Genera una fattura
Prima di generare una fattura, verifica che tutti i dettagli della prenotazione nella scheda Dettagli siano corretti. Per generare una fattura:
Vai alla pagina Calendario o alla pagina Prenotazioni e individua la prenotazione.
Fai clic sulla prenotazione per aprire il popup di riepilogo.
Vai alla scheda Fatture.
Fai clic su Genera fattura.
⚠️ Modificare i dettagli della prenotazione dopo aver generato una fattura potrebbe richiedere un aggiornamento della fattura. L'aggiornamento della fattura crea una nuova fattura con un numero di fattura diverso.
Aggiorna una fattura esistente
È necessario aggiornare la fattura se, dopo averla generata, cambia uno dei seguenti elementi:
Data di check-in o check-out
Una camera (aggiunta o rimossa)
Tipo di camera, piano tariffario o numero di occupanti per il soggiorno in camera
Extra (aggiunti, modificati o rimossi)
Un pagamento (registrato, elaborato o rimborsato)
Dettagli del cliente
Stato della prenotazione
⚠️ Aggiorna una fattura solo quando necessario. Ogni aggiornamento crea una nuova fattura: evita di accumulare un gran numero di fatture non valide nel sistema. Per aggiornare una fattura:
Vai alla pagina Calendario o alla pagina Prenotazioni e individua la prenotazione.
Fai clic sul lato destro del contrassegno della prenotazione per aprirla.
Modifica i dettagli della prenotazione e fai clic su Salva.
Vai alla scheda Fatture.
Fai clic su "La fattura non è aggiornata, fai clic qui per aggiornarla".
⚠️ Facendo clic su "La fattura non è aggiornata" viene generata una nuova fattura e quella attuale viene contrassegnata come Non valida. 💡 Una volta creata, una fattura non può essere eliminata né modificata. Il sistema conserva tutte le versioni precedenti nel caso in cui ti servano. Solo l'ultima fattura è valida: tutte le versioni precedenti mostrano una filigrana "Non valida".
Come funziona la numerazione delle fatture dopo un aggiornamento
Ogni volta che aggiorni una fattura, la nuova versione mantiene il numero di fattura originale con un numero progressivo aggiunto alla fine. ➕ Ad esempio, se il numero di fattura originale è "abc-100-xyz":
Dopo il primo aggiornamento: "abc-100-xyz-1"
Dopo 10 aggiornamenti: "abc-100-xyz-10"
Questo numero indica quanti aggiornamenti ha ricevuto la fattura, non quante versioni esistono.
Cosa include una fattura
Sezione | Dettagli |
Intestazione | Intestazione personalizzata (se configurata in Personalizza fattura) |
Dettagli della fattura | Numero di fattura, data della fattura |
Dettagli della struttura | Logo, nome, indirizzo, numero di telefono, numero di telefono del contatto principale, e-mail per richieste, partita IVA, norme di pagamento |
Dettagli dell'ospite | Nome, cognome, indirizzo, città, provincia, codice postale, paese |
Dettagli della prenotazione | Numero di prenotazione, stato della prenotazione, arrivo, partenza, notti, adulti, bambini, neonati |
Dettaglio degli addebiti | Data, descrizione (piano tariffario), numero della camera, quantità (per gli extra), totale dell'articolo, totale |
Riepilogo dei pagamenti | Pagamenti, subtotale, totale, saldo dovuto, stato del pagamento (Pagato o Non pagato) |
💡 Personalizza l'aspetto (branding, layout e contenuto) delle fatture per gli ospiti in Reception > Impostazioni > Opzioni di pagamento degli ospiti > Fatture. ⚠️ Per le prenotazioni annullate, la fattura potrebbe mostrare un saldo dovuto se il rimborso viene registrato prima del pagamento originale. Per visualizzare un saldo pari a 0,00, registra prima il pagamento originale e poi il rimborso.
Stampa una fattura
Per stampare una fattura per una prenotazione specifica:
Vai alla pagina Calendario o alla pagina Prenotazioni e individua la prenotazione.
Fai clic sulla prenotazione per aprire il popup di riepilogo.
Fai clic su Stampa e seleziona Fattura dal menu a discesa.
Fai clic su Stampa per confermare.
💡 Puoi anche salvare la fattura in formato PDF selezionando Salva come PDF.
Invia una fattura via e-mail
⚠️ Prima di inviare una fattura, verifica che sia aggiornata nella scheda Fatture della prenotazione. L'e-mail della fattura non è personalizzabile. Per inviare via e-mail una fattura per una prenotazione specifica:
Vai alla pagina Calendario o alla pagina Prenotazioni e individua la prenotazione.
Fai clic sulla prenotazione per aprire il popup di riepilogo.
Fai clic su E-mail e seleziona Fattura dal menu a discesa.
La fattura viene inviata all'indirizzo e-mail del contatto principale indicato nella prenotazione.
Perché stampare o inviare le fatture via e-mail?
⚠️ Verifica le normative locali: in alcune regioni è obbligatorio fornire una fattura agli ospiti e conservarne una copia per i propri archivi. Stampare e inviare le fatture via e-mail ti aiuta a:
Fornire agli ospiti un riepilogo chiaro degli addebiti e dei pagamenti / Fornire agli ospiti una ricevuta per il loro soggiorno
Supportare il team contabilità con i registri delle entrate per la contabilità e le verifiche dei ricavi
💡 Note:
Se non disponi di Little Hotelier Pay, puoi utilizzare la fattura come ricevuta per l'ospite. Registra prima il pagamento dell'ospite per visualizzare un saldo dovuto pari a 0,00
Extra: una fattura viene generata in base alla prenotazione della camera associata e non può essere creata solo per gli extra.