💡 Wichtig zu wissen:
Nur abgeschlossene und nicht synchronisierte Rechnungen können exportiert werden.
Nicht synchronisierte Rechnungen sind Rechnungen, deren Kennzeichnung als „abgeschlossen“ aufgehoben wurde.
Um die Daten Ihrer abgeschlossenen (und nicht synchronisierten) Buchungen zu exportieren, gehen Sie zur Registerkarte Front Desk > Berichte > Buchhaltung > verwenden Sie den Schalter für die Suche > klicken Sie auf die Schaltfläche Exportieren.
Diese Funktion steht in Deutschland und Spanien nicht zur Verfügung.
Rechnungen exportieren
Folgen Sie diesen Schritten, um die Daten Ihrer abgeschlossenen (und nicht synchronisierten) Buchungen zu exportieren:
Navigieren Sie zum Front Desk > Berichte.
Rufen Sie die Registerkarte „Buchhaltung“ auf.
Verwenden Sie den Suchschalter Anzeigen für (Gestern, Letzte 7 Tage, Benutzerdefinierte Daten auswählen), um nach einem bestimmten Zeitraum von Rechnungsdaten für abgeschlossene Buchungen zu suchen (für abgeschlossene Buchungen, wenn das Erstellungsdatum der Rechnung in den Datumsbereich der Suche fällt).
Klicken Sie auf Exportieren.
Eine .csv-Datei (oder eine .zip- Datei, wenn es mehrere .csv- Dateien auf Grund der Datengröße sind) wird heruntergeladen. Anschließend können Sie die .csv- Datei(en) in Ihr Buchhaltungssoftware-Paket importieren.
⚠️ Hinweis:
Es werden nur abgeschlossene und nicht synchronisierte Rechnungen exportiert.
Die Schaltfläche 'Exportieren' zeigt auch die Anzahl der Rechnungen an, die in die exportierte Datei aufgenommen werden. (Die Summe der Buchungen auf den Registerkarten abgeschlossen und nicht synchronisiert).
Little Hotelier beschränkt die benutzerdefinierten Suchkriterien für den Datumsbereich auf 30 Tage. Sie können keine zukünftigen Daten oder Daten vor dem Veröffentlichungsdatum dieser Funktion (Juli 2023) als Start- und Enddatum für die Suchkriterien auswählen.
Rechnungen exportieren: Registerkarten
Sehen Sie sich eine Liste der Rechnungen auf den folgenden Registerkarten an (basierend auf dem Zeitraum, den Sie ausgewählt haben):
Abgeschlossen - Rechnungen, die als abgeschlossen gekennzeichnet wurden und deren Erstellungsdatum in den Zeitraum der Suche fällt. Die Daten der abgeschlossenen Rechnungen werden in die exportierte .csv-Datei mit aufgenommen.
Nicht abgeschlossen - Buchungen, für die Sie eine Rechnung erstellt haben, die aber nicht als abgeschlossen gekennzeichnet sind und für die das Erstellungsdatum der Rechnung in den Zeitraum der Suche fällt.
Keine Rechnung vorhanden - Buchungen, für die keine Rechnung erstellt wurde, für die jedoch das Check-out-Datum überschritten ist und dieses in den Zeitraum der Suche fällt.
Nicht synchronisiert - Rechnungen, die schon einmal als abgeschlossen gekennzeichnet wurden, aber inzwischen nicht mehr als abgeschlossen markiert sind, und das Datum, an dem sie als nicht abgeschlossen markiert wurden, fällt in den Zeitraum der Suche. Daten aus der Rechnung, die als abgeschlossen gekennzeichnet wurden, werden weiterhin in Ihre Exporte aus Little Hotelier einbezogen.
Alle - alle Rechnungen von allen Registerkarten.
💡 Wenn Änderungen an der Buchung vorgenommen wurden, nachdem die Rechnung als abgeschlossen gekennzeichnet wurde, wird neben dem Status abgeschlossen ein Symbol (!) angezeigt.
Eine Erklärung der Spalten in der .csv- Datei
Die heruntergeladene .csv- Datei enthält Daten der Rechnungen, die als abgeschlossen gekennzeichnet wurden. Little Hotelier füllt die Zeilen der .csv- Datei mit den Daten (die Zeilen ähneln denen auf den Rechnungen, die als abgeschlossen gekennzeichnet sind).
💡 Rechnungposten, die identisch sind (d. h. die gleiche Art, Beschreibung und der gleiche Betrag, die sich auf der Rechnung für jede Nacht des Aufenthalts des Gastes wiederholen), werden auf der .csv- .csv-Datei mit aufgenommen. Die Anzahl wird auf der .csv- Datei angezeigt und entspricht der Anzahl der kombinierten Rechnungsposten.
Nachfolgend finden Sie die Spalten, die Little Hotelier in der .csv- Datei füllt:
.csv-Datei Spaltennamen | Daten der Spalte |
ContactName | Vor- und Nachname des Hauptgastes |
EmailAddress | E-Mail-Adresse des Gastes |
POAddressLine1 | Adresse des Gastes |
POCity | Wohnort des Gastes |
PORegion | Staat, in dem der Gast wohnt |
POPostalCode | Postleitzahl des Gastes |
POCountry | Land des Gastes |
InvoiceNumber | Rechnungsnummer der Rechnung, die als abgeschlossen gekennzeichnet wurde |
InvoiceDate | Datum der Rechnung, die als abgeschlossen gekennzeichnet wurde |
DueDate | Wie oben, Datum der Rechnung, die als abgeschlossen gekennzeichnet wurde |
Description | Beschreibung der Rechnungsposten |
Anzahl | Anzahl der Rechnungsposten |
UnitAmount | Einheitspreis des Rechnungsposten (einschließlich Mehrwertsteuern und Rabatte) |
ItemAmount | Einheitspreis des Rechnungsposten (einschließlich Mehrwertsteuern und Rabatte) mal multipliziert mit der Gesamtanzahl der Rechnungsposten |
AccountCode | Konto-Code, der von Ihnen bei der Einrichtung von Little Hotelier für Rechnungsposten dieser Art zugeordnet wurde |
TaxType | Konto-Code, der von Ihnen bei der Einrichtung von Little Hotelier für Rechnungsposten dieser Art zugeordnet wurde Diese Spalte kann basierend auf Ihrer Konfiguration der Einstellungen in Little Hotelier im Export weggelassen werden. |
Steuerpflichtig | Steuerbefreiungen, die von Ihnen bei der Einrichtung von Little Hotelier für Rechnungsposten dieser Art zugeordnet wurden Diese Spalte kann basierend auf Ihrer Konfiguration der Einstellungen in Little Hotelier im Export weggelassen werden. |
Währung | Währung der Rechnungsposten |
💡 Hinweis: Die Werte Einheitsbetrag und Betrag des Rechnungsposten enthalten standardmäßig die Mehrwertsteuer. Für einen erfolgreichen Import sollten die Importierungseinstellungen Ihres Buchhaltungspakets auch die Umsatzsteuer enthalten.