Los informes de cumplimiento legal automatizados le ayudarán a cumplir con las obligaciones legales, ya que recogen automáticamente la información de sus huéspedes a la llegada y se envían a la policía o a las autoridades gubernamentales si así lo requieren las leyes locales. Esta función está disponible para clientes de Little Hotelier que dispongan de la herramienta de interacción con los huéspedes, que residan en Italia, España, Portugal, Alemania, Suiza, Austria, Croacia, República Checa y Colombia.
Cómo configurar los informes de cumplimiento legal automatizados
Paso 1: Activación
Diríjase a Interacción con los huéspedes > Llegada > Configuración.
Seleccione Formulario de llegada para informe de cumplimiento legal y Guardar cambios.
Paso 2: Ajustes del idioma
Para seleccionar los idiomas en los que desearía que aparecieran los formularios de llegada para el cumplimiento legal, deberá añadir otros idiomas en el menú de ajustes generales. Si ya ofrece todos los idiomas que desea, no necesitará hacer ningún cambio.
Vaya a Interacción con los huéspedes > Configuración > General.
Entre en la opción «Idiomas» para poder añadir los otros que desee.
Aviso:
Los ajustes de idiomas afectarán a otras secciones de la Interacción con los huéspedes, por ejemplo, si ofrece el formulario en alemán, su página de ofertas también aparecerá en este idioma.
Si no configura las traducciones para las ofertas, estas aparecerán en el idioma que haya elegido como predeterminado.
El formulario de llegada para los informes de cumplimiento legal solo están disponibles en los siguientes idiomas: inglés, español, italiano, alemán, francés, húngaro, ruso, checo, búlgaro, portugués, rumano, estonio, polaco y catalán.
Paso 3: Configurar los ajustes
Haga clic en Personalización después de seleccionar el formulario de llegada para el informe de cumplimiento legal. Para ello, diríjase a Interacción con los huéspedes > Llegada > Configuración.
Introduzca la siguiente información para completar la conexión:
País
Provincia
Ciudad
Código fiscal
Autoridad local
Datos de inicio de sesión para el portal en línea de las autoridades locales
Haga clic en Guardar cambios.
Por último, para asegurarse de que el formulario para el cumplimiento legal se ha activado correctamente, vuelva a Llegada > Configuración, seleccione formulario de llegada para el cumplimiento legal, y luego haga clic en Guardar cambios.
Paso 4: Correos electrónicos para la llegada
Una vez guardado, el nuevo formulario de llegada aparecerá en la página de Conserjería del apartado Interacción con los huéspedes. Para registrar los datos de sus huéspedes con este formulario, necesitará pedirles que rellenen y le envíen el formulario a través de un correo programado antes de su llegada.
Acceda a Comunicación > Mensajes programados.
Cree un nuevo correo de llegada.
El enlace para hacer el registro de llegada que aparecerá en estos correos llevará directamente a sus huéspedes al formulario de informes de cumplimiento legal.
Aviso:
Los campos del formulario de llegada para el cumplimiento legal están predefinidos para asegurar que solicitan la información que necesitan las autoridades locales.
Si desea comprobar que todo está correcto, puede enviar un correo de llegada de prueba y hacer clic en el enlace para hacer el registro de llegada que le llevará a la página de conserjería.
Cómo consultar los datos de sus huéspedes
Toda la información de sus huéspedes que se haya obtenido a través de los formularios de registro previo se guardan en la pestaña Llegada en el perfil del huésped en la sección de Interacción con los huéspedes. Aquí se incluyen tanto la información principal como cualquier otro detalle adicional de la persona que se hospede en su alojamiento.
Cómo confirmar que ha enviado el formulario de llegada
Cuando reciba el formulario de llegada para el cumplimiento legal, se actualizará el estado de registro previo y aparecerá como «Recibido» en el registro de reserva del sistema de recepción de Little Hotelier. En cuanto se hace el registro de la reserva, el informe de cumplimiento legal se enviará automáticamente.
Si desea cerciorarse de que el informe se ha enviado correctamente:
Vaya a Interacción de los huéspedes > Perfil del huésped.
Si el informe de cumplimiento legal está activo, verá un panel nuevo que indicará el estado del formulario de llegada.
Si desea consultar el informe de cumplimiento legal sobre la información de sus huéspedes:
Acceda a Interacción de los huéspedes > Llegada > Formulario de llegada para el cumplimiento legal.
Haga clic en Documentos para consultar todos los datos que se han enviado a las autoridades reguladoras.
Cómo actualizar un formulario de llegada incompleto
Si alguno de sus huéspedes solo rellena una parte del formulario de llegada, tendrá que actualizar el registro de reserva en el sistema de recepción de Little Hotelier para completar la información que falte.
Si desea actualizar la reserva, vaya a Recepción > Calendario > busque y abra la reserva en cuestión > haga los cambios necesarios > y haga clic en Guardar.
Aviso:
Una vez se envíe el formulario, no podrá volver a hacerlo. Aun así, cualquier modificación que se haga en la reserva en Little Hotelier se enviará automáticamente al sistema Chekin y se informará a las autoridades relevantes.
Cómo registrar la llegada de los huéspedes sin reserva
Cree una reserva con el sistema de recepción de Little Hotelier.
Entre en el registro de su huésped en el apartado Interacción con los huéspedes.
Haga clic en los tres puntos que aparecen junto a Información del huésped.
Seleccione Formulario de llegada.
Rellénelo manualmente para enviarlo en nombre de su huésped.
Para alojamientos ubicados en España
Los alojamientos que estén en España deben enviar informes policiales en el momento de la reserva y de la llegada.
Si ha configurado el formulario de llegada para para el cumplimiento legal en el apartado de Interacción con los huéspedes, Little Hotelier enviará automáticamente los datos necesarios cuando se haga la reserva.
No todos los datos de la reserva que se necesitan aparecen como campos obligatorios en el formulario al realizar la reserva. Sin embargo, cuando se consigan más adelante, el informe se actualizará y se enviará a las autoridades.