Little Hotelier vous permet de créer vos propres réservations, d’économiser de l’argent et de gérer directement la relation avec vos client·es.
Cet article explique comment créer une réservation, quelles informations saisir et à quoi correspondent les différents onglets inclus dans chaque réservation. Vous pouvez créer des réservations depuis les pages Calendrier et Réservations de la réception.
Quand dois-je créer des réservations manuelles ?
Les réservations provenant des agences de voyages en ligne (OTA) et de votre moteur de réservation sont automatiquement ajoutées à votre calendrier. Toutefois, si un·e client·e réserve par téléphone ou par e-mail, ou se présente sans réservation, vous devez créer manuellement cette réservation dans votre réception Little Hotelier.
Créez des réservations manuelles pour :
Les client·es se présentant sans réservation et demandant une réservation de dernière minute
Les réservations effectuées directement par téléphone, e-mail, site web ou réseaux sociaux
Les demandes provenant de réservations effectuées auprès d’une agence de voyages physique, mais pas auprès d’une OTA
Les transferts de client·es depuis un établissement du même groupe ou un établissement partenaire
La création d’une réservation vous permet de sélectionner une chambre et de la bloquer pour les client·es. Vos disponibilités sont également mises à jour automatiquement sur les canaux connectés. Enregistrez ces réservations dans votre réception afin de limiter les risques de surréservation.
Comment créer une réservation ?
Accédez à Mes applis > Réception. Vous pouvez créer manuellement une réservation dans Little Hotelier de 3 façons :
Cliquez directement sur le calendrier et faites glisser le curseur sur votre page Calendrier
Utilisez le bouton + Réservation, également disponible sur votre page Calendrier
Utilisez votre page Réservations
Comment créer une réservation depuis ma page Calendrier ?
Vous pouvez créer manuellement une réservation depuis votre page Calendrier dans la réception de 2 façons :
Option 1 : utiliser le bouton + Réservation
Dans la réception, accédez à la page Calendrier.
Cliquez sur le bouton + Réservation en haut à droite.
Une fenêtre contextuelle Nouvelle réservation s’affiche. Saisissez les informations de la réservation dans les champs correspondants. Consultez la section Ajouter les informations d’une nouvelle réservation.
Option 2 : cliquer sur le calendrier et faire glisser le curseur
Dans la réception, accédez à la page Calendrier.
Repérez la date d’arrivée de la nouvelle réservation.
Dans la cellule correspondant à la chambre souhaitée, cliquez et faites glisser le curseur vers la droite sur les jours concernés par la réservation.
Dans la fenêtre contextuelle Créer, cliquez sur le bouton + Réservation.
Une fenêtre contextuelle Nouvelle réservation s’affiche. Saisissez les informations de la réservation dans les champs correspondants. Consultez la section Ajouter les informations d’une nouvelle réservation.
Comment créer une réservation depuis ma page Réservations ?
Vous pouvez également créer des réservations depuis la page Réservations :
Dans la réception, accédez à Réservations.
Cliquez sur + Créer une réservation, juste sous les filtres de recherche.
Une fenêtre contextuelle Nouvelle réservation s’affiche. Saisissez les informations de la réservation dans les champs correspondants. Consultez la section Ajouter les informations d’une nouvelle réservation.
Ajouter les informations d’une nouvelle réservation
Après avoir créé une réservation, vous devez remplir certains champs dans l’onglet Détails. Cet onglet contient les informations essentielles de la réservation, notamment les informations générales du séjour, les coordonnées du contact principal et le récapitulatif des paiements.
Informations générales de la réservation
Saisissez les dates d’Arrivée et de Départ. La durée du séjour et le statut de la réservation s’affichent à droite de ces dates.
Sélectionnez le type de chambre et le tarif de chambre souhaités.
Sélectionnez le nom ou le numéro d’une chambre spécifique dans le menu déroulant Chambre afin d’attribuer une chambre physique à la réservation. Si vous laissez ce champ vide, la réservation apparaîtra comme non attribuée dans votre calendrier, mais vos disponibilités diminueront tout de même. Pour les réservations créées depuis la page Calendrier, les champs Arrivée, Départ, Type de chambre et Chambre sont automatiquement renseignés.
⚠️ Si le menu déroulant Chambre est vide, cela signifie qu’il ne reste plus de chambre disponible pour ce type de chambre. Vérifiez que les dates ne sont pas complètes, qu’aucune chambre n’est fermée et qu’il n’y a pas de conflit de réservation avant de créer la réservation, afin d’éviter toute surréservation.
Sélectionnez le nombre d’Adultes, d’Enfants et de Bébés compris dans la réservation.
⚠️ Le nombre d’adultes doit toujours être supérieur à 0 si l’option indiquant que des adultes sont obligatoires est sélectionnée dans les paramètres du type de chambre.
Le champ Prix de la chambre affiche le prix total de la chambre, hors frais pour personne supplémentaire et remises. Si un tarif de chambre est sélectionné, le champ Prix de la chambre est grisé et calculé automatiquement à partir des tarifs de votre inventaire. Pour saisir un autre tarif manuellement, sélectionnez l’option vide dans le champ du tarif de chambre.
Le champ Personne supplémentaire affiche le prix correspondant aux occupant·es supplémentaires non compris dans le prix total de la chambre. Ce montant est calculé automatiquement en fonction des paramètres d’occupation du tarif de chambre. Si vous laissez le champ du tarif de chambre vide, vous devez inclure les éventuels frais supplémentaires dans le champ Prix de la chambre.
Ajoutez une remise, si nécessaire.
Pour ajouter d’autres chambres à la réservation, cliquez sur + Ajouter une autre chambre.
Contact principal
La section Contact principal contient les informations du ou de la client·e principal·e, généralement la personne qui a effectué la réservation ou qui la règle. Si plusieurs client·es sont inclus·es dans la réservation, vous pouvez ajouter les autres personnes dans l’onglet Client·es.
Remarque : les coordonnées du contact principal, ainsi que son document d’identité, apparaissent sur la facture. Toutes les coordonnées sont enregistrées sur la page Client·es.
Champs obligatoires :
Champs facultatifs :
Adresse e-mail et numéro de téléphone
Adresse — la ville et le pays sont obligatoires en Allemagne
Informations de paiement — numéro de carte, date d’expiration et nom du titulaire
Heure d’arrivée
Informations sur la provenance du client
Type et numéro du document d’identité — légalement requis dans certains pays, notamment en Espagne
Consentement à recevoir des e-mails marketing
À retenir :
Une adresse e-mail est indispensable pour envoyer les confirmations, les récapitulatifs et les factures de réservation.
Les numéros de carte bancaire sont chiffrés une fois enregistrés. Seules les personnes administratrices peuvent les consulter.
Vérifiez les obligations légales locales concernant les documents d’identité.
La section Commentaires du client permet d’indiquer les demandes particulières des client·es, par exemple : « Je préfère une chambre avec vue » ou « Merci de me réserver une chambre accessible au rez-de-chaussée ». Ces commentaires apparaissent dans l’e-mail de confirmation. Pour ajouter des notes destinées à l’équipe de l’établissement, utilisez l’onglet Notes.
⚠️ N’ajoutez pas d’informations de carte bancaire dans les sections Commentaires du client ou Notes. Le système les chiffrera automatiquement s’il en détecte.
Cliquez sur Enregistrer en bas à droite pour créer la réservation.
Une fois la réservation enregistrée, un numéro de confirmation commençant par « LH » est généré. De nouveaux onglets deviennent alors disponibles : Client·es, Services inclus, Extras, Paiements, Notes et Factures.
⚠️ Les e-mails de confirmation ne sont pas envoyés automatiquement pour les réservations créées manuellement. Cliquez sur le bouton E-mail dans la réservation pour envoyer manuellement la confirmation au ou à la client·e.
Remarque : vous pouvez ajouter un champ personnalisé dans la section Contact principal pour poser des questions supplémentaires, par exemple sur les allergies ou le numéro de fidélité du ou de la client·e.
Récapitulatif de réservation
Le Récapitulatif de réservation, disponible dans l’onglet Détails, fournit une vue d’ensemble des frais :
Total de la chambre : prix total de la chambre, hors frais pour personne supplémentaire et remises
Total des personnes supplémentaires : prix correspondant aux occupant·es supplémentaires non compris dans le total de la chambre
Total des extras : prix de tous les extras ajoutés dans l’onglet Extras
Total des remises : montant saisi dans le champ Remise
Suppléments pour carte de crédit : frais supplémentaires appliqués à certaines cartes bancaires
Total : montant total dû, incluant tous les frais, taxes et suppléments, après déduction des remises
Total reçu : montant déjà payé
Total restant dû : montant restant à payer
Taxes en pourcentage : affichées comme « incluses » ou « total », selon vos paramètres de taxe (Configuration > Configurer les taxes > Paramètres)
Enregistrer un paiement : bouton permettant d’enregistrer manuellement les paiements et les remboursements
Remarque :
Les différents statuts de paiement s’affichent sous forme de drapeaux colorés dans votre calendrier.
Des taxes à montant fixe peuvent également s’afficher si elles sont configurées.
Si vous utilisez les Paiements Little Hotelier, le bouton Traiter le paiement s’affiche.
Si vous n’avez pas encore enregistré la réservation, cliquez sur Enregistrer en bas à droite.
Comment appliquer une remise à une réservation ?
Vous pouvez appliquer une remise à une réservation manuelle depuis l’onglet Détails, au niveau de la chambre ou par nuit. Vous ne pouvez utiliser qu’une seule de ces méthodes à la fois.
Remise au niveau de la chambre :
Cliquez sur le symbole de montant/pourcentage pour choisir entre une remise en montant ou en pourcentage (%).
Saisissez le montant ou le pourcentage de la remise.
Remise par nuit :
Cliquez sur la flèche située à côté de Remise pour afficher le prix par nuit. Cette option n’est pas visible pour les réservations d’une seule nuit.
Cliquez sur le symbole de montant/pourcentage pour choisir entre une remise en montant ou en pourcentage (%).
Saisissez le montant ou le pourcentage de la remise.
Remarque : différentes nuits peuvent combiner des remises en montant et en pourcentage. Les remises en pourcentage s’appliquent au Total de la chambre, et non au Total de la réservation.
Quelles options sont disponibles après la création d’une réservation ?
Après avoir cliqué sur Enregistrer et créé la réservation manuelle, les éléments suivants sont disponibles :
Numéro de confirmation : commence par « LH », suivi d’un numéro
Nouveaux onglets : Client·es, Services inclus, Extras, Paiements, Notes et Factures
Nouvelles options dans l’onglet Détails : Conserver les tarifs pour les dates existantes, Durée du séjour, Statut de la réservation, bouton Ajouter des client·es, bouton Imprimer et bouton E-mail
Comment dupliquer une réservation ?
Vous pouvez dupliquer une ancienne réservation, y compris une réservation provenant d’un canal de réservation (OTA), afin de réserver rapidement un nouveau séjour pour un·e client·e habituel·le sans saisir à nouveau ses informations. La nouvelle réservation conserve les informations relatives au ou à la client·e, à la chambre, au tarif et aux notes. Vous pouvez modifier les dates ou tout autre champ avant de l’enregistrer.
Pour dupliquer une réservation :
Ouvrez la réservation que vous souhaitez dupliquer.
En bas à gauche des détails de la réservation, cliquez sur Dupliquer la réservation.
Sélectionnez les dates d’arrivée et de départ de la nouvelle réservation.
Choisissez les informations à conserver : contact principal, paiements, client·es, services inclus, extras et notes.
Cliquez sur Dupliquer.
Cliquez sur Accéder à la nouvelle réservation pour l’ouvrir et la modifier.
La nouvelle réservation possède son propre identifiant de réservation. La mention Dupliquée depuis apparaît sous Informations client, avec un lien vers la réservation d’origine afin de faciliter le suivi.
Remarque :
Les informations de carte bancaire ne sont pas copiées dans la réservation dupliquée, pour des raisons de sécurité. Les disponibilités et les tarifs sont vérifiés à nouveau pour les nouvelles dates. La chambre, le tarif ou les extras d’origine peuvent donc ne plus être disponibles. Les extras sont conservés uniquement s’ils existent toujours et sont disponibles pour les nouvelles dates, au tarif actuellement en vigueur.
Les services inclus dépendent des dates dans Little Hotelier. Ceux de la réservation dupliquée sont donc déterminés à partir des nouvelles dates, et non copiés depuis la réservation d’origine.
Vous devez utiliser la version pour ordinateur de Little Hotelier pour dupliquer une réservation.
Si vous dupliquez une réservation provenant d’un canal de réservation (OTA), la réservation dupliquée devient une réservation directe Little Hotelier. La réservation d’origine provenant du canal reste inchangée et la réservation dupliquée n’est pas renvoyée au canal.