Il calendario offre una panoramica della tua struttura. È possibile visualizzare le prenotazioni confermate, le prenotazioni prossime al check-in o al check-out, quelle per le quali è stato effettuato il check-in o il check-out, le chiusure delle camere che ne bloccano le prenotazioni, il numero di camere disponibili e se le prenotazioni risultano completamente pagate o meno.
Per navigare all'interno del calendario, creare prenotazioni o applicare le chiusure delle camere, clicca sulla pagina Calendario.
Informazioni di base sul calendario
Come funziona il calendario?
Nella pagina Calendario troverai tutte le prenotazioni confermate e quelle per le quali è stato effettuato il check-in e il check-out, mentre non saranno riportate quelle cancellate, poiché una volta che vengono eliminate scompaiono dal calendario.
💡 Tutte le prenotazioni, comprese quelle cancellate, sono disponibili alla pagina Prenotazioni.
Nel calendario puoi trovare ogni tipologia di camera e le relative camere fisiche. La quantità di camere fisiche prenotabili determina la disponibilità nella pagina Inventario.
➕ Se la tipologia di camera doppia contiene le camere 1, 2 e 3 e non ci sono prenotazioni o chiusure di camere per un giorno specifico, la disponibilità indicata nella pagina Inventario per quel giorno sarà di 3.
Come faccio a cambiare il nome o il numero di una camera fisica?
Per rinominare le camere fisiche o modificarne il numero:
Clicca sulla camera fisica che vuoi modificare.
Si apriranno le impostazioni della camera, dove potrai modificare il nome della camera fisica.
Clicca su Salva.
Come faccio a nascondere ed espandere/comprimere le camere nel calendario?
Per nascondere o mostrare le camere fisiche e le rispettive righe non assegnate, è sufficiente cliccare sul nome della tipologia di camera. Puoi anche cliccare sul pulsante per espandere/comprimere che si trova nell'angolo in alto a sinistra della griglia del calendario, accanto alle date. Cliccandoci sopra sarà possibile espandere o comprimere tutte le camere fisiche per ogni tipologia di camera, in modo da visualizzarle o nasconderle tutte insieme.
Navigazione nel calendario
Quanti giorni posso visualizzare nel calendario?
Puoi scegliere se visualizzare 14 o 28 giorni alla volta dal menu a discesa che si trova in alto a sinistra della pagina Calendario.
Come faccio a spostarmi tra le date del calendario?
Ci sono diversi modi per muoversi all'interno del calendario, come vedremo di seguito.
💡 Little Hotelier ricorderà la data visualizzata l'ultima volta che hai visitato la pagina Calendario e la mostrerà la volta successiva. Supponiamo che la data fosse il 23 dicembre e che tu abbia lasciato la pagina Calendario per andare alla pagina Impostazioni; in questo caso quando riaprirai il calendario verrà visualizzata la data del 23 dicembre. Se invece vuoi andare alla data odierna, basta cliccare su Visualizza oggi.
Come faccio ad andare alla data attuale?
Cliccando sul pulsante Visualizza oggi verrà mostrata rapidamente la data attuale come prima data nella griglia del calendario, anche se hai visualizzato date passate o future.
Come faccio a passare rapidamente a una data passata o futura nel calendario?
Cliccando sul selettore delle date, apparirà un calendario che consente di selezionare la data da visualizzare nel calendario.
A cosa servono i pulsanti con le frecce nel calendario?
È possibile andare avanti e indietro per giorni o settimane utilizzando i pulsanti a sinistra e a destra della data.
Se la visualizzazione è di 14 giorni alla volta, i pulsanti saranno i seguenti:
< 1 giorno indietro
<< 7 giorni indietro
<<< 14 giorni indietro
> 1 giorno avanti
>> 7 giorni avanti
>>> 14 giorni avanti
Se la visualizzazione è di 28 giorni alla volta, i pulsanti con tre frecce indicheranno:
<<< 28 giorni indietro
>>> 28 giorni avanti
Chiusure delle camere
Che cos'è la chiusura della camera?
La chiusura della camera è un blocco temporaneo che può essere applicato a una camera per un determinato intervallo di tempo, in modo che non sia prenotabile durante quel periodo.
Ad esempio, puoi applicare la chiusura della camera in caso di ristrutturazione, manutenzione o in attesa di aggiungere una prenotazione in un secondo momento.
💡 La chiusura della camera viene visualizzata in rosso nella pagina Calendario.
➕ Se vuoi che una camera resti definitivamente chiusa, ti consigliamo di eliminarla completamente invece di applicare una chiusura.
Come funziona la chiusura della camera?
Le chiusure delle camere riducono la disponibilità della tipologia di camera in questione mostrata nella pagina Inventario per le date selezionate. Revocando la chiusura della camera, al contrario, la disponibilità aumenterà.
Come funziona la disponibilità?
La disponibilità della tipologia di camera viene calcolata da Little Hotelier tramite la seguente formula: numero di camere presenti per una determinata tipologia meno le prenotazioni e le chiusure delle camere sul Calendario per la stessa tipologia. Ciò significa che se hai 5 camere doppie per oggi, ma 2 sono prenotate e 1 è soggetta a chiusura, la disponibilità nella pagina Inventario sarà di 2.
⚠️ La chiusura della camera non va confusa con la Chiusura del sito web o la Chiusura dei canali, che applicano un blocco vendite dei piani tariffari.
Qual è la differenza tra la chiusura della camera, la chiusura del sito web e la chiusura dei canali?
Lo strumento Chiusura della camera riduce la disponibilità delle camere nella pagina Inventario rimuovendo una camera fisica da tutti i canali collegati e dal motore di prenotazione di Little Hotelier.
La restrizione Chiusura del sito web permette di bloccare la vendita di un piano tariffario tramite il motore di prenotazione diretta di Little Hotelier.
La restrizione Chiusura dei canali permette di bloccare la vendita di un piano tariffario su tutti i canali collegati contemporaneamente, escluso il motore di prenotazione di Little Hotelier.
💡 Se lo desideri, puoi applicare tutte queste opzioni contemporaneamente.
➕ La Chiusura della camera può essere applicata solo alle camere fisiche tramite la pagina Calendario, mentre la Chiusura del sito web e la Chiusura dei canali possono essere applicate solo ai piani tariffari nella pagina Inventario.
Come faccio ad applicare la chiusura della camera tramite il calendario?
Per applicare una chiusura della camera hai due possibilità:
Cliccare, trascinare e rilasciare il mouse sul calendario e selezionare Chiusura della camera.
Cliccare sul pulsante Chiusura della camera situato in alto a destra.
In entrambi i casi, si aprirà una finestra in cui è possibile compilare tutti i campi necessari.
Applicare una chiusura della camera
Camera: scegli la camera da chiudere dal menu a discesa.
Data di inizio: se non viene selezionato il giorno, per impostazione predefinita verrà visualizzata la data odierna (assicurati di modificarla se vuoi chiudere la camera in un periodo diverso). Tieni presente che la data di inizio è inclusa anche nella chiusura della camera.
Data di fine: se non è stato selezionato alcun giorno, verrà visualizzata automaticamente la data del giorno successivo (assicurati di modificarla se vuoi chiudere la camera per un periodo diverso). Tieni presente che la data di fine è inclusa anche nella chiusura della camera.
Descrizione: inserisci una descrizione che ti aiuti a ricordare il motivo della chiusura della camera. Questa descrizione sarà solo per uso interno e gli ospiti non potranno visualizzarla.
Clicca su Salva.
Come faccio a modificare una chiusura della camera?
Vai alla pagina Calendario.
Individua la chiusura della camera che vuoi modificare e cliccaci sopra.
Verrà visualizzata una finestra pop-up dove potrai modificare le impostazioni della chiusura della camera.
Clicca su Salva.
💡 Se vuoi modificare rapidamente la durata della chiusura della camera, puoi farlo anche tenendo premuto il marcatore e trascinandolo a sinistra (per accorciarla) o a destra (per allungarla). In questo modo modificherai la Data di fine della chiusura della camera.
Come faccio a riaprire una camera dopo la chiusura?
⚠️ La riapertura di una camera chiusa aumenterà automaticamente la disponibilità della relativa tipologia di camera nella pagina Inventario, nonché sui canali collegati e sul motore di prenotazione diretta di Little Hotelier.
Vai alla pagina Calendario.
Individua la chiusura della camera che vuoi riaprire e cliccaci sopra.
Verrà visualizzata una finestra pop-up da cui dovrai cliccare su Riapri camera.
Creare e visualizzare le prenotazioni nel calendario
Come faccio a creare una prenotazione tramite il calendario?
Per creare una prenotazione dalla pagina Calendario hai due possibilità:
Cliccare, trascinare e rilasciare il mouse sul calendario e selezionare Prenotazione.
Cliccare sul pulsante Prenotazione.
Visualizzazione e modifica delle prenotazioni tramite il calendario
Cosa significano i blocchi colorati?
Le prenotazioni e le chiusure delle camere vengono evidenziate con un colore diverso, dalla data di inizio a quella di fine, in base alla tipologia di camera e alla camera fisica di creazione.
Arancione: prenotazione confermata ma check-in non ancora effettuato.
Verde: check-in effettuato e in attesa del check-out.
Grigio: check-out effettuato.
Blu: prenotazione confermata come Non assegnata, ossia non è stata assegnata una camera fisica.
Rosso: chiusura della camera che impedisce la prenotazione della camera fisica.
Grigio chiaro: prenotazione effettuata con pagamento incompleto. Ai nostri clienti piace definirla "prenotazione fantasma".
➕ Alcune prenotazioni potrebbero anche mostrare un piccolo triangolo rosso in alto a destra della barra colorata. Ciò significa che la prenotazione presenta ancora un importo in sospeso da pagare. Per saperne di più: Pagamenti.
Come faccio a visualizzare la panoramica di una prenotazione sul calendario?
Passando il mouse o facendo clic sulla lente di ingrandimento sul lato sinistro del marcatore della prenotazione verranno visualizzate le informazioni di base della prenotazione.
ID prenotazione (riferimento della prenotazione)
Nome e cognome del contatto principale
Dati del contatto principale
E-mail dell'ospite
Numero di telefono
Ospiti adulti/bambini/neonati
Note
Commenti dell'ospite
Dettagli della prenotazione
Durata del soggiorno
Orario di arrivo
Fonte della prenotazione
Camere della prenotazione
Riepilogo del pagamento della prenotazione
💡 Se la prenotazione è stata pagata, in alto verrà visualizzata la scritta Pagata in verde con uno sfondo verde chiaro; in caso contrario, in alto verrà visualizzata la
scritta Non pagata in rosso con uno sfondo rosa.
Totale prenotazione
Totale da saldare
Pulsante Aggiungi pagamento
Pulsante Cancella prenotazione
Pulsante Stampa
Pulsante E-mail
Pulsante Modifica
Pulsante Stato prenotazione
Cosa posso fare con una prenotazione dal calendario?
Modifica una prenotazione
Clicca sul lato destro del marcatore della prenotazione per aprirla.
Modifica i dettagli della prenotazione e clicca su Salva.
Modificare la durata del soggiorno
È possibile modificare rapidamente la data di arrivo o di partenza degli ospiti tenendo premuta e trascinando una prenotazione sul calendario.
Per modificare la data di check-out: tieni premuto sull'estremità del marcatore della prenotazione e trascina verso sinistra.
Per modificare la data di check-in: clicca sulla prenotazione, tieni premuto e trascina verso destra.
Spostare una prenotazione
È possibile trascinare e rilasciare una prenotazione da qualsiasi punto del rettangolo di prenotazione. In questo modo è possibile modificare i seguenti dettagli:
La stanza fisica assegnata alla prenotazione
La tipologia di camera assegnata alla prenotazione
La data di check-in
La data di check-out
Modificare lo stato della prenotazione
⚠️ Non è possibile effettuare il check-in di una prenotazione prima della data effettiva di check-in. Non è possibile effettuare il check-out di una prenotazione prima della data effettiva di check-out.
Passa il mouse o clicca sulla lente di ingrandimento sul lato sinistro del marcatore della prenotazione.
A seconda dello stato attuale della prenotazione, il pulsante di stato mostrerà una dicitura diversa:
Se il pulsante indica "Confermata", passandoci sopra con il mouse la dicitura cambierà rapidamente in "Check-in".
Se il pulsante indica "Check-in", passandoci sopra con il mouse la dicitura cambierà rapidamente in "Check-out".
Clicca sul pulsante Confermata/Check-in.
💡 Puoi anche cliccare sulla freccia rivolta verso il basso alla destra del pulsante di stato per sceglierne uno stato tra: Confermata, Check in o Check out. Questo strumento è particolarmente utile se hai modificato lo stato per errore.
Cancellare una prenotazione
⚠️ È possibile cancellare solo le prenotazioni confermate. Se è già stato effettuato il check-in o il check-out, per poter cancellare la prenotazione è necessario cambiare lo stato in "Confermata".
Segui questi passaggi per cancellare rapidamente una prenotazione:
Passa il mouse o clicca sulla lente di ingrandimento sul lato sinistro del marcatore della prenotazione.
Clicca su Cancella prenotazione.
Conferma selezionando Sì.
💡 Verrà inviata una notifica all'indirizzo e-mail del contatto principale della prenotazione.
Aggiungere un pagamento a una prenotazione
Passa il mouse o clicca sulla lente di ingrandimento sul lato sinistro del marcatore della prenotazione.
Clicca sul pulsante Aggiungi pagamento.
Verrà aperta la prenotazione.
A seconda che sia stato configurato o meno un gateway di pagamento, verrà visualizzata una delle seguenti opzioni:
Se non hai configurato alcun gateway di pagamento in Little Hotelier, verrà visualizzato lo strumento Registra pagamento.
Se hai configurato Pagamenti di Little Hotelier, verrà visualizzato lo strumento Esegui pagamento.
💡 Se utilizzi un altro gateway di pagamento e visualizzi l'opzione Esegui pagamento, significa che il tuo gateway di pagamento ti permette di addebitare i costi agli ospiti direttamente da Little Hotelier.
Stampare i dettagli della prenotazione
Passa il mouse o clicca sulla lente di ingrandimento sul lato sinistro del marcatore della prenotazione.
Clicca su Stampa.
Scegli una delle seguenti opzioni:
Modulo di prenotazione
Fattura
Riepilogo
Dettagli dell'e-mail di prenotazione
Passa il mouse o clicca sulla lente di ingrandimento sul lato sinistro del marcatore della prenotazione.
Clicca su E-mail.
Scegli una delle seguenti opzioni:
Fattura
Riepilogo
Conferma
Prenotazioni non assegnate
A cosa serve la riga Non assegnate?
Nella riga Non assegnate della pagina Calendario vengono inserite tutte le prenotazioni non ancora assegnate a una stanza fisica. Si tratta di prenotazioni che sono comunque valide e confermate.
⚠️ Le prenotazioni non assegnate funzionano come quelle assegnate e riducono la disponibilità nella pagina Inventario.
Come faccio a utilizzare la riga Non assegnate?
È possibile utilizzare la riga Non assegnate per riassegnare le prenotazioni nel caso in cui una tipologia di camera non abbia disponibilità.
Ad esempio, ipotizziamo che tu abbia tre camere doppie tutte prenotate, ma che tu voglia cambiare l'assegnazione del numero della camera in base all'ospite. Per riassegnare le prenotazioni, spostane una nella riga Non assegnate e poi assegna le altre in base alle tue esigenze. Infine, assegna nuovamente la prenotazione a una stanza fisica.
Come faccio ad assegnare a una camera le prenotazioni non assegnate?
Puoi spostarle dalla riga Non assegnate in uno dei seguenti modi:
Trascinandole e rilasciandole in una camera disponibile per le date corrispondenti.
Aprendo la prenotazione e modificando il campo N. camera e/o quello relativo alla tipologia di camera.
Quali sono i motivi per cui una prenotazione può finire nella riga Non assegnate?
Di seguito sono riportati i motivi più comuni per cui una prenotazione può finire nella riga Non assegnate.
Non sono disponibili date consecutive per la stessa tipologia di camera
Ad esempio, la tua struttura è al completo, ma ricevi due cancellazioni quindi adesso hai:
Una notte disponibile nella camera 4 per oggi.
Una notte disponibile nella camera 5 per domani.
Entrambe appartengono alla tipologia camere doppie.
Le altre camere sono prenotate.
Supponiamo che tu abbia ricevuto una prenotazione per una camera doppia per due notti, con arrivo oggi e partenza dopodomani. La prenotazione passerà nella riga Non assegnate, poiché non può essere assegnata completamente in nessuna delle camere disponibili.
Nella maggior parte dei casi dovresti riuscire a riorganizzare le prenotazioni e fare spazio per il nuovo cliente, in modo che rimanga nella stessa camera fisica per l'intero soggiorno.
⚠️ Non sempre è possibile riorganizzare le prenotazioni; per evitare che ciò accada, ti consigliamo di prendere in considerazione la possibilità di applicare la chiusura di una delle camere, in modo che gli ospiti non debbano cambiare camera durante il soggiorno.
Overbooking manuale creato da un utente di Little Hotelier
Quando crei una prenotazione manualmente, ti verrà chiesto di inserire il numero della camera da assegnare alla prenotazione. Se lasci questo campo vuoto, indipendentemente dalla disponibilità della camera, la prenotazione finirà nella riga Non assegnate del calendario.
Overbooking da un canale collegato
Quando una prenotazione viene effettuata tramite il motore di prenotazione diretta di Little Hotelier o un canale collegato, Little Hotelier assegnerà automaticamente una camera. Nel caso in cui il sistema non riesca a trovare una tipologia di camera adatta disponibile per la prenotazione, questa finirà direttamente nella riga Non assegnate.