Téléchargez des réservations dans Little Hotelier avec l'outil Importer des réservations, utile pour la migration de réservations d'une autre plateforme. C'est une étape importante dans la configuration de Little Hotelier, car la disponibilité de toutes vos chambres est directement affectée par le nombre de réservations que vous avez dans Little Hotelier.
Remarque importante
Pour accéder à l'outil d'importation des réservations, allez à Configuration > Paramètres établissement et chambres > Importer des réservations.
Ajouter les réservations à Little Hotelier garantit l'exactitude des disponibilités/de l'inventaire de vos chambres lorsque vous finaliserez l'activation de Little Hotelier avec vos agences de voyages en ligne (OTA)/canaux en ligne.
Un inventaire exact évite le risque de surréservation à votre établissement.
Vous devez inclure TOUTES les réservations existantes confirmées pour des dates à venir, y compris les arrivées sans réservation, les réservations par téléphone et celles des OTA.
Cette tâche n'est à accomplir qu'une seule fois, avant d'activer Little Hotelier.
Votre spécialiste intégration vous proposera des webinaires expliquant comment télécharger plusieurs réservations à la fois. Nous vous recommandons de les consulter au moment d'ajouter des réservations à Little Hotelier.
Un modèle de feuille de calcul vous sera également fourni pour vous faciliter la tâche. Vous pouvez télécharger votre exemplaire du modèle de réservation ici.
Raisons d'ajouter des réservations futures à Little Hotelier
Les réservations dans Little Hotelier régissent la disponibilité de l'ensemble de vos chambres. Une fois activé, Little Hotelier se connecte à vos OTA/canaux en ligne et devient votre source unique de gestion d'inventaire. Vos disponibilités doivent être correctes avant la connexion de Little Hotelier à vos OTA/canaux en ligne. Il est donc important que toutes vos réservations futures soient ajoutées à Little Hotelier pour que nous puissions distribuer un inventaire exact et que votre établissement évite les surréservations. Vous avez la possibilité de créer manuellement une réservation unique ou d'ajouter plusieurs réservations simultanément avec notre outil de téléchargement de réservation et notre modèle de feuille de calcul, comme expliqué dans cet article. Nous recommandons l'ajout simultané de plusieurs réservations, qui vous fait gagner en efficacité et en rapidité.
Ajouter plusieurs réservations futures à Little Hotelier
Étape 1 : préparez-vous avant de commencer
Assurez-vous d'avoir configuré des types et des tarifs de chambres pour votre établissement.
Ajoutez toutes les informations de réservation dans le modèle de réservation fourni par votre spécialiste intégration. Remarque : vous trouverez également le modèle de réservation ici. Aux étapes suivantes, vous copierez les réservations ajoutées au modèle et les collerez dans la grille Ajouter plusieurs réservations de l'outil de téléchargement, ce qui vous permettra de toutes les importer simultanément sans créer manuellement les réservations une à une.
Toutes les réservations à venir doivent être ajoutées. Pour éviter d'en oublier, vérifiez toutes vos réservations futures, qu'elles aient été effectuées par téléphone, par e-mail, via les réseaux sociaux ou les OTA/canaux en ligne.
Étape 2 : ouvrez l'outil Ajouter plusieurs réservations
Allez à Configuration > Paramètres établissement et chambres > Importer des réservations.
Cliquez sur Continuer pour ouvrir la grille Ajouter plusieurs réservations, où vous ajouterez vos réservations.
Si vous voyez un message indiquant que vous devez configurer des types de chambre et des plans tarifaires pour votre établissement, reportez-vous au premier point de l'étape 1 (« préparez-vous avant de commencer »).
Étape 3 : ajoutez des informations facultatives à la grille (si nécessaire)
Une fois que vous cliquez sur Continuer, la grille Ajouter plusieurs réservations s'ouvre et une nouvelle fenêtre vous permet de sélectionner des informations facultatives pouvant être ajoutées à la grille. Le cas échéant, sélectionnez les informations facultatives souhaitées.
Une fois les informations facultatives souhaitées sélectionnées, cliquez sur Enregistrer. Les informations choisies apparaîtront sous forme de colonnes dans la grille. Remarque : la grille ne comportera pas de colonne pour les informations facultatives non sélectionnées. Donc assurez-vous que le modèle préparé à l'étape 1 (« préparez-vous avant de commencer »), à partir duquel vous copierez vos réservations, a les mêmes colonnes que la grille Little Hotelier.
Remarque :
C'est dans la grille que vous saisirez ou copierez vos réservations. Les informations facultatives se présentent sous forme de colonnes que vous pouvez afficher ou masquer selon les détails que vous souhaitez inclure dans vos réservations.
Les informations facultatives sont : source de la réservation, numéro de réservation, adresse e-mail, numéro de téléphone, adresse postale, nombre d'enfants/bébés, date de réservation, numéro de chambre, total des arrhes, total du paiement, devise et remarques.
Pour plus d'informations sur chaque colonne, cliquez sur l'icône ? ou lisez la partie sur les colonnes de la grille de l'Étape 4 « ajoutez les données de réservation à la grille » dans cet article.
Vous pouvez afficher ou masquer les informations facultatives à tout moment en cliquant sur le bouton Sélectionner des informations en haut à droite.
Si vous masquez une information facultative alors que vous aviez déjà saisi des données dans sa colonne, ces données sont supprimées.
Étape 4 : ajoutez les données de réservation à la grille
Ajoutez vos données de réservation à la grille en les saisissant dans chaque cellule ou en faisant un copier-coller de plusieurs lignes du modèle préparé à l'étape 1 « préparez-vous avant de commencer ». (En haut de la grille figure un exemple du type de données à saisir dans chaque colonne.)
Pour chaque ligne, assurez-vous d'avoir bien saisi les données dans tous les champs obligatoires (c'est-à-dire les champs ne portant pas la mention Facultatif). Une coche verte s'affiche à côté d'une ligne lorsque toutes les données nécessaires ont été saisies.
Vérifiez que toutes les lignes possèdent une coche verte.
Vous trouverez ci-dessous la liste des colonnes/informations à saisir avec leur description ainsi que leur statut obligatoire ou facultatif.
Prénom | Obligatoire | Saisissez le prénom du client principal qui a réservé et qui effectuera le séjour. (Vous pouvez ajouter d'autres clients à la chambre une fois la réservation téléchargée.) |
Nom | Obligatoire | Saisissez le nom du client qui a réservé et qui effectuera le séjour. (Vous pouvez ajouter d'autres clients à la chambre une fois la réservation téléchargée.) |
Adultes | Obligatoire | Saisissez le nombre total d'adultes séjournant dans le cadre de cette réservation (ce nombre inclut le client principal). |
Date d'arrivée | Obligatoire | Indiquez la date d'arrivée du client en la sélectionnant sur le calendrier ou en la saisissant au format JJ-MM-AAAA. |
Date de départ | Obligatoire | Indiquez la date de départ du client en la sélectionnant sur le calendrier ou en la saisissant au format JJ-MM-AAAA. |
Type de chambre | Obligatoire | Sélectionnez le type de chambre de la réservation et assurez-vous qu'il est identique à celui utilisé dans votre compte Little Hotelier, par exemple « Chambre double standard ». |
Total chambre | Obligatoire | Saisissez le prix total de la chambre de la réservation, par exemple 120,99. (Le symbole de la devise n'est pas obligatoire.) |
Provenance de la réservation | Facultatif | OTA/canal en ligne d'où vient la réservation. Choisissez dans la liste ou laissez le champ vide si réservation par téléphone/e-mail. |
Numéro de réservation | Facultatif | Saisissez le numéro associé à cette réservation. Il est fourni par l'OTA/le canal de réservation (ex. 123456789). |
Numéro de chambre | Facultatif | Sélectionnez une des chambres créées dans Little Hotelier pour le type de chambre choisi pour cette réservation. |
Remarques | Facultatif | Toute information supplémentaire sur la réservation (ex. régime alimentaire ou demandes particulières). Ce champ ne doit pas être utilisé pour enregistrer les informations de carte de crédit. |
Date de réservation | Facultatif | Saisissez la date à laquelle la réservation a été effectuée. Sélectionnez-la sur le calendrier ou saisissez-la au format JJ-MM-AAAA. |
Plan tarifaire | Facultatif | Sélectionnez le plan tarifaire auquel la réservation est associée. Les données collées doivent correspondre exactement au nom du plan tarifaire dans votre compte Little Hotelier (par exemple « Chambre uniquement »). |
Arrhes versées | Facultatif | Si des arrhes ont été payées, saisissez leur montant total (par exemple 50). Le symbole de la devise n'est pas nécessaire. |
Paiements effectués | Facultatif | Saisissez le montant total déjà payé par le client, par exemple 70. Le symbole de la devise n'est pas nécessaire. Ce montant ne doit pas comprendre les arrhes versées. |
Devise | Facultatif | Sélectionnez la devise qui sera utilisée pour les paiements de cette réservation si elle est différente de la devise que vous avez choisie dans les paramètres de Little Hotelier. |
Remarque :
Les colonnes de la grille comportent les informations de la réservation, avec chaque ligne correspondant à une réservation qui peut être téléchargée.
Tout comme avec Microsoft Excel et Google Sheets, vous pouvez copier, coller et modifier les données de la grille.
Vous pouvez copier, coller et supprimer plusieurs cellules à la fois.
Sélectionnez plusieurs cellules en cliquant dessus et en faisant glisser votre curseur dessus.
Si vous avez beaucoup de réservations à télécharger, nous conseillons de procéder par lots. Ainsi, d'éventuelles erreurs seront plus faciles à corriger.
Champs facultatifs recommandés
Même si les champs ci-après ne sont pas obligatoires, nous vous conseillons d'y saisir des données.
Numéro de chambre : si ce champ est vide, la réservation est attribuée à toute chambre disponible correspondant au type de chambre sélectionné. Donc si vous souhaitez attribuer une chambre spécifique à la réservation, ajoutez son numéro de chambre à ce champ.
Devise : si ce champ est vide, la devise par défaut de votre établissement s'applique. Donc ajoutez les données pertinentes si vous vendez des chambres dans différentes devises.
Numéro de réservation et Provenance de la réservation : si le champ Numéro de réservation est vide, la réservation se voit attribuer un nouvel identifiant commençant par « LH ». Pour les réservations via un canal, le numéro de réservation doit correspondre au numéro de réservation du canal, sinon les annulations et modifications ne se synchronisent pas. Vous pouvez soit sélectionner Provenance de la réservation (champ facultatif), auquel cas le numéro de réservation du canal est automatiquement saisi dans le champ Numéro de réservation, soit saisir le numéro de réservation manuellement. (Remarque : certains canaux ne prennent pas en charge la synchronisation des annulations et modifications.)
N'utilisez pas le même numéro de réservation pour plusieurs lignes de données (sauf si vous téléchargez une réservation de plusieurs chambres) : cela entraînerait le téléchargement de plusieurs lignes sous une réservation unique et écraserait des données importantes.
Réservations pour plusieurs chambres
Pour télécharger une réservation de plusieurs chambres, saisissez une ligne distincte pour chaque chambre de la réservation et utilisez le même numéro de réservation pour toutes ces lignes. Ainsi, quand les lignes seront téléchargées, elles seront fusionnées en une même réservation de plusieurs chambres. Les données suivantes doivent être identiques pour toutes ces lignes : Nom du client, Date d'arrivée, Date de départ et Date de réservation. Si ces données sont différentes, certaines des valeurs seront écrasées lors du téléchargement et de la fusion en une seule réservation.
Étape 5 : corrigez les erreurs dans les données
Si un message d'erreur apparaît après la saisie de vos données dans la grille, corrigez-les avant de continuer. Voir ci-dessous quand et comment s'affichent ces messages.
Si un champ obligatoire est laissé vide, un point d'interrogation gris s'affiche à côté de la ligne où se trouve le champ en question.
Les erreurs liées à des champs spécifiques sont surlignées en rouge et un point d'interrogation gris s'affiche à côté de la ligne où elles se situent. Passez le curseur sur un champ rouge pour afficher son message d'erreur et corriger les données.
Les erreurs concernant une ou plusieurs lignes de données entières sont surlignées en rouge et accompagnées d'un point d'exclamation rouge. Passez le curseur sur le point d'exclamation pour afficher le message d'erreur, puis corrigez les données sur toutes les lignes.
Lorsque vous corrigez des erreurs, il vaut mieux garder les points suivants à l'esprit.
La date d'arrivée ne peut être passée. Seules les réservations actuelles et futures peuvent être téléchargées.
La date d'arrivée doit tomber avant la date de départ.
Le nom du type de chambre doit correspondre à celui utilisé dans Little Hotelier. (Mais pas d'inquiétude, vous pouvez sélectionner un type de chambre existant facilement dans le menu déroulant.)
De même, le nom du plan tarifaire doit correspondre à celui utilisé dans Little Hotelier (et les plans tarifaires existants peuvent être sélectionnés dans le menu déroulant).
Pour éviter les surréservations, deux lignes portant le même type et numéro de chambre ne peuvent avoir des dates d'arrivée et de départ qui se chevauchent. Par exemple, la même chambre ne peut être réservée du 1er au 3 janvier et aussi du 2 au 3 janvier. Si vous essayez de le faire, ce message s'affiche : « Les informations de la réservation sont identiques à celles d'une autre ligne. Apportez les changements nécessaires et réessayez ».
Étape 6 : téléchargez les réservations
Suivez les étapes suivantes pour terminer le téléchargement de vos réservations.
Vérifiez que toutes les lignes de données sont accompagnées d'une coche verte.
Cliquez sur Importer x réservation(s) (en haut à droite). Remarque : le bouton Importer x réservation(s) en haut à droite affiche le nombre de lignes contenant des données valides. Seules les lignes accompagnées d'une coche verte sont importées ; ce sont donc celles-ci qui sont décomptées.
Assurez-vous que toutes les données sont correctes. La fenêtre contextuelle « Terminer et ajouter cette réservation ? » apparaît vous demandant de vérifier que toutes les réservations ont été correctement ajoutées, cliquez sur Continuer et ajouter.
Le téléchargement commence, avec un des résultats suivants.
S'il a réussi : les réservations saisies ont été ajoutées à Little Hotelier et s'affichent désormais sur vos pages Calendrier et Réservations.
S'il a échoué : les réservations n'ont pas pu être importées en raison d'erreurs. Suivez les instructions de l'étape précédente (Étape 5 : corrigez les erreurs dans les données) pour résoudre le problème, puis cliquez à nouveau sur Importer x réservation(s).
Les lignes accompagnées d'un point d'interrogation gris ou d'un point d'exclamation rouge ne sont pas téléchargées ; cependant, elles restent dans la grille pour votre prochaine visite.
Questions fréquentes
Comment procéder pour ajouter des réservations de groupe ?
Lorsque plusieurs types de chambre sont réservés sous le même numéro de réservation, chacun doit figurer sur une ligne distincte.
Comment ajouter plusieurs noms de clients pour un type de chambre lors de la saisie d'une réservation ?
Lors de l'importation des réservations, saisissez le nom du client qui a effectué la réservation : il s'agit du client principal. Vous pouvez ajouter manuellement des clients supplémentaires une fois la réservation importée.
Puis-je ajouter une réservation dont les dates d'arrivée et de départ sont passées ?
Seules les disponibilités futures sont transmises à vos agences de réservation en ligne (OTA) et canaux en ligne, car les dates passées ne peuvent plus être réservées. Par conséquent, l'outil Ajouter plusieurs réservations n'accepte que les réservations dont la date de départ est à venir.
J'ai copié et collé des données dans l'outil Ajouter plusieurs réservations, mais il affiche toujours des erreurs. Pourquoi ?
Les erreurs apparaissent le plus souvent dans les colonnes à menu déroulant, notamment Provenance de la réservation, Type de chambre, Tarif de chambre, Numéro de chambre et Devise. Les valeurs copiées à partir d'une source externe doivent correspondre exactement.
Toutes les informations seront-elles perdues si je me déconnecte ?
Ne craignez pas de perdre les saisies effectuées : l'outil Ajouter plusieurs réservations enregistre votre travail au fur et à mesure. Vous pouvez donc vous déconnecter sans problème et reprendre là où vous aviez arrêté.
L'outil n'accepte pas les prix comportant une décimale (virgule). Pourquoi ?
Vous devez vous assurer que Little Hotelier accepte les chiffres après la virgule. Ce paramètre se trouve dans Configuration > Paramètres établissement et chambres > Informations sur l'établissement > Général > Options de la réception > Autoriser les décimales.
Comment m'assurer que mes réservations ont été ajoutées correctement à Little Hotelier ?
Une fois que vous avez cliqué sur Importer x réservation(s), ouvrez l'outil Ajouter plusieurs réservations pour vérifier si les réservations ont bien été ajoutées. Un message de confirmation s'affichera pour vous indiquer combien de réservations ont été importées. En cas d'échec d'importation d'une ou plusieurs réservations, les erreurs correspondantes seront mises en évidence pour que vous puissiez les corriger et recommencer l'importation.
Le nom de certains clients contient des caractères spéciaux. Little Hotelier les accepte-t-il ?
Little Hotelier accepte tous les caractères spéciaux contenus dans les prénoms et noms de famille de vos clients.