Untuk pemilik properti tanpa sistem front desk atau mesin pemesanan langsung, membuat reservasi bisa jadi rumit. Ini bisa berarti tamu harus memesan melalui agen perjalanan online (OTA) dan membayar mereka komisi, atau kehilangan tamu karena penawaran pesaing. Little Hotelier memungkinkan Anda membuat reservasi sendiri, menghemat uang, dan memampukan Anda untuk mengelola hubungan dengan tamu.
Artikel ini membahas cara membuat reservasi, rincian mana yang harus Anda masukkan, dan deskripsi setiap tab yang disertakan dalam semua reservasi.
💡 Anda dapat membuat reservasi dari halaman Kalender dan halaman Reservasi .
Kapan saya perlu membuat reservasi manual?
Karena Little Hotelier Anda terhubung ke OTA (juga disebut channel) dan mesin pemesanan langsung, sebagian besar pemesanan baru akan dibuat dan ditambahkan ke kalender Anda secara otomatis. Namun, jika tamu memutuskan untuk melakukan pemesanan secara langsung melalui telepon atau email, Anda harus membuat reservasi tersebut secara manual di front desk Little Hotelier Anda.
Membuat reservasi memungkinkan Anda memilih dan menyimpan kamar untuk tamu. Ketersediaan Anda juga akan diperbarui secara otomatis pada channel Anda yang terhubung dan akan menunjukkan ketersediaan baru ini. Memastikan pemesanan ini memiliki reservasi di front desk Anda membantu mencegah pemesanan berlebih.
➕ Berikut adalah beberapa situasi ketika Anda mungkin perlu membuat reservasi manual:
Ketika seorang tamu datang langsung menanyakan apakah kamar tersedia di menit terakhir.
Ketika tamu menghubungi Anda secara langsung melalui telepon, email, situs web, atau bahkan halaman media sosial Anda.
Jika Anda memiliki perjanjian dengan agen perjalanan fisik (bukan OTA), mereka mungkin menghubungi Anda untuk memesan kamar untuk salah satu pelanggan mereka.
Jika Anda adalah bagian dari jaringan properti atau memiliki perjanjian dengan properti lain dan mereka kelebihan pemesanan dan perlu memindahkan tamunya.
💡 Tahukah Anda bahwa ada aplikasi seluler Little Hotelier?
Bagaimana saya membuat reservasi?
Ada tiga cara untuk membuat reservasi secara manual di Little Hotelier:
Langsung klik dan seret pada Kalender di halaman Kalender Anda
Gunakan tombol +Buat Pemesanan (juga di halaman Kalender Anda)
Gunakan halaman Reservasi Anda
Bagaimana cara membuat reservasi di halaman Kalender saya?
Ada dua cara mudah untuk membuat reservasi secara manual di halaman Kalender Anda:
Melalui tombol +Buat Pemesanan
Buka halaman Kalender
Klik tombol +Buat Pemesanan di pojok kanan atas
Pop-up pemesanan baru akan muncul untuk Anda dapat memasukkan informasi reservasi di bidang yang berlaku. Lihat bagian: Tambahkan rincian pemesanan baru.
Mengklik dan menyeret di Kalender
Buka halaman Kalender
Temukan tanggal check-in pemesanan baru
Pada sel yang sesuai dengan ruangan tempat Anda ingin membuat reservasi ini, klik dan seret ke kanan pada hari-hari pemesanan akan diminta.
Pada jendela pop-up Buat baru..., klik tombol +Buat Pemesanan
Pop-up pemesanan baru akan muncul untuk Anda dapat memasukkan informasi reservasi di bidang yang berlaku. Lihat bagian: Tambahkan rincian pemesanan baru.
Bagaimana cara membuat reservasi di halaman Pemesanan saya?
Anda juga dapat membuat reservasi dari halaman Pemesanan. Cukup ikuti langkah-langkah ini:
Buka Pemesanan
Klik +Buat pemesanan, tepat di bawah filter pencarian.
Pop-up pemesanan baru akan muncul untuk Anda dapat memasukkan informasi reservasi di bidang yang berlaku. Lihat bagian: Tambahkan rincian pemesanan baru.
Tambahkan rincian pemesanan baru
Setelah membuat reservasi, Anda harus mengisi beberapa kolom dari tab Rincian reservasi. Tab ini berisi data reservasi yang paling penting, termasuk informasi umum tentang masa menginap, tamu utama, dan ringkasan pembayaran.
Rincian reservasi umum
Masukkan tanggal Check-in dan Check-out
💡 Lama menginap dan status pemesanan ada di sebelah kanan tanggal ini
Pilih tipe Kamar dan Paket tarif yang Anda inginkan
Pilih nama atau nomor kamar tertentu ( #kamar ) dari drop-down untuk mengalokasikan kamar fisik ke pemesanan (dan ketahui kunci mana yang harus diserahkan saat check-in)
💡 Jika Anda mengosongkan bidang ini, reservasi akan muncul sebagai tidak dialokasikan di Kalender Anda, tetapi ketersediaan Anda akan tetap berkurang.
️⚠️ Jika menu drop-down #kamar tidak memiliki nomor kamar untuk dipilih, berarti Anda tidak memiliki kamar lagi yang tersedia untuk tipe kamar ini. Mengapa? Karena:
Anda mungkin perlu mengatur ulang pemesanan untuk mengakomodasi reservasi tamu Anda
Mungkin tipe kamar Anda sudah penuh dipesan
Mungkin semua kamar fisik tipe kamar Anda memiliki penutupan
Bagaimanapun, pastikan untuk memeriksa kembali mengapa tidak ada kamar fisik yang tersedia di drop-down sebelum membuat reservasi, untuk menghindari kelebihan pemesanan pada properti Anda.
💡 Bidang Check-in, Check-out, Tipe kamar, dan #kamar diisi secara otomatis untuk reservasi yang dibuat dari halaman Kalender.
Pilih jumlah Orang Dewasa, Anak-anak, dan Bayi yang termasuk dalam reservasi ini.
⚠️ Jumlah orang dewasa harus selalu lebih dari 0 jika pengaturan tipe kamar mengharuskan orang dewasa dipilih.
Bidang Kamar akan menampilkan total harga kamar, tidak termasuk biaya orang tambahan dan diskon yang mungkin ingin Anda terapkan. Jika bidang Paket tarif telah diisi, harga Kamar akan berwarna abu-abu.
⚠️️ Harga Kamar secara otomatis diisi berdasarkan tarif yang saat ini ditampilkan di inventaris Anda untuk paket harga dan tanggal yang dipilih.
💡 Untuk menerapkan tarif yang berbeda secara manual, pilih opsi kosong di bidang Paket tarif untuk mengedit Harga kamar.
Bidang Tambahan Orang menunjukkan jumlah harga untuk semua penghuni tambahan yang tidak termasuk dalam harga total Kamar.
⚠️️ Bidang orang tambahan secara otomatis diisi berdasarkan Hunian yang ditetapkan dalam paket harga yang dipilih. Jika Anda mengosongkan bidang Paket harga, bidang Tambahan Orang tidak dapat diedit. Dalam hal ini, Anda harus memasukkan biaya tambahan dalam Harga kamar.
➕ Katakanlah Anda memiliki kamar Double. Tarif standar termasuk dua orang dewasa berjumlah 100 untuk paket harga ini. Tambahan anak-anak dikenakan biaya masing-masing sebesar 20. Jika Anda membuat reservasi untuk 2 orang dewasa dan 2 anak-anak, kolom Harga kamar akan menampilkan 100, dan kolom Orang tambahan akan menampilkan 40. Tidak satu pun dari kedua bidang ini dapat diedit saat paket harga dipilih.
Tambahkan Diskon, jika ada. Anda mungkin ingin memberi tamu Anda diskon khusus yang akan ditampilkan di invoice mereka.
Anda dapat menambahkan lebih banyak kamar ke reservasi dengan mengklik tombol +Tambahkan kamar lain di bawah bidang Diskon. Jika Anda melakukannya, Anda dapat mengisi semua bidang, seperti yang dijelaskan pada langkah 2 dari rincian reservasi Umum.
Kontak utama
Tepat di bawah rincian reservasi umum, pada tab Rincian, terdapat bagian yang disebut Kontak Utama. Kontak utama adalah tamu utama reservasi, biasanya orang yang melakukan pemesanan atau yang membayar.
Jika lebih dari satu tamu termasuk dalam reservasi, Anda dapat menambahkan tamu tambahan di tab Tamu di jendela reservasi.
⚠️ Kontak Utama (nama dan dokumen ID) adalah hal yang termasuk dalam invoice.
💡 Kontak Utama Anda dan detail tamu lainnya akan disimpan di halaman Tamu di Little Hotelier Anda.
Informasi kontak utama di bawah ini wajib:
Nama depan dan nama belakang
Kontak Utama lainnya tidak diharuskan untuk berhasil menyimpan pemesanan:
Rincian kontak: Email dan nomor telepon
Alamat (termasuk bidang kota dan negara diwajibkan di Jerman)
Rincian pembayaran : Anda dapat menambahkan detail kartu kredit tamu Anda, termasuk nomor kartu, tanggal kedaluwarsanya (MM/YYYY), dan nama pemegang kartu.
💡 Alamat email sangat penting untuk mengirimkan konfirmasi pemesanan, ringkasan pemesanan, invoice, dll.
💡 Setelah rincian pembayaran dan reservasi disimpan, nomor kartu kredit akan dienkripsi. Hanya pengguna admin satu-satunya yang dapat melihatnya.Waktu kedatangan
Informasi rujukan
💡 Selalu bermanfaat untuk bertanya kepada tamu bagaimana mereka menemukan properti AndaTipe dokumen ID dan nomor ID diperlukan secara hukum di beberapa lokasi
⚠️️ Anda harus memeriksa apakah undang-undang setempat mengharuskan Anda untuk meminta informasi ini dari tamu Anda. Di Spanyol, pemilik properti diharuskan menjalankan dan mengekspor laporan polisi dengan rincian dokumen identitas tamu serta informasi lainnya.
Email pemasaran. Anda mungkin perlu bertanya kepada tamu apakah mereka setuju untuk menerima email pemasaran Anda sesuai dengan undang-undang perlindungan data. Jika opsi ini tidak tersedia, Anda mungkin perlu mengaktifkan persetujuan GDPR di pengaturan tampilan Tamu Anda.
Bagian komentar Tamu adalah tempat Anda dapat menambahkan komentar atau mencatat permintaan khusus tamu. Misalnya, "Saya lebih suka kamar dengan pemandangan" atau "Tolong beri saya kamar yang dapat diakses di lantai dasar atau dekat dengan lift."
💡 Komentar yang ditambahkan di sini akan ditampilkan pada email konfirmasi yang dikirim ke tamu. Jika Anda ingin menambahkan komentar yang hanya dapat dilihat oleh staf Anda, Anda dapat melakukannya di tab Catatan setelah reservasi dibuat.
⚠️️ Harap hindari memasukkan informasi kartu kredit di kotak komentar Tamu atau tab Catatan, karena sistem akan secara otomatis mengenkripsinya jika terdeteksi.
Anda mungkin ingin menyimpan Pemesanan Anda dengan informasi terkini. Klik Simpan di pojok kanan bawah.
➕ Setelah disimpan, nomor referensi pemesanan dibuat. Reservasi manual dan pemesanan yang datang melalui mesin pemesanan langsung Anda akan selalu memiliki referensi pemesanan (juga disebut sebagai ID reservasi) yang dimulai dengan LH¨, diikuti dengan angka. Tab baru juga akan tersedia di reservasi, ini termasuk Tamu, Termasuk, Item tambahan, Pembayaran, Catatan, dan Invoice.
💡 Tahukah Anda bahwa Anda dapat menambahkan bidang khusus di bagian Kontak utama? Ini berguna untuk menanyakan semua tamu Anda pertanyaan yang belum tercakup dalam bidang lain. Misalnya, ini dapat digunakan untuk memberi tahu tentang alergi yang harus Anda ketahui, atau untuk memberikan kode loyalitas tamu.
Ringkasan pemesanan
Pada tab Rincian, saat membuat atau mengedit reservasi, Anda akan menemukan Ringkasan Pemesanan yang memberikan gambaran singkat tentang total biaya reservasi. Berikut adalah penjelasan rinci dari setiap komponen Ringkasan Pemesanan:
Total kamar: ini adalah total harga kamar, tidak termasuk biaya orang tambahan dan diskon yang mungkin Anda terapkan
Total orang tambahan: ini adalah harga untuk semua penghuni tambahan (Dewasa, Anak-anak, dan Bayi) yang tidak termasuk dalam harga total Kamar
Total ekstra: ini adalah harga untuk semua ekstra yang ditambahkan di tab Item ekstra pada reservasi ini.
Total diskon: ini menunjukkan nilai yang dimasukkan di bidang Diskon
Biaya tambahan kartu kredit : ini menunjukkan biaya tambahan yang mungkin Anda kenakan kepada tamu saat membayar dengan kartu kredit tertentu.
Total: ini adalah total utang tamu, termasuk biaya tambahan, pajak, dan biaya tambahan, dikurangi semua diskon
Total yang diterima: ini adalah jumlah yang telah dibayar tamu. Total yang diterima diubah setiap kali Anda memproses atau merekam pembayaran.
💡 Anda mungkin ingin mengonfigurasi deposit yang harus dibayar tamu pada saat pemesanan.
Total terutang: ini adalah sisa jumlah antara Total dan Total yang diterima. Total terutang akan menunjukkan jumlah yang masih menunggu pembayaran oleh tamu Anda. Jumlah terutang akan diubah setelah Anda memproses atau merekam pembayaran.
💡 Status pembayaran yang berbeda akan menampilkan reservasi dengan bendera warna yang berbeda pada halaman Kalender Anda, tergantung pada apakah reservasi tersebut telah dibayar penuh atau dengan jumlah yang belum dibayar.
Termasuk pajak persentase / Persentase pajak total: ini adalah jumlah total pajak yang termasuk dalam reservasi. Jumlah ini dapat ditampilkan dalam dua cara berbeda dalam ringkasan Pemesanan, tergantung pada konfigurasi pajak Anda:
Jika opsi Tampilkan tarif kamar termasuk pajak dan biaya dicentang pada Pengaturan > Atur pajak > Pengaturan, Anda akan melihat Persentase pajak yang termasuk ditampilkan di bawah Total terutang dalam ringkasan Pemesanan.
Jika opsi Tampilkan tarif kamar termasuk pajak dan biaya tidak dicentang pada Pengaturan > Atur pajak > Pengaturan, maka Anda akan melihat Persentase pajak total yang ditampilkan di bawah biaya tambahan Kartu Kredit dalam ringkasan Pemesanan.
💡 Anda juga dapat melihat Jumlah pajak tetap dalam ringkasan Pemesanan jika Anda telah menyiapkan pajak jumlah tetap.
Rekam pembayaran: tombol ini memungkinkan Anda untuk merekam pembayaran dan pengembalian dana secara manual.
💡 Jika Anda menggunakan Pembayaran Little Hotelier (gerbang pembayaran kami), Anda akan melihat tombol tambahan yang disebut Proses pembayaran.
Jika Anda belum menyimpan Pemesanan Anda, silakan klik Simpan di sudut kanan bawah untuk melakukannya.
Bagaimana cara menerapkan diskon pada reservasi?
Diskon dapat diterapkan pada tab Rincian di setiap reservasi. Anda dapat memilih untuk menerapkan diskon berdasarkan tingkat kamar atau per malam.
⚠️️ Anda hanya dapat memilih satu cara untuk menerapkan diskon Anda.
Untuk menerapkan diskon berdasarkan tingkat kamar:
Klik simbol jumlah/persentase untuk memilih antara menerapkan jumlah atau persentase (%) diskon
Masukkan nilai diskon
Untuk menerapkan diskon per malam:
Klik panah tarik-turun di samping Diskon. Ini akan mengungkapkan harga per malam
⚠️ Panah tarik-turun tidak terlihat untuk pemesanan satu malamKlik simbol jumlah/persentase untuk memilih antara jumlah atau persentase (%)
Masukkan nilai diskon
💡 Malam yang berbeda dapat memiliki campuran jumlah dan persentase diskon.
➕ Saat menerapkan persentase diskon (%), ini akan diberi diskon dari total Kamar, bukan Total reservasi.
Reservasi saya dibuat; apa saja opsi baru yang saya lihat?
Setelah Anda mengklik Simpan, pemesanan baru Anda akan dibuat. Informasi dan opsi baru tersedia di jendela reservasi:
Nomor referensi pemesanan (atau ID reservasi) akan dibuat dan ditampilkan di bagian atas jendela reservasi. Pemesanan manual dan pemesanan yang datang melalui mesin pemesanan langsung Anda akan selalu diawali dengan 'LH', diikuti dengan angka.
Tab baru akan muncul di sebelah tab Rincian, tempat Anda dapat memasukkan informasi tambahan berikut:
Tamu
Termasuk
Item Tambahan
Pembayaran
Catatan
Invoice
Opsi dan tombol baru juga muncul di tab Rincian:
Tahan tarif untuk tanggal yang ada
Lama menginap
Status pemesanan
Tambahkan Tamu
Tombol cetak
Tombol email