Pourquoi dois-je ajouter les réservations à venir dans Little Hotelier ?
Le calendrier Little Hotelier vous permet de gérer les réservations en provenance de toutes les sources de réservation. Il est donc important que votre inventaire et vos disponibilités soient à jour. Afin d'éviter les surréservations, vous devrez ajouter vos réservations à venir dans Little Hotelier avant de connecter tout canal de réservation en ligne (par exemple,Booking.com).
Vous pouvez ajouter les réservations à venir en saisissant manuellement chaque réservation ou en important un fichier CSV regroupant plusieurs réservations à l'aide de l'outil d'importation des réservations.
Option 1 : saisie manuelle de chaque réservation
Ajoutez une nouvelle réservation.
Réception > Calendrier, puis cliquez sur +Réservation.
Réception > Calendrier, puis cliquez et faites glisser la souris sur les dates de réservation.
Réception > Réservations, puis cliquez sur +Créer une réservation.
Réception > Configuration > Importer des réservations > Continuer, saisissez les informations de la réservation, puis cliquez sur Importer (nombre) réservation.
Saisissez les informations de la nouvelle réservation.
Cliquez sur Enregistrer.
Option 2 : importation des réservations à l'aide d'un fichier CSV
Remarque : avant d'ajouter des réservations à l'aide de l'outil d'importation des réservations, assurez-vous d'avoir configuré vos types de chambres et leurs tarifs dans Réception.
Comment importer des réservations :
Accédez à Réception > Configuration > Importer des réservations.
Cliquez sur Télécharger le modèle de réservation pour télécharger le fichier CSV.
Cliquez sur Continuer.
Cliquez sur Modifier les paramètres du tableau pour configurer ce qui suit :
Paramètres relatifs aux dates (format des dates pour les réservations)
Informations facultatives à sélectionner
Cliquez sur Confirmer pour enregistrer les paramètres du tableau.
Ouvrez le fichier CSV et ajoutez toutes les informations des réservations à venir, y compris les réservations par téléphone, en personne et issues de vos canaux de réservation en ligne. Chaque ligne représente une réservation. Certains champs sont obligatoires et d'autres facultatifs. Veillez à saisir les informations correctement et à inclure les réservations en provenance de toutes les sources.
Cliquez sur Importer le fichier CSV, puis choisissez et ajoutez votre fichier.
Cliquez sur Importer.
Les réservations du fichier CSV seront importées dans le tableau d'importation des réservations.
Vérifiez les réservations dans le tableau pour vous assurer que toutes les informations obligatoires ont bien été saisies. Une coche verte devrait apparaître à côté de chaque réservation/ligne.
Pour ajouter toutes les réservations dans Réception, cliquez sur Importer (nombre) réservations.
Cliquez sur Ajouter les réservations. Si l'importation des réservations est réussie, une bannière verte s'affiche alors.
Champs facultatifs recommandés
Bien que les champs ci-dessous ne soient pas obligatoires, nous vous conseillons d'y saisir des données :
Numéro de chambre : indiquez un numéro de chambre pour vous assurer que la réservation est attribuée à la bonne chambre. Si vous laissez ce champ vide, la réservation sera attribuée à n'importe quelle chambre disponible parmi le type de chambre sélectionné.
Devise : si vous acceptez plusieurs devises, indiquez de laquelle il s'agit. Si vous laissez ce champ vide, la devise par défaut sera utilisée.
Numéro de réservation : si vous laissez ce champ vide, la réservation se voit attribuer un nouvel identifiant commençant par « LH ». Pour les réservations obtenues via un canal de réservation en ligne, le numéro de réservation doit correspondre au numéro de réservation du canal, sinon les annulations et modifications ne se synchronisent pas.
Évitez d'utiliser le même numéro de réservation pour plusieurs réservations (sauf si vous ajoutez une réservation de plusieurs chambres) : cela pourrait entraîner l'importation de plusieurs lignes sous une réservation unique et écraser des données importantes.
Ajout de réservations de plusieurs chambres (réservations de groupe)
Pour importer une réservation de plusieurs chambres, saisissez une ligne distincte pour chaque chambre de la réservation et utilisez le même numéro de réservation pour chaque ligne. Ainsi, quand les lignes seront ajoutées, elles seront fusionnées en une même réservation de plusieurs chambres.
Assurez-vous que le nom du client, la date d'arrivée, la date de départ et la date de réservation sont identiques sur toutes les lignes d'une même réservation. Toute incohérence au niveau de ces champs sera écrasée lorsque les lignes seront ajoutées, générant des erreurs.
Questions fréquentes
Comment ajouter des informations sur des clients supplémentaires dans une réservation ?
Seules les coordonnées du client principal sont requises lors de la réservation. Vous pouvez cependant ajouter des informations sur des clients supplémentaires après la réservation.
Puis-je ajouter des réservations passées ?
Les réservations passées ne peuvent pas être ajoutées, uniquement les réservations à venir.
J'ai ajouté des réservations dans le tableau, mais il reste des erreurs. Que faire ?
Des erreurs peuvent apparaître dans les colonnes à menu déroulant (notamment Provenance de la réservation, Type de chambre, Tarif de chambre, Numéro de chambre et Devise). Assurez-vous que les données que vous avez ajoutées correspondent aux options disponibles dans la liste déroulante.
Les informations que j'ai ajoutées seront-elles enregistrées si je me déconnecte ?
Les données des réservations sont automatiquement enregistrées.
Puis-je entrer des prix avec des décimales ?
Pour saisir des prix avec des décimales, vous devez vous assurer que vos paramètres autorisent ce format de prix. Accédez à Configuration > Paramètres établissement et chambres > Informations sur l'établissement > Général > Autoriser les décimales.
Comment m'assurer que mes réservations ont bien été ajoutées ?
Cliquez sur Importer (nombre) réservations. Si l'importation des réservations est réussie, une bannière verte s'affiche. En cas d'échec d'une ou plusieurs réservations, les erreurs seront surlignées afin que vous puissiez les corriger et importer à nouveau les réservations.
Puis-je utiliser des caractères spéciaux lorsque j'ajoute des noms de clients ?
Oui, les prénoms comme les noms de famille peuvent contenir des caractères spéciaux.