Pourquoi la mise à jour du statut de réservation est-elle importante ?
Garder les statuts des réservations à jour vous permet de :
Suivre l'avancement du séjour de vos clients
Maintenir des registres de chambres et des rapports précis
Signaler qu'une chambre est prête pour le nettoyage et disponible pour de nouvelles réservations
Supprimer des types de chambres et des tarifs une fois que les clients sont partis. Les chambres dont le statut est Confirmée ou Arrivée enregistrée bloqueront la suppression, même si le client est déjà parti
Statuts de réservation disponibles
Il existe 3 statuts de réservation :
Confirmée : statut par défaut pour les nouvelles réservations
Arrivée enregistrée : le client est arrivé et a reçu ses clés
Départ enregistré : le client est parti et la chambre est prête pour le nettoyage
Comment modifier le statut d'une réservation ?
Trouver votre réservation
Accédez à Mes applications > Système de réception. Deux options s'offrent à vous pour localiser une réservation :
Calendrier : recherchez la réservation dans votre calendrier
Réservations : recherchez la réservation à l'aide des filtres disponibles
Modifier le statut de la réservation
Pour enregistrer l'arrivée ou le départ d'un·e client·e, mettez à jour le statut de la réservation :
Accédez à Mes applications > sélectionnez Système de réception > Réservation ou Calendrier > trouvez la réservation
Une fois la réservation trouvée, ouvrez-la pour afficher l'onglet Détails
Recherchez le menu déroulant du statut situé dans le coin inférieur droit
Sélectionnez le nouveau statut parmi les options disponibles (ex. : changez-le en Départ enregistré) :
Confirmée : il s'agit du statut par défaut des réservations nouvellement créées. Cela signifie que le client n'a pas encore effectué son check-in.
Arrivée enregistrée : utilisez ce statut lorsqu'un client arrive et a reçu ses clés (le paiement peut être finalisé selon vos politiques).
Départ enregistré : sélectionnez ce statut une fois que le client a quitté votre établissement, rendu ses clés et que la chambre est prête pour le nettoyage.
Répétez l'opération pour chaque client ayant quitté l'établissement. Vous devrez enregistrer le départ de chaque réservation individuellement.
Que se passe-t-il après la modification du statut de la réservation ?
Les modifications de statut sont reflétées par différentes couleurs dans le Calendrier, ce qui permet de visualiser facilement le statut de toutes les réservations en un coup d'œil.
Note à l'attention des clients utilisant Guest Engagement :
Si vous utilisez les formulaires de check-in de Guest Engagement, veillez à toujours compléter le formulaire dans Guest Engagement avant de modifier le statut de la réservation sur « Arrivée enregistrée », afin de garantir l'envoi correct des rapports ; dans le cas contraire, le rapport pourrait être envoyé avec des informations incomplètes sur le client.
Dans Guest Engagement, accédez à Clients > Liste des clients, ouvrez la réservation, cliquez sur les trois points (⋯) et sélectionnez Finaliser le check-in.
Remplissez et soumettez le formulaire, puis confirmez qu'il apparaît comme complété/envoyé.
Ensuite, dans Little Hotelier Système de réception, ouvrez la même réservation et changez le statut de Confirmée à Arrivée enregistrée.