Los informes de cumplimiento legal automatizados le ayudarán a cumplir con las obligaciones legales, ya que recogen automáticamente la información de sus huéspedes a la llegada y se envían a la policía o a las autoridades gubernamentales si así lo requieren las leyes locales. Esta función está disponible para clientes de Little Hotelier que dispongan de la herramienta de interacción con los huéspedes, que residan en Italia, España, Portugal, Alemania, Suiza, Austria, Croacia, República Checa y Colombia.
Cómo configurar los informes de cumplimiento legal automatizados
Paso 1: Configurar los ajustes
Diríjase a Interacción con los huéspedes > Llegada > Configuración.
Seleccione Formulario de llegada para el informe de cumplimiento legal y haga clic en la flecha derecha.
Introduzca la siguiente información para completar la conexión:
País
Provincia
Ciudad
Código fiscal (opcional)
Autoridad local
Datos de inicio de sesión para el portal en línea de las autoridades locales
Haga clic en Guardar.
Por último, para asegurarse de que el formulario para el cumplimiento legal se ha activado correctamente, vuelva a Llegada > Configuración, seleccione el formulario de llegada para el cumplimiento legal, y luego haga clic en Guardar cambios.
Paso 2: Ajustes del idioma
Para seleccionar los idiomas en los que desearía que aparecieran los formularios de llegada para el cumplimiento legal, deberá añadir otros idiomas en el menú de ajustes generales. Si ya ofrece todos los idiomas que desea, no necesitará hacer ningún cambio.
Vaya a Interacción con los huéspedes > Configuración > General.
Entre en la opción «Idiomas» para poder añadir los otros que desee.
Aviso:
Los ajustes de idiomas afectarán a otras secciones de la Interacción con los huéspedes, por ejemplo, si ofrece el formulario en alemán, su página de ofertas también aparecerá en este idioma.
Si no configura las traducciones para las ofertas, estas aparecerán en el idioma que haya elegido como predeterminado.
El formulario de llegada de cumplimiento legal solo admite idiomas específicos: inglés, español, italiano, alemán, francés, húngaro, ruso, checo, búlgaro, portugués, rumano, estonio, polaco y catalán.
Paso 3: Correos electrónicos para la llegada
Una vez guardado, el nuevo formulario de llegada aparecerá en la página de Conserjería del apartado Interacción con los huéspedes. Para registrar los datos de sus huéspedes con este formulario, necesitará pedirles que rellenen y le envíen el formulario a través de un correo programado antes de su llegada.
1. Acceda a Comunicación > Mensajes programados.
2. Cree un nuevo correo de llegada.
3. El enlace de Registrar llegada de estos correos electrónicos dirigirá automáticamente a los huéspedes al formulario de registro de cumplimiento legal.
Aviso:
Los campos del formulario de llegada para el cumplimiento legal están predefinidos para asegurar que solicitan la información que necesitan las autoridades locales.
Si desea comprobar que todo está correcto, puede enviar un correo de llegada de prueba y hacer clic en el enlace para hacer el registro de llegada que le llevará a la página de conserjería.
Cómo consultar los datos de sus huéspedes
Toda la información de sus huéspedes que se haya obtenido a través de los formularios de registro previo se guardan en la pestaña Llegada en el perfil del huésped en la sección de Interacción con los huéspedes. Aquí se incluyen tanto la información principal como cualquier otro detalle adicional de la persona que se hospede en su alojamiento.
Cómo confirmar que ha enviado el formulario de llegada
Cuando reciba el formulario de llegada para el cumplimiento legal, se actualizará el estado de registro previo y aparecerá como «Recibido» en el registro de reserva del sistema de recepción de Little Hotelier. Una vez que se haya registrado la reserva, el informe de cumplimiento legal se enviará automáticamente a su autoridad local.
Si desea cerciorarse de que el informe se ha enviado correctamente:
Vaya a Interacción de los huéspedes > Perfil del huésped.
Si el formulario de llegada de cumplimiento legal está activo, aparecerá un nuevo panel para mostrar el estado del formulario.
Si desea consultar el informe de cumplimiento legal sobre la información de sus huéspedes:
Vaya a Interacción con los huéspedes > Llegada > Configuración > Formulario de llegada para el informe de cumplimiento legal.
Haga clic en Documentos para consultar todos los datos que se han enviado a las autoridades reguladoras.
Cómo actualizar un formulario de llegada incompleto
Si alguno de sus huéspedes solo rellena una parte del formulario de llegada, tendrá que actualizar el registro de reserva en el sistema de recepción de Little Hotelier para completar la información que falte.
Si desea actualizar la reserva, vaya a Recepción > Calendario > busque y abra la reserva en cuestión > haga los cambios necesarios > y haga clic en Guardar.
Aviso:
Una vez se envíe el formulario, no podrá volver a hacerlo. Aun así, cualquier modificación que se haga en la reserva en Little Hotelier se enviará automáticamente al sistema Chekin y se informará a las autoridades relevantes.
Cómo registrar la llegada de los huéspedes sin reserva
1. Cree una reserva con el sistema de recepción de Little Hotelier.
2. Entre en el registro de su huésped en el apartado Interacción con los huéspedes.
3. Haga clic en los tres puntos que aparecen junto a Información del huésped.
4. Seleccione Formulario de llegada#.
5. Rellénelo manualmente para enviarlo en nombre de su huésped.
Para alojamientos ubicados en España
Los alojamientos que estén en España deben enviar informes policiales en el momento de la reserva y de la llegada.
Si ha configurado el formulario de llegada de cumplimiento legal en Interacción con los huéspedes, los detalles de la reserva requeridos se enviarán a las autoridades policiales directamente desde Little Hotelier en el momento de la reserva.
No todos los datos necesarios de la reserva aparecen como campos obligatorios en el formulario al realizar la reserva. Sin embargo, cuando se consigan más adelante, el informe se actualizará y se enviará a las autoridades.