Bagaimana cara membuat invoice?
Setelah membuat reservasi, Anda akan dapat membuat invoice untuk pemesanan baru.
Sebelum membuat invoice:
Pastikan semua detail reservasi pada tab Rincian sudah benar.
Pastikan untuk mencetak atau mengirim invoice melalui email setelah Anda memeriksa bahwa semua detail reservasi sudah benar. Memilih untuk mencetak atau mengirim invoice melalui email juga akan menghasilkan invoice untuk reservasi (jika belum dibuat).
Untuk membuat invoice:
Temukan reservasi pada halaman Kalender atau halaman Reservasi.
Klik pada reservasi sehingga muncul pop-up ringkasan.
Buka tab Invoice.
Untuk reservasi yang invoice-nya belum dibuat, Anda akan melihat tombol Buat invoice. Klik tombol ini setelah Anda memeriksa bahwa semua detail pada tab Rincian sudah benar.
⚠️ Mengedit detail reservasi setelah membuat invoice mungkin memerlukan pembaruan invoice. Harap diingat bahwa memperbarui invoice akan menghasilkan invoice baru dengan nomor invoice yang berbeda.
Bagaimana cara memperbarui invoice yang sudah ada?
Jika Anda telah membuat invoice, invoice tersebut akan memerlukan pembaruan dari Little Hotelier jika salah satu hal berikut ini diubah:
Tanggal check-in atau check-out
Kamar (ditambahkan atau dihapus)
Tipe kamar untuk salah satu kamar menginap
Paket harga untuk salah satu kamar menginap
Jumlah penghuni untuk salah satu kamar menginap
Ekstra (ditambahkan, diubah atau dihapus)
Pembayaran (dicatat, diproses, atau dikembalikan)
Detail pelanggan
Status reservasi
⚠️ Disarankan untuk memperbarui invoice hanya jika benar-benar diperlukan, karena invoice baru akan dibuat. Sebaiknya hindari memiliki banyak invoice tidak valid dalam sistem Anda.
Jika Anda telah membuat invoice dengan mengedit rincian pada reservasi, Anda dapat membuat invoice lain dengan informasi yang telah diperbarui:
Temukan reservasi pada halaman Kalender atau halaman Reservasi.
Klik di sisi kanan penanda pemesanan reservasi agar terbuka.
Edit rincian reservasi.
Periksa kembali apakah semua rincian pada tab Rincian sudah benar dan Anda telah mengklik Simpan untuk memperbarui perubahan.
Di dalam reservasi, buka tab Invoice.
Anda akan melihat:
Nomor invoice saat ini.
Invoice sudah kedaluwarsa, klik di sini untuk memperbarui.
Tanggal penerbitan invoice saat ini. ⚠️ Mengklik Invoice sudah kedaluwarsa akan menghasilkan invoice lain dengan detail yang diperbarui dan oleh karena itu akan menandai invoice saat ini sebagai Tidak Valid.
Setelah Anda mengklik Invoice sudah kedaluwarsa, Anda akan melihat lebih dari satu invoice di tab Invoice reservasi Anda.
⚠️ Setelah invoice dibuat, invoice tidak dapat dihapus atau dimodifikasi, sehingga sistem akan membuat invoice baru dan menyimpan invoice versi sebelumnya jika Anda membutuhkannya. Tergantung pada negara tempat properti Anda berada, menghapus atau memodifikasi invoice tanpa mengubah nomornya dapat dianggap ilegal.
💡 Hanya invoice terbaru yang berlaku. Semua versi sebelumnya akan menampilkan tanda air dengan kata " Tidak Valid " dua kali dalam huruf besar.
Apa yang terjadi dengan penomoran invoice setelah diperbarui?
Jika Anda menerbitkan invoice yang diperbarui dengan mengklik tombol Invoice sudah kedaluwarsa, klik di sini untuk memperbarui, invoice baru akan memiliki nomor yang sama dengan invoice terakhir ditambah dengan nomor di bagian akhir. Nomor ini mengidentifikasi berapa banyak pembaruan yang telah diterima invoice.
Misalnya:
Jika invoice Anda memiliki "abc" sebagai karakter pertama dan "xyz" sebagai karakter terakhir, Anda mungkin memiliki nomor invoice sebagai "abc-100-xyz".
Setelah pembaruan invoice pertama, nomor invoice versi baru akan menjadi "abc-100-xyz-1".
Jika invoice diperbarui sepuluh kali, nomornya akan menjadi "abc-100-xyz-10".
Nomor ini melacak berapa banyak perubahan yang dilakukan pada invoice, bukan berapa banyak versi invoice yang ada. "abc-100-xyz-1" secara teknis merupakan invoice versi kedua meskipun bernomor "1", dan "abc-100-xyz-10" secara teknis merupakan invoice versi kesebelas meskipun bernomor "10".
Informasi apa saja yang disertakan dalam invoice
Header (jika diatur pada invoice kustom)
Nomor invoice
Tanggal invoice
Data dari properti:
Logo (jika diunggah pada invoice kustom)
Nama
Alamat
Nomor telepon properti
Nomor telepon kontak utama
Email pertanyaan
Nomor pajak (di bagian bawah invoice)
Kebijakan pembayaran (di bawah ini adalah rincian per malam)
Data dari tamu:
Nama depan
Nama belakang
Alamat
Kota
Provinsi
Kode pos
Negara
Data dari reservasi:
Status pembayaran: akan ditampilkan sebagai Lunas atau Belum Lunas
Nomor reservasi
Status reservasi
Kedatangan
Keberangkatan
Malam
Dewasa
Anak-anak
Bayi
Rincian yang sudah termasuk per malam
Tanggal
Deskripsi (akan menunjukkan paket harga)
Nomor kamar
Kuantitas (berlaku untuk ekstra)
Total item
Total (total item x kuantitas)
Pembayaran
Subtotal
Total
Saldo tertunggak
💡 Invoice Anda dapat dikustomisasi.
Mengapa Anda harus mencetak atau mengirim invoice melalui email?
⚠️ Harap periksa peraturan setempat, karena beberapa wilayah mungkin mengharuskan Anda untuk selalu memberikan invoice kepada tamu. Peraturan setempat mungkin juga mengharuskan untuk menyimpan salinannya untuk Anda sendiri (cetak atau digital).
Penting untuk mencetak dan mengirim invoice melalui email karena alasan berikut:
Agar tamu Anda dapat melihat ringkasan pembayaran dan semua tagihan mereka.
Untuk pencatatan pendapatan departemen akunting properti Anda untuk tujuan akuntansi dan audit pendapatan.
Bagaimana cara mencetak invoice untuk reservasi tertentu?
Anda dapat mencetak invoice dari dalam reservasi dengan melakukan langkah-langkah berikut:
Temukan reservasi pada halaman Kalender atau halaman Reservasi.
Klik pada reservasi sehingga muncul pop-up ringkasan.
Klik pada Cetak.
Pilih Invoice dari menu tarik-turun.
Jendela baru akan terbuka bagi Anda untuk mencetak invoice.
Klik Cetak untuk mengonfirmasi.
💡Jika mau, Anda juga dapat menyimpan invoice sebagai PDF di komputer Anda dengan memilih Simpan sebagai PDF.
Bagaimana cara mengirim invoice melalui email untuk reservasi tertentu?
⚠️ Email invoice tidak dapat dikustomisasi.
⚠️ Sebelum mengirim invoice, pastikan invoice telah diperbarui dalam tab reservasi > Invoice.
Anda dapat mengirimkan invoice melalui email dari dalam reservasi dengan melakukan langkah-langkah berikut:
Temukan reservasi pada halaman Kalender atau halaman Reservasi.
Klik pada reservasi sehingga muncul pop-up ringkasan.
Klik Email.
Pilih Invoice dari menu tarik-turun. Sekarang invoice akan dikirim ke alamat email kontak utama.