Comment générer une facture ?
Après avoir créé une réservation, vous pourrez générer une facture pour cette nouvelle réservation.
Avant de générer une facture :
Assurez-vous que tous les détails de la réservation dans l'onglet Détails sont corrects.
Veillez à imprimer ou envoyer une facture par e-mail une fois que vous avez vérifié que tous les détails de la réservation sont corrects. Le fait de choisir d'imprimer ou d'envoyer une facture par e-mail générera également une facture pour la réservation (si elle n'a pas encore été générée).
Pour générer une facture :
Localisez la réservation sur la page Calendrier ou la page Réservations.
Cliquez sur la réservation pour que le résumé s'affiche.
Accédez à l'onglet Factures.
Pour les réservations pour lesquelles une facture n'a pas encore été générée, vous verrez un bouton Générer une facture. Cliquez sur ce bouton une fois que vous avez vérifié que tous les détails de l'onglet Détails sont corrects.
⚠️ La modification des détails de la réservation après avoir généré la facture peut nécessiter une mise à jour de la facture. Gardez à l'esprit que la mise à jour de la facture générera une nouvelle facture avec un numéro de facture différent.
Comment mettre à jour une facture existante ?
Si vous avez déjà généré une facture, elle nécessitera une mise à jour dans Little Hotelier si l'un des éléments suivants est modifié :
Date d'arrivée ou de départ
Une chambre (ajoutée ou supprimée)
Le type de chambre pour l'un des séjours
Le plan tarifaire pour l'un des séjours
Le nombre d'occupants pour l'un des séjours
Extras (ajoutés, modifiés ou supprimés)
Un paiement (enregistré, traité ou remboursé)
Coordonnées du client
Le statut de la réservation
⚠️ Il est conseillé de mettre à jour une facture uniquement si cela est absolument nécessaire, car cela créera une nouvelle facture. Il est préférable d'éviter d'avoir un grand nombre de factures invalides dans votre système.
Si vous avez déjà généré une facture en modifiant les détails de la réservation, vous pourrez créer une autre facture avec les informations mises à jour :
Localisez la réservation sur la page Calendrier ou la page Réservations.
Cliquez sur le côté droit du marqueur de réservation pour l'ouvrir.
Modifiez les détails de la réservation.
Vérifiez que tous les détails de l'onglet Détails sont corrects et que vous avez cliqué sur Enregistrer pour mettre à jour les modifications.
Dans la réservation, accédez à l'onglet Factures.
Vous verrez :
Le numéro de facture actuel.
Un bouton La facture est obsolète, cliquez ici pour mettre à jour.
La date d'émission de la facture actuelle.
⚠️ Cliquer sur La facture est obsolète générera une autre facture avec les détails mis à jour et marquera donc la facture actuelle comme Non valide.
Une fois que vous avez cliqué sur La facture est obsolète, vous verrez maintenant plus d'une facture dans l'onglet Factures de votre réservation.
⚠️ Une fois qu'une facture est créée, elle ne peut pas être supprimée ou modifiée, c'est pourquoi le système génère une nouvelle facture et conserve les versions précédentes de la facture au cas où vous en auriez besoin. Selon le pays où se trouve votre établissement, la suppression ou la modification d'une facture sans changer son numéro peut être considérée comme illégale.
💡 Seule la dernière facture est valide. Toutes les versions précédentes afficheront un filigrane avec le mot « Non valide » deux fois en gros caractères.
Que se passe-t-il avec la numérotation des factures après leur mise à jour ?
Si vous émettez une facture mise à jour en cliquant sur le bouton La facture est obsolète, cliquez ici pour mettre à jour, la nouvelle facture aura le même numéro que la dernière plus un numéro à la fin. Ce numéro identifie le nombre de mises à jour que la facture a reçues.
➕ Par exemple :
Si vos factures ont « abc » comme premiers caractères et « xyz » comme derniers caractères, vous pourriez avoir un numéro de facture comme « abc-100-xyz ».
Après la première mise à jour de la facture, le numéro de la nouvelle version serait « abc-100-xyz-1 ».
Si la facture est mise à jour dix fois, son numéro serait « abc-100-xyz-10 ».
Le numéro garde une trace du nombre de modifications apportées à la facture, et non du nombre de versions de la facture existantes. « abc-100-xyz-1 » est techniquement la deuxième version de la facture même si elle est numérotée « 1 », et « abc-100-xyz-10 » est techniquement la onzième version de la facture même si elle est numérotée « 10 ».
Quel type d'informations est inclus dans une facture
En-tête (si configuré dans Personnaliser la facture)
Numéro de facture
Date de facture
Données de l'établissement :
Logo (s'il a été téléchargé dans Personnaliser la facture)
Nom
Adresse
Numéro de téléphone de l'établissement
Numéro de téléphone du contact principal
E-mail de demande de renseignements
Numéro de TVA (en bas de la facture)
Politique de paiement (sous le détail par nuit inclus)
Données du client :
Prénom
Nom
Adresse
Ville
État
Code postal
Pays
Données de la réservation :
Statut du paiement : s'affichera comme Payé ou Impayé
Numéro de réservation
Statut de la réservation
Arrivée
Départ
Nuits
Adultes
Enfants
Bébés
Détail par nuit inclus
Date
Description (affichera le plan tarifaire)
Numéro de chambre
Quantité (applicable pour les extras)
Total de l'article
Total (total de l'article x quantité)
Paiements
Sous-total
Total
Solde restant
💡 Vos factures peuvent être personnalisées.
Pourquoi devriez-vous imprimer ou envoyer vos factures par e-mail ?
⚠️ Veuillez vérifier vos lois locales, car certaines régions peuvent vous obliger à toujours fournir une facture à vos clients. Vos lois locales peuvent également vous obliger à en conserver une copie pour vous-même (imprimée ou numérique).
Il est important d'imprimer et d'envoyer des factures par e-mail pour les raisons suivantes :
Pour que vos clients voient le récapitulatif du paiement et tous leurs frais.
Pour que le service comptable de votre établissement enregistre les revenus à des fins comptables et d'audit des revenus.
Comment puis-je imprimer une facture pour une réservation spécifique ?
Vous pouvez imprimer une facture depuis une réservation en suivant les étapes suivantes :
Localisez la réservation sur la page Calendrier ou la page Réservations.
Cliquez sur la réservation pour que le résumé s'affiche.
Cliquez sur Imprimer.
Sélectionnez Facture dans le menu déroulant.
Une nouvelle fenêtre s'ouvrira pour vous permettre d'imprimer la facture.
Cliquez sur Imprimer pour confirmer.
💡 Si vous le souhaitez, vous pouvez également enregistrer la facture au format PDF sur votre ordinateur en sélectionnant Enregistrer au format PDF.
Comment puis-je envoyer une facture par e-mail pour une réservation spécifique ?
⚠️ L'e-mail de facture n'est pas personnalisable.
⚠️ Avant d'envoyer une facture, assurez-vous que la facture est mise à jour dans la réservation > onglet Factures.
Vous pouvez envoyer une facture par e-mail depuis une réservation en suivant les étapes suivantes :
Localisez la réservation sur la page Calendrier ou la page Réservations.
Cliquez sur la réservation pour que le résumé s'affiche.
Cliquez sur E-mail.
Sélectionnez Facture dans le menu déroulant. La facture sera maintenant envoyée à l'adresse e-mail du contact principal.