Jika terjadi kelebihan pemesanan tetapi Anda tidak dapat menemukan detail tamu di Little Hotelier, ikuti langkah-langkah berikut untuk menemukan pemesanan tersebut dan mengatasi perbedaannya.
Menemukan reservasi yang hilang
Sebelum melakukan pemecahan masalah, pastikan kembali bahwa Anda melihat tanggal dan tahun yang benar di kalender Front Desk.
Periksa ekstranet channel: Login langsung ke situs pemesanan, misalnya Booking.com. Cari pemesanan menggunakan nama tamu atau tanggal. Kami tidak dapat menghubungi channel untuk Anda.
Periksa pemesanan langsung: Jika pemesanan berasal dari situs web Anda sendiri, buka Aplikasi saya > Pemesanan langsung > Reservasi untuk menemukan detailnya. Jika reservasi belum dikonfirmasi, reservasi tersebut tidak akan muncul di Front Desk. Cari notifikasi Tindakan diperlukan di bagian atas halaman.
Identifikasi masalah pemetaan untuk tarif channel: Buka Aplikasi saya > Channel manager > Channel > Konfigurasi. Cari tarif yang menampilkan “Kamar ini saat ini belum dipetakan” atau tarif yang dinonaktifkan.
Hubungi channel: Jika Anda tidak dapat menemukan detail pemesanan, hubungi channel secara langsung. Little Hotelier tidak dapat menghubungi channel pemesanan atas nama Anda.
Jika pemesanan dari channel tidak muncul di Front Desk Little Hotelier:
Kemungkinan besar pemesanan tersebut menggunakan tarif channel yang belum dipetakan. Periksa apakah ada tarif yang belum dipetakan.
Periksa masalah channel: Jika channel berstatus “Dinonaktifkan”, channel tersebut akan berhenti menerima pembaruan dan terus menjual kamar berdasarkan ketersediaan yang sudah tidak berlaku.
Periksa apakah ada masalah koneksi yang diketahui dan memengaruhi channel.
Pastikan pemesanan dibuat menggunakan ID properti channel yang benar. Pemesanan yang dibuat menggunakan ID properti lain tidak akan dikirim ke Little Hotelier.
Anda akan menerima notifikasi jika notifikasi Channel manager diaktifkan dan tamu memesan menggunakan tarif channel yang belum dipetakan ke Little Hotelier.
Jika tidak dapat menemukan pemesanan di Little Hotelier, periksa sumber pemesanannya. Login langsung ke ekstranet channel, cari berdasarkan nama tamu atau tanggal, lalu catat paket harga yang digunakan. Untuk mengetahui channel asal pemesanan, periksa notifikasi email yang dikirim ke properti Anda dengan subjek “Inventaris tidak diperbarui untuk channelname”.
Channel mengonfirmasi bahwa pemesanan telah dikirim, tetapi pemesanan tetap tidak muncul di Little Hotelier
Jika channel mengonfirmasi bahwa pemesanan telah dibuat tetapi Anda tidak dapat menemukannya di Little Hotelier, dan koneksi channel serta tarif kamar sudah dipetakan dan diaktifkan, periksa ID properti channel berikutnya.
Untuk memeriksa ID properti channel:
Temukan ID properti yang digunakan untuk membuat pemesanan di ekstranet channel, misalnya listing Booking.com Anda.
Bandingkan ID tersebut dengan ID properti channel yang terhubung di Little Hotelier.
Little Hotelier hanya dapat terhubung ke satu ID properti untuk setiap channel, misalnya satu listing Booking.com. Pemesanan yang dibuat menggunakan ID properti channel lain tidak akan dikirim ke Little Hotelier.
Jika pemesanan dibuat menggunakan ID properti lain, hubungi channel untuk menutup akun tambahan tersebut agar semua reservasi berikutnya masuk ke Little Hotelier.
Jika pemesanan dibuat menggunakan ID properti channel yang benar, minta channel memberikan log pengiriman XML reservasi. Log ini membuktikan bahwa channel berhasil mengirim reservasi ke Little Hotelier. Bagikan log tersebut kepada tim Dukungan kami untuk diselidiki.
Anda menerima pemesanan meskipun ketersediaan menunjukkan nol (0)
Jika Little Hotelier menampilkan ketersediaan yang benar, yaitu nol (0), tetapi pemesanan tetap diterima:
Jika pemesanan diterima melalui channel yang terhubung atau agen perjalanan online (OTA), misalnya Booking.com atau Expedia, hubungi channel tersebut untuk menyelidiki alasan pemesanan diterima saat ketersediaan nol. Untuk mendukung penyelidikan, hubungi tim Dukungan kami untuk mendapatkan log XML pembaruan inventaris yang dikirim Little Hotelier kepada channel, lalu bagikan log tersebut kepada channel sebagai bukti ketersediaan yang dikirim.
Little Hotelier menyimpan catatan ketersediaan, tarif, dan batasan yang dikirim kepada channel. Oleh karena itu, tim Dukungan kami dapat menyediakan log XML untuk Anda bagikan kepada channel.
Jika pemesanan berasal dari mesin pemesanan Little Hotelier, hubungi tim Dukungan kami untuk membantu menyelidikinya.
Apa yang menyebabkan kelebihan pemesanan?
Kelebihan pemesanan terjadi karena sistem tidak dapat memperbarui inventaris (ketersediaan) untuk tarif yang belum dipetakan atau terputus koneksinya.
Masalah pemetaan: Jika tarif kamar belum dipetakan atau ditautkan ke tarif channel yang salah, pemesanan tidak dapat dikirim ke Front Desk.
Keterlambatan sinkronisasi: Pembaruan ketersediaan di semua channel dapat memerlukan waktu hingga 5 menit. Jika dua tamu memesan secara bersamaan di situs yang berbeda, pemesanan ganda dapat terjadi.
Status dinonaktifkan: Jika channel atau tarif berstatus “Dinonaktifkan”, Little Hotelier akan berhenti mengirim pembaruan inventaris. Channel akan terus menjual kamar berdasarkan data terakhir yang diketahui, sehingga risiko kelebihan pemesanan menjadi tinggi.
Pemesanan langsung yang tidak tercatat: Jika pemesanan manual atau tamu datang langsung tidak segera ditambahkan ke kalender, ketersediaan online Anda akan tetap terlalu tinggi. Jika pemesanan langsung mengalami masalah pembayaran saat pembayaran, pemesanan tersebut dapat tetap berstatus belum dikonfirmasi dan tidak muncul di Front Desk.
Memeriksa masalah konektivitas channel
Jika Anda tiba-tiba tidak menerima reservasi, atau channel yang sebelumnya berfungsi dengan baik tiba-tiba berhenti mengirimkan pemesanan, periksa apakah ada masalah koneksi yang diketahui dan memengaruhi channel tersebut.
Pastikan koneksi channel diaktifkan di Aplikasi saya > Channel manager > Channel. Koneksi channel yang dinonaktifkan dapat menghentikan pengiriman reservasi ke Little Hotelier.
Buka Aplikasi saya > Channel manager > Channel, klik nama channel, pilih Konfigurasi, lalu pastikan tarif kamar channel sudah dipetakan dan diaktifkan.
Periksa notifikasi Anda untuk mengetahui apakah ada peringatan status channel atau koneksi.
Jika tidak ada channel atau tarif yang dinonaktifkan tetapi reservasi tetap belum diterima, hubungi channel untuk memeriksa status pengirimannya.
Jika channel mengonfirmasi bahwa reservasi telah dikirim, minta XML pengiriman reservasi dan bagikan kepada tim Dukungan kami untuk diselidiki.
Catatan: Jika tarif Anda sudah dipetakan dengan benar tetapi reservasi tetap tidak terkirim, penyebabnya mungkin berasal dari sisi channel, seperti gangguan sementara atau penurunan kinerja channel. Jika masalah terus berlanjut, hubungi tim Dukungan kami.
Memeriksa linimasa pemetaan
⚠️ Penting: Jika Anda baru saja mengaktifkan atau memetakan tarif channel, reservasi yang dibuat sebelum pemetaan diaktifkan tidak akan otomatis disinkronkan atau dikirim ulang ke sistem Anda. Anda harus menambahkan reservasi tersebut secara manual di Front Desk > Kalender.
Untuk memeriksa apakah masalahnya terkait waktu:
Temukan tanggal pengaktifan: Di Channel manager, klik tarif channel, pilih Audit, lalu temukan “stempel waktu hotelier” yang menunjukkan waktu tarif tersebut diaktifkan.
Bandingkan tanggal: Jika “tanggal dibuat” pemesanan lebih awal daripada stempel waktu audit, sistem tidak dapat mengirimkannya ke kalender Anda. Anda harus menambahkan detail tamu tersebut secara manual.
Keterlambatan sinkronisasi: Pembaruan ketersediaan di semua channel dapat memerlukan waktu hingga 5 menit. Jika dua tamu memesan secara bersamaan di situs yang berbeda, pemesanan ganda dapat terjadi.
Menangani pemesanan “Belum dialokasikan” berwarna biru
Di Little Hotelier, kelebihan pemesanan sering muncul sebagai pemesanan berwarna biru di baris Belum dialokasikan pada kalender Front Desk.
Apa maksudnya: Pemesanan yang belum dialokasikan adalah masa menginap yang valid dan telah dikonfirmasi—bukan kesalahan. Pemesanan ini dihitung sebagai pemesanan nyata dan telah mengurangi ketersediaan Anda. Pemesanan tersebut hanya perlu ditetapkan ke kamar fisik.
Atur ulang pemesanan: Periksa apakah tamu dapat menginap di kamar yang sama selama masa menginap mereka. Cari malam-malam berturut-turut yang tersedia di satu kamar fisik untuk pemesanan yang belum dialokasikan.
Buat ruang: Pindahkan pemesanan yang ada untuk menciptakan ruang dengan menarik dan melepaskannya di antara kamar pada kalender Front Desk. Anda juga dapat membuka pemesanan dan mengedit kolom nomor kamar untuk menetapkannya ke kamar lain.
Alokasikan pemesanan: Setelah tersedia ruang untuk seluruh masa menginap, tarik dan lepaskan pemesanan berwarna biru dari baris Belum dialokasikan ke kamar yang tersedia.
Pindahkan pemesanan dalam tipe kamar yang sama: Cari ruang kosong di antara kamar dalam tipe kamar tersebut untuk melihat apakah pemesanan berwarna biru dapat ditempatkan di kamar yang tersedia.
Menangani reservasi yang hilang
Tindakan segera:
Tambahkan reservasi secara manual: Buka Front Desk > Kalender, klik tanggal check-in, lalu pilih Tambah Reservasi. Masukkan detail tamu yang ditemukan di ekstranet channel. Buat reservasi secara manual di Front Desk Little Hotelier, lalu sesuaikan inventaris.
Kurangi inventaris: Membuat reservasi akan otomatis mengurangi ketersediaan Anda. Perhatikan bahwa jika ada perubahan atau pembatalan di kemudian hari untuk reservasi manual yang sama, Anda harus memperbarui atau membatalkannya secara manual di Front Desk.
Pindahkan tamu: Jika properti Anda penuh, hubungi channel untuk mengatur pemindahan tamu. Little Hotelier tidak dapat menghubungi channel atas nama Anda.
Memperbaiki pemetaan dan penyiapan
Untuk mencegah kelebihan pemesanan di kemudian hari, Anda harus memetakan semua tarif yang belum dipetakan ke channel yang terhubung dan mengaktifkan kembali channel atau tarif yang dinonaktifkan.
Langkah-langkah untuk memetakan tarif yang belum dipetakan:
Buka Aplikasi saya > Channel manager > Channel > Konfigurasi.
Petakan tarif yang belum dipetakan dan perbaiki tarif channel atau channel yang dinonaktifkan.
Memastikan semua tarif telah dipetakan:
Periksa “Tarif Dipetakan: X/Y” di pojok kanan atas halaman. Pastikan semua tarif kamar channel telah dipetakan dengan memastikan nilai X dan Y sama, misalnya 44/44. Jika angkanya tidak sama, masih ada tarif yang belum dipetakan dan perlu dikonfigurasi.
Perhatikan bahwa beberapa tarif channel mungkin tersedia di channel tetapi tidak muncul dalam filter tarif yang belum dipetakan. Untuk mengidentifikasinya, klik Konfigurasi pada tarif yang sudah dipetakan. Menu tarik-turun akan menampilkan semua tarif yang tersedia di channel.
Mengaktifkan kembali tarif atau channel yang dinonaktifkan:
⚠️ Jika tarif channel atau seluruh channel dinonaktifkan atau belum dipetakan, tidak ada pembaruan inventaris yang akan dikirim ke channel. Hal ini meningkatkan risiko kelebihan pemesanan. Jika tarif channel atau channel dinonaktifkan karena kesalahan, selesaikan kesalahan tersebut, lalu aktifkan kembali channel atau tarif channel.
Meminta log XML: Jika pemetaan sudah benar, minta channel memberikan log XML reservasi dan bagikan kepada tim Dukungan kami untuk menyelidiki pengiriman tersebut.
Catatan: Fasilitas yang tersedia dalam reservasi dapat berbeda antara channel dan Little Hotelier
Jika reservasi telah terkirim dan pemetaan sudah benar tetapi beberapa detail, seperti sarapan, tidak tersedia, perhatikan bahwa beberapa channel tidak mengirimkan informasi lengkap tentang fasilitas yang tersedia atau paket makanan dalam pesan reservasi ke platform Little Hotelier Anda. Hubungi channel untuk mengonfirmasi fasilitas yang tersedia serta detail yang dipesan tamu.
Cara mencegah kelebihan pemesanan
Berikut beberapa cara untuk mengurangi risiko kelebihan pemesanan:
Periksa ketersediaan Anda secara rutin untuk memastikan informasinya benar.
Pastikan semua tarif kamar yang diperlukan dipetakan dengan benar ke channel Anda.
Jika hanya tersisa satu kamar dan Anda memperkirakan kamar tersebut akan segera dipesan, Anda dapat menerapkan penghentian penjualan pada channel dengan kinerja rendah dan hanya menawarkan kamar terakhir tersebut melalui channel dengan kinerja tinggi.
Pantau dan perbaiki tarif channel atau channel yang mungkin telah dinonaktifkan.