Auf der Seite Reservierungen in Little Hotelier können Sie Reservierungsdaten mithilfe verschiedener Filter suchen und exportieren, unter anderem nach Gastname, Buchungsreferenz, Rechnungsnummer und Status. Über den Kalender können Sie außerdem nach An- oder Abreisedatum suchen.
Reservierungsinformationen suchen
Um nach Reservierungen zu suchen, gehen Sie zu Meine Apps > Empfang > Reservierungen und verwenden Sie die unten aufgeführten Filter.
Sie können nach Folgendem filtern:
Nachname des Gastes
Buchungsreferenz: Geben Sie einen Teil der Buchungsreferenz oder die vollständige Referenz ein
Rechnungsnummer: Alle Rechnungen zu den gefilterten Reservierungen werden in den Ergebnissen angezeigt
Datumstyp: Wählen Sie im Dropdown-Menü Anreisedatum, Abreisedatum oder Buchungsdatum
Datum von / Datum bis: Legen Sie den Datumsbereich für den ausgewählten Datumstyp fest
Status: Wählen Sie im Dropdown-Menü Alle, Storniert, Eingecheckt, Ausgecheckt oder Bestätigt
Klicken Sie nach Festlegen der Filter auf Suchen.
💡 Legen Sie Ihren Datumsbereich fest, bevor Sie die Suche starten, oder lassen Sie die Datumsfelder leer, um Ergebnisse für einen beliebigen Zeitraum zu erhalten.
Nach einer Reservierung suchen, ohne die Daten zu kennen
Wenn Sie nach einer Reservierung suchen möchten, die genauen Daten aber nicht kennen, haben Sie zwei Möglichkeiten:
Wählen Sie in den Feldern Datum von und Datum bis einen weiten Datumsbereich, oder
Lassen Sie die Datumsfelder leer, um in allen Zeiträumen zu suchen
💡 Wenn Sie die Datumsfelder leer lassen, grenzen Sie Ihre Ergebnisse mit den Feldern Nachname des Gastes, Buchungsreferenz oder Rechnungsnummer ein. Liefert die Suche zu viele Ergebnisse, zeigt Little Hotelier nur die ersten 31 Tage an. Verwenden Sie die Funktion Exportieren, um die vollständige Ergebnismenge einzusehen.
Reservierungssuche für Berichte verwenden
Die Reservierungssuche eignet sich gut zum Erstellen regelmäßiger Berichte. Für möglichst aussagekräftige Ergebnisse:
Suchen Sie in einem Datumsbereich von einer Woche oder einem Monat, damit Sie Zeiträume gleicher Länge vergleichen können
Verwenden Sie eher breite als spezifische Filter: Geben Sie keinen Gastnamen, keine Buchungsreferenz und keine Rechnungsnummer ein, da dies die Suche für einen Bericht zu stark einschränkt
➕ Um beispielsweise Stornierungen zwischen Sommer und Winter zu vergleichen, führen Sie zwei separate Suchen nach stornierten Reservierungen mit Anreisedatum in der jeweiligen Saison durch. Exportieren Sie beide Ergebnisse und vergleichen Sie sie in einer Tabellenkalkulation, um zu erkennen, wann Stornierungen am häufigsten auftreten.
Suchergebnisse verstehen
Nachdem Sie auf Suchen geklickt haben, werden Ihre Ergebnisse in einer Liste mit folgenden Spalten angezeigt:
Status: zeigt, ob die Reservierung bestätigt, eingecheckt, ausgecheckt oder storniert ist
Name: Vor- und Nachname aus dem Abschnitt Hauptkontakt
Referenz: die dem Gast zugewiesene Kennnummer für eine eindeutige Reservierung, auch bekannt als Buchungsbestätigungsnummer. Sie besteht aus zwei Teilen:
Buchstabencode: die ersten Buchstaben der Referenz, die den Kanal angeben, über den die Reservierung eingegangen ist. Beispiel: LH = manuell oder über Ihr Direktbuchungssystem erstellt; BDC = Booking.com; EXP = Expedia; ABB = Airbnb; AGO = Agoda; HWL = Hostelworld
Sequenznummer: die auf den Buchstabencode folgenden Ziffern. Jede Reservierung hat eine eindeutige Zahlenfolge.
Quelle: zeigt Extranet (manuell erstellt), Direkt (Direktbuchungssystem) oder den Namen des Kanals
Belegung: die Anzahl der Erwachsenen, Kinder und Kleinkinder
Anreise / Abreise: Ankunfts- und Abreisedatum
Gebucht: das Datum, an dem die Reservierung erstellt wurde
Voraussichtliche Ankunftszeit: vom Gast gewählte voraussichtliche Ankunftszeit. Hat der Gast keine Ankunftszeit angegeben, wird in dieser Spalte ein Bindestrich (-) angezeigt
Zimmer: die der Reservierung zugewiesene Zimmernummer
Gesamtbetrag: der gesamte Reservierungspreis, einschließlich Extras, Steuern und sonstiger Gebühren
Offener Betrag: ein noch ausstehender Zahlungsbetrag
Rechnung: die aktuellste Rechnungsnummer der Reservierung
Reservierungsliste herunterladen und exportieren
Hinweis: Für den Export müssen Sie ein vertrauenswürdiges Gerät verwenden.
So exportieren Sie einen Reservierungsbericht:
Gehen Sie zu Meine Apps > Empfang > Reservierungen.
Legen Sie Ihre Filter fest und klicken Sie auf Suchen.
Klicken Sie oben rechts oder unten rechts auf der Seite auf Exportieren.
Die Datei wird als CSV-Tabelle heruntergeladen.
💡 Sie können auch den Housekeeping-Bericht unter Reservierungen > Housekeeping verwenden, um Ihrem Personal einen täglichen Überblick über Anreisen und Zimmerstatus zu geben.
Inhalt der exportierten CSV-Datei
Die exportierte Datei enthält zusätzliche Spalten, die in den Suchergebnissen auf dem Bildschirm nicht angezeigt werden. Leere Felder bedeuten, dass keine Angaben gemacht wurden oder das Feld für diese Reservierung nicht zutrifft.
Mit (*) gekennzeichnete Felder enthalten nur dann Daten, wenn die Reservierung über Ihr Direktbuchungssystem einging oder manuell am Empfang erstellt wurde.
Grundlegende Informationen
Buchungsreferenz
Buchungsdatum
Name der Unterkunft
Kanalname (oder Extranet bei manuellen Einträgen bzw. Direkt bei Direktbuchungen)
Gastinformationen
Vorname des Gastes
Nachname des Gastes
E-Mail-Adresse des Gastes
Unternehmen des Gastes
Adresse, Adresszusatz, Stadt, Bundesland/Region, Land und Postleitzahl des Gastes
⚠️ Aus Sicherheitsgründen sind Telefonnummern der Gäste nicht in der exportierten Datei enthalten.
Aufenthaltsdetails
Anreisedatum
Abreisedatum
Aufenthaltsdauer (Nächte)
(*) Ankunftszeit
Kommentare des Gastes
Status
Status (bestätigt, eingecheckt, ausgecheckt oder storniert)
Storniert am (Stornierungsdatum, falls zutreffend)
Zimmer und Raten
Zimmertypen
Anzahl der Zimmer
Zimmer (zugewiesener Zimmername oder Zimmernummer)
Ratenpläne
Preise und Zahlungen
Zwischensumme (nur Zimmerpreis, ohne Extras und sonstige Gebühren)
(*) Betrag für zusätzliche Erwachsene
(*) Betrag für zusätzliche Kinder
(*) Betrag für zusätzliche Kleinkinder
Gesamtbetrag der Extras (ohne Gebühren für zusätzliche Gäste)
Verarbeiteter Kreditkarten-Aufpreis
Aufpreis in Prozent
Zahlungsgesamtbetrag
Erhaltene Zahlung
Verarbeiteter Anzahlungsgesamtbetrag
Ausstehende Zahlung
Anzahl der Gäste
Anzahl der Erwachsenen
Anzahl der Kinder
Anzahl der Kleinkinder
Weitere Felder
(*) Individuelle unterkunftsspezifische Daten (Antworten auf benutzerdefinierte Buchungsfelder)
(*) Empfehlung (Antwort auf „Wie sind Sie auf uns aufmerksam geworden?“, sofern aktiviert)
(*) Mobil gebucht?: WAHR bei Buchung über Mobilgerät, FALSCH bei Buchung über Desktop
Raten inklusive Gebühren eingeben: WAHR, wenn Zimmerraten inklusive Steuern festgelegt sind
Feste Steuern gesamt
Prozentuale Steuern gesamt
(*) Newsletter angefordert: WAHR, wenn der Gast zum Zeitpunkt der Buchung zugestimmt hat
Gesamtzahl der Gäste für einen bestimmten Zeitraum exportieren
Um die Gesamtzahl der Gäste zu exportieren, die während eines bestimmten Zeitraums im Haus waren, gehen Sie zu Meine Apps > Empfang > Reservierungen und verwenden Sie den Export Reservierungen.
Gehen Sie zu Meine Apps > Empfang > Reservierungen.
Wählen Sie unter Datumstyp die Option Anreise oder Abreise.
Wählen Sie unter Status passend zu Ihrer Auswahl beim Datumstyp Eingecheckt oder Ausgecheckt. In die Gesamtsummen fließen nur Reservierungen mit diesen Status ein.
Legen Sie Datum von und Datum bis fest (maximaler Zeitraum: 365 Tage pro Export).
Klicken Sie auf Suchen und anschließend auf Exportieren, um die CSV-Datei herunterzuladen.
Öffnen Sie die Datei in Excel oder Google Sheets und verwenden Sie die Funktion
SUMMEfür die Spalten Anzahl der Erwachsenen, Anzahl der Kinder und Anzahl der Kleinkinder, um Ihre Gesamtsummen zu berechnen.
⚠️ War ein Gast in Ihrer Unterkunft, seine Reservierung ist aber noch als Bestätigt oder Ausstehend markiert, wird er nicht mitgezählt.