⚠️ Important :

Pour modifier une réservation :

⚠️ Toutes les modifications effectuées dans l'onglet Détails apparaîtront sur la facture de la réservation.

L'onglet Détails contient les informations les plus importantes de la réservation : détails du séjour, informations sur le client principal et récapitulatif des paiements. Vous pouvez modifier les informations suivantes dans cet onglet :

Pour modifier les dates :

💡 Le champ Durée du séjour se met à jour automatiquement lorsque vous modifiez les dates.

Comprendre l'option « Conserver les tarifs pour les dates existantes »

Cette case à cocher détermine si la réservation conserve sa tarification d'origine ou applique les prix actuels de votre inventaire.

Lorsque l'option « Conserver les tarifs pour les dates existantes » est cochée (par défaut) :

Lorsque l'option « Conserver les tarifs pour les dates existantes » n'est PAS cochée :

⚠️ Avertissement : Décocher cette option peut modifier le prix de la réservation. Confirmez toujours les changements de prix avec votre client au préalable afin d'éviter tout litige.

Exemple : Prolongation d'un séjour

Votre inventaire affiche 100 EUR/nuit pour les 21 et 22 avril.

Un client réserve une nuit (21 avril) pour 100 EUR.

Vous modifiez le prix de votre inventaire pour le 21 avril à 150 EUR.

Le client appelle pour ajouter une nuit (22 avril).

Exemple : Modification de toutes les dates

Un client réserve le 21 avril pour 100 EUR.

Le client demande à décaler son arrivée au 23 avril (prix de l'inventaire : 200 EUR).

L'option « Conserver les tarifs pour les dates existantes » ne s'applique pas, car aucune date d'origine ne subsiste. Le système traite la réservation comme nouvelle = 200 EUR au total.

💡 Conseil : Pour conserver le prix d'origine lors d'un changement de toutes les dates, laissez le champ Plan tarifaire vide et saisissez manuellement le prix dans le champ Chambre.

Pour modifier le type de chambre d'une réservation :

⚠️ Vous devez sélectionner un plan tarifaire lorsque vous modifiez le type de chambre.

Supprimer le plan tarifaire – Prix personnalisé / Modifier le prix pour cette réservation uniquement

⚠️ Vous pouvez uniquement définir un prix personnalisé pour les réservations sans rendez-vous, créées manuellement ou issues de l'Extranet. Pour les modifications de prix sur d'autres types de réservations : les réservations OTA/canal doivent être modifiées directement via le canal. Les réservations effectuées via Réservation directe doivent être modifiées dans Réservation directe.

Pour définir un prix personnalisé pour une seule réservation sans modifier votre plan tarifaire :

⚠️ Laisser le champ Plan tarifaire vide rend le champ Personne supplémentaire non modifiable. Dans ce cas, vous devrez ajouter les frais supplémentaires au prix de la chambre.

Passer à un autre plan tarifaire

Utilisez cette option pour passer cette réservation à un autre plan tarifaire (par exemple, de Standard à Non remboursable).

💡 Si vous ne décochez pas l'option « Conserver les tarifs pour les dates existantes », la réservation conservera son prix d'origine même avec le nouveau plan tarifaire.

Mettre à jour les prix actuels de votre inventaire

Utilisez cette option lorsque vous avez modifié vos prix sur la page Inventaire et souhaitez appliquer ces nouveaux prix à une réservation existante.

⚠️ Cette action modifiera le prix de la réservation pour correspondre à votre inventaire actuel. Confirmez toujours les changements de prix avec votre client au préalable afin d'éviter tout litige.

💡 Reportez-vous aux exemples de l'option « Conserver les tarifs pour les dates existantes » ci-dessous pour comprendre son fonctionnement.

Numéro de chambre (N° de chambre) : vous pouvez modifier l'attribution de chambre pour cette réservation.

Pour ajouter des chambres supplémentaires :

💡 Vous pouvez réserver plusieurs types de chambres pour les mêmes dates, à condition qu'elles soient disponibles.

Pour supprimer une chambre :

Vous pouvez modifier les coordonnées à tout moment.

Informations importantes sur les noms figurant sur les factures :

Ce qui apparaît dans les commentaires des clients :

Remarque :

Ajoutez les informations pertinentes concernant le client principal et les clients accompagnateurs.

Ajoutez les informations sur les clients pour :

💡 Les établissements en Espagne doivent produire un rapport quotidien incluant l'identifiant du client et d'autres informations. ​

Pour ajouter un client :

💡 Cliquez sur + Remplir automatiquement avec les coordonnées du contact principal pour copier les informations du contact principal vers un nouveau client.

Pour ajouter des informations supplémentaires :

Par défaut :

Cela est utile lorsque le contact principal n'est pas le client séjournant (par exemple, un fils qui réserve pour ses parents).

Pour modifier le nom affiché :

Pour supprimer un client :

L'onglet Inclusions affiche les inclusions par nuit issues du plan tarifaire sélectionné pour cette réservation.

Cas où vous verrez des inclusions :

💡 Les inclusions se mettent à jour automatiquement lorsque vous modifiez le plan tarifaire. Vous ne pouvez pas les modifier manuellement dans une réservation.

💡 La modification du plan tarifaire d'une réservation entraîne la modification des inclusions.

Pour ajouter ou modifier des inclusions :

Ajoutez des extras que vos clients souhaitent acheter ou sont susceptibles de consommer pendant leur séjour. ​

Pour ajouter un extra :

💡 Le menu déroulant affiche les extras créés au niveau de l'établissement. Pour créer ou modifier des extras, consultez : Créer, modifier ou supprimer des extras.

💡 Vous pouvez ajouter plusieurs extras en cliquant plusieurs fois sur + Ajouter un nouveau. ​

Pour les articles uniques ne figurant pas dans votre liste d'extras :

Exemple : Consommations du mini-bar

Votre client a consommé trois boissons du mini-bar à 5 EUR chacune :

⚠️ L'extra « Autre » n'inclut pas de taxes, sauf si vous avez créé une taxe applicable à « Tout ». En savoir plus : Créer et gérer les taxes et frais de service. ​

Pour supprimer un extra :

Il existe deux façons de gérer les paiements :

Si vous n'utilisez PAS Paiements Little Hotelier :

⚠️ L'enregistrement d'un paiement ne traite pas le paiement. Il indique uniquement que vous l'avez reçu.

Si vous utilisez Paiements Little Hotelier :

💡 Avec les acomptes configurés et une passerelle de paiement, les acomptes sont traités automatiquement au moment de la réservation.

Pour les autres passerelles de paiement : Si votre passerelle permet le traitement depuis Little Hotelier, la procédure est identique à celle décrite ci-dessus.

Dans Little Hotelier, un « acompte » désigne tout paiement effectué au moment de la réservation (et pas seulement un paiement partiel).

💡 Vous pouvez configurer un acompte correspondant au montant total pour les tarifs non remboursables.

💡 Avec les acomptes configurés, les réservations issues de votre moteur de réservation directe et des canaux avec paiement dû à la réservation apparaissent automatiquement dans l'onglet Paiements. ​

Utilisez l'onglet Notes pour les informations visibles uniquement par vous et votre personnel.

Exemples :

💡 Pour les notes visibles par les clients, utilisez la section Commentaires des clients dans l'onglet Détails. Elles apparaissent sur les e-mails de confirmation. ​

L'onglet Factures contient toutes les factures générées pour une réservation.

Bonne pratique : Finalisez tous les détails de la réservation avant de créer une facture.

⚠️ Si vous modifiez les détails de la réservation après avoir généré une facture, le système vous en avertit et propose de la mettre à jour. La mise à jour crée un nouveau numéro de facture et invalide les numéros de facture précédents.