Los informes automatizados de cumplimiento legal simplifican las obligaciones legales mediante la captura y el envío de los datos de registro de los huéspedes a las autoridades según lo exigen las leyes locales.
Esta función está disponible para Little Hotelier con Guest Engagement en Italia, España, Portugal, Alemania, Suiza, Austria, Croacia, República Checa y Colombia.
Aviso: Los alojamientos en España deben enviar informes policiales en el momento de la reserva y del registro. Si el formulario de llegada de cumplimiento legal está configurado, Little Hotelier envía los detalles de la reserva a las autoridades en el momento de la reserva. Los datos incompletos de la reserva se actualizarán con las autoridades cuando se añadan al registro de la reserva.
Configuración de los informes automatizados de cumplimiento legal
Paso 1: Activación
Vaya a Comunicación con los huéspedes > Llegada > Configuración.
Seleccione Formulario de llegada de cumplimiento legal y guarde.
Introduzca los siguientes datos:
País
Provincia
Ciudad
Código fiscal (opcional)
Autoridad local
Credenciales de acceso para el portal online de las autoridades locales
Haga clic en Guardar cambios.
Vuelva a Llegada > Configuración, seleccione Formulario de llegada de cumplimiento legal y haga clic en Guardar cambios para activar el formulario.
Paso 2: Configuración de idiomas
Seleccione los idiomas en los que desea que esté disponible su formulario de llegada de cumplimiento legal.
Añada cualquier idioma adicional en Comunicación con los huéspedes > Configuración > General.
Si sus idiomas deseados ya están configurados, no es necesario realizar ninguna acción.
El formulario de llegada de cumplimiento legal solo admite idiomas específicos: inglés, español, italiano, alemán, francés, húngaro, ruso, checo, búlgaro, portugués, rumano, estonio, polaco y catalán.
Cambiar la configuración de idioma afecta a otras funciones de Comunicación con los huéspedes. Por ejemplo, activar el formulario en alemán también lo convertirá en una opción en la página de Ofertas. Las ofertas sin traducciones al alemán se mostrarán en su idioma predeterminado.
Paso 3: Correos electrónicos de registro
El formulario de llegada aparece en la página de Conserjería de Comunicación con los huéspedes después de guardar.
Envíe a los huéspedes un correo electrónico de pre-llegada para que completen el formulario.
Vaya a Comunicación > Mensajes programados para crear un nuevo Correo electrónico de llegada.
El enlace Registrarse ahora dirige a los huéspedes al Formulario de llegada de cumplimiento legal.
Para capturar los datos de los huéspedes a través de este formulario, deberá solicitar a los huéspedes que lo completen enviándoles un correo electrónico de registro previo a la llegada.
Avisos:
Los campos del formulario de llegada de cumplimiento legal están predefinidos para garantizar que se alineen con la información requerida por las autoridades locales.
Para probar el formulario, puede enviar un correo electrónico de prueba de registro y seguir el enlace Registrarse ahora a la página de Conserjería.
Cómo consultar los datos de los huéspedes
Todos los datos de los huéspedes enviados a través del formulario de registro previo a la llegada se almacenan en la pestaña Registro del perfil del huésped en Comunicación con los huéspedes. Esto incluye tanto los datos del huésped principal como los de cualquier viajero adicional.
Confirmar que se ha enviado el formulario de llegada
Cuando se recibe el formulario de llegada de cumplimiento legal, el estado de Pre-registro en Little Hotelier cambiará a Recibido.
El informe de cumplimiento se envía a la autoridad automáticamente después del registro.
Para ver el estado del informe de cumplimiento:
Vaya a Comunicación con los huéspedes y encuentre el perfil del huésped.
Un nuevo panel mostrará el estado.
Comprender de los estados de registro de cumplimiento legal
Creado: Enviado a la autoridad local.
Actualizado: Cambio de estado de la autoridad local.
Programado: El procesamiento comenzará pronto.
En curso: Actualmente en proceso.
Completado: Enviado correctamente a las autoridades.
Fallido: Error de envío.
Eliminado: Registro eliminado, no se requiere ninguna acción adicional.
Actualizar los formularios parcialmente completados
Actualice el registro de la reserva en Little Hotelier para completar los formularios de registro parcialmente rellenados.
Los formularios de registro enviados no pueden volver a enviarse. Los cambios en Little Hotelier actualizan Chekin y la autoridad.
Para los huéspedes que solo completan parte del formulario de llegada, deberá actualizar el registro de la reserva en Little Hotelier para completar los datos requeridos.
Para realizar actualizaciones en una reserva, vaya a Calendario > encuentre y abra la reserva > realice las actualizaciones necesarias > Guardar.
Aviso: Una vez que se ha enviado un formulario de llegada, no puede volver a enviarse. Sin embargo, cualquier cambio realizado en la reserva en Little Hotelier se enviará automáticamente a Chekin y se actualizará con la autoridad correspondiente.
Consultar los datos del informe de cumplimiento legal
Vaya a Comunicación con los huéspedes > Llegada > Configuración > Formulario de llegada de cumplimiento legal.
Haga clic en Documentos para ver todos los registros enviados a las autoridades.
Registro para huéspedes sin reserva
Cree una reserva en Little Hotelier.
Vaya al registro del huésped en Comunicación con los huéspedes.
Haga clic en los tres puntos junto a Datos de los huéspedes.
Seleccione Formulario de llegada.
Complete y envíe el formulario manualmente.
