Comment puis-je gérer une réservation avec plusieurs chambres ?
Little Hotelier vous permet de créer facilement des réservations incluant plus d'une chambre.
Voici quelques points à prendre en compte :
Si une réservation comprend plusieurs chambres, il n'est pas possible de modifier séparément les dates de séjour de chaque chambre, car toute modification des dates affectera toutes les chambres de la réservation. Si vous souhaitez ajuster les dates de séjour pour chaque chambre individuellement, vous devrez scinder la réservation en créant des réservations distinctes.
Si vous avez besoin d'une facture distincte pour une chambre dans une réservation à plusieurs chambres, vous devrez également scinder la réservation. Si vous avez besoin d'une facture distincte pour une chambre dans une réservation à plusieurs chambres, vous devrez également scinder la réservation.
Comment puis-je ajouter une chambre à une réservation ?
Pour ajouter une chambre à une réservation, veuillez suivre les étapes ci-dessous :
Recherchez la réservation à laquelle vous souhaitez ajouter une nouvelle chambre.
Ouvrez la réservation et assurez-vous d'être sur l'onglet Détails.
Cliquez sur le bouton +Ajouter une chambre situé au-dessus du récapitulatif de réservation.
Renseignez tous les champs pertinents et n'oubliez pas d'appuyer sur Enregistrer :
Type de chambre
Plan tarifaire
N° de chambre
Adultes
Enfants
Nourrissons
Remise
Remarque : Vous ne pouvez ajouter que des types de chambres créés avant la réservation. Les types de chambres créés après la réservation ne peuvent pas être ajoutés aux réservations existantes.
Après avoir ajouté une nouvelle chambre à la réservation
Si vous consultez votre page Calendrier, vous verrez que la nouvelle chambre ajoutée semble être occupée par ce qui ressemble à une nouvelle réservation. Ce bloc n'est pas une nouvelle réservation, mais la réservation originale. Vous pouvez l'ouvrir et constater qu'elle partage le même identifiant unique que la réservation d'origine, entre autres informations.
💡 Vous pouvez considérer ces réservations comme des « jumelles », car elles partagent le même identifiant et toute modification apportée à l'une d'elles entraîne automatiquement la même modification dans l'autre. Par exemple :
Vous avez une réservation avec la Chambre 1 et la Chambre 2.
Vous double-cliquez sur la réservation depuis la Chambre 1 et changez son statut de Confirmée à Enregistrée.
La réservation « jumelle » assignée à la Chambre 2 s'affichera automatiquement comme Enregistrée également.
Comment ajouter des clients différents à chaque chambre d'une réservation à plusieurs chambres ?
Maintenant que vous avez attribué plusieurs chambres à la même réservation, vous souhaiterez peut-être aussi associer chaque client à sa chambre correspondante :
Recherchez la réservation et ouvrez-la.
Passez de l'onglet Détails à l'onglet Clients de votre réservation.
Les chambres ajoutées dans l'onglet Détails s'affichent. Cliquez simplement sur +Ajouter un nouveau client à droite de chaque chambre.
Renseignez toutes les informations requises sur le client.
Comment traiter un départ anticipé pour une réservation walk-in ou créée manuellement ?
Un départ anticipé se produit lorsqu'un client quitte l'établissement avant sa date de départ initiale. Vous pouvez mettre à jour la réservation pour réduire la durée du séjour et remettre la chambre en vente.
⚠️ Ce processus recalcule automatiquement le tarif journalier en fonction des nouvelles dates et apparaîtra sur la facture de réservation. Cette procédure s'applique uniquement aux réservations walk-in ou créées manuellement. Pour les réservations OTA (agence de voyage en ligne), contactez directement le canal pour effectuer toute modification.
Avant de commencer, confirmez le montant total définitif de la chambre convenu avec le client.
Pour traiter un départ anticipé pour une réservation walk-in ou créée manuellement :
Ouvrez la réservation dans la Réception (Front Desk).
Dans le champ Départ, sélectionnez la nouvelle date de départ.
Dans le champ Tarif de chambre, cliquez sur le nom du plan tarifaire et sélectionnez l'option vide en haut de la liste déroulante.
Dans le champ Chambre, saisissez le montant total définitif convenu pour la chambre.
Cliquez sur Enregistrer.
💡 Laisser le champ Tarif de chambre vide vous permet de saisir un prix personnalisé sans modifier votre plan tarifaire.
Scinder une réservation
Quelle est la différence entre une réservation à plusieurs chambres et une réservation qui doit être scindée ?
La principale différence est qu'une réservation scindée se comportera comme deux réservations distinctes, avec des identifiants différents et des factures séparées. En revanche, une réservation à plusieurs chambres se comporte comme une seule réservation, avec un seul identifiant et une seule facture possible.
⚠️ À noter :
Si vous scindez une réservation, vous devrez gérer deux réservations de manière indépendante.
Si vous avez une réservation à plusieurs chambres, sachez que vous ne pouvez pas gérer chaque chambre séparément.
Dans quelles situations dois-je scinder une réservation ?
Il peut être plus pratique de scinder une réservation dans les cas suivants :
Aucune disponibilité pour la même chambre sur des nuits consécutives. Cela se produit lorsqu'il n'y a pas de disponibilité pour une chambre spécifique pour l'intégralité du séjour, mais que deux chambres différentes sont disponibles pour les dates choisies. Ce type de réservation nécessite que le client change de chambre en cours de séjour. 💡 Par exemple : votre chambre individuelle est réservée du 19 au 20. Un client souhaite séjourner du 15 au 20 dans votre chambre individuelle. La chambre individuelle n'est pas disponible pour la nuit du 19, mais une chambre double est disponible cette nuit-là. Vous pouvez suggérer au client de séjourner dans la chambre individuelle les premières nuits et dans la chambre double la dernière nuit (sans frais supplémentaires, si vous le décidez).
Sur demande du client. Le client peut souhaiter séjourner dans deux types de chambres différents. ➕ Votre client peut avoir besoin de travailler les premiers jours et n'avoir besoin que d'une chambre très simple, mais être en vacances vers la fin de son séjour et préférer une chambre plus spacieuse avec vue.
Les dates de séjour de chaque chambre sont différentes. Si une réservation comprend plusieurs chambres, vos clients peuvent avoir des durées de séjour différentes. Certains souhaitent peut-être rester plus longtemps que d'autres, ce qui signifie que chaque chambre a une durée de séjour différente.
Si vous avez besoin d'une facture par chambre. Il ne peut y avoir qu'une seule facture valide par réservation. Si votre client demande deux factures pour la même réservation, vous devrez la scinder afin que chaque réservation ait sa propre facture.
Comment scinder une réservation ?
Pour scinder une réservation, vous devrez retirer la chambre qui doit être séparée de la réservation d'origine. Pour retirer une chambre d'une réservation, procédez comme suit :
Recherchez et ouvrez la réservation.
Accédez à l'onglet Détails.
Cliquez sur le X rouge qui apparaît à droite du type de chambre lorsque vous survolez la barre du type de chambre.
Une fois la chambre retirée, vous pouvez créer une nouvelle réservation uniquement pour cette chambre.
⚠️ Si la réservation d'origine contenait plusieurs chambres avec des dates de séjour différentes, vous devrez supprimer chacune des chambres supplémentaires et créer des réservations individuelles pour toutes.
Mon client souhaite que la réservation soit au nom d'une entreprise
Si un client est en voyage d'affaires, il peut demander que sa facture de réservation soit établie au nom de son entreprise. Little Hotelier ne propose pas d'option permettant de distinguer une personne physique d'une entreprise, mais peut tout de même faire apparaître le nom de l'entreprise sur la facture du client. Suivez ces étapes simples :
Recherchez et ouvrez la réservation.
Ajoutez le nom de l'entreprise sous l'onglet Détails > section Contact principal. Par exemple, si l'entreprise s'appelle Little Hotelier BnB, vous pouvez la saisir comme suit :
Prénom : Little Hotelier
Nom : BnB 💡 La facture n'affichera pas les mots « prénom » ou « nom » ; elle indiquera simplement : Little Hotelier BnB.
Ajoutez le numéro de TVA de l'entreprise dans le champ Numéro d'identification de l'onglet Détails de la réservation. 💡 Vous pouvez saisir « N° TVA : 123456 » dans ce champ, et cette information apparaîtra juste en dessous du nom de l'entreprise sur la facture.
Si nécessaire, vous pouvez ajouter des informations d'adresse supplémentaires de l'entreprise sous Organisation.
⚠️ En plus de renseigner les coordonnées du contact principal avec les informations de l'entreprise, nous vous recommandons d'ajouter les coordonnées de vos clients dans l'onglet Clients de la réservation.
Pourquoi les coordonnées du client sont-elles manquantes dans la réservation ?
Les coordonnées peuvent être absentes d'une réservation si la réservation a été effectuée via une plateforme tierce qui ne transmet pas les coordonnées complètes, si le client n'a pas fourni ses coordonnées lors de la réservation, ou si un problème technique est survenu lors de la transmission de la réservation depuis le canal.
Si les coordonnées du client sont manquantes, contactez directement le canal pour les obtenir.