Il calendario ti offre una panoramica della tua struttura in un colpo d'occhio. Potrai vedere le prenotazioni confermate, le prenotazioni in procinto di effettuare il check-in o il check-out, le prenotazioni con check-in o check-out effettuati, le chiusure della camera che impediscono le prenotazioni in alcune delle tue camere, quante camere hai disponibili e se le tue prenotazioni sono state pagate per intero.
Per navigare nel calendario, creare prenotazioni o applicare chiusure della camera, assicurati di cliccare sulla pagina Calendario.
Nozioni di base del calendario
Come funziona il calendario?
Nella pagina Calendario troverai tutte le prenotazioni che sono confermate, con check-in effettuato e con check-out effettuato. Le uniche prenotazioni che non troverai qui sono quelle che sono state cancellate; una volta che una prenotazione viene cancellata, scompare dal calendario.
💡 Puoi trovare tutte le prenotazioni, comprese quelle che sono state cancellate, nella pagina Prenotazioni.
Nel tuo calendario puoi trovare ciascuna delle tue tipologie di camera e le relative camere fisiche. Il numero di camere fisiche disponibili per la prenotazione determina la disponibilità nella pagina Inventario.
➕ Se la tua tipologia di camera doppia contiene le camere 1, 2 e 3 e non hanno prenotazioni o chiusure della camera per un giorno specifico, la disponibilità mostrata nella pagina Inventario per quel giorno sarebbe 3.
Come posso modificare il nome o il numero di una camera fisica?
Per rinominare le camere fisiche o modificarne il numero:
Clicca sulla camera fisica di cui desideri modificare il nome/numero.
Si apriranno le impostazioni della camera. Qui puoi modificare il nome della camera fisica.
Non dimenticare di salvare.
Come posso nascondere ed espandere/comprimere le camere nel calendario?
Per nascondere o mostrare le camere fisiche delle tipologie di camera e le relative righe non allocate, clicca semplicemente sul nome della tipologia di camera. Puoi anche cliccare sul pulsante espandi/comprimi situato nell'angolo in alto a sinistra della griglia del calendario, proprio accanto alle date. Quando ci clicchi sopra, puoi espandere tutte le camere fisiche per ogni tipologia di camera per mostrarle tutte o comprimerle tutte contemporaneamente per nasconderle.
Navigare nel calendario
Quanti giorni posso visualizzare nel mio calendario?
Puoi scegliere se visualizzare 14 o 28 giorni alla volta nel menu a discesa in alto a sinistra della pagina Calendario.
Come posso spostarmi tra le date del calendario?
Esistono diversi modi per spostarsi nel calendario. Di seguito esamineremo tutte le opzioni.
💡 Little Hotelier ricorderà la data che avevi aperto l'ultima volta che eri nella pagina Calendario e la visualizzerà al tuo ritorno. Supponiamo che tu sia andato al 23 dicembre e abbia lasciato la pagina Calendario per andare alla pagina Configurazione, vedrai il 23 dicembre quando tornerai al calendario. Se desideri andare alla data di oggi, puoi sempre cliccare su Visualizza oggi.
Come posso andare alla data di oggi?
Cliccando sul pulsante Visualizza oggi verrà rapidamente visualizzata la data di oggi come prima data nella griglia del calendario, anche se hai sfogliato date passate o future.
Come posso andare rapidamente a una data passata o futura nel calendario?
Puoi cliccare sul selettore di date e verrà visualizzato un calendario in modo da poter selezionare direttamente la data che desideri vedere nel calendario.
A cosa servono i pulsanti freccia nel calendario?
Puoi andare avanti e indietro per giorni o settimane utilizzando i pulsanti a sinistra e a destra della data:
Se stai visualizzando 14 giorni alla volta, il calendario ha pulsanti per spostarsi:
"<" 1 giorno indietro
"<<" 7 giorni indietro
"<<<" 14 giorni indietro
">" 1 giorno avanti
">>" 7 giorni avanti
">>>" 14 giorni avanti
Se stai visualizzando 28 giorni alla volta nel calendario, i pulsanti con tre frecce ti permetteranno di spostarti:
"<<<" 28 giorni indietro
">>>" 28 giorni avanti
Chiusure della camera
Cos'è una chiusura della camera?
Una chiusura della camera è un blocco temporaneo che puoi mettere su una camera per un determinato intervallo di date in modo che non sia disponibile per la prenotazione durante quel periodo.
Puoi creare una chiusura della camera per una ristrutturazione, manutenzione o quando aspetti di aggiungere una prenotazione in seguito.
💡 Una chiusura della camera viene visualizzata in rosso nella pagina Calendario.
➕ Se desideri che una camera sia completamente chiusa per l'intero calendario per sempre, potresti voler eliminare completamente la camera anziché applicare una chiusura della camera. Scopri di più: Creare, modificare o eliminare una tipologia di camera.
Come funziona la chiusura della camera?
Le chiusure della camera diminuiscono la disponibilità della tipologia di camera mostrata nella pagina Inventario per le date selezionate. Aprire una chiusura della camera fa l'opposto: aumenta la disponibilità.
Ricordami come funziona la disponibilità?
La disponibilità della tua tipologia di camera viene calcolata da Little Hotelier con il numero di camere che hai per una specifica tipologia di camera meno le prenotazioni e le chiusure della camera nel calendario per questa tipologia di camera. Ciò significa che se hai 5 camere doppie per oggi ma 2 sono prenotate e 1 ha una chiusura della camera, la disponibilità nella pagina Inventario mostrerebbe 2.
⚠️ Una chiusura della camera non deve essere confusa con Chiudi canali, che applica stop sell sui tuoi piani tariffari.
Qual è la differenza tra chiusura della camera e Chiudi canali?
Lo strumento Chiusura della camera riduce la disponibilità delle camere nella tua pagina Inventario rimuovendo una camera fisica dalla disponibilità su tutti i tuoi canali connessi e sul tuo motore di prenotazione diretta Little Hotelier.
La restrizione Chiudi canali ti consente di interrompere la vendita di un piano tariffario su tutti i tuoi canali connessi contemporaneamente, escludendo il tuo motore di prenotazione diretta Little Hotelier.
💡 Se lo desideri, puoi applicare tutte queste opzioni allo stesso tempo.
➕ Le chiusure della camera possono essere applicate solo alle camere fisiche nella pagina Calendario, mentre Chiudi canali può essere applicato solo ai piani tariffari nella pagina Inventario.
Come posso aggiungere una chiusura della camera dal calendario?
Esistono due modi per applicare una chiusura della camera:
Cliccando, trascinando e rilasciando sul calendario e selezionando Chiusura della camera.
Cliccando sul pulsante Chiusura della camera in alto a destra.
In entrambi i casi si aprirà una finestra in cui potrai compilare tutti i campi applicabili:
Crea chiusura della camera
Camera: scegli una camera da chiudere dal menu a discesa.
Data di inizio: se non viene selezionato alcun giorno, verrà visualizzata per impostazione predefinita la data di oggi (assicurati di sostituirla se desideri chiudere la camera in date diverse). Tieni presente che la data di inizio è inclusa anche nella chiusura della camera.
Data di fine: se non viene selezionato alcun giorno, verrà visualizzata automaticamente la data di domani (assicurati di sostituirla se desideri chiudere la camera in date diverse). Tieni presente che la data di fine è inclusa anche nella chiusura della camera.
Descrizione: inserisci una descrizione che ti consenta di ricordare perché hai chiuso la camera. I tuoi ospiti non potranno vedere questa descrizione; è interna.
Non dimenticare di cliccare su Salva!
Come posso modificare una chiusura della camera?
Vai su Le mie app > Reception
Vai alla pagina Calendario.
Individua la chiusura della camera che desideri modificare e cliccaci sopra.
Apparirà una finestra pop-up. Qui puoi modificare le impostazioni della chiusura della camera.
Non dimenticare di cliccare su Salva!
💡 Se desideri modificare rapidamente la durata della chiusura della camera, puoi farlo anche tenendo premuta l'estremità finale della chiusura della camera e trascinando il marcatore a sinistra (per accorciarla) o a destra (per allungarla). Questo modificherà la data di fine della chiusura della camera.
Come posso riaprire una chiusura della camera?
⚠️ Riaprire una chiusura della camera aumenterà automaticamente la disponibilità delle camere della tipologia di camera nella tua pagina Inventario: aumentando la disponibilità sui tuoi canali connessi e sul tuo motore di prenotazione diretta Little Hotelier.
Vai su Le mie app > Reception
Vai alla pagina Calendario.
Individua la chiusura della camera che desideri riaprire e cliccaci sopra.
Apparirà una finestra pop-up. Assicurati di cliccare su Riapri camera.
Creare e visualizzare prenotazioni nel calendario
Come posso creare una prenotazione dal calendario?
Esistono due modi per creare una prenotazione dalla pagina del calendario:
Cliccando, trascinando e rilasciando sul calendario e selezionando Prenotazione.
Tramite il pulsante Prenotazione.
Visualizzare e modificare prenotazioni nel calendario
Cosa significano i blocchi colorati?
Le prenotazioni e le chiusure della camera vengono visualizzate come marcatori colorati dalla data di inizio alla data di fine sotto la tipologia di camera e la camera fisica in cui sono state create.
Arancione: prenotazione confermata ancora da effettuare il check-in.
Verde: prenotazione con check-in effettuato ancora da effettuare il check-out.
Grigio: prenotazione con check-out effettuato.
Blu: prenotazione confermata su Non allocata, il che significa che non ha una camera fisica assegnata.
Rosso: chiusura della camera che blocca la camera fisica dalla prenotazione.
Grigio chiaro: prenotazione che viene prenotata e attualmente ha un pagamento incompleto. È popolarmente chiamata "il fantasma di una prenotazione" dai nostri clienti.
➕ Alcune prenotazioni potrebbero anche avere un piccolo triangolo rosso visualizzato nell'angolo in alto a destra della barra colorata. Significa che la prenotazione ha ancora un importo in sospeso da pagare.
Come posso vedere un'anteprima di una prenotazione nel calendario?
Passando il mouse o cliccando sulla piccola lente d'ingrandimento sul lato sinistro del marcatore di prenotazione verranno visualizzate le informazioni di base sulla prenotazione:
ID prenotazione (riferimento prenotazione)
Nome e cognome del contatto principale
Dettagli del contatto principale
Email dell'ospite
Numero di telefono
Ospiti adulti, bambini, neonati
Note
Commenti dell'ospite
Dettagli della prenotazione
Soggiorno
Orario di arrivo
Fonte di prenotazione
Camere nella prenotazione
Riepilogo del pagamento della prenotazione
💡 Se pagata, verrà visualizzata la parola Pagato in verde in alto e lo sfondo sarà verde chiaro; se non pagata, verrà visualizzata la parola Non pagato in rosso in alto e lo sfondo sarà rosa.Totale prenotazione
Totale in sospeso
Pulsante Aggiungi pagamento
Pulsante Annulla prenotazione
Pulsante Stampa
Pulsante Email
Pulsante Modifica
Pulsante Stato prenotazione
Cosa posso fare con una prenotazione dal calendario?
Modificare una prenotazione
Clicca sulla prenotazione
Modifica i dettagli della prenotazione e salva.
Modificare la durata del soggiorno della prenotazione
Puoi modificare rapidamente l'arrivo o la partenza dei tuoi ospiti tenendo premuto e trascinando una prenotazione nel calendario.
Per modificare la data di check-out: tieni premuta l'estremità finale di un marcatore di prenotazione e trascinalo a sinistra.
Per modificare la data di check-in: clicca sulla prenotazione e tieni premuto e trascinalo a destra.
Spostare una prenotazione
Puoi trascinare e rilasciare una prenotazione da qualsiasi punto del rettangolo della prenotazione. In questo modo puoi modificare quanto segue:
La camera fisica in cui è stata allocata la prenotazione.
La tipologia di camera in cui è stata allocata la prenotazione.
La data di check-in della prenotazione.
La data di check-out della prenotazione.
Modificare lo stato di una prenotazione
⚠️ Non puoi effettuare il check-in di una prenotazione prima della data di check-in. Non puoi effettuare il check-out di una prenotazione prima della data di check-out.
Passa il mouse o clicca sulla piccola lente d'ingrandimento sul lato sinistro del marcatore di prenotazione.
A seconda dello stato corrente della prenotazione, il pulsante dello stato mostrerà una parola diversa:
Se il pulsante mostra Confermata, passandoci sopra il mouse cambierà rapidamente la dicitura in Check-in.
Se il pulsante mostra Check-in, passandoci sopra il mouse cambierà rapidamente la dicitura in Check-out.
Clicca sul pulsante Confermata/Check-in.
💡 Puoi anche cliccare sulla freccia verso il basso a destra del pulsante dello stato per scegliere uno qualsiasi degli stati: Confermata, Check-in o Check-out. Questo strumento è particolarmente utile se hai modificato lo stato per errore.
Annullare una prenotazione
⚠️ Puoi annullare solo prenotazioni confermate. Se la tua prenotazione ha già effettuato il check-in o il check-out, dovrai cambiarla in Confermata per poterla annullare. Scopri di più: Modificare o annullare una prenotazione.
Puoi annullare rapidamente una prenotazione seguendo questi passaggi:
Passa il mouse o clicca sulla piccola lente d'ingrandimento sul lato sinistro del marcatore di prenotazione.
Clicca su Annulla prenotazione.
Conferma selezionando Sì, sono sicuro.
💡 Verrà inviata una notifica via email all'indirizzo email del contatto principale della prenotazione.
➕ Desideri personalizzare l'email di notifica di annullamento? Controlla questo spazio: Personalizzare le email degli ospiti.
Aggiungere un pagamento a una prenotazione
Passa il mouse o clicca sulla piccola lente d'ingrandimento sul lato sinistro del marcatore di prenotazione.
Clicca sul pulsante Aggiungi pagamento.
La prenotazione verrà aperta.
A seconda che tu abbia un gateway di pagamento configurato, vedrai una delle seguenti opzioni:
Se non hai un gateway di pagamento configurato nel tuo Little Hotelier, vedrai lo strumento Registra pagamento.
Se hai Pagamenti di Little Hotelier configurati nel tuo Little Hotelier, vedrai lo strumento Elabora pagamento.
💡 Se stai utilizzando qualsiasi altro gateway di pagamento e vedi l'opzione Elabora pagamento, significa che il tuo gateway di pagamento ti consente di addebitare i tuoi ospiti da Little Hotelier.
Stampare i dettagli della prenotazione
Passa il mouse o clicca sulla piccola lente d'ingrandimento sul lato sinistro del marcatore di prenotazione.
Clicca su Stampa.
Scegli una delle opzioni seguenti:
Modulo di registrazione
Fattura
Riepilogo
Inviare via email i dettagli della prenotazione
Passa il mouse o clicca sulla piccola lente d'ingrandimento sul lato sinistro del marcatore di prenotazione.
Clicca su Email.
Scegli una delle opzioni seguenti:
Fattura
Riepilogo
Conferma
Prenotazioni non allocate
A cosa serve la riga Non allocata?
La riga Non allocata nella tua pagina Calendario contiene le prenotazioni che non sono ancora assegnate a una camera fisica. Queste prenotazioni non allocate sono prenotazioni valide e confermate.
⚠️ Le prenotazioni non allocate contano allo stesso modo delle prenotazioni allocate e riducono la disponibilità nella tua pagina Inventario.
Come posso usare la riga Non allocata?
Puoi usare la riga Non allocata per riallocare le prenotazioni se una tipologia di camera è completamente prenotata.
Ad esempio, hai tre camere doppie e sono completamente prenotate, ma desideri cambiare quale ospite soggiorna in quale numero di camera. Per riallocare le prenotazioni, sposta una delle prenotazioni in Non allocata, quindi alloca le altre prenotazioni come desideri. Infine, sposta la prenotazione di nuovo in una camera fisica.
Come posso allocare una camera alle mie prenotazioni non allocate?
Puoi spostarle fuori dalla riga Non allocata facendo una delle seguenti operazioni:
Trascinandole e rilasciandole in una camera disponibile per le date applicabili.
Aprendo la prenotazione e modificando il suo campo N. camera e/o il suo campo Tipologia di camera.
Perché una prenotazione rientrerebbe nella riga Non allocata?
Di seguito trovi il motivo più comune per cui una prenotazione potrebbe rientrare nella riga Non allocata:
Nessuna notte consecutiva disponibile nella stessa tipologia di camera
Spieghiamo questo con un esempio: la tua struttura è completamente prenotata ma hai ricevuto due cancellazioni e ora hai:
Una notte libera nella camera 4 per oggi.
Una notte libera nella camera 5 per domani.
Entrambe le camere appartengono alla tipologia di camera doppia.
Il resto della struttura è completamente prenotato.
Supponiamo che tu riceva una prenotazione per la tua camera doppia per due notti con check-in oggi e check-out dopodomani. La prenotazione rientrerà in Non allocata poiché non può essere completamente allocata in nessuna delle tue camere.
Nella maggior parte dei casi potresti essere in grado di riorganizzare le tue prenotazioni e fare spazio per quella nuova in modo che sia nella stessa camera fisica per l'intero soggiorno.
⚠️ In rare occasioni potrebbe non essere possibile riorganizzare le tue prenotazioni; per evitare che ciò accada, ti consigliamo di considerare l'applicazione di una chiusura della camera in una delle camere in modo che i tuoi ospiti non debbano cambiare camera a metà del soggiorno.
Overbooking manuale creato da un utente Little Hotelier
Quando crei una prenotazione manualmente, ti verrà chiesto di inserire il N. camera da assegnare alla prenotazione. Se lasci questo campo vuoto, indipendentemente dalla disponibilità delle camere, la prenotazione andrà alla riga Non allocata del calendario.
Un overbooking da un canale connesso
Quando una prenotazione viene effettuata dal tuo motore di prenotazione diretta Little Hotelier o dai canali connessi, Little Hotelier alloca automaticamente una camera per la prenotazione.
La prenotazione va in Non allocata se il sistema non riesce a trovare una camera disponibile per la tipologia di camera per ospitare la prenotazione.