Pourquoi ajouter vos réservations futures ?
Le calendrier de Little Hotelier est la plateforme centrale pour gérer les réservations issues de toutes vos sources. Pour garantir l'exactitude de votre inventaire et de vos disponibilités, ajoutez toutes vos réservations futures dans Little Hotelier avant de mettre votre compte en service et de connecter vos canaux de réservation en ligne (tels que Booking.com), afin d'éviter les surréservations.
Vous pouvez ajouter des réservations futures à votre calendrier de deux façons :
Saisir manuellement chaque réservation
Importer plusieurs réservations à l'aide d'un fichier CSV
Remarque : avant d'ajouter des réservations, vérifiez que la valeur saisie dans la colonne Total chambre correspond bien à la politique fiscale de votre établissement. Si vos paramètres de taxes sont de type TTC, le Total chambre doit inclure les taxes. S'ils sont de type HT, le Total chambre ne doit pas les inclure.
Option 1 : saisir les réservations manuellement
Ajoutez une nouvelle réservation via :
Calendrier
Cliquez sur + Réservation
Cliquez et faites glisser le curseur sur les dates de réservation souhaitées
Cliquez sur + Créer une réservation
Réservations
Cliquez sur Importer des réservations
Configuration
Cliquez sur Importer des réservations
Option 2 : importer des réservations à l'aide d'un fichier CSV
Assurez-vous d'avoir configuré vos types de chambre et vos tarifs de chambre avant d'importer des réservations.
Accédez à Réception > Configuration > Importer des réservations
Cliquez sur Télécharger le modèle de réservation sous Plus d'informations
Cliquez sur Continuer
Cliquez sur Modifier les paramètres du tableau pour configurer :
Les paramètres de saisie des dates (format de date des réservations)
La sélection des informations facultatives
Cliquez sur Confirmer pour enregistrer les paramètres du tableau
Ouvrez le fichier CSV et renseignez tous les champs obligatoires des futures réservations
Chaque ligne correspond à une réservation
Assurez-vous que les champs obligatoires sont correctement remplis
Cliquez sur Importer un fichier CSV pour importer votre fichier
Cliquez sur Importer un fichier CSV
Les réservations du fichier CSV sont importées dans le tableau Importer des réservations
Vérifiez les réservations importées dans le tableau
Assurez-vous que toutes les informations obligatoires sont complètes
Repérez la coche verte à côté de chaque réservation
Cliquez sur Importer les réservations
Cliquez sur Ajouter les réservations
Une bannière verte confirme la réussite de l'importation
Champs facultatifs recommandés
Bien qu'ils ne soient pas obligatoires, nous vous recommandons de renseigner les champs suivants :
Numéro de chambre : garantit une attribution correcte de la chambre. Si ce champ reste vide, une chambre disponible du type sélectionné sera automatiquement attribuée.
Devise : à préciser si vous acceptez plusieurs devises. La devise par défaut s'applique si le champ reste vide.
Identifiant de réservation :
S'il reste vide, un identifiant commençant par « LH » sera attribué
Pour les canaux de réservation en ligne, l'identifiant de réservation doit correspondre à celui du canal de réservation, faute de quoi les annulations ou modifications ne seront pas synchronisées
Évitez les identifiants de réservation en double, sauf si vous ajoutez plusieurs chambres au sein d'une même réservation
Réservations de groupe
Pour ajouter une réservation comportant plusieurs chambres :
Saisissez une ligne distincte pour chaque chambre
Utilisez le même identifiant de réservation pour toutes les lignes
Assurez-vous que les informations suivantes correspondent sur toutes les lignes :
Nom du client
Date d'arrivée
Date de départ
Date de réservation
Questions fréquentes
Dois-je renseigner les informations de tous les clients lors de la réservation ?
Non, seules les informations du client principal sont requises lors du processus de réservation. Vous pouvez ajouter les informations des autres clients une fois la réservation créée.
Puis-je importer des réservations existantes provenant de mes agences de voyage en ligne/canaux ?
Oui, vous devez importer toutes vos réservations existantes à l'aide de notre outil d'importation multiple de réservations avant de mettre votre compte en service, afin d'éviter les surréservations. Vous pouvez également ajouter individuellement des réservations existantes depuis le calendrier.
Puis-je ajouter des réservations passées ?
Les réservations passées ne peuvent pas être ajoutées, seules les réservations futures le peuvent.
J'ai saisi les informations d'une réservation, mais des erreurs s'affichent. Que dois-je faire ?
Ces erreurs surviennent généralement lorsque les informations saisies dans les colonnes à menu déroulant (comme Source de la réservation, Type de chambre, etc.) ne correspondent pas aux options disponibles. Vérifiez que vos saisies correspondent bien aux choix proposés dans les menus déroulants.
Les informations de réservation sont-elles enregistrées automatiquement ?
Oui, les données de réservation sont automatiquement enregistrées au fur et à mesure de leur saisie.
Puis-je saisir des prix avec des centimes ou des décimales ?
Oui, vous pouvez saisir des prix avec des décimales. Pour activer cette option, accédez à Configuration > Paramètres de l'établissement et des chambres > Détails de l'établissement > Général > Autoriser les décimales.
Comment savoir si mes réservations ont bien été ajoutées ?
Après avoir cliqué sur le bouton « Importer (nombre) réservations », une bannière verte s'affiche si les réservations ont bien été ajoutées. Si certaines réservations n'ont pas pu être importées, les erreurs correspondantes seront mises en évidence afin que vous puissiez les corriger et relancer l'importation.
Puis-je réimporter une réservation de canal déjà présente dans Réception ?
Non. Si une réservation a déjà été ajoutée dans Réception, vous ne pouvez pas la réimporter avec le même identifiant de réservation. Chaque réservation importée doit être une nouvelle réservation qui n'existait pas déjà dans Réception. Si vous devez modifier une réservation existante, faites-le directement dans Réception.
Si je modifie une réservation importée depuis mon canal ou mon agence de voyage en ligne, ces modifications apparaîtront-elles dans Réception ?
Non. Lorsqu'une réservation est importée directement dans Réception, elle n'est pas connectée au gestionnaire de canaux. Comme la réservation n'a jamais été reçue par l'intermédiaire du gestionnaire de canaux, les modifications apportées via le canal ou l'agence de voyage en ligne ne seront pas synchronisées avec Réception, même si l'identifiant de réservation est identique. Pour conserver des informations de réservation exactes, modifiez la réservation manuellement dans Réception.
Puis-je utiliser des caractères spéciaux dans les noms des clients ?
Oui, vous pouvez utiliser des caractères spéciaux aussi bien dans le prénom que dans le nom de famille.