecheckt, ausgecheckt oder storniert ist.
Name – zeigt den Vornamen und Nachnamen im Abschnitt „Hauptkontakt" der Reservierung an.
Referenz – gibt die Identifikationsnummer an, die dem Gast für eine eindeutige Reservierung bereitgestellt wird, auch als Buchungsbestätigungsnummer bekannt. Die Referenznummer besteht aus zwei Elementen:
Buchstabencode – Dies sind die ersten Buchstaben einer Reservierungsreferenz, die Ihnen Informationen über deren Quelle geben. Mit anderen Worten geben diese ersten Buchstaben an, über welchen Kanal diese Reservierung erstellt wurde.
➕ Beispiel:
Referenz-ID LH12345678912: Der Buchstabencode „LH" gibt an, dass diese Reservierung entweder manuell von Ihnen oder von einem Ihrer Gäste über Ihr Little Hotelier Direktbuchungssystem erstellt wurde.
Referenz-ID BDC-98765432198: Der Buchstabencode „BDC" gibt an, dass diese Reservierung auf Booking.com erstellt wurde.
💡 Jeder Kanal hat seinen eigenen Buchstabencode. Hier sind einige Beispiele:
Booking.com verwendet „BDC".
Expedia verwendet „EXP".
Airbnb verwendet „ABB".
Agoda verwendet „AGO".
Hostelworld verwendet „HWL".
Sequenznummer – Dies sind die Nummern, die dem Buchstabencode folgen. Jede Reservierung hat eine eindeutige Nummernfolge.
Quelle – gibt den Ursprungsort der Reservierung an und kann eine der folgenden sein:
Extranet – wenn eine Reservierung manuell an Ihrem Front-Desk erstellt wurde.
Direkt – wenn eine Reservierung über Ihr Direktbuchungssystem erfolgt ist.
Kanalname – wenn eine Reservierung über eines Ihrer verbundenen Portale erfolgt ist. Beispiele: Ihr Direktbuchungssystem, Booking.com, Expedia usw.
Gäste – gibt die Anzahl der Erwachsenen, Kinder und Kleinkinder in der Reservierung an.
Anreise – gibt das Ankunftsdatum Ihrer Gäste an.
Abreise – gibt das Abreisedatum Ihrer Gäste an.
Gebucht – gibt den Tag an, an dem die Reservierung erstellt wurde.
ETA (voraussichtliche Ankunftszeit) – gibt die ungefähre Ankunftszeit an, die Ihre Gäste beim Check-in gewählt haben.
💡 Die voraussichtliche Ankunftszeit ist kein Pflichtfeld, das der Gast zum Zeitpunkt der Buchung ausfüllen muss. Möglicherweise sehen Sie einen Bindestrich (-), wenn der Gast keine Ankunftszeit für seinen Check-in angegeben hat.
Zimmer – gibt die Zimmernummer an, der die Reservierung zugewiesen ist.
Gesamt – gibt den Gesamtpreis der Reservierung an (einschließlich Extras, Steuern und anderer Gebühren).
Ausstehend – gibt den ausstehenden Betrag an, der vom Gast zu zahlen ist.
Rechnung – gibt die aktuellste Rechnungsnummer an, die für die Reservierung erstellt wurde.
Reservierungsliste herunterladen und exportieren
Sobald die Suchergebnisse auf der Reservierungsseite angezeigt werden, können Sie diese in einer Datei exportieren.
💡 Die Datei wird im .CSV-Format (.CSV steht für „Comma-Separated Values", also durch Kommas getrennte Werte) exportiert und kann in Tabellenkalkulationsprogrammen wie Microsoft Excel, Apple Numbers, Google Sheets usw. geöffnet und bearbeitet werden.
So exportieren Sie einen Reservierungsbericht:
Klicken Sie auf die Reservierungsseite > richten Sie die erforderlichen Filter ein > klicken Sie auf Suchen. Ihre Reservierungen werden unter den Filtern angezeigt.
Klicken Sie oben rechts oder unten rechts auf der Seite auf Exportieren.
Die Datei wird als .CSV-Tabelle exportiert.
💡 Haben Sie Probleme beim Importieren der .CSV-Datei in das .xlsx-Format (Excel-Format)? Sie können online nach „Wie importiere ich eine .CSV-Datei in eine .xlsx-Datei?" suchen. Sie werden Ergebnisse mit den nächsten Schritten finden, die Sie befolgen müssen.
Zusätzliche Informationen in der exportierten Datei
Nachfolgend finden Sie eine Liste aller zusätzlichen Spalten, die Sie in der exportierten Datei finden werden:
💡 Hinweise:
Wenn Sie einige leere Felder sehen, bedeutet dies, dass keine Informationen enthalten wurden oder diese nicht auf die Reservierung zutreffen.
Felder, die links mit „(*)" gekennzeichnet sind, enthalten nur Informationen, wenn die Reservierung über Ihr Direktbuchungssystem erfolgt ist oder manuell an Ihrem Little Hotelier Front-Desk erstellt wurde.
Diese Felder müssen entweder von Ihnen oder vom Gast ausgefüllt werden, bevor Sie die Datei exportieren. Sie können auch alle unten aufgeführten Spalten als Filter in Ihrer Tabelle verwenden.
Die exportierte Datei besteht aus folgenden Spalten mit Ihren Reservierungsinformationen:
Grundlegende Informationen
Buchungsreferenz – die Identifikationsnummer des Gastes für eine eindeutige Reservierung, auch als Buchungsbestätigungsnummer bekannt.
Gebucht – der Tag, an dem die Reservierung erstellt wurde.
Unterkunftsname – der Name der Unterkunft, für die die Reservierung gebucht wurde.
Kanalname – der Name der Online-Reiseagentur (OTA), über die die Reservierung erfolgt ist.
💡 Es gibt zwei weitere Quellen, die Sie möglicherweise sehen:
Extranet – wenn eine Reservierung manuell an Ihrem Front-Desk erstellt wurde.
Direkt – wenn eine Reservierung über Ihr Direktbuchungssystem erfolgt ist.
Gastinformationen aus den Hauptkontaktfeldern der Reservierung, die auf der Registerkarte „Details" einzelner Reservierungen zu finden sind:
Vorname des Gastes
Nachname des Gastes
E-Mail des Gastes
Telefonnummer des Gastes
Organisation des Gastes
Adresse des Gastes
Adresse 2 des Gastes
Stadt des Gastes
Bundesland des Gastes
Land des Gastes
Postleitzahl des Gastes
Details zum Aufenthalt
Anreisedatum – das Ankunftsdatum.
Abreisedatum – das Abreisedatum.
Aufenthaltsdauer (Nächte) – die Gesamtzahl der Nächte der Reservierung.
(*)Ankunftszeit – die erwartete Ankunftszeit, die Ihr Gast zum Zeitpunkt der Buchung ausgewählt hat, oder die Ankunftszeit, die auf der Registerkarte „Details" einer Reservierung angegeben ist.
Kommentare des Gastes – alle Kommentare, die der Gast möglicherweise zum Zeitpunkt der Buchung hinzugefügt hat, oder Kommentare, die im Feld „Kommentare des Gastes" auf der Registerkarte „Details" einer Reservierung enthalten sind.
DSGVO-bezogen
(*)Newsletter angefordert – zeigt „TRUE" an, wenn der Gast zum Zeitpunkt der Buchung die Option „Möchten Sie den Newsletter erhalten?" angekreuzt hat. Es wird leer angezeigt, wenn der Gast diese Option nicht angekreuzt hat.
💡 Diese Option muss in den allgemeinen Anzeigeeinstellungen aktiviert werden.
Status-bezogen
Status – der aktuelle Status der Reservierung:
Bestätigt
Eingecheckt
Ausgecheckt
Storniert
Storniert am – das Datum, an dem eine Reservierung storniert wurde, falls zutreffend.
Gebuchte Zimmerkategorie/Ratenpläne
Zimmerkategorien – der Name/die Namen der gebuchten Zimmerkategorie/n.
Anzahl der Zimmer – die Anzahl der in der Reservierung enthaltenen Zimmer.
➕ Wenn beispielsweise die Reservierung für Ihr Einzelzimmer und Ihr Doppelzimmer erfolgt ist, zeigt dieses Feld 2 an.
Zimmer – die Zimmernummer/der Zimmername, dem die Reservierung zugewiesen ist.
Ratenpläne – der Name/die Namen des gebuchten Ratenplans/der gebuchten Ratenpläne.
Zwischensumme
Zwischensumme – der Gesamtzimmerpreis (ohne Extras und andere Gebühren).
Zusätzliche Gäste
(*)Betrag für zusätzliche Erwachsene – der Gesamtbetrag für jeden zusätzlichen Erwachsenen (nicht im Bestandspreis enthalten) in dieser Reservierung.
(*)Betrag für zusätzliche Kinder – der Gesamtbetrag für jedes zusätzliche Kind (nicht im Bestandspreis enthalten) in dieser Reservierung.
(*)Betrag für zusätzliche Kleinkinder – der Gesamtbetrag für jedes zusätzliche Kleinkind (nicht im Bestandspreis enthalten) in dieser Reservierung.
Bezogen auf zusätzliche Artikel
Gesamtbetrag der Extras – der Gesamtbetrag aller Extras, die auf der Registerkarte „Zusätzliche Artikel" einer Reservierung enthalten sind.
⚠️ Dieser Preis beinhaltet nicht die Gebühren für zusätzliche Erwachsene/Kinder/Kleinkinder.
Bezogen auf Kreditkartenzuschläge
Verarbeiteter Betrag für Kreditkartenzuschläge – der Betrag, der bei der Verarbeitung der Kreditkarte berechnet wurde, falls zutreffend.
Zuschlagsprozentsatz – der Prozentsatz, der bei der Verarbeitung der Kreditkarte berechnet wurde, falls zutreffend.
Zahlungsbezogen
Gesamtzahlung – der Gesamtpreis, den der Gast für die Reservierung zahlen muss (einschließlich Extras, Steuern und anderer Gebühren).
Erhaltene Zahlung – jeder Betrag, den der Gast bereits bezahlt hat.
Verarbeitete Anzahlungssumme – der Betrag, der auf der Registerkarte „Zahlung" einer Reservierung als Anzahlung erfasst oder verarbeitet wurde.
Ausstehende Zahlung – der Gesamtbetrag der Reservierung, der noch vom Gast zu zahlen ist. Er sollte mit der Differenz zwischen der Gesamtzahlung und der erhaltenen Zahlung übereinstimmen.
Anzahl der Gäste
Anzahl der Erwachsenen – die Anzahl der auf der Registerkarte „Details" der Reservierung hinzugefügten Erwachsenen (einschließlich zusätzlicher Erwachsener, falls zutreffend).
Anzahl der Kinder – die Anzahl der auf der Registerkarte „Details" der Reservierung hinzugefügten Kinder (einschließlich zusätzlicher Kinder, falls zutreffend).
Anzahl der Kleinkinder – die Anzahl der auf der Registerkarte „Details" der Reservierung hinzugefügten Kleinkinder (einschließlich zusätzlicher Kleinkinder, falls zutreffend).
Antworten auf benutzerdefinierte Felder
(*)Benutzerdefinierte unterkunftsspezifische Daten – alle Kommentare, die der Gast zum Zeitpunkt der Buchung hinzugefügt hat, um das benutzerdefinierte Feld zu beantworten, das Sie möglicherweise erstellt haben, um ihm eine bestimmte Frage zu stellen.
💡 Um benutzerdefinierte Felder einzurichten, gehen Sie zu den allgemeinen Anzeigeeinstellungen.
Empfehlungsbezogen
(*)Empfehlung – die Antwort, die Ihr Gast auf die Frage „Wie haben Sie von uns erfahren?" zum Zeitpunkt der Buchung gegeben hat.
💡 Diese Option muss in den allgemeinen Anzeigeeinstellungen aktiviert werden und ist kein Pflichtfeld, das Ihre Gäste beantworten müssen.
Reservierungen über ein Mobiltelefon/Desktop
(*)Mobile Buchung? – zeigt „TRUE" an, wenn die Buchung über die mobile Version Ihres Direktbuchungssystems erfolgt ist, und „FALSE", wenn die Reservierung über eine Desktop-Version erfolgt ist.
Steuerbezogen
Tarife einschließlich Gebühren eingeben – zeigt „TRUE" an, wenn Ihre Steuerkonfigurationsoption „Zimmertarife einschließlich Steuern und Gebühren eingeben" in Ihrem Little Hotelier aktiviert ist, und „FALSE", wenn sie deaktiviert ist.
Gesamtbetrag der festen Steuern – der Gesamtbetrag der festen Steuern, die der Reservierung hinzugefügt wurden, falls zutreffend.
Gesamtbetrag der prozentualen Steuern – der Gesamtbetrag der prozentualen Steuern, die der Reservierung hinzugefügt wurden.