Carica le prenotazioni su Little Hotelier usando "Importa prenotazioni", uno strumento utile per effettuare la migrazione delle prenotazioni da un'altra piattaforma. Questo è un passaggio importante della configurazione di Little Hotelier, visto che la disponibilità di tutte le camere è direttamente influenzata dal numero di prenotazioni che hai su Little Hotelier.
Importante
Per accedere allo strumento per l'importo delle prenotazioni, vai su Impostazioni > Impostazioni struttura e camere > Importa prenotazioni.
L'aggiunta delle prenotazioni su Little Hotelier garantirà la precisione della disponibilità/inventario delle camere, una volta che avrai finito di attivare Little Hotelier con le Agenzie di viaggio online (OTA)/ i canali online.
Un inventario preciso ti aiuterà a prevenire l'overbooking della struttura.
Devi includere TUTTE le prenotazioni esistenti confermate per date future, incluse quelle tramite telefono, di persona e le Agenzie di viaggio online (OTA).
Questa è una cosa che devi fare solo una volta prima di attivare Little Hotelier.
Il nostro esperto di configurazione che ti è stato assegnato ti fornirà dei webinar per aiutarti a caricare le prenotazioni in blocco. Ti consigliamo di guardare questi webinar mentre aggiungi le prenotazioni su Little Hotelier.
Ti verrà fornito un foglio di calcolo modello per le prenotazioni per aiutarti a caricare le prenotazioni in blocco. Qui puoi scaricare una copia del modello per le prenotazioni.
Perché devi aggiungere le prenotazioni future su Little Hotelier
Le prenotazioni presenti su Little Hotelier determinano la disponibilità di tutte le camere. Una volta che avrai attivato Little Hotelier, quest'ultimo si collegherà alle tue Agenzie di viaggio online (OTA)/ canali online, e diventerà la tua unica fonte di gestione dell'inventario. Prima di abilitare la connessione di Little Hotelier alle tue OTA/ i tuoi canali online, la disponibilità deve essere corretta, quindi è importante che tutte le prenotazioni future vengano aggiunte su Little Hotelier, per permetterci di distribuire in modo preciso l'inventario della tua struttura ed evitare overbooking. Hai la possibilità di creare manualmente una prenotazione singola, oppure aggiungere le prenotazioni in blocco con il nostro strumento per l'importo delle prenotazioni e il foglio di calcolo modello per le prenotazioni, come spiegato in questo articolo. Ti consigliamo di aggiungere le prenotazioni in blocco, per migliorare l'efficienza e risparmiare tempo.
Aggiungere più prenotazioni future su Little Hotelier
Passaggio 1: preparati prima di iniziare
Assicurati di aver impostato le tipologie di camera e le tariffe delle camere per la tua struttura.
Aggiungi tutti i dettagli delle prenotazioni nel modello per le prenotazioni fornito dall'esperto di configurazione dedicato. Nota: il modello per le prenotazioni lo trovi anche qui. Nei passaggi successivi copierai le prenotazioni che hai aggiunto al modello nella griglia "Aggiungi più prenotazioni insieme" dello strumento di importo, cosa che ti permetterà di caricare tutte queste prenotazioni in blocco, senza dover creare manualmente le singole prenotazioni.
Devono essere aggiunte tutte le prenotazioni future, quindi, per non tralasciare nessuna prenotazione, assicurati di essere a conoscenza di tutte le prenotazioni future, a prescindere dal fatto siano state effettuate tramite telefono, e-mail, i social media o le Agenzie di viaggio online (OTA)/ canali online.
Passaggio 2: apri lo strumento "Aggiungi più prenotazioni insieme"
Vai su Impostazioni > Impostazioni struttura e camere > Importa prenotazioni
Clicca su Continua per aprire la griglia "Aggiungi più prenotazioni insieme", dove aggiungerai le prenotazioni.
Se vedi un messaggio di errore indicandoti che devi impostare le tipologie di camera e i piani tariffari della struttura, fai riferimento al primo punto della sezione "Passaggio 1: preparati prima di iniziare".
Passaggio 3: aggiungi i dettagli facoltativi alla griglia (laddove necessario)
Una volta cliccato su Continua, si apriranno la griglia "Aggiungi più prenotazioni insieme" e una nuova finestra che ti permette di selezionare da un elenco i dettagli facoltativi che possono essere aggiunti alla griglia. Se necessario, seleziona i dettagli facoltativi desiderati.
Una volta selezionati i dettagli facoltativi desiderati, clicca su Salva. I dettagli facoltativi che hai selezionato compariranno ora sulla griglia sotto forma di colonne. Nota: i dettagli facoltativi non selezionati non compariranno come colonne nella griglia, quindi assicurati che il modello che hai preparato nel "Passaggio 1: preparati prima di iniziare", dal quale copierai le prenotazioni, corrisponda alle colonne nella griglia di Little Hotelier.
Nota:
La griglia è dove inserirai o copierai le prenotazioni e i dettagli facoltativi sono le colonne che puoi scegliere di mostrare o nascondere, a seconda dei dettagli che vuoi includere nelle prenotazioni.
I dettagli facoltativi includono: Origine prenotazione, ID prenotazione, Indirizzo e-mail, Numero di telefono, Indirizzo, Occupazione di bambini/neonati, Data prenotazione, Camera num., Totale acconto, Totale pagamento, Valuta e le Note.
Per maggiori informazioni su ciascuna colonna, clicca sull'icona ?, oppure scopri di più su tutte le colonne della griglia in questo articolo al "Passaggio 4: aggiungi i dati delle prenotazioni alla griglia".
Puoi mostrare o nascondere i dettagli facoltativi in ogni momento, cliccando sul pulsante "Seleziona dettagli" nell'angolo in alto a destra della pagina.
Se nascondi un dettaglio facoltativo dopo aver già inserito dei dati nella sua colonna, i dati verranno eliminati.
Passaggio 4: aggiungi i dati delle prenotazioni alla griglia
Aggiungi i dati delle prenotazioni alla griglia digitandoli in ciascuna cella, oppure copiando e incollando nella griglia più righe contemporaneamente dal modello che hai preparato al "Passaggio 1: preparati prima di iniziare" (in cima alla griglia puoi vedere un esempio del tipo di dati che devi inserire in ogni colonna).
Per ogni riga, assicurati di aver inserito i dati in tutti i campi obbligatori (ovvero i campi non contrassegnati come "Facoltativo"). Una volta inseriti tutti i dati necessari, comparirà una spunta verde accanto alla riga.
Verifica che tutte le righe abbiano la spunta verde.
Di seguito trovi l'elenco delle colonne/dettagli da inserire, insieme alla loro descrizione e al loro status (obbligatorio/facoltativo).
Nome | Obbligatorio | Inserisci il nome dell'ospite principale che ha prenotato e che soggiornerà con questa prenotazione (una volta caricata la prenotazione, potrai aggiungere degli ospiti aggiuntivi alla camera). |
Cognome | Obbligatorio | Inserisci il cognome dell'ospite che ha prenotato e che soggiornerà con questa prenotazione (una volta caricata la prenotazione, potrai aggiungere degli ospiti aggiuntivi alla camera). |
Adulti | Obbligatorio | Inserisci il numero di tutti gli ospiti adulti che soggiorneranno con questa prenotazione (questo numero include l'ospite principale). |
Data di check-in | Obbligatorio | Specifica la data di check-in dell'ospite selezionandola sul calendario oppure digitandola nel formato AAAA-MM-GG. |
Data di check-out | Obbligatorio | Specifica la data di check-out dell'ospite selezionandola sul calendario oppure digitandola nel formato AAAA-MM-GG. |
Tipologia di camera | Obbligatorio | Seleziona la tipologia di camera della prenotazione e assicurati che sia identica a quella usata nel tuo account Little Hotelier (es. "Camera matrimoniale standard"). |
Totale camera | Obbligatorio | Inserisci il prezzo totale della camera per la prenotazione, per esempio 120,99 (il simbolo della valuta non è obbligatorio). |
Origine prenotazione | Facoltativo | L'Agenzia di viaggio online (OTA) o il canale online da cui proviene la prenotazione. Selezionali dall'elenco oppure lascia questo campo vuoto, se si tratta di una prenotazione tramite telefono/e-mail. |
ID prenotazione | Facoltativo | Digita l'ID associato alla prenotazione. Questo viene fornito dall'Agenzia di viaggio online (OTA) o dal canale online, per esempio 123456789. |
Camera num. | Facoltativo | Seleziona una delle camere create su Little Hotelier per la tipologia di camera prenotata per questa prenotazione. |
Note | Facoltativo | Aggiungi eventuali informazioni aggiuntive sulla prenotazione, per esempio delle esigenze rispetto alla dieta o delle richieste speciali. I dati della carta di credito non devono essere salvati in questo campo. |
Data prenotazione | Facoltativo | Inserisci la data in cui è stata effettuata la prenotazione. Specifica la data sul calendario oppure inseriscila nel formato AAAA-MM-GG. |
Piano tariffario | Facoltativo | Seleziona il piano tariffario per il quale è stata effettuata la prenotazione. I dati copiati devono corrispondere esattamente al nome del piano tariffario nel tuo account Little Hotelier (es. "Solo camera"). |
Acconto dato | Facoltativo | Se è stato pagato un acconto, inserisci il totale, per esempio 50. Non devi aggiungere il simbolo della valuta. |
Pagamenti effettuati | Facoltativo | Inserisci l'importo totale già pagato dall'ospite, per esempio 70. Non devi aggiungere il simbolo della valuta. Questo importo non deve includere l'acconto dato. |
Currency | Facoltativo | Seleziona la valuta che verrà usata per gestire i pagamenti per questa prenotazione, se è diversa dalla valuta scelta nelle impostazioni di Little Hotelier. |
Nota:
Le colonne della griglia contengono i dettagli delle prenotazioni e ogni riga di dati rappresenta una prenotazione che può essere caricata.
Come in Microsoft Excel e Google Sheets, puoi copiare, incollare e modificare i dati nella griglia.
Puoi copiare, incollare ed eliminare più celle contemporaneamente.
Seleziona più celle cliccandoci sopra e trascinando il cursore.
Consigliamo di caricare grandi quantità di prenotazioni in blocco; se si verificheranno degli errori, saranno più facili da risolvere.
Campi facoltativi consigliati
Sebbene i seguenti campi non siano obbligatori, è consigliabile compilarli.
Numero camera: se questo campo è vuoto, la prenotazione sarà assegnata a una camera disponibile qualsiasi della tipologia di camera selezionata; se vuoi scegliere una camera specifica da assegnare alla prenotazione, aggiungi il numero di camera in questo campo.
Valuta: se questo campo viene lasciato vuoto, sarà usata la valuta predefinita della tua struttura; quindi, se vendi le camere in più valute, aggiungi i relativi dati.
ID prenotazione e Origine prenotazione: se il campo ID prenotazione viene lasciato vuoto, alla prenotazione verrà assegnato un nuovo ID che inizierà con "LH". Per le prenotazioni che arrivano attraverso un canale, l'ID della prenotazione deve corrispondere all'ID della prenotazione del canale; altrimenti, eventuali cancellazioni e modifiche della prenotazione non verranno sincronizzate. Puoi selezionare l'Origine della prenotazione (campo facoltativo), nel qual caso l'ID della prenotazione del canale sarà inserito automaticamente nel campo ID prenotazione, oppure inserire manualmente l'ID della prenotazione (tieni presente che alcuni canali non supportano la sincronizzazione delle cancellazioni e delle modifiche).
⚠️ Non usare lo stesso ID prenotazione per più di una riga di dati, a meno che tu non stia caricando una prenotazione per più camere; altrimenti caricherai più righe come un'unica prenotazione e così facendo sovrascriverai dei dati importanti.
Prenotazioni per più camere
Per caricare una prenotazione per più camere, inserisci una riga di dati diversa per ogni camera della prenotazione e usa lo stesso ID prenotazione per ognuna delle righe. In questo modo, quando le righe verranno caricate, saranno unite in un'unica prenotazione con più camere. In queste righe i seguenti dati devono essere identici: Nome dell'ospite, Data di check-in, Data di check-out e Data prenotazione. Se i dati sono diversi, al momento del caricamento alcuni dei loro valori saranno sovrascritti e saranno uniti in un'unica prenotazione.
Passaggio 5: correggi gli errori dei dati
Se, dopo aver inserito i dati nella griglia, compaiono dei messaggi di errore, prima di continuare dovrai correggere i dati. Leggi sotto come e quando compaiono questi messaggi.
Se un campo obbligatorio viene lasciato vuoto, comparirà un punto di domanda grigio accanto alla riga in cui si trova.
Gli errori relativi a uno o più campi di dati specifici saranno evidenziati in rosso e accanto alla riga in cui si trovano ci sarà un punto di domanda grigio. Passa il cursore sopra un campo rosso per vedere il messaggio di errore e di conseguenza correggi i dati.
Gli errori riguardanti una o più intere righe di dati saranno evidenziati in rosso e avranno un punto esclamativo rosso. Passa il cursore sopra il punto esclamativo per vedere il messaggio di errore, quindi correggi i dati delle righe.
Quando correggi gli errori, ti consigliamo di tenere presente quando segue:
La Data di check-in non può essere già passata: è possibile importare solo prenotazioni attuali e future.
La Data di check-in deve essere antecedente alla Data di check-out.
Il nome della Tipologia di camera deve corrispondere al nome usato in Little Hotelier (ma non preoccuparti, puoi selezionare una tipologia di camera esistente direttamente dal menu a discesa).
Allo stesso modo, anche il nome del Piano tariffario deve corrispondere al nome usato in Little Hotelier (e i piani tariffari esistenti possono essere selezionati nel menu a discesa).
Per evitare l'overbooking, due righe con la stessa Tipologia di camera e lo stesso Numero della camera non possono avere date di check-in e date di check-out sovrapposte. Per esempio, la stessa camera non può essere prenotata per le date 1-3 gennaio e 2-3 gennaio. Un tentativo in tal senso farà comparire il seguente messaggio di errore: "Le informazioni di prenotazione sono uguali a quelle di un'altra riga. Effettua le correzioni necessarie e riprova".
Passaggio 6: carica le prenotazioni
Segui i passaggi qui sotto per completare l'importo delle prenotazioni:
Verifica che tutte le righe di dati abbiano la spunta verde.
Clicca su Carica x prenotazione (in alto a destra). Nota: il pulsante "Carica x prenotazione" in alto a destra mostrerà il numero di righe con dati validi. Verranno caricate solo le righe con un segno di spunta verde, quindi sono queste quelle che vengono contate.
Assicurati che tutti i dati siano corretti. Comparirà la finestra pop-up "Termina e aggiungi questa prenotazione?", in cui ti verrà chiesto di controllare che tutte le prenotazioni siano state aggiunte correttamente. Clicca su Continua e aggiungi.
Avrà inizio il caricamento, che avrà uno dei seguenti esiti:
Se l'operazione è riuscita: le prenotazioni che hai inserito sono state aggiunte su Little Hotelier e puoi ora visualizzarle nelle pagine Calendario e Prenotazioni.
Se l'operazione non è riuscita; non è stato possibile caricare le prenotazioni a causa di uno o più errori, quindi segui il passaggio precedente, "Passaggio 5: correggi gli errori dei dati" e dopo clicca nuovamente su Carica x prenotazione.
💡 Le righe di dati con un punto di domanda grigio o un punto esclamativo rosso non saranno caricate; tuttavia, le troverai ancora nella griglia la prossima volta che visiterai la pagina.
Domande frequenti
Come faccio ad aggiungere prenotazioni di gruppo?
Quando vengono prenotate più tipologie di camera con lo stesso ID prenotazione, ciascuna tipologia di camera dovrà essere su una riga separata.
Come faccio ad aggiungere più nomi degli ospiti per una tipologia di camera quando inserisco una prenotazione?
Quando carichi le prenotazioni, inserisci l'ospite che ha effettuato la prenotazione. Questo sarà l'ospite principale. Una volta caricata la prenotazione, potrai aggiungere manualmente gli ospiti aggiuntivi.
Ho una prenotazione con date di check-in e check-out già passate, posso aggiungerla?
Alle OTA e ai canali online viene inviata solo la disponibilità futura, visto che le date passate non possono più essere prenotate. Per questo motivo, lo strumento per l'importazione delle prenotazioni multiple accetterà solo prenotazioni con data di check-out nel futuro.
Ho copiato e incollato alcuni dati nello strumento per l'importazione delle prenotazioni multiple, ma questo continua a mostrare degli errori.
Gli errori sono probabilmente visibili nelle colonne in cui hai a disposizione delle opzioni in un menu a discesa, per esempio Origine prenotazione, Tipologia di camera, Tariffa della camera, Numero della camera e Valuta. I valori copiati e incollati da una fonte esterna devono corrispondere alla perfezione.
Se esco perdo tutti i dati?
Non devi preoccuparti di perdere i tuoi progressi, visto che lo strumento per l'importazione delle prenotazioni multiple salva il lavoro mano a mano che procedi. Puoi uscire senza alcun problema e riprendere da dove hai lasciato.
Lo strumento non accetta i prezzi con un decimale. Come mai?
Devi assicurarti che Little Hotelier consenta i decimali. Questa impostazione si trova in Impostazioni > Impostazioni struttura e camere > Dettagli struttura > Generale > Opzioni sistema di reception > casella "Consenti l'uso di decimali".
Come faccio a sapere con certezza che le mie prenotazioni sono state aggiunte correttamente su Little Hotelier?Dopo aver cliccato su Carica x prenotazione, apri lo strumento per l'importazione delle prenotazioni multiple per controllare se le prenotazioni sono state aggiunte correttamente. Vedrai un messaggio di conferma dell'operazione che ti indicherà quante prenotazioni sono state caricate. Se il caricamento di determinate prenotazioni non va a buon fine, gli errori verranno evidenziati, in modo che tu possa correggerli e ricaricare la prenotazione.
Alcuni dei nomi degli ospiti usano caratteri speciali. Little Hotelier li supporta?
Little Hotelier supporta qualsiasi carattere speciale contenuto nei nomi e nei cognomi degli ospiti.