Wie kann ich eine Rechnung erstellen?
Nach dem Erstellen einer Buchung können Sie eine Rechnung für die neue Buchung erstellen.
Vor dem Erstellen einer Rechnung:
Vergewissern Sie sich, dass alle Buchungsdetails auf der Registerkarte „Details" korrekt sind.
Denken Sie daran, eine Rechnung auszudrucken oder per E-Mail zu versenden, nachdem Sie überprüft haben, dass alle Angaben korrekt sind. Wenn Sie die Option wählen, die Rechnung zu drucken oder per E-Mail zu versenden, wird auch eine Rechnung für die Buchung erstellt (sofern diese nicht bereits erstellt wurde).
So erstellen Sie eine Rechnung:
Suchen Sie im Kalender oder unter „Buchungen" nach der Buchung.
Klicken Sie auf die Buchung, um die Übersicht als Pop-up zu öffnen.
Gehen Sie zur Registerkarte „Rechnungen".
Bei Buchungen, für die noch keine Rechnung erstellt wurde, wird die Schaltfläche „Rechnung erstellen" angezeigt. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, nachdem Sie überprüft haben, dass alle Angaben auf der Registerkarte „Details" korrekt sind.
⚠️ Das Bearbeiten von Buchungsdetails nach der Rechnungserstellung erfordert möglicherweise eine Aktualisierung der Rechnung. Beachten Sie, dass durch die Aktualisierung der Rechnung eine neue Rechnung mit einer anderen Rechnungsnummer erstellt wird.
Wie aktualisiere ich eine bestehende Rechnung?
Wenn Sie bereits eine Rechnung erstellt haben, ist eine Aktualisierung von Little Hotelier erforderlich, wenn sich eine der folgenden Angaben geändert hat:
An- oder Abreisedatum
Zimmer (hinzugefügt oder entfernt)
Zimmerkategorie für einen der Zimmeraufenthalte
Ratenplan für einen der Zimmeraufenthalte
Anzahl der Gäste pro Zimmer für einen der Zimmeraufenthalte
Zusatzleistungen (hinzugefügt, geändert oder entfernt)
Zahlungen (erfasst, verarbeitet oder erstattet)
Angaben zu Gästen
Buchungsstatus
⚠️ Es wird empfohlen, eine Rechnung nur zu aktualisieren, wenn dies unbedingt erforderlich ist, da dadurch eine neue Rechnung erstellt wird. Es ist besser, eine große Anzahl ungültiger Rechnungen in Ihrem System zu vermeiden.
Wenn Sie bereits eine Rechnung erstellt haben, indem Sie die Details der Buchung bearbeitet haben, können Sie eine weitere Rechnung mit den aktualisierten Informationen erstellen:
Suchen Sie im Kalender oder unter „Buchungen" nach der Buchung.
Klicken Sie auf die rechte Seite der Buchungsmarkierung, um sie zu öffnen.
Bearbeiten Sie die Reservierungsdetails.
Überprüfen Sie noch einmal, ob alle Angaben auf der Registerkarte „Details" korrekt sind und ob Sie auf „Speichern" geklickt haben, um die Änderungen zu aktualisieren.
Gehen Sie innerhalb der Buchung zur Registerkarte „Rechnungen".
Sie sehen Folgendes:
Die aktuelle Rechnungsnummer.
Die Schaltfläche „Rechnung ist veraltet. Klicken Sie hier, um sie zu aktualisieren."
Ein aktuelles Ausstellungsdatum der Rechnung. ⚠️ Wenn Sie auf „Rechnung ist veraltet" klicken, wird eine weitere Rechnung mit den aktualisierten Details erstellt und die aktuelle Rechnung als ungültig markiert.
Wenn Sie auf „Rechnung ist veraltet" klicken, wird Ihnen auf der Registerkarte „Rechnungen" in der Buchung nun mehr als eine Rechnung angezeigt.
⚠️ Sobald eine Rechnung erstellt wurde, kann sie nicht mehr gelöscht oder geändert werden. Das System generiert eine neue Rechnung und behält die vorherigen Versionen der Rechnung für den Fall, dass Sie sie benötigen. Je nach dem Land, in dem sich Ihr Unterkunft befindet, kann das Löschen oder Ändern einer Rechnung ohne Änderung der Rechnungsnummer als illegal angesehen werden.
💡 Nur die letzte Rechnung ist gültig. Alle vorherigen Versionen zeigen ein Wasserzeichen mit dem Wort „Ungültig" zweimal in großer Schrift.
Was passiert mit der Nummerierung von Rechnungen, nachdem sie aktualisiert wurden?
Wenn Sie eine aktualisierte Rechnung ausstellen, indem Sie auf die Schaltfläche „Rechnung ist veraltet, klicken Sie hier, um sie zu aktualisieren" klicken, beginnt die neue Rechnungsnummer mit derselben Nummer wie die letzte und hat zusätzlich eine Nummer am Ende. Diese Nummer gibt an, wie oft die Rechnung aktualisiert wurde.
➕ Zum Beispiel:
Wenn die ersten Zeichen Ihrer Rechnungen „abc" und die letzten Zeichen „xyz" enthalten, könnte Ihre Rechnungsnummer „abc-100-xyz" lauten.
Nach der ersten Rechnungsaktualisierung lautet die Rechnungsnummer der neuen Version „abc-100-xyz-1".
Wenn die Rechnung zehnmal aktualisiert wird, lautet ihre Nummer „abc-100-xyz-10".
Die Nummer gibt Aufschluss darüber, wie viele Änderungen an der Rechnung vorgenommen wurden, und nicht darüber, wie viele Versionen der Rechnung vorhanden sind. „abc-100-xyz-1" ist technisch gesehen die zweite Version der Rechnung, obwohl sie die Nummer „1" trägt, und „abc-100-xyz-10" ist theoretisch die elfte Version der Rechnung, obwohl sie die Nummer „10" trägt.
Welche Informationen sind in einer Rechnung enthalten?
Kopfzeile (falls dies unter „Rechnung anpassen" eingerichtet wurde)
Rechnungsnummer
Rechnungsdatum
Angaben zur Unterkunft:
Logo (falls dies unter „Rechnung anpassen" hochgeladen wurde)
Name
Adresse
Telefonnummer der Unterkunft
Hauptkontaktnummer
E-Mail-Adresse für Anfragen
Steuernummer (unten auf der Rechnung)
Zahlungsrichtlinie (unten die Aufschlüsselung pro inbegriffener Nacht)
Daten des Gastes:
Vorname
Nachname
Adresse
Ort
Bundesland/Kanton
Postleitzahl
Land
Daten aus der Buchung:
Zahlungsstatus: wird als „Bezahlt" oder „Unbezahlt" angezeigt
Buchungsnummer
Buchungsstatus
Anreise
Abreise
Übernachtungen
Erwachsene
Kinder
Kleinkinder
Aufschlüsselung pro Nacht inklusive
Datum
Beschreibung (zeigt den Ratenplan)
Zimmernummer
Menge (gilt für Zusatzleistungen)
Postensumme
Gesamtsumme (Artikelsumme x Menge)
Zahlungen
Zwischensumme
Gesamt
Restbetrag
💡 Ihre Rechnungen können individuell angepasst werden.
Warum sollten Sie Ihre Rechnungen ausdrucken oder per E-Mail versenden?
⚠️ Bitte überprüfen Sie Ihre örtlichen Gesetze, da Sie in manchen Regionen möglicherweise Ihren Gästen immer eine Rechnung ausstellen müssen. Möglicherweise sind Sie nach den örtlichen Gesetzen auch dazu verpflichtet, eine Kopie (gedruckt oder digital) für sich aufzubewahren.
Aus folgenden Gründen ist es wichtig, Rechnungen auszudrucken und per E-Mail zu versenden:
Damit Ihre Gäste die Zahlungsübersicht und alle ihre Gebühren sehen können.
Damit die Buchhaltung Ihrer Unterkunft die Einnahmen für Buchhaltungszwecke und Steuerprüfungen erfassen kann.
Wie kann ich eine Rechnung für eine bestimmte Buchung ausdrucken?
Sie können die Rechnung für eine Buchung ausdrucken, indem Sie die folgenden Schritte ausführen:
Suchen Sie im Kalender oder unter „Buchungen" nach der Buchung.
Klicken Sie auf die Buchung, um die Übersicht als Pop-up zu öffnen.
Klicken Sie auf „Drucken".
Wählen Sie die Rechnung im Drop-down-Menü aus.
Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie die Rechnung ausdrucken können.
Klicken Sie zur Bestätigung auf „Drucken".
💡Wenn Sie möchten, können Sie die Rechnung auch als PDF auf Ihrem Computer speichern, indem Sie „Als PDF speichern" auswählen.
Wie kann ich eine Rechnung für eine bestimmte Buchung per E-Mail versenden?
⚠️ Die Rechnungs-E-Mail ist nicht anpassbar.
⚠️ Stellen Sie vor dem Senden einer Rechnung sicher, dass die Rechnung unter „Buchung > Rechnungen" aktualisiert ist.
Sie können die Rechnung für eine Buchung per E-Mail versenden, indem Sie die folgenden Schritte ausführen:
Suchen Sie im Kalender oder unter „Buchungen" nach der Buchung.
Klicken Sie auf die Buchung, um die Übersicht als Pop-up zu öffnen.
Klicken Sie auf E-Mail.
Wählen Sie die Rechnung im Drop-down-Menü aus. Die Rechnung wird dann an die E-Mail-Adresse gesendet, die bei der Buchung als Hauptkontakt angegeben wurde.