Comment gérer une réservation comprenant plusieurs chambres ?
Little Hotelier vous permet de créer facilement des réservations comprenant plusieurs chambres.
Voici quelques points à prendre en compte :
Lorsqu’une réservation comprend plusieurs chambres, vous ne pouvez pas modifier les dates de séjour de chaque chambre séparément. Toute modification des dates de séjour s’applique à l’ensemble des chambres de la réservation. Si vous devez ajuster les dates de séjour de chaque chambre individuellement, vous devrez scinder la réservation en créant des réservations distinctes.
Si vous avez besoin d’une facture distincte pour une chambre d’une réservation comprenant plusieurs chambres, vous devrez également scinder la réservation.
Comment ajouter une chambre à une réservation ?
Pour ajouter une chambre à une réservation, procédez comme suit :
Recherchez la réservation à laquelle vous souhaitez ajouter une chambre.
Ouvrez la réservation et vérifiez que vous êtes bien dans l’onglet Détails.
Cliquez sur le bouton + Ajouter une autre chambre, situé au-dessus du Récapitulatif de réservation.
Renseignez tous les champs pertinents, puis cliquez sur Enregistrer :
Type de chambre
Plan tarifaire
Numéro de chambre (#)
Adultes
Enfants
Bébés
Remise
Remarque : vous pouvez uniquement ajouter des types de chambre créés avant la réservation. Les types de chambre créés après la réservation ne peuvent pas être ajoutés aux réservations existantes.
Après l’ajout d’une chambre à la réservation
Sur la page Calendrier, vous verrez que la nouvelle chambre ajoutée semble être occupée par une nouvelle réservation. Il ne s’agit pas d’une nouvelle réservation, mais de la réservation d’origine. Vous pouvez l’ouvrir et constater qu’elle possède le même identifiant unique que la réservation d’origine, entre autres informations communes.
💡 Vous pouvez considérer ces réservations comme des « réservations jumelles », car elles partagent le même identifiant. Toute modification apportée à l’une d’elles est automatiquement répercutée sur l’autre. Par exemple :
Vous avez une réservation comprenant la chambre 1 et la chambre 2.
Vous double-cliquez sur la réservation de la chambre 1 et faites passer son statut de Confirmée à Arrivée enregistrée.
La « réservation jumelle » attribuée à la chambre 2 affiche automatiquement le statut Arrivée enregistrée.
Comment ajouter des personnes différentes dans chaque chambre d’une réservation comprenant plusieurs chambres ?
Une fois plusieurs chambres associées à la même réservation, vous pouvez ajouter chaque personne à la chambre correspondante :
Recherchez la réservation et ouvrez-la.
Passez de l’onglet Détails à l’onglet Clients de la réservation.
Les chambres ajoutées dans l’onglet Détails s’affichent. Cliquez simplement sur + Ajouter une nouvelle personne à droite de chaque chambre.
Renseignez toutes les informations requises concernant les personnes.
Comment traiter un départ anticipé pour une réservation sans réservation préalable ou créée manuellement ?
Un départ anticipé a lieu lorsqu’une personne quitte l’établissement avant la date de départ initialement prévue. Vous pouvez alors raccourcir le séjour dans la réservation et rendre la chambre disponible à la vente.
⚠️ Cette procédure recalcule automatiquement le tarif journalier en fonction des nouvelles dates, et le nouveau tarif apparaîtra sur la facture de la réservation. Vous pouvez uniquement effectuer cette opération pour les réservations sans réservation préalable ou créées manuellement. Pour les réservations provenant d’une agence de voyage en ligne (OTA), contactez directement le canal concerné pour effectuer toute modification.
Avant de commencer, confirmez le montant total final de la chambre convenu avec la personne.
Pour traiter un départ anticipé concernant une réservation sans réservation préalable ou créée manuellement :
Ouvrez la réservation dans le Système de réception.
Dans le champ Départ, sélectionnez la nouvelle date de départ.
Dans le champ Tarif de chambre, cliquez sur le nom du tarif, puis sélectionnez l’option vide en haut de la liste déroulante.
Dans le champ Chambre, saisissez le montant total final convenu pour la chambre.
Cliquez sur Enregistrer.
💡 En laissant le champ Tarif de chambre vide, vous pouvez saisir un prix personnalisé sans modifier votre plan tarifaire.
Scinder une réservation
Quelle est la différence entre une réservation comprenant plusieurs chambres et une réservation qui doit être scindée ?
La principale différence est qu’une réservation scindée fonctionne comme 2 réservations distinctes, avec des identifiants différents et des factures séparées. À l’inverse, une réservation comprenant plusieurs chambres fonctionne comme une seule réservation, avec un seul identifiant et une seule facture possible.
⚠️ Tenez compte des points suivants :
Si vous scindez une réservation, vous devrez gérer les 2 réservations séparément.
Si une réservation comprend plusieurs chambres, vous ne pouvez pas gérer chaque chambre séparément.
Dans quels cas dois-je scinder une réservation ?
Il peut être préférable de scinder une réservation dans les situations suivantes :
La même chambre n’est pas disponible pour des nuits consécutives.
Cela se produit lorsqu’une chambre donnée n’est pas disponible pendant toute la durée du séjour, mais que 2 chambres différentes sont disponibles pour les dates choisies. La personne devra alors changer de chambre à mi-séjour.
💡 Exemple : votre chambre individuelle est réservée du 19 au 20. Une personne souhaite séjourner dans votre établissement du 15 au 20 dans une chambre simple. La chambre individuelle n’est pas disponible pour la nuit du 19, mais une chambre double est disponible cette nuit-là. Vous pouvez lui proposer de séjourner dans la chambre simple pendant les premières nuits, puis dans la chambre double la dernière nuit, sans frais supplémentaires si vous le souhaitez.
À la demande de la personne.
La personne peut souhaiter séjourner dans 2 types de chambre différents.
➕ Elle peut avoir besoin de travailler pendant les premiers jours et préférer une chambre très basique, puis être en vacances pour la fin de son séjour et choisir une chambre plus spacieuse avec vue.
Les dates de séjour sont différentes pour chaque chambre.
Lorsqu’une réservation comprend plusieurs chambres, les personnes peuvent séjourner dans des chambres différentes. Certaines peuvent donc souhaiter rester plus longtemps que d’autres, ce qui implique une durée de séjour différente pour chaque chambre.
Vous avez besoin d’une facture pour chaque chambre.
Une réservation ne peut pas avoir plus d’une facture valide. Si la personne a besoin de 2 factures pour une même réservation, vous devrez la scinder afin que chaque réservation possède sa propre facture.
Comment scinder une réservation ?
Pour scinder une réservation, vous devez retirer la chambre à séparer de la réservation d’origine. Pour retirer une chambre d’une réservation, procédez comme suit :
Recherchez la réservation et ouvrez-la.
Accédez à l’onglet Détails.
Placez le curseur sur la barre du type de chambre, puis cliquez sur la croix rouge qui apparaît à droite du type de chambre.
Une fois la chambre retirée, vous pouvez créer une nouvelle réservation pour cette chambre uniquement.
⚠️ Si la réservation d’origine comprend plusieurs chambres avec des dates de séjour différentes, vous devrez supprimer chacune des chambres supplémentaires et créer une réservation distincte pour chacune d’elles.
La personne souhaite que la réservation soit établie au nom d’une entreprise
Dans le cadre d’un déplacement professionnel, la personne peut avoir besoin que la facture de sa réservation soit établie au nom de son entreprise. Little Hotelier ne permet pas de distinguer une personne d’une entreprise, mais vous pouvez tout de même faire apparaître le nom de l’entreprise sur la facture. Pour cela, procédez comme suit :
Recherchez la réservation et ouvrez-la.
Ajoutez le nom de l’entreprise dans l’onglet Détails, dans la section Contact principal. Par exemple, si l’entreprise s’appelle Little Hotelier BnB, saisissez :
Prénom : Little Hotelier
Nom : BnB
💡 Les mentions « prénom » et « nom » n’apparaîtront pas sur la facture. Seul le nom « Little Hotelier BnB » sera affiché.
Ajoutez le numéro fiscal de l’entreprise dans le champ Numéro d’identification, dans l’onglet Détails de la réservation.
💡 Vous pouvez saisir « Numéro fiscal : 123456 » dans ce champ. Ces informations apparaîtront juste sous le nom de l’entreprise sur la facture.
Si nécessaire, ajoutez d’autres informations relatives à l’adresse de l’entreprise dans la section Organisation.
⚠️ En plus de renseigner les coordonnées de l’entreprise dans la section Contact principal, nous vous recommandons d’ajouter les informations des personnes dans l’onglet Clients de la réservation.
Pourquoi les coordonnées de la personne sont-elles absentes de la réservation ?
Si les coordonnées de la personne sont absentes, la réservation peut provenir d’une plateforme tierce qui ne transmet pas toutes les coordonnées. La personne peut également ne pas les avoir fournies, ou un problème de transmission peut être survenu. Par exemple, Booking.com, Agoda et Airbnb ne transmettent pas les numéros de téléphone des personnes. Contactez directement le canal concerné pour vérifier s’il peut fournir ou corriger ces informations. Vous trouverez ses coordonnées sur son site web.
Si l’adresse e-mail est absente, mais qu’un numéro de téléphone portable figure dans la réservation, vous pouvez contacter la personne par SMS ou WhatsApp à ce numéro.
Vous devez envoyer un e-mail, mais l’adresse e-mail de la personne est absente ?
Demandez au canal de vous fournir l’adresse e-mail ou un autre moyen de contacter la personne.
Contactez la personne par SMS ou WhatsApp. Si un numéro de téléphone portable figure dans la réservation, utilisez-le.
Envoyez un message via Engagement client. Si vous disposez d’Engagement client, vous pouvez contacter directement les personnes dans Little Hotelier.
Envoyez le récapitulatif de réservation au format PDF. Ouvrez la réservation, cliquez sur Imprimer, puis envoyez le récapitulatif au numéro de téléphone portable de la personne.