Si gestiona un alojamiento de alquiler en Portugal, tiene la obligación de enviar los datos de sus huéspedes al SEF.
Esta integración permite a los alojamientos de Portugal enviar datos sobre sus clientes al SEF utilizando el método de servicio web, que reemplaza a la antigua opción «página no portal». Ambas integraciones están disponibles en producción.
Para migrar de la integración existente con el SEF-SIBA al nuevo método de servicio web:
Inicie sesión en su cuenta del SEF.
Cambie el método de envío a Servicio web.
Vaya a Interacción con los huéspedes > Llegada > Configuración > Formulario de llegada para el informe de cumplimiento legal.
Actualice el campo Enviar información automáticamente a seleccionado la opción Integración con el servicio web SEF-SIBA.
Haga clic en Validar.
Conectar su cuenta del SEF en la herramienta de interacción con los huéspedes
Paso 1: Activación
Acceda a Interacción con los huéspedes > Llegada > Configuración.
Seleccione la opción Formulario de llegada para el informe de cumplimiento legal y haga clic en Guardar.
Paso 2: Configuración de idiomas
Seleccione los idiomas en los que quiera que esté disponible el formulario de llegada para el informe de cumplimiento legal.
Puede añadir más en cualquier momento desde Interacción con los huéspedes > Configuración > General.
Si los que desea usar ya están configurados, no deberá hacer nada más.
El formulario de llegada para el informe de cumplimiento legal solo está disponible en algunos idiomas: inglés, español, italiano, alemán, francés, húngaro, ruso, checo, búlgaro, portugués, rumano, estonio, polaco y catalán.
Cambiar la configuración de idiomas afectará a otras funciones de la herramienta de interacción con los huéspedes. Por ejemplo, si activa el formulario en alemán, también aparecerá como opción en la página «Ofertas». Las ofertas que no tengan traducción al alemán se mostrarán en su idioma predeterminado.
Paso 3: Configuración de las opciones para enviar los datos
Vaya a Interacción con los huéspedes > Llegada > Configuración > Formulario de llegada para el informe de cumplimiento legal.
Introduzca los siguientes datos del alojamiento:
Nombre del alojamiento
Nombre comercial
País
Dirección
Provincia
Ciudad
Código fiscal de la persona propietaria
Elija una opción de firma para sus huéspedes:
Firma automática (recomendado)
Firma manual
Active la opción Conexión con las autoridades y seleccione SEF-SIBA (compatible con el antiguo proceso del método «página no portal») en el menú desplegable del campo Enviar información automáticamente a.
Al elegir la opción SEF-SIBA, tendrá que introducir estos datos:
Unidad hotelera (NIF)
Contraseña
Número de establecimiento
Si opta por Integración del servicio web SEF - SIBA, tendrá que introducir estos datos:
Unidad hotelera (NIF)
Contraseña
Establecimiento
Código postal
Distrito postal
Nombre de contacto
Correo de contacto
Número de teléfono
Los datos de sus huéspedes se enviarán automáticamente a las autoridades pertinentes sobre las 19:00 (UTC) del día de llegada. Si registran su llegada pasada esta hora, tendrá que enviarlos manualmente abriendo la reserva en la herramienta de interacción con los huéspedes y haciendo clic en la opción correspondiente.
Cómo consultar los datos de sus huéspedes
Toda la información de sus huéspedes que haya obtenido a través de los formularios de registro previo se guarda en la pestaña «Llegada» en el perfil de cada uno, dentro del apartado de interacción con los huéspedes. Eso incluye tanto sus datos esenciales como cualquier otro detalle adicional sobre las personas que se hospedan en su alojamiento.
Confirmar el envío del formulario de llegada
Cuando se reciba el formulario de llegada, el estado del registro previo en Little Hotelier cambiará a «Recibido».
El informe de cumplimiento legal se enviará a las autoridades automáticamente después de la llegada.
Para consultar el estado del informe de cumplimiento legal, siga estos pasos:
Vaya a Interacción con los huéspedes > Perfil del huésped.
Verá un nuevo panel que muestra el estado en el que se encuentra el informe.
Estados del registro de llegada
Sincronizado: los datos de la reserva se han enviado a las autoridades locales.
Actualizado: las autoridades locales han cambiado el estado.
Programado: el proceso de tramitación se iniciará en breve.
En curso: el informe se está procesando.
Completado: todos los datos se han enviado correctamente a las autoridades.
Fallido: error de envío.
Eliminado: el registro se ha eliminado; no debe hacer nada más.
Actualizar los formularios de llegada incompletos
Para completar cualquier formulario que no incluya todos los datos necesarios, actualice el registro de llegada de la reserva en Little Hotelier.
Una vez envíe el formulario, no podrá volver a hacerlo. Los cambios que haga en Little Hotelier se enviarán a Chekin y a la autoridad pertinente.
Si alguno de sus huéspedes solo rellena una parte del formulario de llegada, tendrá que actualizar el registro de reserva en Little Hotelier para completar la información que falte.
Para actualizar la reserva, vaya a Calendario, busque y abra la reserva en cuestión, haga los cambios necesarios y pulse Guardar.
Aviso: Una vez envíe el formulario, no podrá volver a hacerlo. Aun así, cualquier modificación de la reserva que haga en Little Hotelier se enviará automáticamente al sistema Chekin y las autoridades pertinentes recibirán toda la información actualizada.
Comprobar los datos de los informes de cumplimiento legal
Vaya a Interacción con los huéspedes > Llegada > Configuración > Formulario de llegada para el informe de cumplimiento legal.
Haga clic en Documentos para consultar todos los registros enviados a las autoridades.
Cómo registrar la llegada de huéspedes sin reserva
Cree una reserva en Little Hotelier.
Acceda al registro de llegada de su huésped en el apartado Interacción con los huéspedes.
Haga clic en el icono de los tres puntos que aparecen junto al apartado Datos de los huéspedes.
Seleccione la opción Formulario de llegada#.
Rellene y envíe manualmente el formulario.