Qu'est-ce qu'une facture ?
Une facture est un document officiel qui enregistre les détails d'une transaction entre votre établissement et un client. Elle inclut tous les détails de la réservation, les frais et les informations de paiement, fournissant un enregistrement financier clair pour vous comme pour vos clients.
Comment générer une facture
Après avoir créé une réservation, vous pouvez générer une facture pour la nouvelle réservation.
Avant de commencer
Assurez-vous que tous les détails de la réservation dans l'onglet Détails sont corrects.
N'oubliez pas que la génération d'une facture crée un enregistrement permanent : toute modification ultérieure nécessitera une nouvelle facture.
Étapes pour générer une facture
Repérez la réservation dans le Calendrier ou dans Réservations.
Cliquez sur la réservation pour ouvrir la fenêtre récapitulative.
Accédez à l'onglet Factures.
Pour les nouvelles réservations, cliquez sur Générer la facture une fois que vous avez vérifié que tous les détails sont corrects.
La modification des détails de la réservation après la génération d'une facture nécessitera une mise à jour de la facture. Cela crée une nouvelle facture avec un numéro différent.
Comment mettre à jour une facture existante
Si vous avez déjà généré une facture, elle devra être mise à jour si vous modifiez l'un des éléments suivants :
Date d'arrivée ou de départ
Chambres (ajoutées ou supprimées)
Type de chambre pour tout séjour
Plan tarifaire pour tout séjour
Nombre d'occupants pour tout séjour
Suppléments (ajoutés, modifiés ou supprimés)
Paiements (enregistrés, traités ou remboursés)
Coordonnées du client
Statut de la réservation
Ne mettez à jour les factures que lorsque cela est absolument nécessaire, afin d'éviter d'accumuler de nombreuses factures non valides dans votre système.
Étapes pour mettre à jour une facture
Repérez la réservation dans Calendrier ou Réservations.
Cliquez sur le côté droit du repère de réservation pour l'ouvrir.
Modifiez les détails de la réservation.
Vérifiez à nouveau tous les détails dans l'onglet Détails, puis cliquez sur Enregistrer pour valider les modifications.
Accédez à l'onglet Factures.
Vous verrez :
Le numéro de facture actuel
Un bouton Facture obsolète, cliquez ici pour mettre à jour
La date d'émission de la facture actuelle
Cliquez sur Facture obsolète pour générer une nouvelle facture avec les détails mis à jour.
Remarques :
Une fois créée, une facture ne peut être ni supprimée ni modifiée. Le système génère une nouvelle facture et marque les versions précédentes comme non valides. Il s'agit souvent d'une obligation légale selon votre lieu d'implantation.
Seule la dernière facture est valide. Toutes les versions précédentes afficheront un filigrane Non valide.
Système de numérotation des factures
Lorsque vous mettez à jour une facture, la nouvelle version conserve le numéro de facture de base, auquel s'ajoute un numéro de séquence indiquant le nombre de mises à jour reçues.
Exemple :
Facture d'origine : INV-100-XYZ
Après la première mise à jour : INV-100-XYZ-1
Après la dixième mise à jour : INV-100-XYZ-10
Le numéro de séquence suit le nombre de modifications, et non le nombre de versions. « INV-100-XYZ-1 » correspond en réalité à la deuxième version de la facture, et « INV-100-XYZ-10 » à la onzième version.
Exception pour les établissements situés en Espagne
Pour les établissements situés en Espagne, les factures et les factures rectificatives utilisent un format de numérotation différent afin de respecter la réglementation fiscale espagnole. Par exemple :
Facture : 2022-01-property-001
Facture rectificative : R-2022-01-property-001
Pour plus de détails sur le fonctionnement des factures rectificatives en Espagne et le format de numérotation requis, consultez Rectifier une facture (Espagne).
Informations incluses dans une facture
Section | Champs |
| Numéro de facture |
| Date de la facture |
Informations sur l'établissement | En-tête |
| Logo |
| Nom et adresse de l'établissement |
| Coordonnées (numéros de téléphone, e-mail) |
| Numéro de TVA |
| Politique de paiement |
Informations sur le client | Nom (prénom et nom de famille) |
| Adresse complète (rue, ville, région/province, code postal, pays) |
Détails de la réservation | Statut de paiement (Payé ou Non payé) |
| Numéro de réservation |
| Statut de la réservation |
| Dates d'arrivée et de départ |
| Nombre de nuits |
| Nombre de clients (adultes, enfants, bébés) |
Détail des paiements | Frais journaliers avec dates |
| Description du plan tarifaire |
| Numéro de chambre |
| Articles supplémentaires avec quantités |
| Coût de l'article et coût total |
| Historique des paiements |
| Sous-total, total et solde restant dû |
Personnalisez l'apparence (image de marque, mise en page et contenu) de vos factures clients dans Configuration > Personnalisation des factures.
Comment imprimer une facture
Repérez la réservation dans Calendrier ou Réservations.
Cliquez sur la réservation pour ouvrir la fenêtre récapitulative.
Cliquez sur Imprimer.
Sélectionnez Facture dans le menu déroulant.
Une nouvelle fenêtre s'ouvrira avec un aperçu avant impression.
Cliquez sur Imprimer.
Vous pouvez enregistrer la facture au format PDF sur votre ordinateur en sélectionnant Enregistrer au format PDF dans la boîte de dialogue d'impression.
Comment envoyer une facture par e-mail
Repérez la réservation dans Calendrier ou Réservations.
Cliquez sur la réservation pour ouvrir la fenêtre récapitulative.
Cliquez sur E-mail.
Sélectionnez Facture dans le menu déroulant.
La facture sera envoyée automatiquement à l'adresse e-mail du contact principal indiquée sur la réservation.
Remarques :
Si vous ne disposez pas de Little Hotelier Pay, vous pouvez utiliser la facture comme reçu pour le client. Enregistrez d'abord le paiement du client afin d'afficher un solde restant dû de 0,00.
Suppléments : une facture est générée en fonction de la réservation de chambre associée et ne peut pas être créée pour des suppléments seuls.