Los informes de cumplimiento automatizados simplifican las obligaciones legales al recopilar los datos de check-in de los huéspedes y enviarlos a las autoridades según lo exigido por la legislación local.
Esta función está disponible para los usuarios de Little Hotelier que tengan Interacción con los huéspedes en Italia, España, Portugal, Alemania, Suiza, Austria, Croacia, República Checa y Colombia.
Notas: los alojamientos ubicados en España deben presentar partes de viajeros a la policía en el momento de la reserva y del check-in. Si el formulario de check-in de cumplimiento está configurado, Little Hotelier envía los datos de la reserva a las autoridades en el momento de la reserva. Los datos de reserva incompletos se actualizarán ante las autoridades cuando se añadan al registro de la reserva.
Configurar los informes de cumplimiento automatizados
Paso 1: activación
Vaya a Interacción con los huéspedes > Check-in > Configuración.
Seleccione Formulario de check-in de cumplimiento y guarde los cambios.
Introduzca los siguientes datos:
País
Provincia
Ciudad
Código fiscal (opcional)
Autoridad local
Credenciales de acceso al portal en línea de las autoridades locales
Haga clic en Guardar cambios.
Vuelva a Check-in > Configuración, seleccione Formulario de check-in de cumplimiento y haga clic en Guardar cambios para activar el formulario.
Paso 2: configuración de idiomas
Seleccione los idiomas en los que desea que esté disponible su formulario de check-in de cumplimiento.
Añada cualquier idioma adicional en Interacción con los huéspedes > Configuración > General.
Si los idiomas deseados ya están configurados, no es necesario realizar ninguna acción.
El formulario de check-in de cumplimiento solo admite determinados idiomas: inglés, español, italiano, alemán, francés, húngaro, ruso, checo, búlgaro, portugués, rumano, estonio, polaco y catalán.
Cambiar la configuración de idiomas afecta a otras funciones de Interacción con los huéspedes. Por ejemplo, si activa el formulario en alemán, este idioma también estará disponible en la página Ofertas. Las ofertas sin traducción al alemán se mostrarán en su idioma predeterminado.
Paso 3: correos electrónicos de check-in
Una vez guardado, el formulario de check-in aparece en la página Conserjería de Interacción con los huéspedes.
Envíe a los huéspedes un correo electrónico de check-in antes de su llegada para que completen el formulario.
Vaya a Comunicación > Mensajes programados para crear un nuevo correo electrónico de check-in.
El enlace Hacer check-in ahora dirige a los huéspedes al formulario de check-in de cumplimiento.
Para recopilar los datos de los huéspedes mediante este formulario, deberá pedirles que lo completen enviándoles un correo electrónico de check-in antes de su llegada.
Notas:
Los campos del formulario de check-in de cumplimiento están predefinidos para garantizar que se ajusten a la información exigida por las autoridades locales.
Para probar el formulario, puede enviar un correo electrónico de check-in de prueba y seguir el enlace Hacer check-in ahora a la página Conserjería.
Cómo consultar los datos de los huéspedes
Todos los datos de los huéspedes enviados mediante el formulario de check-in previo a la llegada se guardan en la pestaña Check-in del perfil del huésped, en Interacción con los huéspedes. Esto incluye tanto los datos del huésped principal como los de cualquier acompañante.
Confirmar el envío del formulario de check-in
Cuando se recibe el formulario de check-in de cumplimiento, el estado de pre-check-in en Little Hotelier cambia a Recibido.
El informe de cumplimiento se envía a la autoridad después del check-in.
Para consultar el estado del informe de cumplimiento:
Vaya a Interacción con los huéspedes y busque el perfil del huésped.
Un nuevo panel mostrará el estado.
¿Cuándo se envían los formularios de cumplimiento a las autoridades?
En la mayoría de los países y autoridades, los datos se envían una vez al día. Algunas autoridades reciben los datos con mayor frecuencia. Si un envío falla, Little Hotelier vuelve a intentarlo automáticamente.
Para consultar el estado, vaya a Interacción con los huéspedes y busque el perfil del huésped. Un nuevo panel mostrará el estado.
Estados del check-in de cumplimiento
Sincronizado: los datos de la reserva se han enviado a la autoridad local.
Actualizado: cambio de estado por parte de la autoridad local.
Programado: el procesamiento comenzará en breve.
En curso: se está procesando actualmente.
Completado: los datos de check-in se han enviado correctamente a las autoridades.
Fallido: error de envío.
Eliminado: registro eliminado, no se requiere ninguna acción adicional.
Actualizar formularios completados parcialmente
Actualice el registro de la reserva en Little Hotelier para completar los formularios de check-in que se hayan rellenado parcialmente.
Los formularios de check-in ya enviados no se pueden volver a enviar. Los cambios realizados en Little Hotelier se actualizan automáticamente en Chekin y ante la autoridad.
Si un huésped solo completa parte del formulario de check-in, deberá actualizar el registro de la reserva en Little Hotelier para completar los datos necesarios.
Para actualizar una reserva, vaya a Calendario, busque y abra la reserva, realice los cambios necesarios y haga clic en Guardar.
Nota: una vez enviado un formulario de check-in, no se puede volver a enviar. No obstante, cualquier cambio realizado en la reserva en Little Hotelier se enviará automáticamente a Chekin y se actualizará ante la autoridad correspondiente.
Consultar los detalles del informe de cumplimiento
Vaya a Interacción con los huéspedes > Check-in > Configuración > Formulario de check-in de cumplimiento.
Haga clic en Documentos para ver todos los registros enviados a las autoridades.
Check-in para huéspedes sin reserva
Cree una reserva en Little Hotelier.
Vaya a la ficha del huésped en Interacción con los huéspedes.
Haga clic en los tres puntos situados junto a Información del huésped.
Seleccione Formulario de check-in.
Complete y envíe el formulario manualmente.