💡 Informazioni importanti:
Il Calendario di Little Hotelier permette di cercare una prenotazione utilizzando le date di check-in o di check-out.
La pagina Prenotazioni in Little Hotelier consente di eseguire ed esportare informazioni sulle prenotazioni utilizzando criteri aggiuntivi, come il cognome dell'ospite, il riferimento prenotazione, il numero di fattura e lo stato.
Cerca informazioni sulla prenotazione
Usa i filtri nella pagina Prenotazioni
Puoi usare i filtri per cercare la tua prenotazione; di seguito trovi l'elenco dei criteri che puoi selezionare per la tua ricerca:
Cognome ospite
Riferimento di prenotazione — Digita una parte o l'intero riferimento di prenotazione.
⚠️ Assicurati di impostare i criteri di data preferiti prima di avviare la ricerca oppure lascia il campo vuoto per visualizzare i risultati di qualsiasi data.
Numero fattura — Tutte le fatture per le prenotazioni filtrate verranno mostrate nella pagina Prenotazioni.
️️ Usa questo filtro per individuare una prenotazione o una fattura specifica.
Tipo di data — Seleziona dal menu a discesa:
Data check-in
Data di check-out
Data prenotazione (data in cui è stata creata la prenotazione)
Stato — Seleziona dal menu a discesa:
Tutti
Cancellato
Check-in effettuato
Check-out effettuato
Confermata
Dopo aver impostato i criteri desiderati, esegui la ricerca facendo clic su Cerca.
Come posso cercare una prenotazione se non ricordo le date coinvolte?
Quando ti concentri sulla soddisfazione dei tuoi ospiti, è facile dimenticare le date di prenotazione. Se vuoi cercare prenotazioni senza impostare una data specifica, puoi fare quanto segue:
Selezionare un ampio intervallo di date utilizzando i campi Data da e Data a.
Lasciare vuoti i campi Data da e Data a, in modo che la ricerca mostri i risultati per qualsiasi data.
💡 Nota: Se elimini le date, assicurati di utilizzare i campi cognome dell'ospite, riferimento prenotazione o numero fattura per cercare la prenotazione. Se i criteri di ricerca producono troppi risultati, Little Hotelier visualizzerà solo le prenotazioni dei primi 31 giorni. Puoi utilizzare la Caratteristica Esporta per visualizzare la ricerca completa.
Suggerimenti per la ricerca di informazioni sulle prenotazioni a scopo di reportistica
La ricerca delle prenotazioni è un ottimo strumento di reporting, quindi dai un'occhiata ad alcuni suggerimenti per aiutarti con il reporting.
Cerca le prenotazioni utilizzando un intervallo di date specifico, settimanale o mensile: i report vengono generalmente generati periodicamente, consentendo di confrontare i dati tra diversi periodi della stessa durata.
Cerca di essere generale piuttosto che troppo preciso: specificare il cognome, il riferimento della prenotazione o il numero di fattura renderebbe la ricerca troppo specifica per un report.
Un esempio di report utile è il confronto delle prenotazioni annullate tra i mesi estivi e quelli invernali. Per questo report, puoi effettuare una ricerca delle prenotazioni cancellate con date di check-in durante i mesi estivi e invernali. Potrai quindi confrontare in un foglio di calcolo i periodi in cui si sono registrate più cancellazioni e adeguare di conseguenza le tue norme di cancellazione.
Risultati di ricerca
Una volta cliccato su Cerca , verrà visualizzato un elenco di prenotazioni in base ai criteri del filtro, organizzato in colonne:
Stato – mostra se la prenotazione è confermata , check-in effettuato , check-out effettuato o cancellata.
Nome – mostra il nome e il cognome nella sezione Contatto primario della prenotazione.
Riferimento: indica il numero di identificazione fornito all'ospite per una prenotazione unica, noto anche come numero di conferma prenotazione. Il numero di riferimento è formato da due elementi:
Codice a lettere – si tratta delle prime lettere di un riferimento di prenotazione che forniscono informazioni sulla sua origine. In altre parole, queste prime lettere indicano il canale attraverso il quale è stata creata la prenotazione.
➕ Ad esempio:
ID riferimento LH12345678912: Il codice della lettera 'LH' indica che questa prenotazione è stata creata manualmente da te o da uno dei tuoi ospiti tramite il motore di prenotazione diretta Little Hotelier.
ID di riferimento BDC-98765432198: la lettera «BDC» indica che questa prenotazione è stata creata su Booking.com.
💡 Ogni canale ha il suo codice alfabetico. Ecco alcuni esempi:
Booking.com utilizza “BDC”.
Expedia utilizza ‘EXP’.
Airbnb utilizza “ABB”.
Agoda utilizza 'AGO'.
Hostelworld utilizza 'HWL'.
Numero di sequenza – sono i numeri che seguono il codice letterale. Ogni prenotazione avrà una sequenza numerica unica.
Fonte – indica il luogo di origine della prenotazione e potrebbe essere uno dei seguenti:
Extranet – quando una prenotazione è stata creata manualmente alla reception.
Diretto – quando una prenotazione è stata effettuata tramite il tuo motore di prenotazione diretta.
Nome del canale – quando una prenotazione è stata effettuata attraverso uno dei tuoi canali collegati. Ad esempio, il tuo motore di prenotazione diretta , Booking.com , Expedia , ecc.
Occupanti: indica il numero di adulti, bambini e neonati inclusi nella prenotazione.
Check-in – indica la data di arrivo degli ospiti.
Check-out: indica la data di partenza degli ospiti.
Prenotato: indica il giorno in cui è stata creata la prenotazione.
ETA (orario di arrivo previsto) – indica l'orario approssimativo del check-in scelto dagli ospiti.
💡 L'Orario di arrivo previsto non è un campo obbligatorio che l'ospite deve compilare al momento della prenotazione, quindi potresti vedere un trattino (-) se l'ospite non ha specificato l'orario di arrivo per il check-in.
Camera – indica il numero della camera a cui è assegnata la prenotazione.
Totale – indica il prezzo totale della prenotazione (inclusi extra, tasse e altre spese).
In sospeso – indica qualsiasi importo in sospeso che l'ospite deve pagare.
Fattura – indica il numero di fattura più aggiornato generato per la prenotazione.
Scarica ed esporta l'elenco delle prenotazioni
Una volta visualizzati i risultati della ricerca nella pagina delle prenotazioni, è possibile esportarli in un file.
💡 Il file viene esportato in formato .CSV (.CSV è l’acronimo di “comma-separated values”) e può essere aperto e modificato in applicazioni di fogli di calcolo come Microsoft Excel, Numbers di Apple, Google Sheets, ecc.
Per esportare un report delle prenotazioni:
Cliccare sulla pagina Prenotazioni > impostare i filtri richiesti > cliccare su Cerca. Le tue prenotazioni saranno visualizzate sotto i filtri.
Fai clic su Esporta in alto a destra o in basso a destra della pagina.
Il file verrà esportato in un foglio di calcolo CSV.
💡 Hai problemi a importare il file .CSV in .xlsx (formato Excel)? Puoi cercare online «Come importare un file .csv in un file .xlsx file?». Troverai risultati con i passaggi successivi da seguire.
Informazioni aggiuntive trovate nel file esportato
Di seguito è riportato un elenco di tutte le colonne aggiuntive presenti nel file esportato:
💡 Note:
Se visualizzi alcuni campi vuoti, significa che non sono state inserite informazioni oppure che tali informazioni non sono pertinenti alla prenotazione.
I campi che mostrano "(*)" alla loro sinistra conterranno informazioni solo se la prenotazione è arrivata attraverso il tuo motore di prenotazione diretta o è stata creata manualmente nella reception di Little Hotelier.
Questi campi devono essere compilati dall'utente o dall'ospite prima di esportare il file. È inoltre possibile utilizzare tutte le colonne sottostanti come filtri nel foglio di calcolo.
Il file esportato sarà composto dalle seguenti colonne contenenti le informazioni sulla tua prenotazione:
Informazioni di base
Riferimento prenotazione – il numero di identificazione dell'ospite per una prenotazione unica, noto anche come numero di conferma della prenotazione.
Prenotato: il giorno in cui è stata creata la prenotazione. Nome della struttura – il nome della struttura per la quale la prenotazione è stata effettuata.
Nome del canale – il nome dell’agenzia di viaggio online (OTA) attraverso la quale è stata effettuata la prenotazione.
💡 Ci sono altre due fonti che potresti vedere:
Extranet – quando una prenotazione è stata creata manualmente al front desk.
Diretto – quando una prenotazione è stata effettuata tramite il tuo motore di prenotazione diretta.
Informazioni sull'ospite
Nome dell'ospite
Cognome ospite
E-mail dell'ospite
Nome dell'azienda (per ospiti in viaggio d'affari)
Indirizzo dell'ospite
Indirizzo ospite 2
Città di provenienza dell'ospite
Regione di provenienza dell'ospite
Paese di provenienza dell'ospite
Codice postale dell'ospite
⚠️ I numeri di telefono degli ospiti non sono inclusi come colonna nel file CSV esportato per motivi di sicurezza.
Dettagli del soggiorno
Data di check-in – la data di arrivo.
Data di check-out – la data di partenza.
Durata del soggiorno (notti) – il numero totale di notti della prenotazione.
(*) Orario di arrivo – l'orario di arrivo previsto dall'Ospite selezionato al momento della prenotazione o l'orario di arrivo incluso nella scheda Dettagli della prenotazione.
Commenti dell’ospite – eventuali commenti aggiunti dall’ospite al momento della prenotazione o inclusi nella casella Commenti dell’ospite nella scheda Dettagli della prenotazione.
Correlato al Regolamento generale sulla protezione dei dati
(*)Newsletter richiesta - mostra "TRUE" se l'ospite ha spuntato l'opzione Desidera ricevere la newsletter? al momento della prenotazione. Apparirà vuoto se l'ospite non selezionava questa opzione.
💡 Questa opzione deve essere abilitata nelle impostazioni generali dello schermo.
Relativo allo stato
Stato – lo stato attuale della prenotazione:
Confermata
Check-in effettuato
Check-out effettuato
Cancellato
Annullata il – la data in cui una prenotazione è stata annullata, se applicabile.
Tipologia di camera/piani tariffari prenotati
Tipologie di camera – il nome delle tipologie di camera prenotate.
Numero di camere – il numero di camere incluse nella prenotazione.
➕ Ad esempio, se la prenotazione è stata effettuata sia per la camera singola che per la camera doppia, in questo campo verrà visualizzato 2.
Camere – il numero/nome della camera a cui la prenotazione è assegnata.
Piani tariffari – il nome/i dei piani tariffari prenotati.
Subtotale
Importo subtotale – il prezzo totale della camera (esclusi extra e altri addebiti).
Ospiti extra
(*)Importo adulto extra – l'importo totale per ogni adulto aggiuntivo (non incluso nel prezzo di inventario) in questa prenotazione.
(*)Importo bambino extra – l'importo totale per ogni bambino aggiuntivo (non incluso nel prezzo dell'inventario) in questa prenotazione.
(*) Importo neonato extra – l'importo totale per ogni neonato aggiuntivo (non incluso nel prezzo dell'inventario) in questa prenotazione.
Articoli extra correlati
Importo totale degli extra - l'importo totale di tutti gli extra inclusi nella scheda Extra di una prenotazione.
⚠️ Questo prezzo non include le tariffe aggiuntive per adulti/bambini/neonati.
Riguardante la Maggiorazione carta di credito
Importo della maggiorazione carta di credito – l'importo addebitato al momento dell'elaborazione del pagamento con carta di credito, se applicabile.
Percentuale di maggiorazione: la percentuale addebitata durante l'elaborazione della carta di credito, se applicabile.
Relativo al pagamento
Totale del pagamento – il prezzo totale da pagare dall'ospite per la prenotazione (inclusi extra, tasse e altri costi).
Pagamento ricevuto – qualsiasi importo che l'ospite ha già pagato.
Totale acconto elaborato - l'importo che è stato registrato o elaborato come acconto nella scheda Pagamento di una prenotazione.
Pagamento in sospeso – l'importo totale della prenotazione che è ancora in attesa di pagamento da parte dell'ospite. Dovrebbe corrispondere alla differenza tra il totale del pagamento e il pagamento ricevuto.
Numero di ospiti
Numero di adulti – il numero di adulti aggiunti nella scheda Dettagli della prenotazione (compreso l'eventuale adulto in più).
Numero di bambini – il numero di bambini aggiunti nella scheda Dettagli della prenotazione, (compreso l’eventuale bambino extra).
Numero di neonati – il numero di neonati aggiunti nella scheda Dettagli della prenotazione (compresi eventuali neonati aggiuntivi).
Risposte del campo personalizzato
(*)Dati specifici della struttura – eventuali commenti aggiunti dall'ospite al momento della prenotazione per rispondere al campo personalizzato che potresti aver creato per chiedere informazioni specifiche.
💡 Per impostare i campi personalizzati, vai su Impostazioni di visualizzazione generali.
Relativo al referral
(*) Referral – la risposta fornita dal tuo ospite alla domanda «Dove hai sentito parlare di noi?» al momento della prenotazione.
💡 Questa opzione deve essere abilitata nelle impostazioni generali di visualizzazione e non è un campo obbligatorio per la risposta dei tuoi ospiti.
Prenotazioni effettuate tramite telefono cellulare/computer desktop
(*)Prenotazione da dispositivo mobile? – mostra "TRUE" se la prenotazione è stata effettuata tramite la versione mobile del tuo motore di prenotazione diretta e "FALSE" se la prenotazione è stata effettuata tramite la versione desktop.
Relativo alle tasse
Inserisci le tariffe comprensive di tasse e commissioni – viene visualizzato "VERO" quando l'opzione di configurazione fiscale "Inserisci le tariffe delle camere comprensive di tasse e commissioni" è selezionata nel tuo Little Hotelier e "FALSO" quando non è selezionata.
Totale imposte fisse – l'importo totale delle imposte fisse aggiunte alla prenotazione, se applicabile.
Totale tasse percentuali – l'importo totale delle tasse percentuali aggiunte alla prenotazione.