Se tiver uma sobrerreserva mas não conseguir encontrar os dados do hóspede no seu sistema, siga estes passos para localizar a reserva e resolver a discrepância.
Encontrar a reserva em falta
Antes de iniciar a resolução do problema, confirme que está a visualizar a data e o ano corretos no seu calendário do Sistema de receção.
Verificar o extranet do canal: Inicie sessão diretamente no site de reservas (por ex., Booking.com). Procure a reserva utilizando o nome do hóspede ou as datas. Não podemos contactar o canal em seu nome.
Verificar as reservas diretas: Se a reserva veio do seu próprio website, aceda a As minhas aplicações > Reservas diretas > Reservas para encontrar os detalhes.
Identificar problemas de mapeamento: Aceda a As minhas aplicações > Gestor de canais > Canais > Configurar. Procure tarifas com a mensagem «Este quarto não está atualmente mapeado» ou quaisquer tarifas desativadas.
Contactar o canal: Se não conseguir encontrar os detalhes da reserva, contacte diretamente o canal. O Little Hotelier não consegue contactar os canais de reservas em seu nome.
Gestão de reservas «Não alocadas» (azuis)
No Little Hotelier, uma sobrerreserva aparece frequentemente como uma reserva azul na linha Não alocado do seu calendário do Sistema de receção.
O que são: As reservas não alocadas são estadias válidas e confirmadas — não são erros. Contam como reservas reais e já reduziram a sua disponibilidade. Simplesmente precisam de ser atribuídas a um quarto físico.
Reorganizar as suas reservas: Verifique se os hóspedes podem ficar no mesmo quarto durante toda a estadia. Procure noites consecutivas disponíveis num quarto físico para a reserva não alocada.
Criar espaço: Mova as reservas existentes arrastando-as e largando-as entre quartos no calendário do Sistema de receção. Também pode abrir uma reserva e editar o campo N.º do quarto para atribuir um quarto diferente.
Alocar a reserva: Assim que tiver criado espaço consecutivo disponível, arraste e largue a reserva azul da linha Não alocado para o quarto disponível.
Mover reservas dentro do mesmo tipo de quarto: Procure espaços vazios entre os quartos desse tipo específico para verificar se a reserva azul cabe num quarto disponível.
Verificar o histórico de mapeamento
⚠️ Importante: Se ativou ou mapeou recentemente uma tarifa de canal, as reservas criadas antes de ativar o mapeamento não serão automaticamente sincronizadas (reenviadas) para o seu sistema. Tem de adicionar estas reservas manualmente em Sistema de receção > Calendário.
Para verificar se o problema é de temporização:
Encontrar a data de ativação: No Gestor de canais, clique na tarifa do canal, selecione Auditoria e procure o «hotelier timestamp» que indica quando foi ativada.
Comparar datas: Se a «data de criação» da reserva for anterior ao timestamp da auditoria, o sistema não consegue enviá-la para o seu calendário. Nesse caso, tem de adicionar os dados do hóspede manualmente.
Atraso de sincronização: As atualizações de disponibilidade podem demorar até 5 minutos a sincronizar em todos os canais. Se dois hóspedes reservarem ao mesmo tempo em sites diferentes, pode ocorrer uma reserva dupla.
O que causa as sobrerreservas?
As sobrerreservas ocorrem porque o sistema não consegue atualizar o seu inventário (disponibilidade) para tarifas não mapeadas ou desconectadas.
Problemas de mapeamento: Se as tarifas de quarto não estiverem mapeadas ou estiverem ligadas à tarifa de canal incorreta, a reserva não pode ser entregue ao seu Sistema de receção.
Atraso de sincronização: A atualização da disponibilidade em todos os canais pode demorar até 5 minutos. Se dois hóspedes reservarem ao mesmo tempo em sites diferentes, pode ocorrer uma reserva dupla.
Estado desativado: Se um canal ou uma tarifa estiver «Desativado», o Little Hotelier deixa de enviar atualizações do inventário. O canal continuará a vender com base nos últimos dados conhecidos, criando um elevado risco de sobrerreserva.
Entradas sem marcação não registadas: Se as reservas manuais ou as entradas sem marcação não forem adicionadas imediatamente ao seu calendário, a sua disponibilidade online permanecerá demasiado alta.
Passos para resolver o problema
Localizar a reserva em falta
Se não conseguir encontrar a reserva no Little Hotelier, tem de verificar a fonte da reserva.
Verificar o extranet do canal: Inicie sessão diretamente no extranet do canal.
Pesquisar a reserva: Utilize o nome do hóspede ou as datas para encontrar a reserva e anote qual o plano tarifário utilizado.
Tratar a reserva em falta
Ações imediatas:
Adicionar manualmente a reserva: Aceda a Sistema de receção > Calendário, clique na data de check-in e selecione Adicionar reserva. Introduza os dados do hóspede encontrados no extranet do canal. Crie manualmente a reserva no Little Hotelier Sistema de receção e ajuste o seu inventário.
Reduzir o inventário: A criação da reserva reduzirá automaticamente a sua disponibilidade. Note que, se houver modificações ou cancelamentos futuros para a mesma reserva manual, terá de a atualizar ou cancelar manualmente no Sistema de receção.
Realocar o hóspede: Se estiver com lotação esgotada, contacte o canal para gerir a relocalização do hóspede.
Corrigir o mapeamento e a configuração:
Para evitar futuras sobrerreservas, tem de mapear todas as tarifas não mapeadas e reativar quaisquer canais ou tarifas desativados.
Procedimento passo a passo para mapear tarifas não mapeadas:
Aceda a As minhas aplicações > Gestor de canais > Canais > Configurar.
Mapeie todas as tarifas não mapeadas e corrija quaisquer tarifas de canal ou canais desativados.
Verificar se todas as tarifas estão mapeadas:
Consulte «Tarifas mapeadas: X/Y» no canto superior direito da página. Certifique-se de que todas as tarifas de quarto dos canais estão mapeadas confirmando que os valores X e Y correspondem (por ex., 44/44). Se os números não corresponderem, ainda existem tarifas não mapeadas que precisam de ser configuradas.
Reativar tarifas ou canais desativados:
⚠️ Se uma tarifa de canal ou um canal inteiro estiver desativado ou não mapeado, não serão enviadas atualizações do inventário para o canal, o que aumenta o risco de sobrerreservas. Se uma tarifa de canal ou um canal tiver sido desativado devido a um erro, resolva o erro e, em seguida, reative o canal ou a tarifa de canal.
Como prevenir as sobrerreservas
Formas de reduzir o risco de sobrerreservas:
Verifique regularmente se a sua disponibilidade está correta.
Certifique-se de que todas as tarifas de quarto necessárias estão corretamente mapeadas para os seus canais.
Se restar apenas um quarto disponível e souber que é provável que receba uma reserva para esse quarto, pode aplicar uma interrupção de venda nos canais de menor desempenho e oferecer o último quarto apenas aos seus canais de melhor desempenho.
Monitorize e corrija quaisquer tarifas de canal ou canais que possam ter sido desativados.