Enviar datos a SES Hospedajes
En gran parte de España, ya no es necesario enviar los datos de los huéspedes a la Guardia Civil o al sistema Webpol de la Policía Nacional. A partir de ahora, deberá utilizar la aplicación SES Hospedajes desarrollada por el Ministerio del Interior.
Este cambio no afecta a las comunidades autónomas del País Vasco y Cataluña, ya que cuentan con normativa propia. En estas comunidades, se deberán seguir enviando los datos de los huéspedes a los Mossos o al Registro Hotelero de la Ertzaintza.
Requisitos de envío de datos
Debe presentar dos tipos de datos:
Datos de la reserva: fecha de la creación de una reserva.
Datos del huésped: cuando se completa el check-in.
Los datos requeridos incluyen los datos personales de los huéspedes y la información de la reserva. También deberá proporcionar datos confidenciales como métodos de pago, importes y números de tarjeta/cuenta bancaria de todos los huéspedes, incluidos los menores de 14 años.
Habilitar el servicio web de SES Hospedajes
Si lo utiliza por primera vez, tendrá que crear una cuenta de SES Hospedajes desde su web.
La persona encargada de la gestión del alojamiento es responsable de enviar la información de los huéspedes.
Utilice una sola cuenta para varios alojamientos.
Para conectar los informes de cumplimiento legal automatizados, habilite la opción de «servicio web» en su cuenta de SES Hospedajes.
Siga estos pasos:
Vaya a la web de SES Hospedajes.
Vaya a Acceso al registro de establecimiento y entidades y haga clic en el botón @.
Vaya a Mis datos registrados y haga clic en Acceder.
En la información de su cuenta, marque la casilla Envio de communicaciones por servicio web.
Guarde los cambios.
Recibirá un correo de no-reply@hospedajes.mir.es con las credenciales necesarias para conectar con la función de enviar los informes de cumplimiento legal automatizados. Las credenciales son diferentes a las de inicio de sesión en SES Hospedajes.
El correo electrónico contendrá la siguiente información:
Código de arrendador
Código de establecimiento
Usuario
Contraseña
Conectar su cuenta de SES en Interacción con los huéspedes
Tras configurar su cuenta de SES Hospedajes y habilitar el servicio web, puede configurar informes de cumplimiento automatizados.
Paso 1: Activación
Diríjase a Interacción con los huéspedes > Llegada > Configuración.
Seleccione Formulario de llegada para el informe de cumplimiento legal y Guardar.
Paso 2: Ajustes del idioma
Seleccione los idiomas en los que desea que esté disponible el formulario de registro de cumplimiento.
Puede añadir idiomas adicionales en Interacción con los huéspedes > Configuración > General.
Si los idiomas deseados ya están configurados, no es necesario hacer nada más.
El formulario de llegada para el informe de cumplimiento legal solo admite idiomas específicos: inglés, español, italiano, alemán, francés, húngaro, ruso, checo, búlgaro, portugués, rumano, estonio, polaco y catalán.
Cambiar la configuración de idioma afecta a otras funciones de Interacción con los huéspedes. Por ejemplo, si habilita el formulario en alemán, también aparecerá como opción en la página Ofertas. Las ofertas que no tengan traducción al alemán se mostrarán en su idioma predeterminado.
Paso 3: Configurar los ajustes para enviar los datos
Vaya a Interacción con los huéspedes > Llegada > Configuración > Formulario de llegada para el informe de cumplimiento legal.
Introduzca los siguientes datos del alojamiento:
Nombre del establecimiento
Nombre comercial
País
Provincia
Ciudad
Código fiscal de la persona propietaria
Elija una opción de firma para los huéspedes:
Firma automática (recomendado)
Firma manual
Habilite la opción Conexión con las autoridades y seleccione SES Hospedajes en el menú desplegable del campo Enviar información automáticamente a.
Introduzca las siguientes credenciales de SES Hospedajes:
Usuario
Encontrará el nombre de usuario en el correo electrónico que reciba de no-reply@hospedajes.mir.es. Termina en WS y es distinto del inicio de sesión en SES Hospedajes.
Contraseña
Código de establecimiento
Código de arrendador
6. Haga clic en Validar.
Paso 4: Habilitar el envío de registro de reservas
Active el registro automático de los datos de reserva.
Solo es necesario para las reservas directas.
Las OTA (por ejemplo, Airbnb, Booking.com) envían sus reservas directamente.
Vaya a Interacción con los huéspedes > Llegada > Configuración.
Haga clic en Habilitado en Envío de registro de reservas.
Seleccione cualquiera de los Canales de reserva exentos.
Puede Habilitar o Deshabilitar el envío del registro de reservas. Si está Habilitado, los datos de la reserva se enviarán cuando se efectúe la reserva, mientras que los datos del huésped se enviarán después de la llegada. Si está Deshabilitado, se enviarán los datos de la reserva y los del huésped en el momento de la llegada.
Paso 5: Seleccionar el método de pago
Es obligatorio para todas las reservas enviadas a SES Hospedajes.
Seleccione un Método de pago predeterminado en Interacción con los huéspedes y haga clic en Guardar. Puede modificar el método de pago para reservas individuales.
Paso 6: Conclusión
Vaya a Llegada > Configuración, seleccione Formulario de llegada para el cumplimiento legal y haga clic en Guardar para activarlo.
Resolver errores de conexión
Si recibe un error después de conectar los informes de cumplimiento legal automatizados en Interacción con los huéspedes:
Inicie sesión en la web de SES Hospedajes.
Vaya a Acceso al registro de establecimiento y entidades y haga clic en el botón @.
Desmarque la casilla Envío de comunicaciones por servicio web y pulse Guardar.
Marque de nuevo la casilla y pulse Guardar. Recibirá un nuevo correo electrónico con nuevas credenciales.
Consulte su bandeja de entrada.
Utilice el nuevo nombre de usuario y contraseña para conectar su cuenta de SES en Interacción con los huéspedes y pulse Guardar.
Si el problema persiste, contacte con nuestro equipo de asistencia.
Confirmar que ha enviado el formulario de llegada
Cuando se reciba el formulario de llegada, el estado del registro previo en Little Hotelier cambiará a Recibido.
El informe de cumplimiento se enviará a las autoridades automáticamente después de la llegada.
Si desea consultar el estado del informe de cumplimiento:
Vaya a Interacción con los huéspedes > Perfil del huésped.
Verá un nuevo panel con el estado.
Estados del registro de entrada
Creado: enviado a las autoridades locales.
Actualizado: las autoridades locales han cambiado el estado.
Programado: pronto se iniciará la tramitación.
En curso: se está procesando.
Completado: enviado correctamente a las autoridades.
Fallo: error de envío.
Eliminado: registro eliminado, no es necesario nada más.
Ver datos de los informes de cumplimiento legal
Vaya a Interacción con los huéspedes > Llegada > Configuración > Formulario de llegada para el informe de cumplimiento legal.
Haga clic en Documentos para consultar todos los registros enviados a las autoridades.