Los informes de cumplimiento legal automatizados le ayudarán a cumplir con las obligaciones legales, ya que recogen automáticamente la información de sus huéspedes a la llegada y se envían a la policía o a las autoridades gubernamentales si así lo requieren las leyes locales. Esta función está disponible para clientes de Little Hotelier que dispongan de la herramienta de interacción con los huéspedes, que residan en Italia, España, Portugal, Alemania, Suiza, Austria, Croacia, República Checa y Colombia.
Antes de empezar
Si desea empezar a usar los informes de cumplimiento legal automatizados, deberá conectar su cuenta de AVS con Chekin, el asociado de integración local de Little Hotelier.
Pasos para conectar AVS a Chekin
Solicitar la activación del servicio web.
Antes de conectar Chekin a su cuenta AVS, debe ponerse en contacto con la administración del balneario o municipio (Kurverwaltung/Gemeinde) y pedirles que activen la conexión del servicio web con Chekin.
Obtener sus datos.
Una vez que el ayuntamiento haya activado la conexión, le proporcionará un documento PDF con unos datos personales (Objekt-ID, Firma-ID y Kurverwaltung-ID). Esta información es la que necesitará más tarde para configurar el cumplimiento legal automatizado en la herramienta de interacción con los huéspedes.
Configurar los informes de cumplimiento legal automatizados
Paso 1: Configurar los ajustes
Acceda a Interacción con los huéspedes > Llegada > Configuración.
Seleccione Formulario de llegada para el informe de cumplimiento legal y haga clic en la flecha hacia la derecha.
Introduzca los siguientes datos para completar el proceso:
País
Provincia
Ciudad
Código fiscal (opcional)
Autoridad local
Objekt-ID
Firma-ID
Kurverwaltung-ID
Haga clic en Guardar cambios.
Por último, para asegurarse de que el formulario para el cumplimiento legal se ha activado correctamente, vuelva a Llegada > Configuración, seleccione Formulario de llegada para el cumplimiento legal, y finalmente haga clic en Guardar cambios.
Paso 2: Configuración de idiomas
Para seleccionar los idiomas en los que le gustaría presentar los formularios de llegada para el cumplimiento legal, deberá añadir otros idiomas en el menú de ajustes generales. Si ya tiene todos los idiomas que desea, no hará falta que aplique ningún cambio.
Vaya a Interacción con los huéspedes > Configuración > General.
Entre en la opción «Idiomas» para poder añadir los otros que desee.
Notas:
Los ajustes de idiomas afectarán a otras secciones de la Interacción con los huéspedes, por ejemplo, si ofrece el formulario en alemán, su página de ofertas también aparecerá en este idioma.
Si no configura las traducciones para las ofertas, estas aparecerán en el idioma que haya elegido como predeterminado.
El formulario de llegada de cumplimiento legal solo admite idiomas específicos: inglés, español, italiano, alemán, francés, húngaro, ruso, checo, búlgaro, portugués, rumano, estonio, polaco y catalán.
Paso 3: Correos electrónicos para la llegada
Una vez guardado, el nuevo formulario de llegada aparecerá en la página del sistema de conserjería del apartado de interacción con los huéspedes.
Para registrar los datos de sus huéspedes con este formulario, necesitará pedirles que rellenen y le envíen el formulario a través de un correo programado antes de su llegada.
Acceda a Comunicación > Mensajes programados.
Cree un nuevo Correo de llegada.
El enlace de Registrar llegada que se incluye en estos correos dirigirá automáticamente a sus huéspedes al formulario de registro de cumplimiento legal.
Notas:
Los campos de este formulario de llegada están predefinidos para asegurar que solicitan los datos que requieren las autoridades locales.
Si desea comprobar que todo funciona correctamente, envíese un correo de llegada de prueba y siga el enlace para completar el registro y llegar a la página de conserjería.
Cómo consultar los datos de sus huéspedes
Toda la información de sus huéspedes que haya obtenido a través de los formularios de registro previo se guarda en la pestaña «Llegada» en el perfil de cada uno, dentro del apartado de interacción con los huéspedes. Aquí se incluyen tanto la información principal como cualquier otro detalle adicional de la persona que se hospede en su alojamiento.
Cómo confirmar que ha enviado el formulario de llegada
Cuando la persona destinataria reciba el formulario de llegada para el cumplimiento legal, se actualizará el estado de registro previo y aparecerá como «Recibido» en el registro de reserva del sistema de Little Hotelier. Una vez que se haya registrado la reserva, el informe de cumplimiento legal se enviará automáticamente a su autoridad local.
Si desea cerciorarse de que el informe se ha enviado correctamente:
Entre en Interacción con los huéspedes > Perfil del huésped.
Si el formulario de llegada de cumplimiento legal está activo, aparecerá un nuevo panel para mostrar el estado del formulario.
Si desea consultar el informe de cumplimiento legal sobre la información de sus huéspedes:
Vaya a Interacción con los huéspedes > Llegada > Configuración > Formulario de llegada para el informe de cumplimiento legal.
Haga clic en Documentos para consultar todos los datos que se han enviado a las autoridades reguladoras.
Cómo actualizar un formulario de llegada incompleto
Si alguno de sus huéspedes solo rellena una parte del formulario de llegada, tendrá que actualizar el registro de reserva en Little Hotelier para completar la información que falte.
Para actualizar la reserva, vaya a Calendario, busque y abra la reserva en cuestión, haga los cambios necesarios y pulse Guardar.
Aviso: Una vez que haya enviado el formulario, no podrá volver a hacerlo. Aun así, cualquier modificación de la reserva que haga en Little Hotelier se enviará automáticamente al sistema Chekin y las autoridades pertinentes recibirán toda la información actualizada.
Cómo registrar la llegada de huéspedes sin reserva
Cree una reserva en Little Hotelier.
Acceda al registro de llegada de su huésped en el apartado Interacción con los huéspedes.
Haga clic en el icono de los tres puntos que aparecen junto al apartado Datos de los huéspedes.
Seleccione la opción Formulario de llegada.
Rellénelo manualmente para enviarlo en nombre de su huésped.