Carregue as reservas no Little Hotelier utilizando Importar reservas, uma ferramenta útil para migrar reservas de outra plataforma. Este é um passo importante na configuração do Little Hotelier, uma vez que a disponibilidade de todos os seus quartos é diretamente afetada pelo número de reservas que tem no Little Hotelier.
É importante que saiba
Para aceder à ferramenta de importação de reservas, aceda a Configuração > Definições do estabelecimento e dos quartos > Importar reservas.
Ao adicionar reservas ao seu Little Hotelier está a garantir que a disponibilidade e o inventário dos quartos estão exatos quando terminar de ativar o Little Hotelier com as suas OTA (Online Travel Agencies, Agências de viagens on-line)/canais online.
Um inventário preciso ajudá-lo-á a evitar que o seu estabelecimento tenha reservas duplicadas.
Tem de incluir TODAS as reservas existentes confirmadas para datas futuras, incluindo as reservas por telefone, as reservas sem marcação e as reservas de OTA.
Só tem de realizar esta ação uma vez antes de ativar o Little Hotelier.
O seu especialista em integração dedicado irá fornecer-lhe webinars para o ajudar a carregar reservas em massa. Recomendamos que assista a estes webinars enquanto adiciona as suas reservas ao Little Hotelier.
Será fornecida uma folha de cálculo de modelo de reserva para ajudar a carregar as suas reservas em massa. Pode descarregar a sua cópia do modelo de reserva aqui.
Porque deve adicionar reservas futuras ao Little Hotelier
As reservas no Little Hotelier ditam a disponibilidade de todos os seus quartos e, assim que ativar o Little Hotelier, este liga-se às suas OTA/canais online e torna-se a sua única fonte de gestão de inventário.Antes de ativar a ligação do Little Hotelier com as suas OTA/canais online, a sua disponibilidade tem de estar correta, por isso é importante que todas as reservas futuras sejam adicionadas ao Little Hotelier para que possamos distribuir com precisão o inventário do seu estabelecimento e evitar que existam reservas duplicadas.Tem a opção de criar manualmente uma única reserva ou adicionar reservas em massa com a nossa ferramenta de carregamento de reservas e folha de cálculo de modelo de reserva, conforme explicado neste artigo. Recomendamos adicionar reservas em massa para maior eficiência e para poupar tempo.
Adicionar várias reservas futuras ao Little Hotelier
Passo 1: Preparação antes de começar
Certifique-se de que configurou tipos de quarto e tarifas do quarto para o seu estabelecimento.
Adicione todos os detalhes da sua reserva no modelo de reserva fornecido pelo seu especialista em integração dedicado. Nota: Também pode obter o modelo de reserva aqui. Em passos posteriores, irá copiar as reservas que adicionou ao modelo e colá-las na grelha Adicionar várias reservas da ferramenta de carregamento, o que lhe permitirá importar todas estas reservas em bloco sem criar manualmente reservas individuais.
Todas as reservas futuras têm de ser adicionadas, por isso para que não fiquem reservas por adicionar, certifique-se de que tem conhecimento de todas as suas reservas futuras, independentemente de terem sido efetuadas por telefone, e-mail, redes sociais ou OTA/canais online.
Passo 2: Abrir a ferramenta Adicionar várias reservas
Aceda a Configuração > Definições do estabelecimento e dos quartos > Importar reservas
Clique em Continuar para abrir a grelha Adicionar várias reservas, onde irá adicionar as suas reservas.
Se for apresentada uma mensagem a indicar que tem de configurar tipos de quartos e tarifários para o seu estabelecimento, consulte o primeiro ponto do "Passo 1: Preparação antes de começar".
Passo 3: Adicionar dados opcionais à grelha (se necessário)
Depois de clicar em Continuar, a grelha Adicionar várias reservas é aberta juntamente com uma nova janela que permite selecionar a partir de uma lista de dados opcionais que podem ser adicionados à grelha; se necessário, selecione os dados opcionais pretendidos.
Depois de selecionar os dados opcionais pretendidos, clique em Guardar; os dados opcionais selecionados serão apresentados como colunas na grelha.Nota: os dados opcionais não selecionados não são apresentados como coluna na grelha, por isso certifique-se de que o modelo que preparou no "Passo 1: Preparação antes de começar", a partir do qual vai copiar as suas reservas, corresponde às colunas da grelha no Little Hotelier.
Notas:
A grelha é onde escreve ou cola as suas reservas e os Dados opcionais são colunas que pode optar por mostrar ou ocultar, consoante os dados que pretende incluir nas suas reservas.
Os dados opcionais incluem a origem da reserva, o ID da reserva, o e-mail, o número de telefone, o endereço, a ocupação de crianças/bebés, a data da reserva, o número do quarto, o total do depósito, o total do pagamento, a moeda e as notas.
Para obter mais informações sobre cada coluna, clique no ícone ? ou obtenha mais informações sobre todas as colunas da grelha no "Passo 4: Adicionar dados das reservas à grelha" deste artigo.
Pode mostrar ou ocultar os dados opcionais em qualquer altura, clicando no botão Selecionar dados no canto superior direito da página.
Se ocultar um dado opcional depois de introduzir dados na coluna do mesmo, esses dados serão eliminados.
Passo 4: Adicionar dados das reservas à grelha
Adicione os dados da sua reserva à grelha escrevendo-os em cada célula ou copiando e colando várias linhas do modelo que preparou no "Passo 1: Preparação antes de começar" para a grelha de uma só vez. (Veja um exemplo do tipo de dados que tem de introduzir em cada coluna na parte superior da grelha.)
Para cada linha, certifique-se de que introduziu dados em todos os campos obrigatórios. (Os campos sem a indicação "Opcional".) Uma vez adicionados todos os dados necessários, aparecerá uma marca verde junto à linha.
Verifique se todas as linhas têm uma marca verde.
É indicada em seguida a lista de colunas/dados a introduzir, juntamente com a respetiva descrição e o seu estado obrigatório ou facultativo:
Nome próprio | Obrigatório | Introduza o nome próprio do hóspede principal que efetuou a reserva e que ficará alojado nesta reserva. (Pode adicionar hóspedes adicionais ao quarto depois de a reserva ter sido carregada). |
Sobrenome | Obrigatório | Introduza o sobrenome do hóspede que efetuou a reserva e que ficará alojado nesta reserva. (Pode adicionar hóspedes adicionais ao quarto depois de a reserva ter sido carregada). |
Adultos | Obrigatório | Introduza o número de todos os hóspedes adultos que ficam alojados nesta reserva (este número inclui o hóspede principal). |
Data de check-in | Obrigatório | Especifique a data de check-in do hóspede, selecionando-a no calendário ou introduzindo-a no formato AAAA-MM-DD. |
Data de check-out | Obrigatório | Especifique a data de check-in do hóspede, selecionando-a no calendário ou introduzindo-a no formato AAAA-MM-DD. |
Tipo de quarto | Obrigatório | Selecione o tipo de quarto da reserva e certifique-se de que é idêntico ao utilizado na sua conta Little Hotelier, por exemplo, "Quarto Duplo Padrão". |
Total do quarto | Obrigatório | Introduza o preço total do quarto da reserva, por exemplo, 120,99. (O símbolo da moeda não é necessário). |
Origem da reserva | Opcional | OTA/canal online de origem da reserva. Selecione a partir da lista ou deixe em branco se se tratar de uma reserva por telefone/e-mail. |
Identificação da reserva | Opcional | Introduza o ID associado à reserva. Este é fornecido pelo OTA/canal online, por exemplo, 123456789. |
N.º do quarto | Opcional | Selecione um dos quartos criados no Little Hotelier para o tipo de quarto reservado para esta reserva. |
Notas | Opcional | Quaisquer informações adicionais sobre a reserva, por exemplo, requisitos dietéticos ou pedidos especiais. As informações do cartão de crédito não devem ser guardadas neste campo. |
Data em que a reserva foi efetuada | Opcional | Introduza a data em que esta reserva foi efetuada. Selecione a data no calendário ou introduza a data no formato AAAA-MM-DD. |
Tarifário | Opcional | Selecione o tarifário para o qual a reserva foi efetuada. Os dados colados têm de corresponder exatamente ao nome do tarifário na sua conta Little Hotelier, por exemplo, "Apenas Quarto". |
Depósito pago | Opcional | Se tiver sido pago um depósito, indique o total, por exemplo, 50. Não é necessário adicionar o símbolo da moeda. |
Pagamentos realizados | Opcional | Introduza o valor total já pago pelo hóspede, por exemplo, 70. Não é necessário adicionar o símbolo da moeda. Este montante não deve incluir o depósito efetuado. |
Currency | Opcional | Selecione a moeda que será utilizada para gerir os pagamentos desta reserva, se for diferente da moeda escolhida nas definições do Little Hotelier. |
Nota:
As colunas da grelha contêm detalhes da reserva, sendo que cada linha de dados representa uma reserva que pode ser carregada.
Tal como no Microsoft Excel e Google Sheets, pode copiar, colar e editar dados na grelha.
Pode copiar, colar e eliminar várias células em simultâneo.
Para selecionar várias células, clique e arraste as mesmas.
Se quiser carregar um grande número de reservas, recomendamos que o faça em lotes. Deste modo, se ocorrerem erros, será mais fácil corrigi-los.
Campos opcionais recomendados
Embora os campos a seguir não sejam obrigatórios, recomendamos que os preencha com os dados correspondentes.
Número do quarto – quando este campo está vazio, uma reserva é atribuída a qualquer quarto disponível no tipo de quarto selecionado, pelo que, se quiser atribuir um quarto específico à reserva, deve adicionar o número do quarto a este campo.
Moeda – quando este campo é deixado em branco é utilizada a moeda predefinida do seu estabelecimento, pelo que deve adicionar os dados relevantes, se vender quartos em várias moedas.
Número da reserva e Origem da reserva – se o Número da reserva for deixado vazio, será atribuído um novo número precedido de "LH" à reserva. Nas reservas provenientes de um canal, o número da reserva tem de corresponder ao número da reserva do canal, caso contrário, os cancelamentos e as modificações da reserva não serão sincronizados. Pode selecionar a Origem da reserva (campo opcional) e, neste caso, o número da reserva do canal é automaticamente introduzido no campo Número da reserva. Em alternativa, introduza o número da reserva manualmente. (Nota: alguns canais não aceitam a sincronização de cancelamentos nem de modificações.)
Não utilize o mesmo Número da reserva para várias linhas de dados, a menos que esteja a carregar uma reserva de vários quartos, pois, se o fizer, irá carregar várias linhas como uma única reserva e substituir alguns dos seus dados importantes.
Reservas de vários quartos
Para importar uma reserva de vários quartos, introduza uma linha de dados separada para cada quarto na reserva e utilize o mesmo Número da reserva para cada uma das linhas. Deste modo, quando as linhas forem carregadas, serão unidas numa única reserva com vários quartos.Os dados nestas linhas têm de ser iguais: Nome do hóspede, Data de check-in, Data de check-out e Reserva efetuada. Se os dados forem diferentes, alguns dos valores serão substituídos quando forem carregados e unidos numa única reserva.
Passo 5: Corrigir erros de dados
Se forem apresentadas mensagens de erro depois de introduzir os dados na grelha, terá de as corrigir antes de continuar. Veja abaixo como e quando são apresentadas:
Se um campo obrigatório for deixado vazio, irá aparecer um ponto de interrogação cinzento junto à linha em que se encontra.
Os erros relacionados com campos específicos de dados são realçados a vermelho e a linha em que se encontram tem um ponto de interrogação cinzento ao lado. Passe o rato sobre um campo vermelho para ver a mensagem de erro e corrigir os dados em conformidade.
Os erros relativos a uma ou mais linhas inteiras de dados são realçados a vermelho e têm um ponto de exclamação vermelho. Passe o rato sobre o ponto de exclamação para ver a mensagem de erro e, em seguida, corrija os dados na linha ou nas linhas.
Ao corrigir erros, recomendamos que tenha em conta o seguinte:
A Data de check-in não pode ser no passado; só é possível carregar reservas atuais e futuras.
A Data de check-in deve ser antes da Data de check-out.
O nome do Tipo de quarto tem de corresponder ao nome utilizado no Little Hotelier. (Não se preocupe: para selecionar um tipo de quarto existente, basta utilizar o menu pendente).
Da mesma forma, o nome do Tarifário também tem de corresponder ao nome utilizado no Little Hotelier (pode selecionar os tarifários existentes no menu suspenso).
Para evitar reservas duplicadas, duas linhas com o mesmo Tipo de quarto e N.º do quarto não podem ter datas de check-in e check-out sobrepostas. Por exemplo, o mesmo quarto não pode ser reservado para 1-3 de janeiro e 2-3 de janeiro. Caso haja sobreposição de datas, será apresentada a seguinte mensagem de erro: "A informação da reserva é a mesma para outra linha. Faça as correções necessárias e tente novamente".
Passo 6: Carregar as reservas
Siga os passos abaixo para concluir o carregamento das suas reservas:
Verifique se todas as linhas de dados têm uma marca verde.
Clique em Carregar x reservas (no canto superior direito). Nota: o botão "Carregar x reservas" no canto superior direito mostrará o número de linhas com dados válidos; só as linhas com uma marca verde são carregadas, logo são estas as contabilizadas.
Certifique-se de que todos os dados estão corretos. É apresentada a mensagem "Terminar e adicionar esta reserva?" para confirmar que todas as reservas foram adicionadas corretamente, clique em Continuar e adicionar.
O carregamento começará a ser processado e terá um dos seguintes resultados:
Se for bem-sucedido, as reservas que introduziu foram adicionadas ao Little Hotelier e pode agora vê-las nas páginas Calendário e Reservas.
Em caso de falha: não foi possível carregar as reservas devido a erro(s), por isso siga o passo anterior, "Passo 5: Corrigir erros de dados" para resolver o problema e, em seguida, clique em Carregar x reservas novamente.
As linhas de dados com um ponto de interrogação cinzento ou um ponto de exclamação vermelho não serão carregadas, no entanto, continuarão na grelha da próxima vez que visitar esta página.
Perguntas frequentes
Como posso adicionar reservas de grupo?Quando vários tipos de quartos são reservados com o mesmo ID de reserva, cada tipo de quarto terá de estar numa linha separada.
Como adiciono vários nomes de hóspedes para um tipo de quarto ao introduzir uma reserva?
Ao carregar as reservas, introduza o hóspede que efetuou a reserva; este é o hóspede principal. Pode incluir hóspedes adicionais manualmente depois da reserva ter sido carregada.
Tenho uma reserva com as datas de check-in e check-out no passado, posso adicioná-la?
Apenas a disponibilidade futura é enviada para as suas OTA/canais online, uma vez que as datas no passado já não podem ser reservadas. Por este motivo, a ferramenta para efetuar várias reservas só aceita reservas em que a data de check-out seja no futuro.
Copiei e colei alguns dados na ferramenta para efetuar várias reservas, mas continua a apresentar erros
É provável que os erros sejam visíveis nas colunas em que existem opções pendentes disponíveis, por exemplo: Origem da reserva, Tipo de quarto, Tarifa do quarto, Número do quarto e Moeda. Os valores que são copiados e colados a partir de uma fonte externa têm de corresponder exatamente.
Perco todas as informações se terminar a sessão?
Não perderá o seu progresso, pois a ferramenta para adicionar várias reservas guarda o seu trabalho à medida que faz alterações. Pode facilmente terminar a sessão e continuar de onde parou.
Porque é que a ferramenta não aceita os meus preços com casas decimais?Terá de se certificar de que o Little Hotelier permite casas decimais. Esta definição pode ser encontrada em Configuração > Definições do estabelecimento e de quartos > Detalhes do estabelecimento > Geral > Opções da Receção > Permitir decimais.
Como posso ter a certeza de que as minhas reservas foram adicionadas corretamente ao Little Hotelier?
Depois de clicar em Carregar x reservas, abra a ferramenta para adicionar várias reservas para confirmar se as reservas foram adicionadas com sucesso. É apresentada uma mensagem a indicar quantas reservas foram carregadas com sucesso. Se alguma reserva falhar, os erros serão destacados para que possa corrigir e carregar novamente.
Alguns dos nomes dos meus hóspedes utilizam caracteres especiais, o Little Hotelier aceita-os?O Little Hotelier aceita caracteres especiais no nome próprio e sobrenome dos hóspedes.