Pourquoi migrer les réservations à venir ?
Le calendrier Little Hotelier vous permet de gérer les réservations en provenance de toutes les sources de réservation. Afin de garantir l'exactitude de votre inventaire et de vos disponibilités, ajoutez toutes vos réservations à venir avant de vous connecter aux canaux de réservation en ligne (tels que Booking.com) afin d'éviter les surréservations.
Vous pouvez ajouter des réservations à venir de deux façons :
en saisissant manuellement des réservations individuelles ;
en important plusieurs réservations depuis un fichier CSV.
Remarque : avant d'ajouter des réservations, vérifiez que la valeur que vous saisissez dans la colonne Total de la chambre correspond bien à la politique sur les taxes de votre établissement. Si vos paramètres de taxes sont taxes comprises, vérifiez que votre total de chambre inclut les taxes. S'ils sont hors taxes, le total de la chambre ne doit pas inclure les taxes.
Option 1 : saisir manuellement les réservations
Ajouter une nouvelle réservation via :
Cliquez sur +Réservation.
Cliquez et faites glisser la souris sur les dates de réservation.
Cliquez sur +Créer une réservation.
Cliquez sur +Réservation.
Cliquez sur Importer des réservations.
Option 2 : importer des réservations avec un fichier CSV
Vérifiez que vous avez configuré vos types de chambre et tarifs de chambre avant d'importer des réservations.
Allez à Réception > Configuration > Importer des réservations.
Cliquez sur Télécharger le modèle de réservation dans Plus d'informations.
Cliquez sur Continuer.
Cliquez sur Modifier les paramètres du tableau pour configurer ce qui suit :
Paramètres relatifs aux dates (format des dates pour les réservations)
Informations facultatives à sélectionner
Cliquez sur Confirmer pour enregistrer les paramètres du tableau.
Ouvrez le fichier CSV et ajoutez toutes les informations nécessaires relatives aux réservations à venir.
Chaque ligne doit correspondre à une réservation.
Veiller à ce que les champs obligatoires soient remplis correctement.
Cliquez sur Importer le fichier CSV pour envoyer votre fichier.
Cliquez sur Importer le fichier CSV.
Les réservations du fichier CSV seront importées dans le tableau Importer des réservations.
Vérifiez les réservations importées dans le tableau :
Veillez à ce que toutes les informations nécessaires soient présentes.
Vérifiez la coche verte à côté de chaque réservation.
Cliquez sur Importer les réservations.
Cliquez sur Ajouter les réservations.
Une bannière verte vous indique que l'importation a bien été réalisée.
Champs facultatifs recommandés
Bien qu'ils soient facultatifs, nous vous recommandons de remplir les champs suivants :
Numéro de chambre : permet d'assurer l'attribution correcte des chambres. Si ce champ n'est pas renseigné, n'importe quelle chambre disponible du type de chambre sélectionné sera attribuée.
Devise : indiquez si vous acceptez différentes devises. La devise par défaut s'appliquera si ce champ n'est pas renseigné.
Numéro de réservation :
Si ce champ n'est pas renseigné, un numéro commençant par « LH » sera utilisé.
Pour les canaux de réservation en ligne, le numéro de réservation doit correspondre au numéro de réservation du canal de réservation, autrement les annulations ou les modifications ne seront pas synchronisées.
Évitez les doublons au niveau des numéros de réservation, sauf si vous ajoutez plusieurs chambres dans une même réservation
Réservations de groupe
Pour ajouter une réservation avec plusieurs chambres :
Saisissez une ligne distincte pour chaque chambre.
Utilisez le même numéro de réservation pour toutes les lignes.
Veillez à ce que les informations suivantes correspondent à l'ensemble des lignes :
Nom du client
Date d'arrivée
Date de départ
Date de réservation
Questions fréquentes
Dois-je fournir les coordonnées de tous les clients lors de la réservation ?
Non, vous ne devez fournir que les informations du client principal lors du processus de réservation. Vous pourrez ajouter des détails sur les clients supplémentaires une fois la réservation ajoutée.
Puis-je ajouter des réservations passées ?
Les réservations passées ne peuvent pas être ajoutées, uniquement les réservations à venir.
J'ai saisi les détails de la réservation, mais des erreurs s'affichent. Que dois-je faire ?
Des erreurs se produisent souvent si les informations saisies dans les colonnes de menu déroulant (comme Source de la réservation, Type de chambre, etc.) ne correspondent pas aux options disponibles. Vérifiez bien que vos saisies correspondent aux choix proposés dans les listes déroulantes.
Les informations de réservation seront-elles sauvegardées automatiquement ?
Oui, les données de réservation sont enregistrées automatiquement au fur et à mesure que vous les saisissez.
Puis-je saisir des prix avec des centimes ou des décimales ?
Oui, vous pouvez saisir des prix avec des virgules. Pour activer cette option, allez à Configuration > Paramètres établissement et chambres > Informations sur l'établissement > Général > Autoriser les décimales.
Comment savoir si mes réservations ont été ajoutées correctement ?
Une fois que vous avez cliqué sur le bouton « Importer (nombre) de réservations », une bannière verte s'affiche si les réservations ont bien été ajoutées. Si certaines réservations n'ont pas pu être importées, les erreurs seront mises en évidence pour vous puissiez les corriger et retenter l'importation.
Puis-je utiliser des caractères spéciaux dans les noms des clients ?
Oui, vous pouvez utiliser des caractères spéciaux dans les prénoms et les noms de famille.