⚠️ Important :

Pour modifier une réservation :

⚠️ Toutes les modifications que vous apportez dans l'onglet Détails apparaîtront sur la facture de la réservation.

L'onglet Détails contient les informations les plus importantes de la réservation : les détails du séjour, les informations du contact principal et le récapitulatif du paiement. Vous pouvez modifier les informations suivantes dans cet onglet :

Pour modifier les dates :

💡 Le champ Durée du séjour se met à jour automatiquement lorsque vous modifiez les dates.

Comprendre l'option « Conserver les tarifs pour les dates existantes »

Cette case à cocher détermine si la réservation conserve son prix d'origine ou applique les prix actuels de votre inventaire.

Lorsque « Conserver les tarifs pour les dates existantes » est coché (par défaut) :

Lorsque « Conserver les tarifs pour les dates existantes » n'est PAS coché :

⚠️ Attention : décocher cette option peut modifier le prix de la réservation. Confirmez toujours les modifications de prix avec votre client au préalable pour éviter tout litige.

Exemple : Prolongation d'un séjour

Votre inventaire affiche 100 €/nuit pour les 21 et 22 avril.

Un client réserve une nuit (21 avril) pour 100 €.

Vous modifiez votre prix d'inventaire pour le 21 avril à 150 €.

Le client appelle pour ajouter une nuit supplémentaire (22 avril).

Exemple : Modification de toutes les dates

Un client réserve le 21 avril pour 100 €.

Le client souhaite décaler son arrivée au 23 avril (prix d'inventaire : 200 €).

La case « Conserver les tarifs pour les dates existantes » ne s'applique pas, car aucune date d'origine ne subsiste. Le système traite cela comme une nouvelle réservation = 200 € au total.

💡 Conseil : pour conserver le prix d'origine lors d'un changement complet de dates, laissez le champ Plan tarifaire vide et saisissez manuellement le prix dans le champ Chambre.

Pour modifier le type de chambre d'une réservation :

⚠️ Vous devez sélectionner un plan tarifaire lorsque vous modifiez le type de chambre.

Supprimer le plan tarifaire – Prix personnalisé / Modifier le prix pour cette réservation uniquement

⚠️ Vous pouvez uniquement définir un prix personnalisé pour les réservations en walk-in, créées manuellement ou provenant de l'Extranet. Pour les modifications de prix sur d'autres types de réservations : les réservations OTA/canal doivent être modifiées directement via le canal. Les réservations Réservation directe doivent être modifiées dans la Réservation directe.

Pour définir un prix personnalisé pour une seule réservation sans modifier votre plan tarifaire :

⚠️ Laisser le champ Plan tarifaire vide rend le champ Personne supplémentaire non modifiable. Dans ce cas, vous devrez ajouter les frais supplémentaires au prix de la chambre.

Passer à un autre plan tarifaire

Utilisez cette option pour basculer cette réservation vers un autre plan tarifaire (par exemple, de Standard à Non remboursable).

💡 Si vous ne décochez pas « Conserver les tarifs pour les dates existantes », la réservation conservera son prix d'origine même avec le nouveau plan tarifaire.

Mettre à jour vos prix d'inventaire actuels

Utilisez cette option si vous avez modifié vos prix sur la page Inventaire et souhaitez appliquer ces nouveaux prix à cette réservation existante.

⚠️ Cela modifiera le prix de la réservation pour le faire correspondre à votre inventaire actuel. Confirmez toujours les modifications de prix avec votre client au préalable pour éviter tout litige.

💡 Consultez les exemples « Conserver les tarifs pour les dates existantes » ci-dessous pour mieux comprendre le fonctionnement.

Numéro de chambre (N° de chambre) : vous pouvez modifier l'attribution de chambre pour cette réservation.

Pour ajouter des chambres supplémentaires :

💡 Vous pouvez réserver plusieurs types de chambres pour les mêmes dates, à condition qu'ils soient disponibles.

Pour supprimer une chambre :

Vous pouvez modifier les coordonnées à tout moment.

Informations importantes concernant les noms sur les factures :

Ce qui apparaît dans les commentaires du client :

Remarque :

Ajoutez les informations pertinentes du client principal et des clients accompagnateurs.

Ajoutez les informations des clients pour :

💡 Les établissements en Espagne doivent produire un rapport quotidien comprenant l'identifiant du client et d'autres informations.

Pour ajouter un client :

💡 Cliquez sur +Remplissage automatique du contact principal pour copier les coordonnées du contact principal vers un nouveau client.

Pour ajouter des informations supplémentaires :

Par défaut :

Cela est utile lorsque le contact principal n'est pas le client séjournant (par exemple, un fils qui réserve pour ses parents).

Pour modifier le nom affiché :

Pour supprimer un client :

L'onglet Inclusions affiche toutes les inclusions par nuit issues du plan tarifaire sélectionné pour cette réservation.

Dans quels cas les inclusions sont affichées :

💡 Les inclusions se mettent à jour automatiquement lorsque vous modifiez le plan tarifaire. Vous ne pouvez pas les modifier manuellement dans une réservation.

💡 Modifier le plan tarifaire d'une réservation modifie les inclusions.

Pour ajouter ou modifier des inclusions :

Ajoutez des suppléments que vos clients peuvent acheter ou consommer durant leur séjour.

Pour ajouter un supplément :

💡 Le menu déroulant affiche les suppléments créés au niveau de l'établissement. Pour créer ou modifier des suppléments : Créer, modifier ou supprimer des suppléments.

💡 Vous pouvez ajouter plusieurs suppléments en cliquant plusieurs fois sur + Ajouter.

Pour des articles spécifiques ne figurant pas dans votre liste de suppléments :

Exemple : Consommation du minibar

Votre client a consommé trois boissons du minibar à 5 € chacune :

⚠️ Le supplément « Autre » n'inclut pas de taxes, sauf si vous avez créé une taxe appliquée à « Tout ». En savoir plus : Créer et gérer les taxes et les frais de service.

Pour supprimer un supplément :

Il existe deux façons de gérer les paiements :

Si vous N'utilisez PAS Little Hotelier Payments :

⚠️ L'enregistrement d'un paiement ne traite pas le paiement. Il indique uniquement que vous l'avez reçu.

Si vous utilisez Little Hotelier Payments :

💡 Avec des acomptes configurés et une passerelle de paiement, les acomptes sont traités automatiquement au moment de la réservation.

Pour les autres passerelles de paiement : si votre passerelle permet le traitement depuis Little Hotelier, la procédure est identique à celle décrite ci-dessus.

Dans Little Hotelier, un « acompte » correspond à tout paiement effectué au moment de la réservation (pas seulement un paiement partiel).

💡 Vous pouvez configurer un acompte correspondant au montant total pour les tarifs non remboursables.

💡 Avec des acomptes configurés, les réservations provenant de votre moteur de réservation directe et des canaux avec paiement dû à la réservation apparaissent automatiquement dans l'onglet Paiements.

Utilisez l'onglet Notes pour les informations visibles uniquement par vous et votre équipe.

Exemples :

💡 Pour les notes visibles par les clients, utilisez la section Commentaires du client dans l'onglet Détails. Elles apparaissent sur les e-mails de confirmation.

L'onglet Factures contient toutes les factures générées pour une réservation.

Bonne pratique : finalisez tous les détails de la réservation avant de créer une facture.

⚠️ Si vous modifiez des détails de réservation après avoir généré une facture, le système vous en avertit et propose de la mettre à jour. Une mise à jour crée un nouveau numéro de facture et annule les numéros de facture précédents.