Auf der Seite Reservierungen in Little Hotelier können Sie Reservierungsdaten mithilfe verschiedener Filter suchen und exportieren – z. B. nach Gastname, Buchungsreferenz, Rechnungsnummer und Status. Sie können auch den Kalender verwenden, um nach An- oder Abreisedatum zu suchen.
Reservierungsinformationen suchen
Um nach Reservierungen zu suchen, navigieren Sie zu Meine Apps > Front-Desk-System > Reservierungen und verwenden Sie die folgenden Filter.
Sie können filtern nach:
Nachname des Gastes
Buchungsreferenz: Geben Sie einen Teil der oder die vollständige Buchungsreferenz ein
Rechnungsnummer: Alle Rechnungen für gefilterte Reservierungen werden in den Ergebnissen angezeigt
Datumstyp: Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü Anreisedatum, Abreisedatum oder Buchungsdatum
Datum von / Datum bis: Legen Sie den Datumsbereich für den ausgewählten Datumstyp fest
Status: Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü Alle, Storniert, Eingecheckt, Ausgecheckt oder Bestätigt
Klicken Sie nach dem Setzen der Filter auf Suchen.
💡 Legen Sie den Datumsbereich fest, bevor Sie die Suche starten, oder lassen Sie die Datumsfelder leer, um Ergebnisse für alle Daten zu erhalten.
Nach einer Reservierung suchen, ohne die Daten zu kennen
Wenn Sie nach einer Reservierung suchen möchten, die genauen Daten aber nicht kennen, haben Sie folgende Möglichkeiten:
Wählen Sie einen breiten Datumsbereich über die Felder Datum von und Datum bis, oder
Lassen Sie die Datumsfelder leer, um alle Daten zu durchsuchen
💡 Wenn Sie die Datumsfelder leer lassen, verwenden Sie die Felder Nachname des Gastes, Buchungsreferenz oder Rechnungsnummer, um die Ergebnisse einzuschränken. Wenn die Suche zu viele Ergebnisse liefert, zeigt Little Hotelier nur die ersten 31 Tage an. Verwenden Sie die Exportfunktion, um den vollständigen Ergebnissatz einzusehen.
Die Reservierungssuche für Berichte nutzen
Die Reservierungssuche eignet sich gut zur Erstellung regelmäßiger Berichte. Für aussagekräftige Berichtsergebnisse empfehlen wir:
Suchen Sie nach einem Datumsbereich von einer Woche oder einem Monat, um Zeiträume gleicher Länge vergleichen zu können
Verwenden Sie breite Filter anstelle von spezifischen: Vermeiden Sie die Eingabe eines Gastnamens, einer Buchungsreferenz oder einer Rechnungsnummer, da diese die Suche für einen Bericht zu sehr einschränken
➕ Um z. B. Stornierungen zwischen Sommer und Winter zu vergleichen, führen Sie zwei separate Suchen nach stornierten Reservierungen mit Anreisedaten in den jeweiligen Saisons durch. Exportieren Sie beide Ergebnisse und vergleichen Sie diese in einer Tabellenkalkulation, um zu ermitteln, wann Stornierungen ihren Höchststand erreichen.
Suchergebnisse verstehen
Sobald Sie auf Suchen klicken, werden Ihre Ergebnisse in einer Liste mit folgenden Spalten angezeigt:
Status: Zeigt an, ob die Reservierung den Status Bestätigt, Eingecheckt, Ausgecheckt oder Storniert hat
Name: Vor- und Nachname aus dem Bereich „Primärer Kontakt"
Referenz: Die dem Gast mitgeteilte Identifikationsnummer für eine eindeutige Reservierung, auch als Buchungsbestätigungsnummer bekannt. Sie besteht aus zwei Teilen:
Buchstabencode: Die ersten Buchstaben der Referenz, die den Kanal angeben, über den die Reservierung eingegangen ist. Zum Beispiel: LH = manuell oder über Ihre Direktbuchungsmaschine erstellt; BDC = Booking.com; EXP = Expedia; ABB = Airbnb; AGO = Agoda; HWL = Hostelworld
Folgenummer: Die Zahlen nach dem Buchstabencode. Jede Reservierung hat eine eindeutige Zahlenfolge.
Quelle: Zeigt Extranet (manuell erstellt), Direkt (Direktbuchungsmaschine) oder den Kanalnamen an
Belegte Personen: Anzahl der Erwachsenen, Kinder und Kleinkinder
Anreise / Abreise: An- und Abreisedaten
Gebucht: Datum, an dem die Reservierung erstellt wurde
ETA: Geschätzte Ankunftszeit, die der Gast angegeben hat. Wenn der Gast keine Ankunftszeit angegeben hat, wird in dieser Spalte ein Bindestrich (-) angezeigt
Zimmer: Die der Reservierung zugewiesene Zimmernummer
Gesamt: Der Gesamtpreis der Reservierung, einschließlich Extras, Steuern und sonstiger Gebühren
Ausstehend: Noch offener Zahlungsbetrag
Rechnung: Die aktuellste Rechnungsnummer der Reservierung
Die Reservierungsliste herunterladen und exportieren
Sie können Ihre Suchergebnisse als CSV-Datei exportieren, die in Microsoft Excel, Apple Numbers, Google Sheets oder ähnlichen Tabellenkalkulationsprogrammen geöffnet werden kann.
So exportieren Sie einen Reservierungsbericht:
Navigieren Sie zu Meine Apps > Front-Desk-System > Reservierungen.
Setzen Sie Ihre Filter und klicken Sie auf Suchen.
Klicken Sie oben rechts oder unten rechts auf der Seite auf Exportieren.
Die Datei wird als .CSV-Tabellenkalkulation heruntergeladen.
💡 Sie können auch den Housekeeping-Bericht unter Reservierungen > Housekeeping verwenden, um dem Personal eine tägliche Übersicht über Ankünfte und Zimmerstatus bereitzustellen.
Inhalt der exportierten CSV-Datei
Die exportierte Datei enthält zusätzliche Spalten, die in den Suchergebnissen auf dem Bildschirm nicht angezeigt werden. Leere Felder bedeuten, dass keine Informationen eingegeben wurden oder das Feld für diese Reservierung nicht zutrifft.
Mit (*) gekennzeichnete Felder enthalten nur dann Daten, wenn die Reservierung über Ihre Direktbuchungsmaschine eingegangen ist oder manuell in Ihrem Front-Desk-System erstellt wurde.
Grundlegende Informationen
Buchungsreferenz
Buchungsdatum
Name der Unterkunft
Kanalname (oder Extranet für manuelle Einträge bzw. Direkt für Direktbuchungen)
Gastinformationen
Vorname des Gastes
Nachname des Gastes
E-Mail-Adresse des Gastes
Organisation des Gastes
Adresse des Gastes, Adresszeile 2, Ort, Bundesland/Kanton, Land und Postleitzahl
⚠️ Telefonnummern der Gäste sind aus Sicherheitsgründen nicht in der exportierten Datei enthalten.
Aufenthaltsdetails
Anreisedatum
Abreisedatum
Aufenthaltsdauer (Nächte)
(*) Ankunftszeit
Gastkommentare
Status
Status (Bestätigt, Eingecheckt, Ausgecheckt oder Storniert)
Storniert am (Stornierungsdatum, sofern zutreffend)
Zimmer und Raten
Zimmertypen
Anzahl der Zimmer
Zimmer (zugewiesener Zimmername oder -nummer)
Ratenpläne
Preise und Zahlungen
Zwischensumme (nur Zimmerpreis, ohne Extras und sonstige Gebühren)
(*) Betrag für zusätzliche Erwachsene
(*) Betrag für zusätzliche Kinder
(*) Betrag für zusätzliche Kleinkinder
Gesamtbetrag Extras (ohne Gebühren für zusätzliche Gäste)
Verarbeiteter Kreditkartenzuschlagsbetrag
Zuschlagsprozentsatz
Zahlungsgesamtbetrag
Erhaltene Zahlung
Gesamtbetrag verarbeiteter Zahlungsanzahlungen
Ausstehende Zahlung
Gästezahlen
Anzahl der Erwachsenen
Anzahl der Kinder
Anzahl der Kleinkinder
Zusätzliche Felder
(*) Benutzerdefinierte objektspezifische Daten (Antworten auf benutzerdefinierte Buchungsfelder)
(*) Empfehlung (Antwort auf „Wie haben Sie von uns erfahren?", sofern aktiviert)
(*) Mobile Buchung?: WAHR, wenn über Mobilgerät gebucht; FALSCH, wenn über Desktop
Raten inklusive Gebühren eingeben: WAHR, wenn Zimmerpreise einschließlich Steuern festgelegt sind
Gesamtbetrag fixer Steuern
Gesamtbetrag prozentualer Steuern
(*) Newsletter angefordert: WAHR, wenn der Gast zum Zeitpunkt der Buchung zugestimmt hat
Gesamtanzahl der Gäste für einen bestimmten Zeitraum exportieren
Um die Gesamtanzahl der Gäste zu exportieren, die während eines bestimmten Zeitraums übernachtet haben, navigieren Sie zu Meine Apps > Front-Desk-System > Reservierungen und verwenden Sie den Reservierungsexport.
Navigieren Sie zu Meine Apps > Front-Desk-System > Reservierungen.
Wählen Sie unter Datumstyp die Option Eingecheckt oder Ausgecheckt.
Wählen Sie unter Status die Option Eingecheckt oder Ausgecheckt, um Ihre Auswahl beim Datumstyp zu entsprechen. Nur Reservierungen mit diesen Status werden in den Gesamtzahlen berücksichtigt.
Legen Sie Datum von und Datum bis fest (maximaler Bereich: 365 Tage pro Export).
Klicken Sie auf Suchen und anschließend auf Exportieren, um die CSV-Datei herunterzuladen.
Öffnen Sie die Datei in Excel oder Google Sheets und verwenden Sie die Funktion
SUMMEin den Spalten Anzahl der Erwachsenen, Anzahl der Kinder und Anzahl der Kleinkinder, um Ihre Gesamtzahlen zu berechnen.
⚠️ Wenn ein Gast in Ihrer Unterkunft übernachtet hat, die Reservierung aber noch den Status Bestätigt oder Ausstehend hat, wird dieser Gast nicht mitgezählt.