O calendário oferece uma descrição geral do alojamento num único olhar. Poderá ver as reservas confirmadas, as reservas prestes a fazer o check-in ou o check-out, as reservas com check-in ou check-out efetuados, os encerramentos do quarto que impedem reservas em alguns dos seus quartos, quantos quartos tem disponíveis e se as reservas foram totalmente pagas.
Para navegar pelo calendário, criar reservas ou aplicar encerramentos do quarto, certifique-se de clicar na página Calendário.
Noções básicas do calendário
Como funciona o calendário?
Na página Calendário encontrará todas as reservas que estão confirmadas, com check-in efetuado e com check-out efetuado. As únicas reservas que não encontrará aqui são as que foram canceladas; assim que uma reserva é cancelada, desaparece do calendário.
💡 Pode encontrar todas as reservas, incluindo as que foram canceladas, na página Reservas.
No seu calendário pode encontrar cada um dos seus tipos de quarto e os respetivos quartos físicos. O número de quartos físicos disponíveis para reserva determina a disponibilidade na página Inventário.
➕ Se o seu tipo de quarto duplo contiver os quartos 1, 2 e 3 e não tiverem reservas nem encerramentos do quarto para um dia específico, a disponibilidade mostrada na página Inventário para esse dia seria 3.
Como posso alterar o nome ou número de um quarto físico?
Para renomear quartos físicos ou alterar o respetivo número:
Clique no quarto físico cujo nome/número pretende alterar.
As definições do quarto serão abertas. Aqui pode editar o nome do quarto físico.
Não se esqueça de guardar.
Como posso ocultar e expandir/recolher quartos no calendário?
Para ocultar ou mostrar os quartos físicos dos tipos de quarto e as respetivas linhas não alocadas, basta clicar no nome do tipo de quarto. Também pode clicar no botão expandir/recolher localizado no canto superior esquerdo da grelha do calendário, mesmo ao lado das datas. Quando clica nele, pode expandir todos os quartos físicos para cada tipo de quarto para os mostrar todos ou recolhê-los todos ao mesmo tempo para os ocultar.
Navegar pelo calendário
Quantos dias posso ver no meu calendário?
Pode escolher se pretende apresentar 14 ou 28 dias de cada vez no menu pendente no canto superior esquerdo da página Calendário.
Como posso mover-me pelas datas do calendário?
Existem diferentes formas de se mover pelo calendário. Iremos rever todas as opções abaixo.
💡 O Little Hotelier irá lembrar-se da data que tinha aberta da última vez que esteve na página Calendário e irá apresentá-la quando regressar. Suponha que foi a 23 de dezembro e saiu da página Calendário para ir à página Configuração, verá 23 de dezembro quando regressar ao calendário. Se pretender ir para a data de hoje, pode sempre clicar em Ver hoje.
Como posso ir para a data de hoje?
Clicar no botão Ver hoje irá apresentar rapidamente a data de hoje como a primeira data na sua grelha de calendário, mesmo que tenha navegado por datas passadas ou futuras.
Como posso ir rapidamente para uma data passada ou futura no calendário?
Pode clicar no seletor de datas e um calendário será apresentado para que possa selecionar diretamente a data que pretende ver no calendário.
Para que servem os botões de seta no calendário?
Pode avançar e recuar por dias ou semanas usando os botões à esquerda e à direita da data:
Se estiver a ver 14 dias de cada vez, o calendário tem botões para se mover:
"<" 1 dia para trás
"<<" 7 dias para trás
"<<<" 14 dias para trás
">" 1 dia para a frente
">>" 7 dias para a frente
">>>" 14 dias para a frente
Se estiver a ver 28 dias de cada vez no calendário, os botões com três setas permitirão mover-se:
"<<<" 28 dias para trás
">>>" 28 dias para a frente
Encerramentos do quarto
O que é um encerramento do quarto?
Um encerramento do quarto é um bloqueio temporário que pode colocar num quarto para um determinado intervalo de datas para que não esteja disponível para reserva durante esse período.
Pode criar um encerramento do quarto para uma renovação, manutenção ou quando está à espera de adicionar uma reserva mais tarde.
💡 Um encerramento do quarto é apresentado a vermelho na página Calendário.
➕ Se pretender que um quarto esteja totalmente fechado para todo o calendário para sempre, poderá querer eliminar completamente o quarto em vez de aplicar um encerramento do quarto. Saiba mais: Criar, editar ou eliminar um tipo de quarto.
Como funciona o encerramento do quarto?
Os encerramentos do quarto diminuem a disponibilidade do tipo de quarto apresentada na página Inventário para as datas selecionadas. Abrir um encerramento do quarto faz o oposto: aumenta a disponibilidade.
Relembre-me como funciona a disponibilidade?
A disponibilidade do seu tipo de quarto é calculada pelo Little Hotelier com o número de quartos que tem para um tipo de quarto específico menos as reservas e os encerramentos do quarto no calendário para este tipo de quarto. Isto significa que se tiver 5 quartos duplos para hoje mas 2 estiverem reservados e 1 tiver um encerramento do quarto, a disponibilidade na página Inventário mostraria 2.
⚠️ Um encerramento do quarto não deve ser confundido com Fechar canais, que aplica stop sells nos seus tarifários.
Qual é a diferença entre encerramento do quarto e Fechar canais?
A ferramenta Encerramento do quarto reduz a disponibilidade de quartos na sua página Inventário removendo um quarto físico da disponibilidade em todos os seus canais ligados e no seu sistema de reservas diretas Little Hotelier.
A restrição Fechar canais permite-lhe parar de vender um tarifário em todos os seus canais ligados de uma só vez, excluindo o seu sistema de reservas diretas Little Hotelier.
💡 Se desejar, pode aplicar todas estas opções ao mesmo tempo.
➕ Os encerramentos do quarto só podem ser aplicados a quartos físicos na página Calendário, enquanto Fechar canais só pode ser aplicado a tarifários na página Inventário.
Como posso adicionar um encerramento do quarto a partir do calendário?
Existem duas formas de aplicar um encerramento do quarto:
Clicar, arrastar e largar no calendário e selecionar Encerramento do quarto.
Clicar no botão Encerramento do quarto no canto superior direito.
Em ambos os casos, uma janela será aberta onde poderá preencher todos os campos aplicáveis:
Criar encerramento do quarto
Quarto: escolha um quarto para fechar no menu pendente.
Data de início: se nenhum dia for selecionado, a data de hoje será apresentada por predefinição (certifique-se de a substituir se pretender fechar o quarto em datas diferentes). Tenha em atenção que a data de início também está incluída no encerramento do quarto.
Data de fim: se nenhum dia for selecionado, a data de amanhã será apresentada automaticamente (certifique-se de a substituir se pretender fechar o quarto em datas diferentes). Tenha em atenção que a data de fim também está incluída no encerramento do quarto.
Descrição: introduza uma descrição que lhe permita lembrar-se da razão pela qual fechou o quarto. Os seus hóspedes não poderão ver esta descrição; é interna.
Não se esqueça de clicar em Guardar!
Como posso editar um encerramento do quarto?
Aceda a As minhas apps > Receção
Aceda à página Calendário.
Localize o encerramento do quarto que pretende editar e clique nele.
Uma janela pop-up será apresentada. Aqui pode modificar as definições do encerramento do quarto.
Não se esqueça de clicar em Guardar!
💡 Se pretender modificar rapidamente a duração do encerramento do quarto, também pode fazê-lo mantendo a extremidade final do encerramento do quarto e arrastando o marcador para a esquerda (para o encurtar) ou para a direita (para o alongar). Isto modificará a data de fim do encerramento do quarto.
Como posso reabrir um encerramento do quarto?
⚠️ Reabrir um encerramento do quarto aumentará automaticamente a disponibilidade de quartos do tipo de quarto na sua página Inventário: aumentando a disponibilidade nos seus canais ligados e no seu sistema de reservas diretas Little Hotelier.
Aceda a As minhas apps > Receção
Aceda à página Calendário.
Localize o encerramento do quarto que pretende reabrir e clique nele.
Uma janela pop-up será apresentada. Certifique-se de clicar em Reabrir quarto.
Criar e ver reservas no calendário
Como posso criar uma reserva a partir do calendário?
Existem duas formas de criar uma reserva a partir da página do calendário:
Clicar, arrastar e largar no calendário e selecionar Reserva.
Através do botão Reserva.
Ver e editar reservas no calendário
O que significam os blocos coloridos?
As reservas e os encerramentos do quarto são apresentados como marcadores coloridos desde a sua data de início até à sua data de fim sob o tipo de quarto e o quarto físico onde foram criados.
Laranja: reserva confirmada ainda a aguardar check-in.
Verde: reserva com check-in efetuado ainda a aguardar check-out.
Cinzento: reserva com check-out efetuado.
Azul: reserva confirmada em Não alocado, o que significa que não tem um quarto físico atribuído.
Vermelho: encerramento do quarto a bloquear o quarto físico de ser reservado.
Cinzento claro: reserva que está a ser reservada e atualmente tem um pagamento incompleto. É popularmente chamado de "o fantasma de uma reserva" pelos nossos clientes.
➕ Algumas reservas também podem ter um pequeno triângulo vermelho apresentado no canto superior direito da barra colorida. Significa que a reserva ainda tem um valor em dívida a ser pago.
Como posso ver um resumo de uma reserva no calendário?
Passar o cursor ou clicar na pequena lupa no lado esquerdo do marcador de reserva apresentará informações básicas sobre a reserva:
ID da reserva (referência de reserva)
Nome próprio e apelido do contacto principal
Detalhes do contacto principal
E-mail do hóspede
Número de telefone
Hóspedes adultos, crianças, bebés
Notas
Comentários do hóspede
Detalhes da reserva
Estadia
Hora de chegada
Fonte de reserva
Quartos na reserva
Resumo do pagamento da reserva
💡 Se paga, apresentará a palavra Pago a verde no topo e o fundo será verde claro; se não paga, apresentará a palavra Não pago a vermelho no topo e o fundo será cor-de-rosa.Total da reserva
Total em dívida
Botão Adicionar pagamento
Botão Cancelar reserva
Botão Imprimir
Botão E-mail
Botão Editar
Botão Estado da reserva
O que posso fazer com uma reserva a partir do calendário?
Editar uma reserva
Clique na reserva
Edite os detalhes da reserva e guarde.
Alterar a duração da estadia da reserva
Pode modificar rapidamente a chegada ou a partida dos seus hóspedes mantendo e arrastando uma reserva no calendário.
Para alterar a data de check-out: mantenha a extremidade final de um marcador de reserva e arraste-o para a esquerda.
Para alterar a data de check-in: clique na reserva e mantenha e arraste-a para a direita.
Mover uma reserva
Pode arrastar e largar uma reserva de qualquer ponto do retângulo da reserva. Desta forma, pode alterar o seguinte:
O quarto físico onde a reserva foi alocada.
O tipo de quarto onde a reserva foi alocada.
A data de check-in da reserva.
A data de check-out da reserva.
Alterar o estado de uma reserva
⚠️ Não pode fazer o check-in de uma reserva antes da data de check-in. Não pode fazer o check-out de uma reserva antes da data de check-out.
Passe o cursor ou clique na pequena lupa no lado esquerdo do marcador de reserva.
Dependendo do estado atual da reserva, o botão de estado mostrará uma palavra diferente:
Se o botão mostrar Confirmada, passar o cursor por cima irá rapidamente alterar o texto para Check-in.
Se o botão mostrar Check-in, passar o cursor por cima irá rapidamente alterar o texto para Check-out.
Clique no botão Confirmada/Check-in.
💡 Também pode clicar na seta para baixo à direita do botão de estado para escolher qualquer um dos estados: Confirmada, Check-in ou Check-out. Esta ferramenta é especialmente útil se alterou o estado por engano.
Cancelar uma reserva
⚠️ Só pode cancelar reservas confirmadas. Se a sua reserva já tiver o check-in ou o check-out efetuados, terá de a alterar para Confirmada para poder cancelá-la. Saiba mais: Editar ou cancelar uma reserva.
Pode cancelar rapidamente uma reserva seguindo estes passos:
Passe o cursor ou clique na pequena lupa no lado esquerdo do marcador de reserva.
Clique em Cancelar reserva.
Confirme selecionando Sim, tenho a certeza.
💡 Será enviada uma notificação por e-mail para o endereço de e-mail do contacto principal da reserva.
➕ Pretende personalizar o e-mail de notificação de cancelamento? Consulte este espaço: Personalizar e-mails dos hóspedes.
Adicionar um pagamento numa reserva
Passe o cursor ou clique na pequena lupa no lado esquerdo do marcador de reserva.
Clique no botão Adicionar pagamento.
A reserva será aberta.
Dependendo de ter um portal de pagamento configurado, verá uma das seguintes opções:
Se não tiver nenhum portal de pagamento configurado no seu Little Hotelier, verá a ferramenta Registar pagamento.
Se tiver Pagamentos Little Hotelier configurados no seu Little Hotelier, verá a ferramenta Processar pagamento.
💡 Se estiver a utilizar qualquer outro portal de pagamento e vir a opção Processar pagamento, significa que o seu portal de pagamento permite-lhe cobrar aos seus hóspedes a partir do Little Hotelier.
Imprimir detalhes da reserva
Passe o cursor ou clique na pequena lupa no lado esquerdo do marcador de reserva.
Clique em Imprimir.
Escolha uma das opções abaixo:
Formulário de registo
Fatura
Resumo
Enviar por e-mail os detalhes da reserva
Passe o cursor ou clique na pequena lupa no lado esquerdo do marcador de reserva.
Clique em E-mail.
Escolha uma das opções abaixo:
Fatura
Resumo
Confirmação
Reservas não alocadas
Para que serve a linha Não alocado?
A linha Não alocado na sua página Calendário contém reservas que não estão atribuídas a um quarto físico. Estas reservas não alocadas são reservas válidas e confirmadas.
⚠️ As reservas não alocadas contam da mesma forma que as reservas alocadas e reduzem a disponibilidade na sua página Inventário.
Como posso usar a linha Não alocado?
Pode usar a linha Não alocado para realocar reservas se um tipo de quarto estiver totalmente reservado.
Por exemplo, tem três quartos duplos e estão totalmente reservados, mas pretende alterar que hóspede fica em que número de quarto. Para realocar as reservas, mova uma das reservas para Não alocado e, em seguida, aloque as outras reservas da forma que pretender. Por fim, mova a reserva de volta para um quarto físico.
Como posso alocar um quarto às minhas reservas não alocadas?
Pode movê-las para fora da linha Não alocado fazendo uma das seguintes ações:
Arrastando-as e largando-as num quarto disponível para as datas aplicáveis.
Abrindo a reserva e editando o seu campo N.º do quarto e/ou o seu campo Tipo de quarto.
Por que razão uma reserva cairia na linha Não alocado?
Encontre abaixo a razão mais comum pela qual uma reserva poderá cair na linha Não alocado:
Nenhuma noite consecutiva disponível no mesmo tipo de quarto
Vamos explicar isto com um exemplo: o seu alojamento está totalmente reservado mas recebeu dois cancelamentos e agora tem:
Uma noite livre no quarto 4 para hoje.
Uma noite livre no quarto 5 para amanhã.
Ambos os quartos pertencem ao tipo de quarto duplo.
O resto do alojamento está totalmente reservado.
Suponha que recebe uma reserva para o seu quarto duplo para duas noites com check-in hoje e check-out depois de amanhã. A reserva cairá em Não alocado pois não pode ser totalmente alocada em nenhum dos seus quartos.
Na maioria das vezes, poderá conseguir reorganizar as suas reservas e arranjar espaço para a nova de modo a que esteja no mesmo quarto físico durante toda a estadia.
⚠️ Em raras ocasiões, poderá não ser possível reorganizar as suas reservas; para evitar que isto aconteça, aconselhamos que considere aplicar um encerramento do quarto num dos quartos para que os seus hóspedes não tenham de mudar de quarto a meio da sua estadia.
Overbooking manual criado por um utilizador Little Hotelier
Quando cria uma reserva manualmente, ser-lhe-á pedido que introduza o N.º do quarto a atribuir à reserva. Se deixar este campo em branco, independentemente da disponibilidade de quartos, a reserva irá para a linha Não alocado do calendário.
Um overbooking de um canal ligado
Quando uma reserva é efetuada a partir do seu sistema de reservas diretas Little Hotelier ou canais ligados, o Little Hotelier aloca um quarto para a reserva automaticamente.
A reserva vai para Não alocado se o sistema não conseguir encontrar um quarto disponível para o tipo de quarto para acomodar a reserva.