Jika Anda mengalami overbooking namun tidak dapat menemukan data tamu di sistem, ikuti langkah-langkah berikut untuk menemukan pemesanan tersebut dan menyelesaikan perbedaan yang ada.
Temukan reservasi yang hilang
Sebelum memecahkan masalah, periksa kembali apakah Anda melihat tanggal dan tahun yang benar pada kalender Front Desk.
Cek Extranet Channel: Masuk langsung ke situs pemesanan (misalnya, Booking.com). Cari pemesanan menggunakan nama tamu atau tanggal. Kami tidak dapat menghubungi channel atas nama Anda.
Cek Pemesanan Langsung: Jika pemesanan berasal dari situs web Anda sendiri, buka My Apps > Direct Booking > Reservations untuk menemukan detailnya. Jika reservasi belum dikonfirmasi, reservasi tidak akan muncul di Front Desk. Cari notifikasi Action required di bagian atas halaman.
Identifikasi Masalah Pemetaan untuk tarif channel: Buka My Apps > Channel Manager > Channels > Configure. Cari tarif yang menampilkan "This room is currently not mapped" atau tarif yang dinonaktifkan.
Hubungi Channel: Jika data pemesanan tidak ditemukan, hubungi channel secara langsung. Little Hotelier tidak dapat menghubungi channel pemesanan atas nama Anda.
Menangani Pemesanan "Unallocated" (Biru)
Di Little Hotelier, overbooking sering muncul sebagai pemesanan berwarna biru di baris Unallocated pada kalender Front Desk.
Apa itu pemesanan biru: Pemesanan yang belum dialokasikan adalah pemesanan yang valid dan sudah dikonfirmasi — bukan kesalahan. Pemesanan ini dihitung sebagai pemesanan nyata dan sudah mengurangi ketersediaan kamar. Pemesanan ini hanya perlu ditetapkan ke kamar fisik.
Atur ulang pemesanan: Periksa apakah tamu dapat menginap di kamar yang sama selama masa menginap. Cari malam berturut-turut yang tersedia di satu kamar fisik untuk pemesanan yang belum dialokasikan.
Buat ruang: Pindahkan pemesanan yang ada dengan cara menyeret dan melepasnya antarkamar di kalender Front Desk. Anda juga bisa membuka pemesanan dan mengedit kolom room # untuk menetapkan kamar yang berbeda.
Alokasikan pemesanan: Setelah ruang berturut-turut tersedia, seret dan lepas pemesanan biru dari baris unallocated ke kamar yang tersedia.
Pindahkan pemesanan dalam tipe kamar yang sama: Cari ruang kosong antara kamar pada tipe kamar tersebut untuk menentukan apakah pemesanan biru dapat masuk ke kamar yang tersedia.
Periksa linimasa pemetaan
⚠️ Penting: Jika Anda baru saja mengaktifkan atau memetakan tarif channel, reservasi yang dibuat sebelum pemetaan diaktifkan tidak akan otomatis tersinkronisasi ke sistem. Reservasi ini harus ditambahkan secara manual ke Front Desk > Calendar.
Untuk memeriksa apakah waktu menjadi masalahnya:
Temukan tanggal aktivasi: Di Channel Manager, klik tarif channel, pilih Audit, dan temukan "hotelier timestamp" saat tarif diaktifkan.
Bandingkan tanggal: Jika "tanggal pembuatan" pemesanan lebih awal dari stempel waktu audit, sistem tidak dapat mengirimnya ke kalender. Data tamu ini harus ditambahkan secara manual.
Keterlambatan sinkronisasi: Pembaruan ketersediaan dapat memakan waktu hingga 5 menit untuk tersinkronisasi ke semua channel. Jika dua tamu memesan secara bersamaan di situs yang berbeda, double booking bisa terjadi.
Apa penyebab overbooking?
Overbooking terjadi karena sistem tidak dapat memperbarui inventaris (ketersediaan) untuk tarif yang tidak dipetakan atau terputus.
Masalah pemetaan: Jika tarif kamar tidak dipetakan atau ditautkan ke tarif channel yang salah, pemesanan tidak dapat dikirim ke Front Desk.
Keterlambatan sinkronisasi: Pembaruan ketersediaan dapat memakan waktu hingga 5 menit untuk tersinkronisasi ke semua channel. Jika dua tamu memesan secara bersamaan di situs yang berbeda, double booking bisa terjadi.
Status dinonaktifkan: Jika channel atau tarif berstatus "Disabled," Little Hotelier berhenti mengirim pembaruan inventaris. Channel akan terus menjual berdasarkan data terakhir yang diketahui, sehingga risiko overbooking menjadi sangat tinggi.
Pemesanan langsung yang hilang: Jika pemesanan manual atau "walk-in" tidak segera ditambahkan ke kalender, ketersediaan online akan tetap terlalu tinggi. Jika pemesanan langsung mengalami masalah pembayaran saat checkout, pemesanan tersebut mungkin berada dalam status belum dikonfirmasi dan tidak akan muncul di Front Desk.
Tangani reservasi yang hilang
Tindakan segera:
Tambahkan reservasi secara manual: Buka Front Desk > Calendar, klik tanggal check-in, dan pilih Add Reservation. Masukkan data tamu yang ditemukan di extranet channel. Buat reservasi secara manual di Little Hotelier Front Desk, lalu sesuaikan inventaris.
Kurangi inventaris: Pembuatan reservasi akan otomatis menurunkan ketersediaan. Perlu diperhatikan bahwa jika ada modifikasi atau pembatalan di masa mendatang untuk reservasi manual yang sama, Anda perlu memperbarui atau membatalkannya secara manual di Front Desk.
Relokasi Tamu: Jika penuh, hubungi channel untuk mengurus relokasi tamu.
Perbaiki pemetaan dan pengaturan
Untuk mencegah overbooking di masa mendatang, petakan semua tarif yang belum dipetakan ke channel yang terhubung, dan aktifkan kembali channel atau tarif yang dinonaktifkan.
Langkah-langkah memetakan tarif yang belum dipetakan:
Buka My Apps > Channel Manager > Channels > Configure
Petakan tarif yang belum dipetakan, dan perbaiki tarif channel atau channel yang dinonaktifkan.
Verifikasi semua tarif sudah dipetakan:
Periksa "Rates Mapped: X/Y" di sudut kanan atas halaman. Pastikan semua tarif kamar channel sudah dipetakan dengan mengonfirmasi bahwa nilai X dan Y sama (misalnya, 44/44). Jika angkanya tidak sama, masih ada tarif yang belum dikonfigurasi.
Aktifkan kembali tarif atau channel yang dinonaktifkan:
⚠️ Jika tarif channel atau seluruh channel dinonaktifkan atau tidak dipetakan, tidak ada pembaruan inventaris yang akan dikirim ke channel, sehingga meningkatkan risiko overbooking. Jika tarif channel atau channel dinonaktifkan karena suatu kesalahan, selesaikan kesalahan tersebut, lalu aktifkan kembali channel atau tarif channel.
Catatan: Inklusi reservasi dapat berbeda antara channel dan Little Hotelier
Jika reservasi sudah terkirim dan pemetaan sudah benar, namun beberapa detail (seperti sarapan) tidak ada, perlu diketahui bahwa beberapa channel tidak mengirim inklusi lengkap atau detail paket makan dalam pesan reservasi ke platform Little Hotelier. Hubungi channel untuk mengonfirmasi inklusi apa yang sudah disiapkan dan apa yang dipesan oleh tamu.
Cara mencegah overbooking
Beberapa cara untuk mengurangi risiko overbooking:
Periksa ketersediaan secara rutin untuk memastikannya sudah benar.
Pastikan semua tarif kamar yang diperlukan sudah dipetakan ke channel dengan benar.
Jika hanya ada satu kamar tersisa dan kemungkinan besar akan ada pemesanan untuk kamar tersebut, pertimbangkan untuk memasang stop sell pada channel berkinerja rendah, dan tawarkan kamar terakhir hanya ke channel berkinerja tinggi.
Pantau dan perbaiki tarif channel atau channel yang mungkin telah dinonaktifkan.