Jika terjadi kelebihan pemesanan, tetapi Anda tidak dapat menemukan detail tamu di Little Hotelier, ikuti langkah-langkah berikut untuk menemukan pemesanan dan mengatasi perbedaan tersebut.
Menemukan reservasi yang hilang
Sebelum melakukan pemecahan masalah, pastikan kembali bahwa Anda melihat tanggal dan tahun yang benar di kalender Front Desk.
Periksa ekstranet channel: Masuk langsung ke situs pemesanan, misalnya Booking.com. Cari pemesanan berdasarkan nama tamu atau tanggal. Kami tidak dapat menghubungi channel untuk Anda.
Periksa pemesanan langsung: Jika pemesanan berasal dari situs web Anda sendiri, buka My Apps > Direct Booking > Reservations untuk menemukan detailnya. Jika reservasi belum dikonfirmasi, reservasi tersebut tidak akan muncul di Front Desk. Cari notifikasi Tindakan diperlukan di bagian atas halaman.
Identifikasi masalah pemetaan untuk tarif channel: Buka My Apps > Channel Manager > Channels > Configure. Cari tarif yang menampilkan pesan “Kamar ini saat ini belum dipetakan” atau tarif yang dinonaktifkan.
Hubungi channel: Jika Anda tidak dapat menemukan detail pemesanan, hubungi channel secara langsung. Little Hotelier tidak dapat menghubungi channel pemesanan atas nama Anda.
Jika pemesanan dari channel tidak ada di Front Desk Little Hotelier:
Kemungkinan penyebabnya adalah tarif channel yang belum dipetakan. Periksa apakah ada tarif yang belum dipetakan.
Periksa masalah channel: Jika channel berstatus “Dinonaktifkan”, channel tersebut berhenti menerima pembaruan dan akan menjual kamar berdasarkan ketersediaan yang sudah tidak terbaru.
Periksa apakah ada masalah koneksi yang diketahui dan memengaruhi channel tersebut.
Anda akan menerima notifikasi, jika notifikasi Channel Manager diaktifkan, saat tamu memesan menggunakan tarif channel yang belum dipetakan ke Little Hotelier.
Jika tidak dapat menemukan pemesanan di Little Hotelier, periksa sumber pemesanannya. Masuk langsung ke ekstranet channel, cari berdasarkan nama tamu atau tanggal, lalu catat paket harga yang digunakan. Untuk melihat dari channel mana pemesanan berasal, periksa notifikasi email yang dikirim ke properti dengan subjek “Inventaris tidak diperbarui untuk [nama channel]”.
Apa penyebab kelebihan pemesanan?
Kelebihan pemesanan terjadi karena sistem tidak dapat memperbarui inventaris (ketersediaan) untuk tarif yang belum dipetakan atau terputus.
Masalah pemetaan: Jika tarif kamar belum dipetakan atau ditautkan ke tarif channel yang salah, pemesanan tidak dapat dikirim ke Front Desk.
Keterlambatan sinkronisasi: Pembaruan ketersediaan di semua channel dapat memerlukan waktu hingga 5 menit. Jika dua tamu memesan secara bersamaan di situs yang berbeda, pemesanan ganda dapat terjadi.
Status dinonaktifkan: Jika channel atau tarif berstatus “Dinonaktifkan”, Little Hotelier berhenti mengirimkan pembaruan inventaris. Channel akan terus menjual kamar berdasarkan data terakhir yang diketahui, sehingga risiko kelebihan pemesanan meningkat.
Pemesanan langsung yang belum dicatat: Jika pemesanan manual atau tamu yang datang langsung tidak segera ditambahkan ke kalender, ketersediaan online akan tetap terlalu tinggi. Jika pemesanan langsung mengalami masalah pembayaran saat checkout, pemesanan tersebut dapat tetap berstatus belum dikonfirmasi dan tidak muncul di Front Desk.
Memeriksa masalah konektivitas channel
Jika Anda tiba-tiba tidak menerima reservasi, atau channel yang sebelumnya berfungsi normal tiba-tiba berhenti mengirimkan pemesanan, periksa apakah ada masalah koneksi yang diketahui dan memengaruhi channel tersebut.
Pastikan koneksi channel diaktifkan di My Apps > Channel Manager > Channels. Koneksi channel yang dinonaktifkan dapat menghentikan pengiriman reservasi ke Little Hotelier.
Buka My Apps > Channel Manager > Channels, klik nama channel, lalu pilih Configure. Pastikan tarif kamar channel sudah dipetakan dan diaktifkan.
Periksa notifikasi untuk melihat apakah ada peringatan status channel atau koneksi.
Jika tidak ada channel atau tarif yang dinonaktifkan, tetapi reservasi masih belum masuk, hubungi channel untuk memeriksa status pengirimannya.
Jika channel mengonfirmasi bahwa reservasi telah dikirim, minta XML pengiriman reservasi dari mereka, lalu bagikan XML tersebut kepada tim dukungan kami untuk ditelusuri.
Catatan: Jika tarif sudah dipetakan dengan benar, tetapi reservasi masih tidak terkirim, penyebabnya mungkin berada di sisi channel, seperti gangguan sementara atau penurunan kinerja channel tersebut. Jika masalah berlanjut, hubungi tim dukungan kami.
Memeriksa linimasa pemetaan
⚠️ Penting: Jika Anda baru saja mengaktifkan atau memetakan tarif channel, reservasi yang dibuat sebelum pemetaan diaktifkan tidak akan otomatis disinkronkan atau dikirim ulang ke sistem Anda. Anda harus menambahkan reservasi tersebut secara manual melalui Front Desk > Calendar.
Untuk memeriksa apakah masalahnya berkaitan dengan waktu:
Temukan tanggal pengaktifan: Di Channel Manager, klik tarif channel, pilih Audit, lalu cari “stempel waktu hotelier” yang menunjukkan waktu tarif tersebut diaktifkan.
Bandingkan tanggal: Jika “tanggal dibuat” pada pemesanan lebih awal daripada stempel waktu audit, sistem tidak dapat mengirimkannya ke kalender. Anda harus menambahkan detail tamu tersebut secara manual.
Keterlambatan sinkronisasi: Pembaruan ketersediaan dapat memerlukan waktu hingga 5 menit untuk disinkronkan di semua channel. Jika dua tamu memesan secara bersamaan di situs yang berbeda, pemesanan ganda dapat terjadi.
Menangani pemesanan “Belum dialokasikan” (biru)
Di Little Hotelier, kelebihan pemesanan sering muncul sebagai pemesanan berwarna biru di baris Belum dialokasikan pada kalender Front Desk.
Apa maksudnya: Pemesanan yang belum dialokasikan adalah masa inap yang valid dan telah dikonfirmasi—bukan kesalahan. Pemesanan tersebut dihitung sebagai pemesanan nyata dan telah mengurangi ketersediaan Anda. Pemesanan ini hanya perlu ditetapkan ke kamar fisik.
Atur ulang pemesanan: Periksa apakah tamu dapat menginap di kamar yang sama selama seluruh masa inapnya. Cari kamar fisik yang tersedia untuk beberapa malam berturut-turut sesuai masa inap pemesanan yang belum dialokasikan.
Buat ruang: Pindahkan pemesanan yang sudah ada untuk membuat ruang dengan menarik dan melepaskannya di antara kamar pada kalender Front Desk. Anda juga dapat membuka pemesanan dan mengedit kolom nomor kamar untuk menetapkannya ke kamar lain.
Alokasikan pemesanan: Setelah tersedia ruang untuk seluruh masa inap, tarik dan lepaskan pemesanan berwarna biru dari baris Belum dialokasikan ke kamar yang tersedia.
Pindahkan pemesanan dalam tipe kamar yang sama: Cari ruang kosong di antara kamar dalam tipe kamar tersebut untuk melihat apakah Anda dapat menempatkan pemesanan berwarna biru di kamar yang tersedia.
Menangani reservasi yang hilang
Tindakan segera:
Tambahkan reservasi secara manual: Buka Front Desk > Calendar, klik tanggal check-in, lalu pilih Add Reservation. Masukkan detail tamu yang ditemukan di ekstranet channel. Buat reservasi secara manual di Front Desk Little Hotelier, lalu sesuaikan inventaris.
Kurangi inventaris: Membuat reservasi akan otomatis mengurangi ketersediaan Anda. Perhatikan bahwa jika ada perubahan atau pembatalan di kemudian hari untuk reservasi manual yang sama, Anda harus memperbarui atau membatalkannya secara manual di Front Desk.
Pindahkan tamu: Jika properti penuh, hubungi channel untuk mengatur pemindahan tamu. Little Hotelier tidak dapat menghubungi channel atas nama Anda.
Memperbaiki pemetaan dan konfigurasi
Untuk mencegah kelebihan pemesanan di masa mendatang, Anda harus memetakan semua tarif yang belum dipetakan ke channel yang terhubung serta mengaktifkan kembali channel atau tarif yang dinonaktifkan.
Langkah-langkah untuk memetakan tarif yang belum dipetakan:
Buka My Apps > Channel Manager > Channels > Configure.
Petakan semua tarif yang belum dipetakan dan perbaiki tarif channel atau channel yang dinonaktifkan.
Memastikan semua tarif sudah dipetakan:
Periksa “Rates Mapped: X/Y” di sudut kanan atas halaman. Pastikan semua tarif kamar channel sudah dipetakan dengan memastikan nilai X dan Y sama, misalnya 44/44. Jika angkanya tidak sama, masih ada tarif yang belum dipetakan dan perlu dikonfigurasi.
Perhatikan bahwa beberapa tarif channel mungkin ada di channel, tetapi tidak muncul dalam filter tarif yang belum dipetakan. Untuk mengidentifikasinya, klik Configure pada tarif yang sudah dipetakan. Menu tarik-turun akan menampilkan semua tarif yang tersedia di channel.
Mengaktifkan kembali tarif atau channel yang dinonaktifkan:
⚠️ Jika tarif channel atau seluruh channel dinonaktifkan atau belum dipetakan, tidak ada pembaruan inventaris yang akan dikirimkan ke channel sehingga risiko kelebihan pemesanan meningkat. Jika tarif channel atau channel dinonaktifkan karena kesalahan, selesaikan kesalahan tersebut, lalu aktifkan kembali channel atau tarif channel.
Meminta log XML: Jika pemetaan sudah benar, minta log XML reservasi dari channel dan bagikan kepada tim dukungan kami untuk menelusuri pengiriman reservasi.
Catatan: Fasilitas yang tersedia dalam reservasi dapat berbeda antara channel dan Little Hotelier
Jika reservasi sudah terkirim dan pemetaan sudah benar, tetapi beberapa detail, seperti sarapan, tidak ada, perlu diketahui bahwa beberapa channel tidak mengirimkan informasi lengkap tentang fasilitas yang tersedia atau paket makan dalam pesan reservasi ke platform Little Hotelier Anda. Hubungi channel untuk mengonfirmasi fasilitas yang tersedia serta detail yang dipesan tamu.
Cara mencegah kelebihan pemesanan
Berikut beberapa cara untuk mengurangi risiko kelebihan pemesanan:
Periksa secara berkala apakah ketersediaan Anda sudah benar.
Pastikan semua tarif kamar yang diperlukan sudah dipetakan dengan benar ke channel.
Jika hanya tersisa satu kamar dan Anda memperkirakan kamar tersebut akan segera dipesan, Anda dapat menerapkan penghentian penjualan pada channel dengan kinerja rendah dan hanya menawarkan kamar terakhir tersebut di channel dengan kinerja tinggi.
Pantau dan perbaiki tarif channel atau channel yang mungkin telah dinonaktifkan.