Este artigo explica como criar uma reserva, quais os detalhes a introduzir e uma descrição de cada separador incluído em todas as reservas. Pode criar reservas a partir da página Calendário e da página Reservas na Receção.
Quando é necessário criar reservas manuais?
As reservas das OTA e do seu sistema de reservas são adicionadas automaticamente ao seu calendário. No entanto, se um hóspede fizer a reserva por telefone ou e-mail, ou no caso de hóspedes sem marcação, será necessário criar essa reserva manualmente no sistema de receção do Little Hotelier.
Criar reservas manuais para:
Hóspedes sem marcação que solicitam reservas de última hora
Contacto direto por telefone, e-mail, website ou redes sociais
Pedidos de agências de viagens físicas (não OTA)
Recolocações de cadeias hoteleiras ou estabelecimentos parceiros
Criar uma reserva permite selecionar e reservar um quarto para os hóspedes. A sua disponibilidade também será atualizada automaticamente nos seus canais conectados. Garantir que estas reservas têm um registo no seu sistema de receção ajuda a evitar sobrerreservas.
Como criar uma reserva?
Aceda a As minhas apps > Receção. Existem três formas de criar uma reserva manualmente no Little Hotelier:
Clicar e arrastar diretamente no Calendário da sua página Calendário
Usar o botão +Reserva (também na sua página Calendário)
Usar a sua página Reservas
Como criar uma reserva na página Calendário?
Existem duas formas simples de criar manualmente uma reserva na sua página Calendário na Receção:
Opção 1: através do botão +Reserva
Na Receção, aceda à página Calendário.
Clique no botão +Reserva no canto superior direito.
Aparecerá uma janela de Nova reserva onde pode introduzir as informações da reserva nos campos aplicáveis. Consulte a secção: Adicionar detalhes da nova reserva.
Opção 2: clicar e arrastar no Calendário
Na Receção, aceda à página Calendário.
Localize a data de entrada da nova reserva.
Na célula correspondente ao quarto onde deseja criar esta reserva, clique e arraste para a direita pelos dias necessários para a reserva.
Na janela Criar novo, clique no botão +Reserva.
Aparecerá uma janela de Nova reserva onde pode introduzir as informações da reserva nos campos aplicáveis. Consulte a secção: Adicionar detalhes da nova reserva.
Como criar uma reserva na página Reservas?
Também pode criar reservas a partir da página Reservas. Siga estes passos:
Na Receção, aceda a Reservas.
Clique em +Criar reserva, mesmo abaixo dos filtros de pesquisa.
Aparecerá uma janela de Nova reserva onde pode introduzir as informações da reserva nos campos aplicáveis. Consulte a secção: Adicionar detalhes da nova reserva.
Adicionar detalhes da nova reserva
Após criar uma reserva, será necessário preencher alguns campos do separador Detalhes da reserva. Este separador contém os dados mais importantes de uma reserva, incluindo informações gerais sobre a estadia, o hóspede principal e o resumo do pagamento.
Detalhes gerais da reserva
Introduza as datas de Entrada e Saída. A duração da estadia e o estado da reserva encontram-se à direita destas datas.
Selecione o tipo de quarto e a tarifa de quarto desejados.
Selecione um nome ou número de quarto específico (Quarto n.º) no menu suspenso para atribuir um quarto físico à reserva. Se deixar este campo em branco, a reserva aparecerá como não atribuída no seu Calendário, mas a sua disponibilidade continuará a diminuir. Os campos Entrada, Saída, Tipo de quarto e Quarto n.º são preenchidos automaticamente para reservas criadas a partir da página Calendário. ⚠️ Se o menu suspenso Quarto n.º estiver vazio, não tem mais quartos disponíveis para este tipo de quarto. Verifique se há datas totalmente reservadas, encerramentos de quartos ou conflitos de reserva antes de criar a reserva para evitar sobrerreservas.
Selecione o número de Adultos, Crianças e Bebés incluídos nesta reserva. ⚠️ O número de adultos deve ser sempre superior a 0 se as definições do tipo de quarto tiverem a opção adultos obrigatórios selecionada.
O campo Preço do quarto mostra o preço total do quarto, excluindo tarifas de pessoas extras e descontos. Se o campo tarifa de quarto estiver preenchido, o Preço do quarto fica desativado e é calculado automaticamente com base nas suas tarifas de inventário. Para aplicar manualmente uma tarifa diferente, selecione a opção em branco no campo tarifa de quarto.
O campo Pessoa extra mostra o preço de todos os ocupantes adicionais não incluídos no Preço total do quarto. Este campo é calculado automaticamente com base nas definições de ocupação da tarifa de quarto. Se deixar o campo tarifa de quarto
em branco, terá de incluir quaisquer tarifas extras no Preço do quarto.
Adicione um Desconto, se aplicável.
Pode adicionar mais quartos a uma reserva clicando no botão +Adicionar outro quarto.
Contacto principal
A secção Contacto principal contém os detalhes do hóspede principal (geralmente a pessoa que fez a reserva ou que paga). Se forem incluídos mais hóspedes, pode adicionar hóspedes adicionais no separador Hóspedes.
Nota: os detalhes do contacto principal (nome e documento de identificação) aparecem na fatura. Todos os detalhes de contacto são armazenados na página Hóspedes.
Campos obrigatórios:
Nome próprio e Sobrenome
Campos opcionais:
E-mail e Número de telefone
Morada (cidade e país são obrigatórios na Alemanha)
Detalhes de pagamento (número do cartão, data de validade, nome do titular do cartão)
Hora de chegada
Informações de referência
Tipo de documento de identificação e número de ID (legalmente exigido em alguns locais, incluindo Espanha)
Consentimento para e-mails de marketing
A ter em conta:
Um endereço de e-mail é essencial para enviar confirmações de reserva, resumos e faturas.
Os números de cartão de crédito são encriptados após serem guardados. Apenas utilizadores administradores podem visualizá-los.
Verifique as leis locais relativamente aos requisitos de documentos de identificação.
A secção Comentários do hóspede destina-se a pedidos especiais dos hóspedes, como "Prefiro um quarto com vista" ou "Por favor, atribua-me um quarto acessível no piso térreo". Estes comentários aparecem no e-mail de confirmação. Para notas internas da equipa, utilize o separador Notas.
⚠️ Evite incluir informações de cartão de crédito nos Comentários do hóspede ou no separador Notas, uma vez que o sistema irá encriptá-las automaticamente se forem detetadas.
Clique em Guardar no canto inferior direito para criar a reserva.
Após ser guardada, é gerado um número de referência da reserva (começando por "LH") e ficam disponíveis novos separadores: Hóspedes, Inclusões, Itens extra, Pagamentos, Notas e Faturas.
⚠️ Os e-mails de confirmação da reserva não são enviados automaticamente ao hóspede para reservas criadas manualmente. Terá de clicar no botão E-mail na reserva para enviar a confirmação ao hóspede manualmente.
Nota: pode adicionar um campo personalizado na secção Contacto principal para perguntas adicionais, como alergias ou códigos de fidelização de hóspedes.
Resumo da reserva
O Resumo da reserva no separador Detalhes fornece uma visão rápida das cobranças totais:
Total do quarto: preço total do quarto, excluindo tarifas de pessoas extras e descontos
Total de pessoa extra: preço de ocupantes adicionais não incluídos no Total do quarto
Total de extras: preço de todos os extras adicionados no separador Itens extra
Total de desconto: valor introduzido no campo Desconto
Sobretaxas de cartão de crédito: tarifas adicionais para determinados cartões de crédito
Total: montante total em dívida, incluindo todas as cobranças, impostos e sobretaxas, menos os descontos
Total recebido: montante já pago
Total em dívida: montante restante a pagar
Impostos percentuais: apresentados como "incluídos" ou "total" dependendo das suas definições fiscais (Configuração > Configurar impostos > Definições)
Registar pagamento: botão para registar pagamentos e reembolsos manualmente
Nota:
Diferentes estados de pagamento são apresentados como marcadores coloridos no seu Calendário.
Pode ver Impostos de montante fixo se estiverem configurados.
Se usar Pagamentos Little Hotelier, verá um botão Processar pagamento.
Se ainda não guardou a sua reserva, clique em Guardar no canto inferior direito.
Como aplicar um desconto a uma reserva?
Pode aplicar descontos à reserva manual no separador Detalhes ao nível do quarto ou por diária. Só pode usar um método de cada vez.
Desconto ao nível do quarto:
Clique no símbolo montante/percentagem para escolher entre um desconto de montante ou percentagem (%).
Introduza o valor do desconto.
Desconto por diária:
Clique na seta suspensa junto a Desconto para revelar o preço por diária (não visível para reservas de uma diária).
Clique no símbolo montante/percentagem para escolher entre montante ou percentagem (%).
Introduza o valor do desconto.
Nota: diárias diferentes podem ter uma combinação de descontos de montante e percentagem. Os descontos percentuais aplicam-se ao Total do quarto, não ao Total da reserva.
O que fica disponível após criar uma reserva?
Depois de clicar em Guardar e criar a reserva manual, ficam disponíveis os seguintes elementos:
Número de referência da reserva: começa por 'LH' seguido de um número
Novos separadores: Hóspedes, Inclusões, Itens extra, Pagamentos, Notas, Faturas
Novas opções no separador Detalhes: Manter tarifas para datas existentes, Duração da estadia, Estado da reserva, botão Adicionar hóspedes, botão Imprimir, botão E-mail