💡 Important à savoir :
Seules les factures finalisées et non synchronisées peuvent être exportées.
Les factures non synchronisées sont des factures précédemment marquées comme définitives, mais ayant ensuite été marquées comme non finalisées.
Pour exporter les données de vos réservations finalisées (et non synchronisées), accédez à Réception > Rapports > Comptabilité, utilisez l'option de recherche Période d'affichage, puis cliquez sur le bouton Exporter.
Cette fonctionnalité n'est pas disponible pour les clients de Little Hotelier en Italie, en Allemagne et en Espagne.
Exporter les factures
Pour exporter les données de vos réservations finalisées (et non synchronisées ), procédez comme suit :
Dans Réception , accédez à Rapports.
Accédez à l'onglet Comptabilité.
Utilisez l'option de recherche Période d 'affichage ( Hier, 7 derniers jours, Sélectionner les dates ) pour rechercher une période spécifique de données de facturation pour les réservations finalisées (pour les réservations finalisées, si la date de création de la facture se situe dans la plage de dates de recherche).
Cliquez sur le bouton Exporter.
Un fichier .csv (ou un fichier .zip s'il y a plusieurs fichiers .csv en raison de la taille des données) sera téléchargé. Vous pouvez ensuite importer le(s) fichier(s) .csv dans votre logiciel de comptabilité.
⚠️ Remarque :
Seules les factures finalisées et non synchronisées seront exportées.
Le bouton Exporter indique également le nombre de factures de réservation qui seront incluses dans le fichier exporté (la somme des réservations dans les onglets finalisées et non synchronisées ).
Little Hotelier limite les critères de recherche de la plage de dates personnalisée à un intervalle de 30 jours. Vous ne pourrez pas sélectionner des dates postérieures ni antérieures à la date de déploiement de cette fonctionnalité (juillet 2023) comme dates de début et de fin pour les critères de recherche.
Exporter les factures : onglets
Affichez une liste de factures dans les onglets suivants (en fonction de la période sélectionnée dans l'option de recherche Période d 'affichage) :
Finalisées : factures marquées comme définitives et dont la date de création se situe dans la plage de dates de la recherche. Les données des factures finalisées seront incluses dans le fichier .csv exporté.
Non finalisées : réservations pour lesquelles vous avez généré une facture, mais qui n 'ont pas été marquées comme définitives, et dont la date de création de la facture se situe dans la plage de dates de recherche.
Non facturées : réservations pour lesquelles aucune facture n 'a été générée, mais dont la date de départ est dépassée et se situe dans la plage de dates de recherche.
Non synchronisées : factures précédemment marquées comme définitives, mais ayant été marquées comme non finalisées depuis, et dont la date à laquelle elles ont été marquées comme non finalisées se situe dans la plage de dates de recherche. Les données de la facture ayant été marquée comme définitive seront toujours incluses dans vos exportations depuis Little Hotelier.
Toutes : toutes les factures de réservation de tous les onglets.
💡Si des modifications ont été apportées à la réservation après que sa facture a été marquée comme définitive, un symbole (!) s'affiche à côté de son statut Finalisée.
Comprendre les colonnes du fichier .csv
Le fichier .csv téléchargé contiendra les données associées aux factures marquées comme définitives. Little Hotelier remplit les données dans les lignes du fichier .csv (les rubriques sont similaires à celles des factures marquées comme définitives).
💡 Les lignes de la facture qui sont identiques (c'est-à-dire le même type, la même description et le même montant, qui sont répétés sur la facture pour chaque nuit du séjour du client) sont combinées sur le fichier .csv exporté. La quantité sera indiquée dans le fichier .csv reflétant le nombre de lignes combinées.
Voici les colonnes que Little Hotelier remplit dans le fichier .csv :
Nom de colonne du fichier .csv | Données incluses dans la colonne |
ContactName | Nom et prénom du client principal |
EmailAddress | Adresse électronique du client principal |
POAddressLine1 | Adresse du client principal |
POCity | Ville du client principal |
PORegion | Région du client principal |
POPostalCode | Code postal du client principal |
POCountry | Pays du client principal |
InvoiceNumber | Numéro de facture de la facture marquée comme définitive |
InvoiceDate | Date de facture de la facture marquée comme définitive |
DueDate | Comme ci-dessus, la date de facture de la facture marquée comme définitive |
Description | Description de la ligne de facture |
Quantity | Quantité de la ligne de facture |
UnitAmount | Prix unitaire de la ligne de facture (y compris les taxes de vente et les remises) |
ItemAmount | Prix unitaire de la ligne de facture (y compris les taxes de vente et les remises) multiplié par sa quantité |
AccountCode | Code de compte que vous avez mappé aux lignes de facture de cette nature dans la configuration Little Hotelier |
TaxType | Code de taxe que vous avez mappé aux lignes de facture de cette nature dans la configuration Little Hotelier. Cette colonne peut être omise de l'exportation en fonction de votre configuration. |
Taxable | Exemptions de taxe que vous avez mappées aux lignes de facture de cette nature dans la configuration Little Hotelier. Cette colonne peut être omise de l'exportation en fonction de votre configuration. |
Currency | Devise de la ligne de facture |
💡 À noter que les valeurs UnitAmount et ItemAmount comprennent par défaut les taxes de vente. Pour une importation réussie, les paramètres de l 'importateur de votre logiciel comptable doivent également inclure les taxes de vente.