Cet article explique comment créer une réservation, quels détails saisir et décrit chaque onglet inclus dans toutes les réservations. Vous pouvez créer des réservations à partir de la page Calendrier et de la page Réservations dans Réception.
Quand dois-je créer des réservations manuelles ?
Les réservations issues des OTA et de votre moteur de réservation sont ajoutées automatiquement à votre calendrier. Cependant, si un client réserve par téléphone ou par e-mail, ou s'il s'agit d'un walk-in, vous devrez créer cette réservation manuellement dans votre système de réception Little Hotelier.
Créez des réservations manuelles pour :
Les walk-ins qui demandent des réservations de dernière minute
Les contacts directs par téléphone, e-mail, site web ou réseaux sociaux
Les demandes provenant d'agences de voyage physiques (et non des OTA)
Les transferts depuis une chaîne hôtelière ou un établissement partenaire
La création d'une réservation vous permet de sélectionner et de réserver une chambre pour vos clients. Vos disponibilités seront également mises à jour automatiquement sur vos canaux connectés. S'assurer que ces réservations sont enregistrées dans votre système de réception permet d'éviter les surréservations.
Comment créer une réservation ?
Accédez à Mes applications > Réception. Il existe trois façons de créer une réservation manuellement dans Little Hotelier :
Cliquez et faites glisser directement sur le Calendrier de votre page Calendrier
Utilisez le bouton +Réservation (également sur votre page Calendrier)
Utilisez votre page Réservations
Comment créer une réservation sur ma page Calendrier ?
Il existe deux façons simples de créer manuellement une réservation sur votre page Calendrier dans Réception :
Option 1 : Via le bouton +Réservation
Dans Réception, accédez à la page Calendrier.
Cliquez sur le bouton +Réservation dans le coin supérieur droit.
Une fenêtre contextuelle Nouvelle réservation s'affichera où vous pourrez saisir les informations de la réservation dans les champs appropriés. Voir la section : Ajouter les détails de la nouvelle réservation.
Option 2 : Cliquer et faire glisser sur le Calendrier
Dans Réception, accédez à la page Calendrier.
Localisez la date d'arrivée de la nouvelle réservation.
Sur la cellule correspondant à la chambre où vous souhaitez créer cette réservation, cliquez et faites glisser vers la droite sur les jours pendant lesquels la réservation sera nécessaire.
Dans la fenêtre contextuelle Créer, cliquez sur le bouton +Réservation.
Une fenêtre contextuelle Nouvelle réservation s'affichera où vous pourrez saisir les informations de la réservation dans les champs appropriés. Voir la section : Ajouter les détails de la nouvelle réservation.
Comment créer une réservation sur ma page Réservations ?
Vous pouvez également créer des réservations à partir de la page Réservations. Suivez ces étapes :
Dans Réception, accédez à Réservations.
Cliquez sur +Créer une réservation, juste en dessous des filtres de recherche.
Une fenêtre contextuelle Nouvelle réservation s'affichera où vous pourrez saisir les informations de la réservation dans les champs appropriés. Voir la section : Ajouter les détails de la nouvelle réservation.
Ajouter les détails de la nouvelle réservation
Une fois que vous avez créé une réservation, vous devrez remplir certains champs de l'onglet Détails de la réservation. Cet onglet contient les données les plus importantes d'une réservation, notamment les informations générales sur le séjour, le client principal et le récapitulatif de paiement.
Détails généraux de la réservation
Saisissez les dates d'Arrivée et de Départ. La durée de séjour et le statut de la réservation s'affichent à droite de ces dates.
Sélectionnez le type de chambre et le tarif de chambre souhaités.
Sélectionnez un nom ou un numéro de chambre spécifique (Chambre n°) dans le menu déroulant pour attribuer une chambre physique à la réservation. Si vous laissez ce champ vide, la réservation apparaîtra comme non attribuée sur votre Calendrier, mais vos disponibilités diminueront quand même. Les champs Arrivée, Départ, Type de chambre et Chambre n° sont automatiquement remplis pour les réservations créées à partir de la page Calendrier. ⚠️ Si le menu déroulant Chambre n° est vide, vous n'avez plus de chambres disponibles pour ce type de chambre. Vérifiez les dates complètes, les fermetures de chambres ou les conflits de réservation avant de créer la réservation pour éviter les surréservations.
Sélectionnez le nombre d'Adultes, d'Enfants et de Bébés inclus dans cette réservation. ⚠️ Le nombre d'adultes doit toujours être supérieur à 0 si les paramètres du type de chambre ont l'option adultes requis sélectionnée.
Le champ Prix de la chambre affiche le prix total de la chambre, hors frais pour personne supplémentaire et remises. Si le champ tarif de chambre est rempli, le Prix de la chambre est grisé et calculé automatiquement en fonction de vos tarifs d'inventaire. Pour appliquer manuellement un tarif différent, sélectionnez l'option vide dans le champ tarif de chambre.
Le champ Personne supplémentaire affiche le prix de tous les occupants supplémentaires non inclus dans le Prix total de la chambre. Ce champ est calculé automatiquement en fonction des paramètres d'occupation du tarif de chambre. Si vous laissez le champ tarif de chambre
vide, vous devrez inclure tous les frais supplémentaires dans le Prix de la chambre.
Ajoutez une Remise, le cas échéant.
Vous pouvez ajouter d'autres chambres à une réservation en cliquant sur le bouton +Ajouter une autre chambre.
Contact principal
La section Contact principal contient les coordonnées du client principal (généralement la personne qui a effectué la réservation ou qui paie). Si plusieurs clients sont inclus, vous pouvez ajouter des clients supplémentaires dans l'onglet Clients.
Remarque : Les coordonnées du contact principal (nom et pièce d'identité) apparaissent sur la facture. Toutes les coordonnées sont stockées sur la page Clients.
Champs obligatoires :
Prénom et Nom de famille
Champs facultatifs :
E-mail et Numéro de téléphone
Adresse (la ville et le pays sont obligatoires en Allemagne)
Détails de paiement (numéro de carte, date d'expiration, nom du titulaire de la carte)
Heure d'arrivée
Informations de parrainage
Type de pièce d'identité et numéro d'identité (légalement requis dans certains endroits, y compris l'Espagne)
Consentement pour les e-mails marketing
À retenir :
Une adresse e-mail est essentielle pour envoyer les confirmations de réservation, les récapitulatifs et les factures.
Les numéros de carte de crédit sont cryptés une fois enregistrés. Seuls les utilisateurs administrateurs peuvent les consulter.
Vérifiez les lois locales concernant les exigences en matière de pièces d'identité.
La section Commentaires du client est destinée aux demandes spéciales des clients, telles que « Je préfère une chambre avec vue » ou « Merci de me donner une chambre accessible au rez-de-chaussée ». Ces commentaires apparaissent dans l'e-mail de confirmation. Pour les notes internes du personnel, utilisez l'onglet Notes.
⚠️ Évitez d'inclure des informations de carte de crédit dans les Commentaires du client ou l'onglet Notes, car le système les cryptera automatiquement s'il les détecte.
Cliquez sur Enregistrer dans le coin inférieur droit pour créer la réservation.
Une fois enregistrée, un numéro de référence de réservation (commençant par « LH ») est généré, et de nouveaux onglets deviennent disponibles : Clients, Services inclus, Articles supplémentaires, Paiements, Notes et Factures.
⚠️ Les e-mails de confirmation de réservation ne sont pas envoyés automatiquement au client pour les réservations créées manuellement. Vous devrez cliquer sur le bouton E-mail dans la réservation pour envoyer la confirmation au client manuellement.
Remarque : Vous pouvez ajouter un champ personnalisé dans la section Contact principal pour des questions supplémentaires, telles que les allergies ou les codes de fidélité des clients.
Récapitulatif de la réservation
Le Récapitulatif de la réservation dans l'onglet Détails fournit un aperçu rapide du total des frais :
Total chambre : prix total de la chambre, hors frais pour personne supplémentaire et remises
Total personne supplémentaire : prix des occupants supplémentaires non inclus dans le Total chambre
Total extras : prix de tous les extras ajoutés dans l'onglet Articles supplémentaires
Total remises : valeur saisie dans le champ Remise
Suppléments pour carte de crédit : frais supplémentaires pour certaines cartes de crédit
Total : montant total dû, incluant tous les frais, taxes et suppléments, moins les remises
Total reçu : montant déjà payé
Total impayé : montant restant à payer
Taxes en pourcentage : affichées comme « incluses » ou « total » selon vos paramètres de taxe (Configuration > Configurer les taxes > Paramètres)
Enregistrer un paiement : bouton pour enregistrer manuellement les paiements et les remboursements
Remarque :
Les différents statuts de paiement s'affichent sous forme de drapeaux colorés sur votre Calendrier.
Vous pouvez voir des Taxes à montant fixe si elles sont configurées.
Si vous utilisez Paiements Little Hotelier, vous verrez un bouton Traiter le paiement.
Si vous n'avez pas encore enregistré votre réservation, cliquez sur Enregistrer dans le coin inférieur droit.
Comment appliquer une remise à une réservation ?
Vous pouvez appliquer des remises à la réservation manuelle dans l'onglet Détails au niveau de la chambre ou par nuit. Vous ne pouvez utiliser qu'une seule méthode à la fois.
Remise au niveau de la chambre :
Cliquez sur le symbole montant/pourcentage pour choisir entre une remise en montant ou en pourcentage (%).
Saisissez la valeur de la remise.
Remise par nuit :
Cliquez sur la flèche déroulante à côté de Remise pour afficher le tarif par nuit (non visible pour les réservations d'une nuit).
Cliquez sur le symbole montant/pourcentage pour choisir entre montant ou pourcentage (%).
Saisissez la valeur de la remise.
Remarque : Différentes nuits peuvent avoir une combinaison de remises en montant et en pourcentage. Les remises en pourcentage s'appliquent au Total chambre, pas au Total de la réservation.
Qu'est-ce qui est disponible après la création d'une réservation ?
Une fois que vous avez cliqué sur Enregistrer et créé la réservation manuelle, les éléments suivants deviennent disponibles :
Numéro de référence de réservation : commence par « LH » suivi d'un numéro
Nouveaux onglets : Clients, Services inclus, Articles supplémentaires, Paiements, Notes, Factures
Nouvelles options dans l'onglet Détails : Conserver les tarifs pour les dates existantes, Durée de séjour, Statut de la réservation, bouton Ajouter des clients, bouton Imprimer, bouton E-mail