Pour les hôteliers qui n'ont pas de système de réception ou de moteur de réservation directe, la création de réservations peut être complexe. Les clients doivent généralement réserver par l'intermédiaire d'une agence de voyages en ligne (OTA), ce qui engendre des frais de commission pour les hôteliers et peut les amener à perdre des clients au profit d'offres concurrentes. Little Hotelier vous permet de créer vos propres réservations, d'économiser de l'argent et de gérer la relation client.
Cet article explique comment créer une réservation ainsi que les informations que vous devez saisir, et fournit une description des onglets que comporte chaque réservation.
💡 Vous pouvez créer des réservations à partir de la page Calendrier et de la page Réservations.
Quand dois-je créer des réservations manuellement ?
Votre solution Little Hotelier étant connectée aux OTA (également appelées canaux) et à un moteur de réservation directe, la plupart des nouvelles réservations seront créées et ajoutées à votre calendrier automatiquement. Toutefois, si un client décide de faire une réservation directement par téléphone ou par e-mail, vous devrez créer cette réservation manuellement dans votre système de réception Little Hotelier.
La création d'une réservation vous permet de sélectionner et de réserver une chambre pour vos clients. Vos disponibilités seront également mises à jour automatiquement sur vos canaux connectés. En veillant à ce que ces réservations soient enregistrées dans votre système de réception, vous éviterez ainsi tout risque de surréservation.
➕ Dans certains cas, il se peut que vous deviez créer une réservation manuellement :
Lorsqu'un client arrive sans réservation et demande si une chambre est disponible à la dernière minute.
Lorsque les clients vous contactent directement par téléphone, par e-mail, sur votre site web ou même sur vos pages de réseaux sociaux.
Si vous avez des accords avec des agences de voyages physiques (et non des OTA) : il se peut qu'elles vous contactent pour réserver une chambre pour l'un de leurs clients.
Si vous faites partie d'une chaîne hôtelière ou si vous avez des accords avec d'autres établissements et qu'ils doivent reloger leurs clients en raison d'une surréservation.
💡 Saviez-vous qu'il existe une application mobile Little Hotelier ?
Comment créer une réservation ?
Vous pouvez créer une réservation manuellement dans Little Hotelier de trois façons différentes :
Sur votre page Calendrier, en cliquant et faisant glisser directement sur le calendrier.
À partir du bouton +Réservation (également sur votre page Calendrier).
À partir de votre page Réservations.
Comment créer une réservation sur ma page Calendrier ?
Vous pouvez créer une réservation manuellement sur votre page Calendrier de deux façons :
À partir du bouton +Réservation :
Accédez à la page Calendrier.
Cliquez sur le bouton +Réservation dans le coin supérieur droit.
Dans la fenêtre contextuelle Nouvelle réservation qui s'affiche, saisissez les informations relatives à la réservation dans les champs nécessaires. Consultez la section « Ajouter des informations sur la nouvelle réservation » pour plus d'informations.
En cliquant et faisant glisser sur le calendrier :
Accédez à la page Calendrier.
Localisez la date d'arrivée de la nouvelle réservation.
Cliquez sur la cellule correspondant à la chambre dans laquelle vous souhaitez créer cette réservation et faites-la glisser vers la droite sur la plage de dates concernée.
Dans la fenêtre contextuelle Créer une nouvelle, cliquez sur le bouton +Réservation.
Dans la fenêtre contextuelle Nouvelle réservation qui s'affiche, saisissez les informations relatives à la réservation dans les champs nécessaires. Consultez la section « Ajouter des informations sur la nouvelle réservation » pour plus d'informations.
Comment créer une réservation sur ma page Réservations ?
Vous pouvez également créer des réservations à partir de la page Réservations. Il vous suffit de suivre ces étapes :
Accédez à Réservations.
Cliquez sur +Créer une réservation, juste en dessous des filtres de recherche.
Dans la fenêtre contextuelle Nouvelle réservation qui s'affiche, saisissez les informations relatives à la réservation dans les champs nécessaires. Consultez la section « Ajouter des informations sur la nouvelle réservation » pour plus d'informations.
Ajouter des informations sur la nouvelle réservation
Une fois que vous avez créé une réservation, vous devez renseigner certains champs de l'onglet Détails de la réservation. Cet onglet contient les données les plus importantes d'une réservation, notamment des informations générales sur le séjour, les informations relatives au client principal et le récapitulatif de paiement.
Informations générales sur la réservation
Saisissez les dates d'arrivée et de départ.
💡 La durée du séjour et le statut de réservation se trouvent à droite de ces dates.
Sélectionnez le type de chambre et le plan tarifaire que vous souhaitez.
Sélectionnez un nom ou un numéro de chambre spécifique dans la liste déroulante pour attribuer une chambre physique à la réservation (et savoir quelle clé remettre lors de l'arrivée).
💡 Si vous laissez ce champ vide, la réservation apparaîtra comme non attribuée sur votre calendrier, mais vos disponibilités diminueront tout de même.
⚠️ Si aucun numéro de chambre ne peut être sélectionné dans le menu déroulant, cela signifie qu'aucune chambre de ce type n'est disponible. Cela peut être dû aux raisons suivantes :
Vos réservations ont besoin d'être réorganisées.
Votre type de chambre est entièrement réservé.
Toutes les chambres physiques de ce type sont fermées.
Dans tous les cas, assurez-vous de vérifier pourquoi aucune chambre physique n'est disponible dans la liste déroulante avant de générer la réservation, afin d'éviter toute surréservation.
💡 Les champs Date d'arrivée, Date de départ, Type de chambre et Numéro de chambre sont automatiquement renseignés pour les réservations créées à partir de la page Calendrier.
Sélectionnez le nombre d'adultes, d'enfants et de bébés inclus dans cette réservation.
⚠️ Le nombre d'adultes doit toujours être supérieur à 0 si l'option « Présence d'adultes obligatoire » est sélectionnée dans les paramètres du type de chambre.
Le champ Prix de la chambre affiche le prix total de la chambre, à l'exclusion des frais pour personne supplémentaire et des remises que vous pourriez appliquer. Si le champ Plan tarifaire a été renseigné, le prix de la chambre est grisé.
⚠️ Le prix de la chambre est automatiquement renseigné en fonction du tarif actuellement affiché dans votre inventaire pour le plan tarifaire et les dates sélectionnés.
💡 Pour appliquer manuellement un autre tarif, sélectionnez l'option vide dans le champ Plan tarifaire afin de modifier le Prix de la chambre.
Le champ Personne supplémentaire affiche le prix total pour tous les occupants supplémentaires non inclus dans le prix total de la chambre.
⚠️ Le champ Personne supplémentaire est automatiquement renseigné en fonction de l'option Nombre d'occupants définie dans le plan tarifaire sélectionné. Si vous laissez le champ Plan tarifaire vide, le champ Personne supplémentaire ne peut pas être modifié. Dans ce cas, vous devez inclure les frais supplémentaires dans le prix de la chambre.
➕ Supposons que vous disposiez d'une chambre double. Le tarif standard comprenant deux adultes est de 100 pour ce plan tarifaire. Les enfants supplémentaires sont facturés à 20 chacun. Si vous faites une réservation pour 2 adultes et 2 enfants, le champ Prix de la chambre affiche 100, et le champ Personne supplémentaire affiche 40. Aucun de ces deux champs ne peut être modifié tant qu'un plan tarifaire est sélectionné.
Réduction, le cas échéant. Vous pouvez offrir à vos clients une remise spéciale qui apparaîtra sur leur facture.
💡 Pour en savoir plus sur l'application d'une remise, veuillez consulter la section ci-dessous : Comment appliquer une remise sur une réservation ?
Vous pouvez ajouter d'autres chambres à une réservation en cliquant sur le bouton +Ajouter une autre chambre situé sous le champ Remise. Dans ce cas, vous pouvez remplir tous les champs, comme expliqué à l'étape 2 de la section Informations générales sur la réservation.
Contact principal
Juste en dessous des informations générales sur la réservation, dans l'onglet Détails, se trouve une section appelée Informations du contact principal. Le contact principal est le client principal d'une réservation, généralement la personne qui a fait la réservation ou celle qui paie.
Si plusieurs clients sont inclus dans la réservation, vous pouvez ajouter des clients supplémentaires dans l'onglet Clients de la fenêtre de réservation.
⚠️ Les informations du contact principal (nom et document d'identité) figureront sur la facture.
💡Les informations du contact principal et des autres clients seront stockées sur la page Clients de votre solution Little Hotelier.
Les informations ci-dessous sur le contact principal sont obligatoires :
Le prénom et le nom
D'autres informations sur le contact principal peuvent être nécessaires pour enregistrer une réservation :
Les coordonnées : l'adresse e-mail et le numéro de téléphone
L'adresse (les champs Ville et Pays sont obligatoires en Allemagne)
Les informations de paiement : vous pouvez ajouter les données de carte de crédit de vos clients, y compris le numéro de la carte, sa date d'expiration (MM/AAAA) et le nom du titulaire de la carte.
💡 Une adresse e-mail est essentielle pour envoyer aux clients leur confirmation de réservation, leur récapitulatif de réservation, leurs factures, etc.
💡 Une fois les informations de paiement et la réservation enregistrés, le numéro de carte de crédit sera chiffré. Seuls les administrateurs pourront le consulter.L'heure d'arrivée
La source de la réservation
💡 Il est toujours utile de demander aux clients comment ils ont découvert votre établissement.Le type de document d'identité et le numéro du document d'identité sont légalement requis à certains endroits.
⚠️ Veuillez vérifier si la législation locale exige que vous demandiez ces informations à vos clients. En Espagne, les hôteliers doivent exécuter et exporter des rapports de police contenant les informations du document d'identité des clients ainsi que d'autres informations.
Le consentement à recevoir des e-mails à des fins de marketing : il se peut que vous deviez demander le consentement des clients avant de leur envoyer des e-mails à caractère marketing, conformément aux lois sur la protection des données. Si cette option n'est pas disponible, vous devrez peut-être activer la fonctionnalité de consentement au RGPD dans vos paramètres d'affichage client.
La section Commentaires du client vous permet d'ajouter des commentaires ou de noter les demandes spéciales des clients. Par exemple, « Je préfère une chambre avec vue » ou « Veuillez me donner une chambre accessible au rez-de-chaussée ou près d'un ascenseur ».
💡 Les commentaires ajoutés ici figureront dans l'e-mail de confirmation envoyé au client. Si vous souhaitez ajouter des commentaires visibles uniquement par votre personnel, vous pouvez le faire dans l'onglet Remarques une fois qu'une réservation a été créée.
⚠️ Veuillez éviter de saisir des données de carte de crédit dans la zone Commentaires du client ou l'onglet Remarques, car le système les chiffrera automatiquement si elles sont détectées.
Vous pouvez ensuite enregistrer votre réservation. Pour ce faire, cliquez sur Enregistrer dans le coin inférieur droit.
➕ Une fois votre réservation enregistrée, un numéro de référence de réservation est généré. Les réservations manuelles et celles effectuées par le biais de votre moteur de réservation directe auront toujours une référence de réservation (également appelée numéro de réservation) commençant par les lettres « LH », suivies d'un numéro. De nouveaux onglets seront également disponibles dans la réservation, notamment les onglets Clients, Inclusions, Eléments supplémentaires, Paiements, Remarques et Factures.
💡 Saviez-vous que vous pouvez ajouter un champ personnalisé dans la section Contact principal ? Celui-ci peut notamment vous servir à poser une question à vos clients qui n'aurait pas été abordée dans les autres champs. Par exemple, il peut être utilisé pour vous informer des allergies des clients ou pour saisir un code de fidélité.
Récapitulatif de la réservation
Dans l'onglet Détails, lors de la création ou de la modification d'une réservation, vous trouverez le récapitulatif de la réservation qui vous donne un aperçu rapide du total des frais de la réservation. Vous trouverez ci-dessous une explication détaillée de chaque élément du récapitulatif de la réservation :
Total de la chambre : il s'agit du prix total de la chambre, à l'exclusion des frais pour personne supplémentaire et des remises que vous pourriez appliquer.
Total pour personne supplémentaire : il s'agit du prix pour tous les occupants supplémentaires (adultes, enfants et bébés) non inclus dans le prix total de la chambre.
Total des suppléments : il s'agit du prix de tous les suppléments ajoutés dans l'onglet Eléments supplémentaires de cette réservation.
Total réduction : indique la valeur saisie dans le champ Remise.
Suppléments pour carte de crédit : il s'agit des frais supplémentaires que vous pouvez facturer aux clients qui paient avec certaines cartes de crédit.
Total : il s'agit du total général dû par le client, y compris les frais supplémentaires, les taxes et les suppléments, moins les remises éventuelles.
Total reçu : il s'agit du montant déjà payé par un client. Le total reçu est modifié chaque fois que vous traitez ou enregistrez un paiement.
💡 Vous pouvez configurer des arrhes à payer par les clients au moment de la réservation.
Total dû : il s'agit du montant restant entre le total et le total reçu. Le total dû à payer indique tout montant toujours en attente de paiement par votre client. Le total dû est modifié lorsque vous traitez ou enregistrez un paiement.
💡 Les différents statuts de paiement seront indiqués par des drapeaux de couleurs différentes sur votre page Calendrier, selon que les réservations sont entièrement payées ou présentent un montant dû. Pour en savoir plus, veuillez consulter la page Aperçu du calendrier.
Impôts inclus en pourcentage / Total des taxes en pourcentage : il s'agit du montant total des taxes incluses dans la réservation. Ce montant peut s'afficher de deux manières différentes dans le récapitulatif de la réservation, selon la configuration des taxes :
Si l'option Affichez les tarifs des chambres avec taxes et frais est cochée dans Configuration > Configurer les taxes > Paramètres, les taxes incluses en pourcentage s'affichent sous Total dû dans le récapitulatif de la réservation.
Si l'option Affichez les tarifs des chambres avec taxes et frais est décochée dans Configuration > Configurer les taxes > Paramètres, le total des taxes en pourcentage s'affiche sous Suppléments pour carte de crédit dans le récapitulatif de la réservation.
💡 Vous pourrez également voir des taxes au montant fixe dans le récapitulatif de réservation si vous avez configuré une taxe de ce type.
Enregistrer le paiement : ce bouton vous permet d'enregistrer manuellement tout paiement et remboursement.
💡 Si vous utilisez Paiements Little Hotelier (notre passerelle de paiement), vous verrez un bouton supplémentaire intitulé Traiter le paiement.
Si vous n'avez pas enregistré votre réservation, veuillez cliquer sur Enregistrer dans le coin inférieur droit pour le faire.
Comment appliquer une remise sur une réservation ?
Les remises peuvent être appliquées dans l'onglet Détails de chaque réservation. Vous pouvez choisir d'appliquer une remise au niveau de la chambre ou par nuit.
⚠️ Vous ne pouvez sélectionner qu'une seule façon d'appliquer la remise.
Pour appliquer une remise au niveau de la chambre :
Choisissez si vous souhaitez appliquer un montant ou un pourcentage de remise.
Saisissez la valeur de la remise.
Pour appliquer une remise par nuit :
Cliquez sur la flèche à côté de Remise. Les tarifs par nuit s'affichent alors.
⚠️ La flèche n'est pas visible pour les réservations d'une seule nuit.Choisissez si vous souhaitez appliquer un montant ou un pourcentage de remise.
Saisissez la valeur de la remise.
💡 Différentes nuits peuvent présenter différents montants et pourcentages de remise.
➕ Lorsque vous appliquez un pourcentage de remise, il s'agit d'une remise sur le total de la chambre, et non sur le total de la réservation.
Ma réservation est créée, quelles sont les nouvelles options qui s'affichent ?
Une fois que vous avez cliqué sur Enregistrer, votre nouvelle réservation est créée. De nouvelles informations et options apparaissent alors dans la fenêtre de réservation :
Un numéro de référence de réservation (ou numéro de réservation) est généré et affiché en haut de la fenêtre de réservation. Les réservations manuelles et celles effectuées par le biais de votre moteur de réservation directe commenceront toujours par « LH », suivi d'un numéro.
À côté de l'onglet Détails s'affichent de nouveaux onglets où vous pouvez saisir les informations supplémentaires suivantes :
Clients
Inclusions
Eléments supplémentaires
Paiements
Remarques
Factures
De nouvelles options et de nouveaux boutons s'affichent également dans l'onglet Détails :
Maintenir les tarifs pour les dates existantes
Durée du séjour
Statut de la réservation
Bouton Ajouter des clients
Bouton Imprimer
Bouton Envoyer par email