O Little Hotelier permite-lhe criar as suas próprias reservas, poupar dinheiro e gerir diretamente a relação com os hóspedes.
Este artigo explica como criar uma reserva, que dados deve introduzir e o que significa cada separador incluído nas reservas. Pode criar reservas a partir das páginas Calendário e Reservas, no Sistema de receção.
Quando é necessário criar reservas manualmente?
As reservas provenientes de agências de viagens on-line (OTAs) e do seu sistema de reservas são adicionadas automaticamente ao seu calendário. No entanto, se um hóspede fizer uma reserva por telefone ou e-mail, ou se aparecer sem marcação, terá de criar essa reserva manualmente no sistema de receção do Little Hotelier.
Crie reservas manuais para:
Hóspedes sem marcação que solicitam reservas de última hora
Contactos diretos por telefone, e-mail, website ou redes sociais
Pedidos de reservas feitos através de agências de viagens físicas, que não sejam OTAs
Realojamentos entre estabelecimentos da mesma cadeia ou entre estabelecimentos parceiros
Ao criar uma reserva, pode selecionar e manter um quarto reservado para os hóspedes. A sua disponibilidade também será atualizada automaticamente nos canais ligados. Garantir que estas reservas são registadas no sistema de receção ajuda a evitar sobrerreservas.
Como criar uma reserva?
Aceda a As minhas aplicações > Sistema de receção. Existem três formas de criar manualmente uma reserva no Little Hotelier:
Clicar diretamente e arrastar no Calendário da página Calendário
Utilizar o botão +Reserva, também disponível na página Calendário
Utilizar a página Reservas
Como criar uma reserva na página Calendário?
Existem duas formas simples de criar manualmente uma reserva na página Calendário, no sistema de receção:
Opção 1: através do botão +Reserva
No sistema de receção, aceda à página Calendário.
Clique no botão +Reserva, no canto superior direito.
É apresentada uma janela pop-up de nova reserva, onde pode introduzir os dados da reserva nos campos aplicáveis. Consulte a secção Adicionar os dados de uma nova reserva.
Opção 2: clicar e arrastar no Calendário
No sistema de receção, aceda à página Calendário.
Localize a data de check-in da nova reserva.
Na célula correspondente ao quarto onde pretende criar a reserva, clique e arraste para a direita pelos dias necessários.
Na janela pop-up Criar novo, clique no botão +Reserva.
É apresentada uma janela pop-up de nova reserva, onde pode introduzir os dados da reserva nos campos aplicáveis. Consulte a secção Adicionar os dados de uma nova reserva.
Como criar uma reserva na página Reservas?
Também pode criar reservas a partir da página Reservas. Siga estes passos:
No sistema de receção, aceda a Reservas.
Clique em +Criar reserva, logo abaixo dos filtros de pesquisa.
É apresentada uma janela pop-up de nova reserva, onde pode introduzir os dados da reserva nos campos aplicáveis. Consulte a secção Adicionar os dados de uma nova reserva.
Adicionar os dados de uma nova reserva
Depois de criar uma reserva, terá de preencher alguns campos no separador Detalhes. Este separador contém os dados mais importantes da reserva, incluindo informações gerais sobre a estadia, o hóspede principal e o resumo dos pagamentos.
Dados gerais da reserva
Introduza as datas de Check-in e Check-out. A duração da estadia e o estado da reserva aparecem à direita destas datas.
Selecione o tipo de quarto e a tarifa do quarto pretendidos.
No menu pendente, selecione o nome ou número de um quarto específico (Quarto) para atribuir um quarto físico à reserva. Se deixar este campo em branco, a reserva aparecerá como não atribuída no Calendário, mas a sua disponibilidade continuará a diminuir. Nas reservas criadas a partir da página Calendário, os campos Check-in, Check-out, Tipo de quarto e Quarto são preenchidos automaticamente. ⚠️ Se o menu pendente Quarto estiver vazio, não existem mais quartos disponíveis para esse tipo de quarto. Antes de criar a reserva, verifique se as datas estão totalmente reservadas, se existem quartos encerrados ou se há conflitos de reservas, para evitar sobrerreservas.
Selecione o número de adultos, crianças e bebés incluídos na reserva. ⚠️ O número de adultos deve ser superior a 0 se, nas definições do tipo de quarto, tiver sido selecionada a opção que exige adultos.
O campo Preço do quarto apresenta o preço total do quarto, excluindo as tarifas de hóspedes extra e os descontos. Se o campo da tarifa do quarto estiver preenchido, o campo Preço do quarto aparece a cinzento e é calculado automaticamente com base nas tarifas do seu inventário. Para aplicar manualmente uma tarifa diferente, selecione a opção em branco no campo da tarifa do quarto.
O campo Hóspede extra apresenta o preço de todos os ocupantes adicionais que não estão incluídos no preço total do quarto. Este campo é calculado automaticamente com base nas definições de ocupação da tarifa do quarto. Se deixar o campo da tarifa do quarto em branco, terá de incluir quaisquer tarifas adicionais no campo Preço do quarto.
Adicione um Desconto, se aplicável.
Pode adicionar mais quartos à reserva clicando no botão +Adicionar outro quarto.
Contacto principal
A secção Contacto principal contém os dados do hóspede principal, normalmente a pessoa que fez a reserva ou que efetuará o pagamento. Se a reserva incluir mais do que um hóspede, pode adicionar os restantes hóspedes no separador Hóspedes.
Nota: os dados do contacto principal, incluindo o nome e o documento de identificação, aparecem na fatura. Todos os dados de contacto são armazenados na página Hóspedes.
Campos obrigatórios:
Campos opcionais:
E-mail e número de telefone
Morada — a cidade e o país são obrigatórios na Alemanha
Dados de pagamento — número do cartão, data de validade e nome do titular do cartão
Hora prevista de chegada
Informações sobre a fonte de negócios
Tipo e número do documento de identificação — legalmente obrigatórios em alguns locais, incluindo Espanha
Consentimento para receber e-mails de marketing
Lembre-se:
Um endereço de e-mail é essencial para enviar confirmações de reserva, resumos e faturas.
Os números de cartão de crédito são encriptados depois de guardados. Apenas as pessoas utilizadoras com permissões de administrador podem consultá-los.
Verifique a legislação local relativa aos requisitos dos documentos de identificação.
A secção Comentários do hóspede destina-se a pedidos especiais, como “Prefiro um quarto com vista” ou “Por favor, atribua-me um quarto acessível no rés do chão”. Estes comentários aparecem no e-mail de confirmação. Para adicionar notas internas destinadas à equipa, utilize o separador Notas.
⚠️ Evite incluir informações de cartões de crédito nos separadores Comentários do hóspede ou Notas, uma vez que o sistema as encripta automaticamente quando deteta esse tipo de informação.
Clique em Guardar, no canto inferior direito, para criar a reserva.
Depois de guardar, é gerado um número de confirmação, que começa por “LH”, e ficam disponíveis novos separadores: Hóspedes, Inclusões, Itens extra, Pagamentos, Notas e Faturas.
⚠️ Os e-mails de confirmação não são enviados automaticamente aos hóspedes relativamente a reservas criadas manualmente. Para enviar a confirmação, terá de clicar manualmente no botão E-mail da reserva.
Nota: pode adicionar um campo personalizado na secção Contacto principal para fazer perguntas adicionais, por exemplo sobre alergias ou códigos de fidelização.
Resumo da reserva
O Resumo da reserva, no separador Detalhes, apresenta uma visão geral rápida dos encargos totais:
Total do quarto: preço total do quarto, excluindo as tarifas de hóspedes extra e os descontos
Total de hóspedes extra: preço dos ocupantes adicionais que não estão incluídos no total do quarto
Total de extras: preço de todos os extras adicionados no separador Itens extra
Total de descontos: valor introduzido no campo Desconto
Sobretaxas de cartões de crédito: tarifas adicionais aplicáveis a determinados cartões de crédito
Total: valor total devido, incluindo todos os encargos, impostos e sobretaxas, menos os descontos
Total recebido: valor já pago
Total em falta: valor restante por pagar
Impostos percentuais: apresentados como “incluídos” ou “totais”, consoante as definições de impostos em Configuração > Configurar impostos > Definições
Registar pagamento: botão utilizado para registar manualmente pagamentos e reembolsos
Nota:
Os diferentes estados de pagamento são apresentados como etiquetas coloridas no Calendário.
Poderá ver impostos de montante fixo, se estiverem configurados.
Se utilizar o Little Hotelier Payments, verá um botão Processar pagamento.
Se ainda não tiver guardado a reserva, clique em Guardar, no canto inferior direito.
Como aplicar um desconto a uma reserva?
Pode aplicar descontos a uma reserva manual no separador Detalhes, ao nível do quarto ou por noite. Só pode utilizar um método de cada vez.
Desconto ao nível do quarto:
Clique no símbolo de montante/percentagem para escolher entre um desconto de montante fixo ou um desconto percentual (%).
Introduza o valor do desconto.
Desconto por noite:
Clique na seta do menu pendente junto a Desconto para apresentar os preços por noite. Esta opção não é visível em reservas de uma noite.
Clique no símbolo de montante/percentagem para escolher entre um desconto de montante fixo ou um desconto percentual (%).
Introduza o valor do desconto.
Nota: noites diferentes podem combinar descontos de montante fixo e percentuais. Os descontos percentuais aplicam-se ao Total do quarto, e não ao Total da reserva.
O que fica disponível depois de criar uma reserva?
Depois de clicar em Guardar e criar a reserva manual, ficam disponíveis os seguintes elementos:
Número de confirmação: começa por “LH”, seguido de um número
Novos separadores: Hóspedes, Inclusões, Itens extra, Pagamentos, Notas e Faturas
Novas opções no separador Detalhes: Manter tarifas para datas existentes, Duração da estadia, Estado da reserva, botão Adicionar hóspedes, botão Imprimir e botão E-mail
Como duplicar uma reserva?
Pode duplicar uma reserva anterior, incluindo reservas provenientes de um canal (OTA), para voltar a reservar rapidamente para um hóspede sem ter de introduzir novamente os seus dados. A nova reserva mantém o hóspede, o quarto, a tarifa e as notas originais. Antes de a guardar, pode alterar as datas ou qualquer outro campo.
Para duplicar uma reserva:
Abra a reserva que pretende duplicar.
No canto inferior esquerdo dos detalhes da reserva, clique em Duplicar reserva.
Selecione as datas de Check-in e Check-out da nova reserva.
Selecione as informações que pretende transferir: contacto principal, pagamentos, hóspedes, inclusões, extras e notas.
Clique em Duplicar.
Clique em Ir para a nova reserva para abrir e editar a nova reserva.
A nova reserva recebe o seu próprio ID de reserva e é identificada como Duplicada de na secção Dados do hóspede, com uma ligação à reserva original para referência.
Nota:
Os dados do cartão de crédito não são copiados para a reserva duplicada por motivos de segurança. A disponibilidade e os preços são novamente verificados para as novas datas, pelo que o quarto, a tarifa ou os extras originais podem não estar disponíveis. Os extras só são transferidos se ainda existirem e estiverem disponíveis para as novas datas, aplicando-se o preço atual.
As inclusões são específicas das datas no Little Hotelier. As inclusões da reserva duplicada são obtidas com base nas novas datas da reserva, em vez de serem copiadas da reserva original.
Para duplicar uma reserva, tem de utilizar a versão para computador do Little Hotelier.
Se duplicar uma reserva de um canal (OTA), a reserva duplicada passa a ser uma reserva direta do Little Hotelier. A reserva original do canal (OTA) permanece inalterada e a reserva duplicada não é enviada novamente para o canal.