Générer une facture
Avant de générer une facture, vérifiez que tous les détails de la réservation dans l'onglet « Détails » sont corrects.
Pour générer une facture :
Accédez à la page Calendrier ou à la page Réservations et localisez la réservation.
Cliquez sur la réservation pour ouvrir la fenêtre contextuelle du récapitulatif.
Accédez à l'onglet Factures.
Cliquez sur Générer la facture.
⚠️ La modification des détails d'une réservation après la génération d'une facture peut nécessiter une mise à jour de la facture. La mise à jour de la facture crée une nouvelle facture avec un numéro de facture différent.
Mettre à jour une facture existante
Une mise à jour de la facture est requise si l'un des éléments suivants change après la génération de la facture :
Date d'arrivée ou de départ
Une chambre (ajoutée ou supprimée)
Type de chambre, plan tarifaire ou nombre d'occupants pour un séjour en chambre
Extras (ajoutés, modifiés ou supprimés)
Un paiement (enregistré, traité ou remboursé)
Coordonnées du/de la client·e
Statut de la réservation
⚠️ Ne mettez à jour une facture que si nécessaire. Chaque mise à jour crée une nouvelle facture — évitez d'accumuler un grand nombre de factures invalides dans votre système.
Pour mettre à jour une facture :
Accédez à la page Calendrier ou à la page Réservations et localisez la réservation.
Cliquez sur le côté droit du marqueur de réservation pour l'ouvrir.
Modifiez les détails de la réservation et cliquez sur Enregistrer.
Accédez à l'onglet Factures.
Cliquez sur La facture est obsolète, cliquez ici pour la mettre à jour.
⚠️ En cliquant sur La facture est obsolète, une nouvelle facture est générée et la facture actuelle est marquée comme Invalide.
💡 Une fois une facture créée, elle ne peut ni être supprimée ni modifiée. Le système conserve toutes les versions précédentes en cas de besoin. Seule la dernière facture est valide — toutes les versions précédentes affichent un filigrane « Invalide ».
Fonctionnement de la numérotation des factures après une mise à jour
À chaque mise à jour d'une facture, la nouvelle version conserve le numéro de facture d'origine avec un numéro incrémentiel ajouté à la fin.
➕ Par exemple, si votre numéro de facture d'origine est « abc-100-xyz » :
Après la première mise à jour : « abc-100-xyz-1 »
Après 10 mises à jour : « abc-100-xyz-10 »
Ce numéro indique le nombre de mises à jour reçues par la facture, et non le nombre de versions existantes.
Contenu d'une facture
Section | Détails |
En-tête | En-tête personnalisé (si configuré dans Personnaliser la facture) |
Détails de la facture | Numéro de facture, date de la facture |
Détails de l'établissement | Logo, nom, adresse, numéro de téléphone, numéro de téléphone du contact principal, e-mail de demande de renseignements, numéro de taxe, politique de paiement |
Détails du/de la client·e | Prénom, nom, adresse, ville, état, code postal, pays |
Détails de la réservation | Numéro de réservation, statut de la réservation, arrivée, départ, nuits, adultes, enfants, nourrissons |
Détail des frais | Date, description (plan tarifaire), numéro de chambre, quantité (pour les extras), total par article, total |
Récapitulatif des paiements | Paiements, sous-total, total, solde impayé, statut du paiement (Payé ou Impayé) |
💡 Vos factures peuvent être personnalisées. Accédez à Personnaliser la facture pour ajouter un logo, un en-tête et d'autres détails sur l'établissement.
⚠️ Pour les réservations annulées, la facture peut afficher un solde impayé si le remboursement est enregistré avant le paiement initial. Pour afficher un solde de 0,00, enregistrez d'abord le paiement initial, puis enregistrez le remboursement.
Imprimer une facture
Pour imprimer une facture pour une réservation spécifique :
Accédez à la page Calendrier ou à la page Réservations et localisez la réservation.
Cliquez sur la réservation pour ouvrir la fenêtre contextuelle du récapitulatif.
Cliquez sur Imprimer et sélectionnez Facture dans le menu déroulant.
Cliquez sur Imprimer pour confirmer.
💡 Vous pouvez également enregistrer la facture au format PDF en sélectionnant Enregistrer en PDF.
Envoyer une facture par e-mail
⚠️ Avant d'envoyer une facture, vérifiez qu'elle est à jour dans l'onglet Factures de la réservation. L'e-mail de facture n'est pas personnalisable.
Pour envoyer une facture par e-mail pour une réservation spécifique :
Accédez à la page Calendrier ou à la page Réservations et localisez la réservation.
Cliquez sur la réservation pour ouvrir la fenêtre contextuelle du récapitulatif.
Cliquez sur E-mail et sélectionnez Facture dans le menu déroulant.
La facture est envoyée à l'adresse e-mail du contact principal de la réservation.
Pourquoi imprimer ou envoyer des factures par e-mail ?
⚠️ Vérifiez les lois locales applicables — certaines régions vous obligent à fournir une facture aux client·e·s et à en conserver une copie pour vos dossiers.
L'impression et l'envoi de factures par e-mail vous permettent de :
Fournir aux client·e·s un récapitulatif clair de leurs frais et paiements / Fournir aux client·e·s un reçu pour leur séjour
Soutenir votre équipe comptable avec des justificatifs de revenus pour la comptabilité et les audits de recettes
💡 Si vous ne disposez pas de Little Hotelier Pay, vous pouvez utiliser la facture comme reçu pour le/la client·e. Enregistrez d'abord le paiement du/de la client·e pour afficher un solde impayé de 0,00.