Une fois la réservation créée, vous pouvez générer une facture ou un reçu pour la nouvelle réservation.
Qu'est-ce qu'une facture ?
Une facture est un document officiel qui enregistre les détails d'une transaction entre votre établissement et un client. Elle reprend tous les détails de la réservation, les frais et les informations de paiement, offrant ainsi un justificatif financier clair pour vous comme pour vos clients.
Comment générer une facture
Une fois la réservation créée, vous pouvez générer une facture pour la nouvelle réservation.
Avant de commencer
Vérifiez que tous les détails de la réservation figurant dans l'onglet Détails sont corrects
Notez que la génération d'une facture crée un enregistrement permanent : toute modification ultérieure nécessitera une nouvelle facture
Étapes pour générer une facture
Repérez la réservation dans le Calendrier ou dans Réservations
Cliquez sur la réservation pour ouvrir la fenêtre récapitulative
Accédez à l'onglet Factures
Pour les nouvelles réservations, cliquez sur Générer une facture une fois que vous avez vérifié que tous les détails sont corrects
Si vous modifiez les détails de la réservation après avoir généré une facture, une mise à jour de la facture sera nécessaire. Cela crée une nouvelle facture portant un numéro différent.
Comment mettre à jour une facture existante
Si vous avez déjà généré une facture, elle devra être mise à jour si vous modifiez l'un des éléments suivants :
La date d'arrivée ou de départ
Les chambres (ajoutées ou supprimées)
Le type de chambre pour un séjour donné
Le plan tarifaire pour un séjour donné
Le nombre d'occupants pour un séjour donné
Les extras (ajoutés, modifiés ou supprimés)
Les paiements (enregistrés, traités ou remboursés)
Les informations du client
Le statut de la réservation
Ne mettez à jour les factures que lorsque cela est absolument nécessaire, afin d'éviter d'accumuler de nombreuses factures non valides dans votre système.
Étapes pour mettre à jour une facture
Repérez la réservation dans Calendrier ou Réservations
Cliquez sur le côté droit du repère de réservation pour l'ouvrir
Modifiez les détails de la réservation
Vérifiez à nouveau tous les détails dans l'onglet Détails, puis cliquez sur Enregistrer pour valider les modifications
Accédez à l'onglet Factures
Vous verrez :
Le numéro de la facture en cours
Un bouton indiquant que la facture est obsolète et permettant de la mettre à jour
La date d'émission de la facture en cours
Cliquez sur La facture est obsolète pour générer une nouvelle facture avec les détails mis à jour
Remarques :
Une fois créée, une facture ne peut être ni supprimée ni modifiée. Le système génère une nouvelle facture et marque les versions précédentes comme non valides. Cette règle répond souvent à une obligation légale selon votre pays.
Seule la dernière facture est valide. Toutes les versions précédentes affichent un filigrane Non valide.
Système de numérotation des factures
Lorsque vous mettez à jour une facture, la nouvelle version conserve le numéro de facture d'origine, auquel s'ajoute un numéro de séquence indiquant le nombre de mises à jour reçues.
Exemple :
Facture d'origine : INV-100-XYZ
Après la première mise à jour : INV-100-XYZ-1
Après la dixième mise à jour : INV-100-XYZ-10
Le numéro de séquence correspond au nombre de modifications, et non au nombre de versions. « INV-100-XYZ-1 » correspond en réalité à la deuxième version de la facture, et « INV-100-XYZ-10 » à la onzième version.
Exception pour les établissements situés en Espagne
Pour les établissements situés en Espagne, les factures et les factures rectificatives suivent un format de numérotation différent, afin de respecter la réglementation fiscale espagnole. Par exemple :
Facture : 2022-01-property-001
Facture rectificative : R-2022-01-property-001
Pour en savoir plus sur le fonctionnement des factures rectificatives en Espagne et sur le format de numérotation requis, consultez Rectifier une facture (Espagne).
Informations figurant sur une facture
Rubrique | Champs |
| Numéro de facture |
| Date de la facture |
Informations sur l'établissement | En-tête |
| Logo |
| Nom et adresse de l'établissement |
| Coordonnées (numéros de téléphone, e-mail) |
| Numéro fiscal |
| Politique de paiement |
Informations sur le client | Nom (prénom et nom de famille) |
| Adresse complète (rue, ville, région/province, code postal, pays) |
Détails de la réservation | Statut de paiement (Payé ou Non payé) |
| Numéro de réservation |
| Statut de la réservation |
| Dates d'arrivée et de départ |
| Nombre de nuits |
| Nombre de clients (adultes, enfants, bébés) |
Détail des paiements | Frais par nuit, avec dates |
| Description du plan tarifaire |
| Numéro de chambre |
| Extras avec leurs quantités |
| Coûts par article et coût total |
| Historique des paiements |
| Sous-total, total et solde restant dû |
Personnalisez l'apparence (image de marque, mise en page et contenu) des factures destinées à vos clients dans Configuration > Personnalisation des factures.
Si l'adresse d'un client n'apparaît pas sur une facture, vérifiez que l'option Inclure l'adresse du client principal sur la facture est cochée.
Comment imprimer une facture
Repérez la réservation dans Calendrier ou Réservations
Cliquez sur la réservation pour ouvrir la fenêtre récapitulative
Cliquez sur Imprimer
Sélectionnez Facture dans le menu déroulant
Une nouvelle fenêtre s'ouvre avec un aperçu avant impression
Cliquez sur Imprimer
Vous pouvez enregistrer la facture au format PDF sur votre ordinateur en sélectionnant Enregistrer au format PDF dans la boîte de dialogue d'impression.
Comment envoyer une facture par e-mail
Repérez la réservation dans Calendrier ou Réservations
Cliquez sur la réservation pour ouvrir la fenêtre récapitulative
Cliquez sur E-mail
Sélectionnez Facture dans le menu déroulant
La facture est envoyée automatiquement à l'adresse e-mail du contact principal de la réservation.
Remarques :
Si vous n'utilisez pas Little Hotelier Pay, vous pouvez utiliser la facture comme reçu pour le client. Enregistrez d'abord le paiement du client afin d'afficher un solde restant dû de 0,00.
Extras : une facture est générée sur la base de la réservation de chambre associée et ne peut pas être créée pour des extras seuls.