Bagaimana cara mengedit reservasi?
⚠️ Penting:
Hanya reservasi manual yang dibuat di Little Hotelier atau melalui Direct Booking yang dapat diedit di Little Hotelier.
Reservasi yang dibuat melalui OTA (channel), termasuk perubahan tarif atau harga, harus diubah atau dibatalkan oleh tamu melalui channel yang digunakan untuk memesan.
Untuk mengubah reservasi Direct Booking atau Demand Plus, buka My Apps > Direct booking (bukan Front Desk)
Untuk mengedit reservasi:
Temukan dan klik reservasi untuk membukanya
Gunakan tab di bagian atas untuk mengedit berbagai informasi
⚠️ Semua perubahan yang dilakukan di tab Detail akan muncul di faktur reservasi.
Tab Detail
Tab Detail memuat informasi terpenting reservasi: detail menginap, informasi tamu utama, dan ringkasan pembayaran. Informasi berikut dapat diubah di tab ini:
Bagaimana cara mengubah tanggal check-in atau check-out?
Untuk mengubah tanggal:
Klik kolom tanggal Check-in atau Check-out
Pilih tanggal baru
Tentukan apakah ingin mempertahankan harga awal (lihat penjelasan di bawah)
Klik Simpan
💡 Kolom Lama menginap diperbarui secara otomatis saat tanggal diubah.
Memahami "Pertahankan tarif untuk tanggal yang ada"
Kotak centang ini menentukan apakah reservasi mempertahankan harga awal atau menggunakan harga terkini dari inventaris.
Saat "Pertahankan tarif untuk tanggal yang ada" dicentang (default):
Harga pemesanan awal tetap berlaku untuk tanggal baru
Gunakan opsi ini untuk menghormati harga yang sudah disepakati tamu
Saat "Pertahankan tarif untuk tanggal yang ada" TIDAK dicentang:
Sistem menerapkan harga inventaris terkini pada reservasi
Harga dapat berubah jika tarif sudah diperbarui sejak pemesanan dilakukan
⚠️ Peringatan: Menghapus centang pada opsi ini dapat mengubah harga pemesanan. Selalu konfirmasikan perubahan harga dengan tamu terlebih dahulu untuk menghindari perselisihan.
Contoh: Memperpanjang masa menginap
Inventaris menampilkan 100 USD/malam untuk 21-22 April.
Seorang tamu memesan satu malam (21 April) seharga 100 USD.
Anda mengubah harga inventaris untuk 21 April menjadi 150 USD.
Tamu menghubungi untuk menambah satu malam lagi (22 April).
Jika dicentang: Tamu membayar 100 USD per malam = total 200 USD
Jika TIDAK dicentang: Tamu membayar 150 USD untuk malam pertama + 100 USD untuk malam kedua = total 250 USD
Contoh: Mengubah semua tanggal
Seorang tamu memesan tanggal 21 April seharga 100 USD.
Tamu meminta perubahan check-in ke 23 April (harga inventaris: 200 USD).
Kotak centang "Pertahankan tarif untuk tanggal yang ada" tidak berlaku karena tidak ada tanggal awal yang tersisa. Sistem memperlakukannya sebagai reservasi baru = total 200 USD.
💡 Tips: Untuk mempertahankan harga awal saat mengubah semua tanggal, kosongkan kolom Paket harga dan masukkan harga secara manual di kolom Kamar.
Tipe kamar
Untuk mengubah tipe kamar pada reservasi:
Klik dropdown Tipe kamar
Pilih tipe kamar baru
Pilih Paket harga (wajib saat mengubah tipe kamar)
Klik Simpan
⚠️ Paket harga wajib dipilih saat mengubah tipe kamar.
Paket harga
Menghapus paket harga – Harga kustom / Mengubah harga untuk pemesanan ini saja
⚠️ Harga kustom hanya dapat ditetapkan untuk reservasi walk-in, manual, atau yang bersumber dari Extranet. Untuk perubahan harga pada jenis reservasi lain: reservasi OTA/channel harus diubah langsung melalui channel. Reservasi Direct Booking harus diubah di Direct Booking.
Untuk menetapkan harga kustom pada satu pemesanan tanpa mengubah paket harga:
Kosongkan dropdown Paket harga
Masukkan harga secara manual di kolom Kamar di sebelah kanan
Klik Simpan
⚠️ Mengosongkan kolom Paket harga membuat kolom Tamu tambahan tidak dapat diedit. Dalam hal ini, tambahkan biaya ekstra ke harga Kamar.
Beralih ke paket harga lain
Gunakan opsi ini untuk beralih ke paket harga yang berbeda (misalnya, dari Standar ke Non-Refundable).
Pilih paket harga baru dari dropdown
Untuk menerapkan harga paket harga baru, hapus centang pada Pertahankan tarif untuk tanggal yang ada
Klik Simpan
💡 Jika "Pertahankan tarif untuk tanggal yang ada" tidak dihapus centangnya, pemesanan akan mempertahankan harga awal meskipun paket harga sudah diubah.
Memperbarui ke harga inventaris terkini
Gunakan opsi ini jika harga di halaman Inventaris sudah diperbarui dan ingin diterapkan ke pemesanan yang ada.
Pertahankan paket harga yang sama
Hapus centang pada Pertahankan tarif untuk tanggal yang ada
Klik Simpan
⚠️ Tindakan ini akan mengubah harga pemesanan sesuai inventaris terkini. Selalu konfirmasikan perubahan harga dengan tamu terlebih dahulu untuk menghindari perselisihan.
💡 Lihat contoh "Pertahankan tarif untuk tanggal yang ada" di bawah untuk memahami cara kerjanya.
No. Kamar
Nomor kamar (No. Kamar): alokasi kamar untuk pemesanan ini dapat diubah.
Jika kolom ini dikosongkan, reservasi akan dipindahkan ke bagian Tidak Dialokasikan di Kalender.
Jika tidak ada kamar yang tersedia di menu dropdown, berarti tidak ada kamar fisik dari tipe kamar tersebut yang tersedia pada tanggal tersebut.
Hunian
Memasukkan jumlah penghuni yang tepat (dewasa, anak-anak, dan bayi) akan menyesuaikan total harga reservasi.
Kolom Tamu tambahan akan terisi otomatis berdasarkan perubahan yang dilakukan dan Hunian yang ditetapkan dalam paket harga yang dipilih.
Diskon
Edit atau masukkan diskon untuk pemesanan ini, baik per malam maupun per kamar.
Tambah kamar lain
Untuk menambahkan kamar:
Klik Tambah kamar lain
Pilih tipe kamar
Lengkapi detail pemesanan
Klik Simpan
💡 Beberapa tipe kamar dapat dipesan untuk tanggal yang sama selama tersedia.
Untuk menghapus kamar:
Arahkan kursor ke tipe kamar dan klik tanda X merah yang muncul
Tambah tamu
Tindakan ini akan mengarahkan ke tab Tamu pada reservasi.
Detail kontak utama
Detail kontak dapat diubah kapan saja.
Informasi penting tentang nama pada faktur:
Hanya satu nama tamu yang muncul di faktur: kontak utama ATAU tamu yang ditandai sebagai favorit (☆) di tab Tamu
Tamu lain dapat ditambahkan di tab Tamu, tetapi tidak akan muncul di faktur
Detail kontak utama (nama dan ID) muncul di faktur secara default, kecuali tamu lain ditambahkan di tab Tamu dan ditandai sebagai tamu pertama
Detail kartu kredit
Hanya pengguna admin yang dapat melihat dan mengedit informasi kartu kredit. ⚠️ Little Hotelier hanya menyimpan informasi kartu kredit hingga 7 hari setelah tanggal check-out.
Komentar tamu
Yang muncul di komentar tamu:
Komentar yang ditambahkan secara manual
Komentar dari tamu pada reservasi channel (OTA)
Catatan:
Komentar tamu muncul di email konfirmasi yang dikirim ke tamu.
Jangan sertakan informasi kartu kredit di Komentar tamu. Sistem secara otomatis mengenkripsi nomor kartu yang terdeteksi.
Untuk catatan internal yang hanya terlihat oleh staf, gunakan tab Catatan.
Tab Tamu
Tambahkan detail tamu utama dan tamu yang menyertainya.
Mengapa detail tamu diperlukan?
Tambahkan detail tamu untuk:
Catatan akurat tentang semua orang yang menginap di properti
Keamanan dan keselamatan properti
Kepatuhan hukum (diwajibkan oleh hukum di beberapa negara)
💡 Properti di Spanyol wajib menjalankan laporan harian yang memuat ID tamu dan informasi lainnya.
Bagaimana cara menambahkan tamu baru ke reservasi?
Untuk menambahkan tamu:
Klik +Tambah tamu baru
Masukkan detail tamu yang diperlukan:
Nama depan (wajib)
Nama belakang (wajib)
Kolom tambahan: Nama keluarga kedua, email, nomor telepon, jenis kelamin
Klik Simpan
💡 Klik +Isi otomatis kontak utama untuk menyalin detail kontak utama ke tamu baru.
Untuk menambahkan informasi tambahan:
Klik ikon panah bawah (⋁) di samping setiap tamu untuk menampilkan kolom tambahan:
Jenis dokumen ID, nomor ID, kewarganegaraan, tanggal penerbitan, tanggal kedaluwarsa, tanggal lahir
Alamat, negara, kota, provinsi, kode pos
Nama mana yang muncul di Kalender?
Secara default:
Reservasi menampilkan tamu pertama yang ditambahkan di tab Tamu
Jika tidak ada tamu tambahan yang ditambahkan, reservasi menampilkan nama kontak utama
Ini berguna saat kontak utama bukan tamu yang menginap (misalnya, seorang anak yang memesan untuk orang tuanya).
Untuk mengubah nama yang muncul:
Tambahkan tamu baru di tab Tamu
Klik ikon bintang (☆) di sebelah kiri kolom nama depan
Klik Simpan
Bagaimana cara menghapus tamu dari reservasi?
Untuk menghapus tamu:
Arahkan kursor ke detail tamu di tab Tamu
Klik tanda X merah yang muncul di atas ikon panah bawah (⋁)
Tab Inklusi
Tab Inklusi menampilkan inklusi per malam dari paket harga yang dipilih untuk pemesanan ini.
Inklusi akan muncul untuk:
Reservasi dari mesin pemesanan langsung
Reservasi manual (jika inklusi sudah dikonfigurasi saat pemesanan)
💡 Inklusi diperbarui secara otomatis saat paket harga diubah. Inklusi tidak dapat diubah secara manual dalam reservasi.
💡 Mengubah paket harga reservasi akan mengubah inklusi.
Untuk menambah atau mengedit inklusi:
Untuk inklusi di tingkat paket harga, baca: Membuat paket harga
Untuk inklusi per malam di inventaris, baca: Kelola inventaris
Tab Item Ekstra
Tambahkan item ekstra yang dapat dibeli atau dikonsumsi tamu selama menginap.
Bagaimana cara menambahkan ekstra ke reservasi?
Untuk menambahkan item ekstra:
Klik + Tambah baru
Pilih item ekstra dari dropdown
Klik Simpan
💡 Dropdown menampilkan ekstra yang dibuat di tingkat properti. Untuk membuat atau mengedit ekstra, baca: Membuat, mengedit, atau menghapus ekstra
💡 Beberapa ekstra dapat ditambahkan dengan mengklik + Tambah baru beberapa kali.
Bagaimana cara menambahkan ekstra kustom yang tidak ada dalam daftar?
Untuk item unik yang tidak ada dalam daftar ekstra:
Pilih Lainnya dari dropdown
Isi Nama item
Tambahkan harga Total item
Masukkan Jumlah
Klik Simpan
Contoh: Tagihan mini bar
Tamu mengonsumsi tiga minuman dari mini bar dengan harga 5 USD masing-masing:
Pilih Lainnya
Nama: "Minuman mini bar"
Total item: 5 USD
Jumlah: 3
Total yang ditampilkan: 15 USD
Klik Simpan
⚠️ Ekstra "Lainnya" tidak termasuk pajak kecuali ada pajak yang diterapkan untuk "Semua". Pelajari lebih lanjut: Membuat dan mengelola pajak serta biaya layanan
Bagaimana cara menghapus ekstra dari reservasi?
Untuk menghapus ekstra:
Klik tanda X merah di sudut kiri atas setiap item ekstra yang ingin dihapus
Tab Pembayaran
Bagaimana cara mengelola pembayaran? / Bagaimana cara mencatat atau memproses pembayaran?
Ada dua cara untuk mengelola pembayaran:
Jika TIDAK menggunakan Pembayaran Little Hotelier:
Terima deposit dan pembayaran secara manual menggunakan metode pembayaran sendiri (misalnya, terminal kartu kredit)
Klik Catat pembayaran di Little Hotelier
Masukkan detail transaksi
⚠️ Mencatat pembayaran tidak memproses pembayaran. Tindakan ini hanya mencatat bahwa pembayaran telah diterima.
Jika menggunakan Pembayaran Little Hotelier:
Klik Proses pembayaran di tab Pembayaran
Sistem secara otomatis membebankan jumlah yang belum dibayar
💡 Dengan deposit yang dikonfigurasi dan payment gateway, deposit diproses secara otomatis saat pemesanan.
Untuk payment gateway lain: Jika gateway memungkinkan pemrosesan dari Little Hotelier, prosesnya sama seperti di atas.
Apa yang dimaksud dengan deposit di Little Hotelier?
Di Little Hotelier, "deposit" adalah pembayaran apa pun yang dilakukan saat pemesanan (bukan hanya pembayaran sebagian).
💡 Deposit dengan jumlah penuh dapat disiapkan untuk tarif non-refundable.
💡 Dengan deposit yang dikonfigurasi, reservasi dari mesin pemesanan langsung dan channel dengan pembayaran jatuh tempo saat pemesanan akan otomatis muncul di tab Pembayaran.
Tab Catatan
Bagaimana cara menambahkan catatan internal?
Gunakan tab Catatan untuk informasi yang hanya terlihat oleh Anda dan staf.
Contoh:
"Pelanggan setia: tinggalkan catatan terima kasih dengan kode promo LOYAL10"
"Tamu sedang melamar: ia mengirimkan cincin untuk kami letakkan di gelas sampanye berisi es sampanye pada hari check-in"
"Pengunjung tamu memecahkan TV kamar 4. Ingatkan tamu bahwa kerusakan akan dibebankan ke kartu kredit mereka"
💡 Untuk catatan yang terlihat oleh tamu, gunakan bagian Komentar tamu di tab Detail. Catatan ini muncul di email konfirmasi.
Tab Faktur
Bagaimana cara membuat faktur untuk reservasi?
Tab Faktur memuat semua faktur yang dibuat untuk satu pemesanan.
Praktik terbaik: Selesaikan semua detail reservasi sebelum membuat faktur.
⚠️ Jika detail reservasi diubah setelah faktur dibuat, sistem akan memberikan notifikasi dan menawarkan opsi pembaruan. Pembaruan akan membuat nomor faktur baru dan membatalkan nomor faktur sebelumnya.