Como posso editar uma reserva?
⚠️ Importante:
Só é possível editar no Little Hotelier reservas manuais criadas no Little Hotelier ou através do sistema de reservas diretas.
As reservas efetuadas através de agências de viagens on-line (OTA) — incluindo quaisquer alterações de tarifas ou preços — têm de ser modificadas ou canceladas pelo hóspede através do canal utilizado na reserva.
Para modificar uma reserva do sistema de reservas diretas ou do Demand Plus, aceda a As minhas apps > Sistema de reservas diretas (e não à Receção)
Para editar uma reserva:
Localize a reserva e clique sobre ela para a abrir
Utilize os separadores no topo para editar as diferentes informações
⚠️ Todas as alterações efetuadas no separador Detalhes serão refletidas na fatura da reserva.
Separador Detalhes
O separador Detalhes contém as informações mais importantes da reserva: dados da estadia, informações do hóspede principal e resumo de pagamento. Neste separador, é possível modificar as seguintes informações:
Como posso alterar as datas de check-in ou check-out?
Para alterar as datas:
Clique no campo da data de Check-in ou Check-out
Selecione a nova data
Decida se pretende manter o preço original (ver abaixo)
Clique em Guardar
💡 O campo Duração da estadia é atualizado automaticamente quando as datas são alteradas.
O que significa "Manter tarifas para as datas existentes"
Esta caixa de verificação controla se a reserva mantém o preço original ou passa a utilizar os preços atuais do inventário.
Quando "Manter tarifas para as datas existentes" está selecionada (predefinição):
O preço original da reserva é transferido para as novas datas
Utilize esta opção quando pretende honrar o preço acordado inicialmente com o hóspede
Quando "Manter tarifas para as datas existentes" NÃO está selecionada:
O sistema aplica os preços atuais do inventário à reserva
O preço poderá ser diferente caso as tarifas tenham sido atualizadas desde a data da reserva
⚠️ Aviso: Desmarcar esta opção pode alterar o preço da reserva. Confirme sempre as alterações de preço com o hóspede antes de as aplicar, para evitar disputas.
Exemplo: extensão de estadia
O inventário apresenta 100 EUR/noite para os dias 21 e 22 de abril.
Um hóspede reserva uma noite (21 de abril) por 100 EUR.
A tarifa do inventário para 21 de abril é alterada para 150 EUR.
O hóspede contacta o estabelecimento para adicionar mais uma noite (22 de abril).
Se selecionada: o hóspede paga 100 EUR por cada noite = 200 EUR no total
Se NÃO selecionada: o hóspede paga 150 EUR pela primeira noite + 100 EUR pela segunda = 250 EUR no total
Exemplo: alteração de todas as datas
Um hóspede reserva 21 de abril por 100 EUR.
O hóspede pede para alterar o check-in para 23 de abril (preço do inventário: 200 EUR).
A caixa de verificação "Manter tarifas para as datas existentes" não se aplica, uma vez que não subsistem datas originais. O sistema trata a situação como uma nova reserva = 200 EUR no total.
💡 Sugestão: Para manter o preço original ao alterar todas as datas, deixe o campo Tarifário em branco e introduza manualmente o preço no campo Quarto.
Tipo de quarto
Para alterar o tipo de quarto de uma reserva:
Clique no menu pendente Tipo de quarto
Selecione o novo tipo de quarto
Selecione um Tarifário (obrigatório ao alterar o tipo de quarto)
Clique em Guardar
⚠️ É obrigatório selecionar um tarifário ao alterar o tipo de quarto.
Tarifário
Remover o tarifário – Preço personalizado / Alterar o preço apenas para esta reserva
⚠️ Só é possível definir um preço personalizado para reservas walk-in, criadas manualmente ou provenientes da Extranet. Para alterações de preço noutros tipos de reservas: as reservas OTA/canal têm de ser modificadas diretamente no canal. As reservas do sistema de reservas diretas têm de ser modificadas nesse sistema.
Para definir um preço personalizado para uma única reserva sem alterar o tarifário:
Deixe o menu pendente Tarifário em branco
Introduza manualmente o preço no campo Quarto, à direita
Clique em Guardar
⚠️ Ao deixar o campo Tarifário em branco, o campo Pessoa extra fica indisponível para edição. Nesse caso, quaisquer encargos adicionais deverão ser adicionados ao preço do Quarto.
Mudar para um tarifário diferente
Utilize esta opção quando pretende associar esta reserva a um tarifário diferente (por exemplo, de Padrão para Não Reembolsável).
Selecione o novo tarifário no menu pendente
Para aplicar os preços do novo tarifário, desmarque Manter tarifas para as datas existentes
Clique em Guardar
💡 Se não desmarcar "Manter tarifas para as datas existentes", a reserva manterá o preço original, mesmo com o novo tarifário.
Atualizar para os preços atuais do inventário
Utilize esta opção quando tiver atualizado os preços na página de Inventário e pretender aplicar esses novos preços a esta reserva existente.
Mantenha o mesmo tarifário selecionado
Desmarque Manter tarifas para as datas existentes
Clique em Guardar
⚠️ Esta ação alterará o preço da reserva para corresponder ao inventário atual. Confirme sempre as alterações de preço com o hóspede antes de as aplicar, para evitar disputas.
💡 Consulte os exemplos de "Manter tarifas para as datas existentes" acima para perceber como funciona este processo.
N.º de quarto
Número do quarto (N.º de quarto): permite alterar a alocação de quarto para esta reserva.
Se este campo for deixado em branco, a reserva passará para a secção Não alocadas do Calendário.
Se não aparecer nenhum quarto disponível no menu pendente, significa que não existem quartos físicos desse tipo disponíveis para as datas em questão.
Ocupação
Ao introduzir o número correto de ocupantes (adultos, crianças e bebés), o preço total da reserva será ajustado em conformidade.
O campo Pessoa extra será preenchido automaticamente com base nas alterações efetuadas e nas Ocupações definidas no tarifário selecionado.
Desconto
Edite ou introduza um desconto para esta reserva, por noite ou por quarto.
Adicionar outro quarto
Para adicionar quartos adicionais:
Clique em Adicionar outro quarto
Selecione o tipo de quarto
Preencha os detalhes da reserva
Clique em Guardar
💡 É possível reservar vários tipos de quarto para as mesmas datas, desde que estejam disponíveis.
Para remover um quarto:
Passe o cursor sobre o tipo de quarto e clique no X vermelho que aparece
Adicionar hóspedes
Esta opção redireciona para o separador Hóspedes da reserva.
Dados de contacto principais
Os dados de contacto podem ser alterados a qualquer momento.
Informações importantes sobre os nomes nas faturas:
Apenas um nome de hóspede aparece nas faturas: o do contacto principal OU o do hóspede marcado como favorito (☆) no separador Hóspedes
É possível adicionar outros hóspedes no separador Hóspedes, mas estes não aparecerão na fatura
Os dados do contacto principal (nome e identificação) aparecem na fatura por predefinição, exceto se for adicionado outro hóspede no separador Hóspedes e este for marcado como hóspede principal
Dados do cartão de crédito
Apenas utilizadores com perfil de administrador podem consultar e editar informações de cartão de crédito. ⚠️ O Little Hotelier armazena informações de cartões de crédito por um máximo de 7 dias após a data de check-out.
Comentários do hóspede
O que aparece nos comentários do hóspede:
Quaisquer comentários adicionados manualmente
Comentários de hóspedes em reservas provenientes de canais (OTA)
Nota:
Os comentários do hóspede aparecem nos e-mails de confirmação enviados aos hóspedes.
Não inclua informações de cartão de crédito nos comentários do hóspede. O sistema encripta automaticamente os números de cartão detetados.
Para notas internas visíveis apenas pela equipa, utilize o separador Notas.
Separador Hóspedes
Adicione os dados relevantes do hóspede principal e dos hóspedes acompanhantes.
Por que razão devo preencher os dados dos hóspedes?
Preencha os dados dos hóspedes para:
Manter registos precisos de todas as pessoas alojadas no estabelecimento
Garantir a segurança do estabelecimento
Cumprir obrigações legais (exigido por lei em alguns países)
💡 Os estabelecimentos em Espanha têm de gerar um relatório diário com o número de identificação e outras informações dos hóspedes.
Como posso adicionar um novo hóspede a uma reserva?
Para adicionar um hóspede:
Clique em +Adicionar novo hóspede
Introduza os dados obrigatórios do hóspede:
Nome próprio (obrigatório)
Apelido (obrigatório)
Campos adicionais: segundo apelido, e-mail, número de telefone, género
Clique em Guardar
💡 Clique em +Preencher automaticamente com o contacto principal para copiar os dados do contacto principal para um novo hóspede.
Para adicionar informações complementares:
Clique no ícone de seta para baixo (⋁) junto a cada hóspede para revelar campos adicionais:
Tipo de documento de identificação, número de identificação, nacionalidade, data de emissão, data de validade, data de nascimento
Morada, país, cidade, estado, código postal
Que nome aparece no Calendário?
Por predefinição:
As reservas apresentam o primeiro hóspede adicionado no separador Hóspedes
Se não forem adicionados hóspedes adicionais, as reservas apresentam o nome do contacto principal
Esta funcionalidade é útil quando o contacto principal não é o hóspede que vai ficar alojado (por exemplo, um filho que faz a reserva em nome dos pais).
Para alterar o nome apresentado:
Adicione um novo hóspede no separador Hóspedes
Clique no ícone de estrela (☆) à esquerda do campo do nome próprio
Clique em Guardar
Como posso eliminar um hóspede de uma reserva?
Para remover um hóspede:
Passe o cursor sobre os dados do hóspede no separador Hóspedes
Clique no X vermelho que aparece por cima do ícone de seta para baixo (⋁)
Separador Inclusões
O separador Inclusões apresenta as inclusões por noite associadas ao tarifário selecionado para esta reserva.
Quando são apresentadas inclusões:
Reservas provenientes do sistema de reservas diretas
Reservas manuais (caso existissem inclusões configuradas no momento da reserva)
💡 As inclusões são atualizadas automaticamente quando o tarifário é alterado. Não é possível modificá-las manualmente numa reserva.
💡 A alteração do tarifário de uma reserva implica a alteração das inclusões.
Para adicionar ou editar inclusões:
Para inclusões ao nível do tarifário, consulte: Criar um tarifário
Para inclusões por noite no inventário, consulte: Gerir o inventário
Separador Extras
Adicione extras que os hóspedes possam adquirir ou consumir durante a estadia.
Como posso adicionar um extra a uma reserva?
Para adicionar um extra:
Clique em + Adicionar novo
Selecione o extra no menu pendente
Clique em Guardar
💡 O menu pendente apresenta os extras criados ao nível do estabelecimento. Para criar ou editar extras, consulte: Criar, editar ou eliminar extras
💡 É possível adicionar vários extras clicando em + Adicionar novo várias vezes.
Como posso adicionar um extra personalizado que não consta na lista?
Para artigos únicos que não constem na lista de extras:
Selecione Outro no menu pendente
Preencha o Nome do artigo
Adicione o Preço total do artigo
Introduza a Quantidade
Clique em Guardar
Exemplo: consumo do minibar
O hóspede consumiu três bebidas do minibar a 5 EUR cada:
Selecione Outro
Nome: "Bebidas do minibar"
Preço total do artigo: 5 EUR
Quantidade: 3
Total apresentado: 15 EUR
Clique em Guardar
⚠️ O extra "Outro" não inclui impostos, exceto se tiver criado um imposto aplicado a "Tudo". Saiba mais: Criar e gerir impostos e taxas de serviço
Como posso remover um extra de uma reserva?
Para remover um extra:
Clique no X vermelho no canto superior esquerdo de cada extra que pretende remover
Separador Pagamentos
Como posso gerir pagamentos? / Como posso registar ou processar pagamentos?
Existem duas formas de gerir pagamentos:
Se NÃO utilizar os Pagamentos Little Hotelier:
Receba depósitos e pagamentos manualmente através do seu próprio método de pagamento (por exemplo, terminal de cartão de crédito)
Clique em Registar pagamento no Little Hotelier
Introduza os dados da transação
⚠️ O registo de um pagamento não processa o pagamento. Serve apenas para registar que o mesmo foi recebido.
Se utilizar os Pagamentos Little Hotelier:
Clique em Processar pagamento no separador Pagamentos
O sistema debita automaticamente o valor em aberto
💡 Com depósitos configurados e um gateway de pagamento, os depósitos são processados automaticamente no momento da reserva.
Para outros gateways de pagamento: se o seu gateway permitir o processamento a partir do Little Hotelier, o processo é idêntico ao descrito acima.
O que é um depósito no Little Hotelier?
No Little Hotelier, um "depósito" corresponde a qualquer pagamento efetuado no momento da reserva (não apenas a um pagamento parcial).
💡 É possível configurar um depósito pelo valor total para tarifas não reembolsáveis.
💡 Com depósitos configurados, as reservas provenientes do sistema de reservas diretas e dos canais com pagamento devido no momento da reserva aparecem automaticamente no separador Pagamentos.
Separador Notas
Como posso adicionar notas internas?
Utilize o separador Notas para informações visíveis apenas pela equipa do estabelecimento.
Exemplos:
"Cliente habitual: deixar uma nota de agradecimento com o código promocional FIEL10"
"O hóspede vai fazer uma proposta de casamento: vai enviar o anel por correio para colocarmos numa taça de champanhe junto a champanhe gelado no dia do check-in"
"O acompanhante do hóspede partiu a televisão do quarto 4. Lembrar o hóspede que os danos serão cobrados no cartão de crédito"
💡 Para notas visíveis pelos hóspedes, utilize a secção Comentários do hóspede no separador Detalhes. Estes comentários aparecem nos e-mails de confirmação.
Separador Faturas
Como posso gerar uma fatura para uma reserva?
O separador Faturas contém todas as faturas geradas para uma reserva.
Recomendação: finalize todos os detalhes da reserva antes de criar uma fatura.
⚠️ Se os detalhes da reserva forem alterados após a geração de uma fatura, o sistema emite um aviso e oferece a opção de a atualizar. A atualização gera um novo número de fatura e invalida os números de fatura anteriores.