💡 Remarque importante :
Le calendrier de Little Hotelier vous permet de rechercher une réservation en utilisant les dates d'arrivée ou de départ.
La page Réservations de Little Hotelier vous permet de générer et d'exporter des informations sur vos réservations en utilisant des critères supplémentaires, tels que le nom de famille du client, la référence de la réservation, le numéro de la facture et le statut de réservation.
Rechercher les informations de réservation
Utilisez des filtres sur la page Réservations
Vous pouvez utiliser des filtres pour rechercher votre réservation. Voici la liste des critères que vous pouvez sélectionner pour votre recherche :
Nom du client
Référence de réservation : saisissez une partie ou la totalité de la référence de réservation.
⚠️ Assurez-vous de définir vos critères de date souhaités avant de lancer la recherche, ou laissez le champ vide pour afficher les résultats pour toutes les dates disponibles.
Numéro de facture : toutes les factures pour les réservations filtrées seront affichées sur la page Réservations.
💡 Utilisez ce filtre pour localiser une réservation ou une facture spécifique.
Type de date : sélectionnez dans la liste déroulante :
Date d'arrivée
Date de départ
Date de réservation (date à laquelle la réservation a été créée)
Statut : sélectionnez dans la liste déroulante :
Tout
Annulé
Arrivée effectuée
Départ effectué
Réservation confirmée
Après avoir défini les critères souhaités, lancez la recherche en cliquant sur Rechercher.
Comment puis-je rechercher une réservation si je ne me souviens pas des dates concernées ?
Lorsque la satisfaction de vos clients vient avant tout, il est facile d'en oublier les dates de réservation ! Si vous souhaitez rechercher des réservations sans définir une date spécifique, vous pouvez procéder comme suit :
Sélectionnez un large éventail de dates à l'aide des champs Date de début et Date de fin.
Laissez les champs Date de début et Date de fin vides, afin que la recherche affiche des résultats pour n'importe quelle date.
💡 Remarque : si vous omettez les dates, assurez-vous d'utiliser les champs Nom de famille du client, Référence de réservation ou Numéro de facture pour rechercher la réservation. En cas de critères de recherche produisant trop de résultats, Little Hotelier n'affichera que les réservations des 31 premiers jours. Vous pouvez utiliser la fonctionnalité « Exporter » pour afficher la recherche complète.
Conseils pour rechercher des informations de réservation à des fins de reporting
La recherche de réservation est un excellent outil de reporting. Voici quelques conseils pour vous aider dans la création de rapports.
Recherchez des réservations à l'aide d'une plage de dates spécifique d'une semaine ou d'un mois : les rapports sont généralement générés périodiquement afin que vous puissiez comparer les données entre différentes périodes de même durée.
Essayez d'effectuer des recherches plus générales plutôt que trop précises : le fait d'indiquer le nom de famille, la référence de réservation ou le numéro de facture rendrait la recherche trop spécifique pour un rapport.
➕ Un exemple de rapport utile est la comparaison des réservations annulées entre les mois d'été et d'hiver. Pour ce rapport, vous pouvez effectuer une recherche sur les réservations annulées dont les dates d'arrivée se situaient pendant les mois d'été et d'hiver. Vous pouvez ensuite comparer sur un tableur les périodes où les annulations sont les plus fréquentes et adapter vos conditions d'annulation en conséquence.
Résultats de recherche
Une fois que vous avez cliqué sur Rechercher, vous verrez une liste de réservations basée sur les critères de vos filtres, organisée en colonnes :
Statut : indique si la réservation est confirmée, si l'arrivée ou le départ a été effectué, ou encore si la réservation a été annulée.
Nom : affiche le prénom et le nom de famille du client dans la section Contact principal de la réservation.
Référence : indique le numéro d'identification fourni au client pour une réservation donnée, également appelé numéro de confirmation de réservation. Deux éléments forment le numéro de référence :
Code alphabétique : il s'agit des premières lettres d'une référence de réservation qui vous donneront des informations sur sa source. En d'autres termes, ces premières lettres indiqueront le canal par lequel cette réservation a été créée.
➕ Par exemple :
Numéro de référence LH12345678912 : le code « LH » indique que cette réservation a été créée manuellement par vous-même ou par l'un de vos clients via votre moteur de réservation directe Little Hotelier.
Numéro de référence BDC-98765432198 : le code alphabétique « BDC » indique que cette réservation a été créée sur Booking.com.
💡 Chaque canal possède son propre code alphabétique. Voici quelques exemples :
Booking.com utilise « BDC ».
Expedia utilise « EXP ».
Airbnb utilise « ABB ».
Agoda utilise « AGO ».
Hostelworld utilise « HWL ».
Numéro de séquence : il s'agit des numéros qui suivent le code alphabétique. Chaque réservation aura un numéro de séquence unique.
Source : indique le lieu d'origine de la réservation, qui peut être l'un des suivants :
Extranet : lorsqu'une réservation a été créée manuellement à la réception.
Directe : lorsqu'une réservation a été effectuée via votre moteur de réservation directe.
Nom du canal . lorsqu'une réservation a été effectuée par l'intermédiaire de l'un de vos canaux connectés. Par exemple, votre moteur de réservation directe, Booking.com, Expedia, etc.
Occupants : indique le nombre d'adultes, d'enfants et de bébés inclus dans la réservation.
Arrivée : indique la date d'arrivée de vos clients.
Départ : indique la date de départ de vos clients.
Réservé : indique le jour où la réservation a été créée.
ETA (ou heure d'arrivée estimée) : indique l'heure approximative d'enregistrement choisie par vos clients.
💡 L'heure d'arrivée estimée (ETA) n'est pas un champ obligatoire à remplir par le client au moment de la réservation, donc vous pourriez voir un tiret (-) si le client n'a pas spécifié d'heure d'arrivée pour son enregistrement.
Chambre : indique le numéro de la chambre affectée à la réservation.
Total : indique le montant total de la réservation (y compris les suppléments, taxes et autres frais).
Dû : indique tout montant à payer par le client.
Facture : indique le numéro de facture le plus récent généré pour la réservation.
Téléchargez et exportez la liste des réservations
Une fois que les résultats de recherche sont affichés sur la page Réservations, vous pouvez les exporter dans un fichier.
💡 Le fichier est exporté dans un fichier .CSV (.CSV signifie « valeurs séparées par des virgules ») et peut être ouvert et modifié dans des tableurs tels que Microsoft Excel, Numbers d'Apple, Google Sheets, etc.
Pour exporter un rapport de réservation :
Cliquez sur la page Réservations > définissez les filtres choisis > cliquez sur Rechercher. Vos réservations s'afficheront sous les filtres.
Cliquez sur Exporter en haut à droite ou en bas à droite de la page.
Le fichier sera exporté sous forme de feuille de calcul .CSV.
💡 Avez-vous des difficultés à importer le fichier .CSV en .xlsx (format Excel) ? Vous pouvez rechercher en ligne « Comment importer un fichier .csv en format .xlsx ? » Vous trouverez des résultats avec les étapes à suivre.
Informations supplémentaires trouvées dans le fichier exporté
Trouvez ci-dessous la liste de toutes les colonnes supplémentaires que vous trouverez dans le fichier exporté :
💡 Remarques :
Si vous voyez des champs vides, cela signifie qu'aucune information n'a été incluse ou qu'ils ne s'appliquent pas à la réservation.
Les champs affichant « (*) » à leur gauche ne contiendront des informations que si la réservation a été effectuée via votre moteur de réservation directe ou si elle a été créée manuellement depuis la réception de votre Little Hotelier.
Ces champs doivent être remplis soit par vous-même, soit par le client avant d'exporter le fichier. Vous pouvez également utiliser toutes les colonnes ci-dessous comme filtres dans votre tableur.
Le fichier exporté sera composé des colonnes suivantes contenant les informations de votre réservation :
Informations générales
Référence de réservation : numéro d'identification du client pour une réservation unique, également appelé numéro de confirmation de réservation.
Réservé : le jour où la réservation a été créée. Nom de l'établissement : nom de l'établissement pour lequel la réservation a été effectuée.
Nom du canal : nom de l’agence de voyages en ligne (OTA) par le biais de laquelle la réservation a été effectuée.
💡 Vous pouvez également voir deux autres sources :
Extranet : lorsqu'une réservation a été créée manuellement à votre réception.
Directe : lorsqu'une réservation a été effectuée via votre moteur de réservation directe.
Informations sur le client
Prénom du client
Nom du client
Adresse e-mail du client
Organisation du client
Adresse du client
Adresse du client 2
Ville du client
Région du client
Pays du client
Code postal du client
⚠️ Les numéros de téléphone des clients ne sont pas inclus en tant que colonne dans le fichier .CSV exporté pour des raisons de sécurité.
Détails du séjour
Date d'arrivée : correspond à la date d’arrivée.
Date de départ : correspond à la date de départ.
Durée de séjour (LOS) (nuitées) : nombre total de nuitées compris dans la réservation.
(*)Heure d'arrivée : heure d'arrivée prévue que votre client a sélectionnée au moment de la réservation ou l'heure d'arrivée indiquée dans l'onglet Détails de la réservation.
Commentaires du client : tout commentaire que le client a pu ajouter au moment de la réservation ou tout autre commentaire figurant dans la case Commentaires du client de l'onglet Détails de la réservation.
Règlement général sur la protection des données (RGPD)
(*)Newsletter demandée : affiche "VRAI" si le client a coché l'option Souhaitez-vous recevoir notre newsletter ? au moment de la réservation. Ce champ resterait vide si le client ne cochait pas cette option.
💡 Cette option doit être activée dans les paramètres d'affichage général.
Informations relatives au statut
Statut : statut actuel de la réservation :
Réservation confirmée
Arrivée effectuée
Départ effectué
Annulé
Annulé le : date à laquelle une réservation a été annulée, le cas échéant.
Type de chambre/Plans tarifaires réservés
Types de chambre : nom du ou des types de chambre réservés.
Nombre de chambres : nombre de chambres incluses dans la réservation.
➕ Par exemple, si la réservation a été faite pour une chambre simple et une chambre double, ce champ affichera 2.
Chambres : numéro/nom de la chambre attribuée à la réservation.
Plans tarifaires : nom du ou des plans tarifaires réservés.
Sous-total
Sous-total : montant total de la chambre (hors suppléments et autres frais).
Personnes supplémentaires
(*)Montant pour adulte supplémentaire : montant total pour tout adulte supplémentaire (non inclus dans le tarif d'inventaire) pour cette réservation.
(*)Montant pour enfant supplémentaire : montant total pour tout enfant supplémentaire (non inclus dans le tarif d'inventaire) pour cette réservation.
(*)Montant pour enfant supplémentaire : montant total pour tout enfant supplémentaire (non inclus dans le tarif d'inventaire) pour cette réservation.
Informations relatives aux suppléments associés
Montant total des suppléments : montant total de tous les suppléments inclus dans l'onglet Suppléments d'une réservation.
⚠️ Ce prix ne comprend pas les frais supplémentaires pour les adultes, les enfants et les bébés.
Suppléments pour carte de crédit
Montant traité des suppléments pour carte de crédit : montant débité lors du traitement de la carte de crédit, le cas échéant.
Pourcentage des frais supplémentaires applicables : pourcentage facturé lors du traitement de la carte de crédit, le cas échéant.
Paiements
Total du paiement : prix total à payer par le client pour la réservation (y compris les suppléments, taxes et autres frais).
Paiement reçu : tout montant déjà payé par le client.
Total des arrhes traitées : montant enregistré ou traité comme arrhes dans l'onglet Paiements d'une réservation.
Paiement dû : montant de la réservation qui n'a pas encore été payé par le client. Elle doit correspondre à la différence entre le montant total du paiement et le paiement reçu.
Nombre de clients
Nombre d'adultes : nombre d'adultes ajoutés dans l'onglet Détails de la réservation (y compris tout adulte supplémentaire, le cas échéant).
Nombre d'enfants : nombre d'enfants ajoutés dans l'onglet Détails de la réservation (y compris tout enfant supplémentaire, le cas échéant).
Nombre de bébés : nombre de bébés ajoutés dans l'onglet Détails de la réservation (y compris tout nourrisson supplémentaire, le cas échéant).
Réponses aux champs personnalisés
(*)Données personnalisées spécifiques à l'établissement : tout commentaire laissé par le client au moment de la réservation en réponse au champ personnalisé que vous avez créé, le cas échéant, pour lui demander quelque chose de spécifique.
💡 Pour configurer des champs personnalisés, accédez à Paramètres d'affichage général.
Recommandation
(*)Recommandation : réponse fournie par votre client à la question Où avez-vous entendu parler de nous ? au moment de la réservation.
💡 Cette option n'est pas obligatoire et doit être activée dans les paramètres d'affichage général.
Réservations effectuées via un téléphone portable/ordinateur
(*)Réservation mobile ? : affiche "VRAI" si la réservation a été effectuée via la version mobile de votre moteur de réservation directe, et "FAUX" si elle a été effectuée via une version ordinateur.
Taxes
Tarifs avec frais : affiche "VRAI" lorsque l'option de configuration des taxes « Saisissez les tarifs des chambres avec taxes et frais » est cochée dans votre Little Hotelier et, "FAUX" lorsqu'elle est décochée.
Total taxes fixes : montant total des taxes fixes ajoutées à la réservation, le cas échéant.
Total des taxes basées sur le pourcentage : montant total des taxes basées sur un pourcentage ajoutées à la réservation.