Come faccio a generare una fattura?
Dopo aver creato una prenotazione, potrai generare una fattura per la nuova prenotazione.
Prima di generare una fattura:
Assicurati che tutti i dettagli della prenotazione nella scheda Dettagli siano corretti.
Assicurati di stampare o inviare via e-mail una fattura dopo aver verificato che tutti i dettagli della prenotazione siano corretti. Verrà generata una fattura per la prenotazione quando si stampa o invia via e-mail una fattura (se non era già stata generata).
Per generare una fattura:
Individua la prenotazione nella pagina Calendario o nella pagina Prenotazioni.
Fai clic sulla prenotazione in modo che appaia il riepilogo.
Vai alla scheda Fatture.
Per le prenotazioni per cui non è ancora stata generata una fattura, vedrai un pulsante Genera fattura. Fai clic su questo pulsante dopo aver verificato che tutti i dettagli nella scheda Dettagli siano corretti.
⚠️ Modificare i dettagli della prenotazione dopo aver generato la fattura potrebbe richiedere un aggiornamento della fattura. Tieni presente che aggiornare la fattura genererà una nuova fattura con un numero di fattura diverso.
Come faccio ad aggiornare una fattura esistente?
Se hai già generato una fattura, sarà necessario un aggiornamento in Little Hotelier se viene modificato uno dei seguenti elementi:
Data di check-in o check-out
Una camera (aggiunta o rimossa)
La tipologia di camera per uno dei soggiorni
Il piano tariffario per uno dei soggiorni
Il numero di occupanti per uno dei soggiorni
Servizi extra (aggiunti, modificati o rimossi)
Un pagamento (registrato, elaborato o rimborsato)
Dettagli del cliente
Lo stato della prenotazione
⚠️ Si consiglia di aggiornare una fattura solo se assolutamente necessario, poiché verrà creata una nuova fattura. È meglio evitare di avere un gran numero di fatture non valide nel sistema.
Se hai già generato una fattura modificando i dettagli della prenotazione, potrai creare un'altra fattura con le informazioni aggiornate:
Individua la prenotazione nella pagina Calendario o nella pagina Prenotazioni.
Fai clic sul lato destro dell’icona della prenotazione in modo che si apra.
Modifica i dettagli della prenotazione.
Verifica attentamente che tutti i dettagli nella scheda Dettagli siano corretti e che tu abbia fatto clic su Salva per aggiornare le modifiche.
All'interno della prenotazione, vai alla scheda Fatture.
Vedrai:
Il numero di fattura attuale.
Un pulsante La fattura è obsoleta, fai clic qui per aggiornare.
La data di emissione della fattura attuale.
⚠️ Fare clic su La fattura è obsoleta genererà un'altra fattura con i dettagli aggiornati e quindi contrassegnerà la fattura attuale come Non valida.
Dopo aver fatto clic su La fattura è obsoleta, vedrai ora più di una fattura nella scheda Fatture della prenotazione.
⚠️ Una volta creata una fattura, non può essere eliminata o modificata, quindi il sistema genera una nuova fattura e conserva le versioni precedenti della fattura nel caso ne avessi bisogno. A seconda del paese in cui si trova la tua struttura, eliminare o modificare una fattura senza cambiarne il numero potrebbe essere considerato illegale.
💡 Solo l'ultima fattura è valida. Tutte le versioni precedenti mostreranno una filigrana con la parola "Non valida" due volte in caratteri grandi.
Cosa succede con la numerazione delle fatture dopo che sono state aggiornate?
Se emetti una fattura aggiornata facendo clic sul pulsante La fattura è obsoleta, fai clic qui per aggiornare, la nuova fattura avrà lo stesso numero dell'ultima più un numero alla fine. Questo numero identifica quanti aggiornamenti ha ricevuto la fattura.
➕ Ad esempio:
Se le tue fatture hanno "abc" come primi caratteri e "xyz" come ultimi caratteri, potresti avere un numero di fattura come "abc-100-xyz".
Dopo il primo aggiornamento della fattura, il numero di fattura della nuova versione sarebbe "abc-100-xyz-1".
Se la fattura viene aggiornata dieci volte, il suo numero sarebbe "abc-100-xyz-10".
Il numero tiene traccia di quante modifiche sono state apportate alla fattura, non di quante versioni della fattura esistono. "abc-100-xyz-1" è tecnicamente la seconda versione della fattura anche se è contrassegnata "1", e "abc-100-xyz-10" è tecnicamente l'undicesima versione della fattura anche se è contrassegnata "10".
Che tipo di informazioni è incluso in una fattura
Intestazione (se impostata su Personalizza fattura)
Numero di fattura
Data fattura
Dati della struttura:
Logo (se caricato su Personalizza fattura)
Nome
Indirizzo
Numero di telefono della struttura
Numero di telefono del contatto principale
E-mail richieste
Numero fiscale (in fondo alla fattura)
Norme di pagamento (sotto il dettaglio per notte incluso)
Dati dell'ospite:
Nome
Cognome
Indirizzo
Città
Provincia
CAP / Codice postale
Paese
Dati della prenotazione:
Stato del pagamento: verrà visualizzato come Pagato o Non pagato
Numero di prenotazione
Stato della prenotazione
Arrivo
Partenza
Notti
Adulti
Bambini
Neonati
Dettaglio per notte incluso
Data
Descrizione (mostrerà il piano tariffario)
Numero camera
Quantità (applicabile per gli extra)
Totale articolo
Totale (totale articolo x quantità)
Pagamenti
Subtotale
Totale
Saldo in sospeso
💡 Le tue fatture possono essere personalizzate.
Perché dovresti stampare o inviare via e-mail le tue fatture?
⚠️ Verifica le leggi locali, poiché alcune località potrebbero richiedere di fornire sempre ai tuoi ospiti una fattura. Le tue leggi locali potrebbero anche richiedere di conservare una copia per te stesso (stampata o digitale).
È importante stampare e inviare via e-mail le fatture per i seguenti motivi:
Per consentire ai tuoi ospiti di visualizzare il riepilogo dei pagamenti e tutti i loro addebiti.
Per consentire al reparto contabilità della tua struttura di registrare le entrate a fini contabili e di audit dei ricavi.
Come posso stampare una fattura per una prenotazione specifica?
Puoi stampare una fattura dall'interno di una prenotazione seguendo questi passaggi:
Individua la prenotazione nella pagina Calendario o nella pagina Prenotazioni.
Fai clic sulla prenotazione in modo che appaia il riepilogo.
Fai clic su Stampa.
Seleziona Fattura dal menu a discesa.
Si aprirà una nuova finestra per stampare la fattura.
Fai clic su Stampa per confermare.
💡Se lo desideri, puoi anche salvare la fattura come PDF sul tuo computer selezionando Salva come PDF.
Come posso inviare via e-mail una fattura per una prenotazione specifica?
⚠️ L'e-mail della fattura non è personalizzabile.
⚠️ Prima di inviare una fattura, assicurati che la fattura sia aggiornata nella scheda prenotazione > Fatture.
Puoi inviare via e-mail una fattura dall'interno di una prenotazione seguendo questi passaggi:
Individua la prenotazione nella pagina Calendario o nella pagina Prenotazioni.
Fai clic sulla prenotazione in modo che appaia il riepilogo.
Fai clic su E-mail.
Seleziona Fattura dal menu a discesa. La fattura verrà ora inviata all'indirizzo e-mail del contatto principale.