Como posso editar uma reserva?
⚠️ Importante:
Apenas as reservas manuais criadas no Little Hotelier ou através da Reserva direta podem ser editadas no Little Hotelier.
As reservas efetuadas através de OTAs (agências de viagens on-line), incluindo quaisquer alterações de tarifa ou preço, devem ser modificadas ou canceladas pelo hóspede através do canal utilizado para efetuar a reserva.
Para modificar uma reserva de Reserva direta ou Demand Plus, aceda a Minhas Apps > Reserva direta (não ao Balcão de Receção).
Para editar uma reserva:
Encontre a reserva e clique nela para a abrir.
Utilize os separadores no topo para editar diferentes informações.
⚠️ Todas as alterações feitas no separador Detalhes aparecerão na fatura da reserva.
Separador Detalhes
O separador Detalhes contém as informações mais importantes da reserva: detalhes da estadia, informações do contacto principal e resumo do pagamento. Pode modificar as seguintes informações neste separador:
Como altero as datas de check-in ou check-out?
Para alterar as datas:
Clique no campo de data de Check-in ou Check-out.
Selecione a nova data.
Decida se pretende manter o preço original (ver abaixo).
Clique em Guardar.
💡 O campo Duração da estadia é atualizado automaticamente quando altera as datas.
Compreender "Manter tarifas para datas existentes"
Esta caixa de verificação controla se a reserva mantém o preço original ou utiliza os preços atuais do seu inventário.
Quando "Manter tarifas para datas existentes" está marcada (predefinição):
O preço original da reserva é transferido para as novas datas.
Utilize esta opção quando pretender respeitar o preço que o hóspede aceitou originalmente.
Quando "Manter tarifas para datas existentes" NÃO está marcada:
O sistema aplica os preços atuais do seu inventário à reserva.
O preço pode mudar se tiver atualizado as suas tarifas desde que a reserva foi efetuada.
⚠️ Aviso: desmarcar esta opção pode alterar o preço da reserva. Confirme sempre as alterações de preço com o seu hóspede antes de proceder, para evitar disputas.
Exemplo: Prolongar uma estadia
O seu inventário mostra 100 €/noite para 21 a 22 de abril.
Um hóspede reserva uma noite (21 de abril) por 100 €.
Altera o preço do inventário para 21 de abril para 150 €.
O hóspede liga para adicionar mais uma noite (22 de abril).
Se marcada: o hóspede paga 100 € por cada noite = 200 € no total.
Se NÃO marcada: o hóspede paga 150 € pela primeira noite + 100 € pela segunda = 250 € no total.
Exemplo: Alterar todas as datas
Um hóspede reserva 21 de abril por 100 €.
O hóspede pede para alterar o check-in para 23 de abril (preço do inventário: 200 €).
A caixa de verificação "Manter tarifas para datas existentes" não se aplica porque não ficam datas originais. O sistema trata-a como uma nova reserva = 200 € no total.
💡 Sugestão: para manter o preço original ao alterar todas as datas, deixe o campo Tarifário em branco e introduza manualmente o preço no campo Quarto.
Tipo de quarto
Para alterar o tipo de quarto de uma reserva:
Clique no menu pendente Tipo de quarto.
Selecione o novo tipo de quarto.
Selecione um Tarifário (obrigatório ao alterar o tipo de quarto).
Clique em Guardar.
⚠️ Tem de selecionar um tarifário quando altera o tipo de quarto.
Tarifário
Remover o tarifário – Preço personalizado / Alterar o preço apenas para esta reserva
⚠️ Só pode definir um preço personalizado para reservas de walk-in, criadas manualmente ou provenientes do Extranet. Para alterações de preço noutros tipos de reserva: as reservas OTA/canal devem ser modificadas diretamente através do canal. As reservas de Reserva direta devem ser modificadas na Reserva direta.
Para definir um preço personalizado para uma única reserva sem alterar o seu tarifário:
Deixe o menu pendente Tarifário em branco.
Introduza manualmente o preço no campo Quarto à direita.
Clique em Guardar.
⚠️ Deixar o campo Tarifário em branco torna o campo Pessoa adicional não editável. Nestes casos, terá de adicionar quaisquer taxas adicionais ao preço do Quarto.
Mudar para um tarifário diferente
Utilize esta opção quando pretender mudar esta reserva para um tarifário diferente (por exemplo, de Standard para Não Reembolsável).
Selecione o novo tarifário no menu pendente.
Para aplicar os preços do novo tarifário, desmarque Manter tarifas para datas existentes.
Clique em Guardar.
💡 Se não desmarcar "Manter tarifas para datas existentes", a reserva manterá o preço original mesmo com o novo tarifário.
Atualizar para os preços atuais do inventário
Utilize esta opção se tiver alterado os preços na página Inventário e pretender aplicar esses novos preços a esta reserva existente.
Mantenha o mesmo tarifário selecionado.
Desmarque Manter tarifas para datas existentes.
Clique em Guardar.
⚠️ Isto alterará o preço da reserva para corresponder ao seu inventário atual. Confirme sempre as alterações de preço com o seu hóspede antes de proceder, para evitar disputas.
💡 Consulte os exemplos de "Manter tarifas para datas existentes" abaixo para perceber como funciona.
N.º do quarto
Número do quarto (N.º do quarto): pode alterar a alocação do quarto para esta reserva.
Se deixar este campo em branco, a reserva será movida para a secção Não Alocado do Calendário.
Se não existirem quartos disponíveis no menu pendente, significa que não há quartos físicos do tipo de quarto disponíveis para essas datas.
Ocupação
Introduzir o número correto de ocupantes (adultos, crianças e bebés) irá ajustar o preço total de uma reserva.
O campo Pessoa adicional será preenchido automaticamente com base nas suas alterações e nas Ocupações definidas no tarifário selecionado.
Desconto
Edite ou introduza um desconto para esta reserva, por noite ou por quarto.
Adicionar outro quarto
Para adicionar quartos adicionais:
Clique em Adicionar outro quarto.
Selecione o tipo de quarto.
Preencha os detalhes da reserva.
Clique em Guardar.
💡 Pode reservar vários tipos de quartos para as mesmas datas, desde que estejam disponíveis.
Para remover um quarto:
Passe o rato sobre o tipo de quarto e clique no X vermelho que aparece.
Adicionar hóspedes
Será redirecionado/a para o separador Hóspedes da reserva.
Detalhes do contacto principal
Pode alterar os dados de contacto a qualquer momento.
Informações importantes sobre nomes nas faturas:
Apenas um nome de hóspede aparece nas faturas: o contacto principal OU o hóspede que marcou como favorito (☆) no separador Hóspedes.
Pode adicionar outros hóspedes no separador Hóspedes, mas não aparecerão na fatura.
Os detalhes do contacto principal (nome e identificação) aparecem na fatura por predefinição, a menos que adicione outro hóspede no separador Hóspedes e o marque como primeiro hóspede.
Dados do cartão de crédito
Apenas os utilizadores administradores podem visualizar e editar informações de cartão de crédito.
⚠️ O Little Hotelier apenas armazena informações de cartão de crédito até 7 dias após a data de check-out.
Comentários do hóspede
O que aparece nos comentários do hóspede:
Quaisquer comentários que adicione manualmente.
Comentários de hóspedes em reservas de canal (OTA).
Nota:
Os comentários do hóspede aparecem nos e-mails de confirmação enviados aos hóspedes.
Não inclua informações de cartão de crédito nos Comentários do hóspede. O sistema encripta automaticamente os números de cartão detetados.
Para notas internas visíveis apenas ao pessoal, utilize o separador Notas.
Separador Hóspedes
Adicione detalhes relevantes do hóspede principal e dos hóspedes que o acompanham.
Por que preciso dos dados dos hóspedes?
Adicione dados dos hóspedes para:
Registos precisos de todos os que ficam alojados na sua propriedade.
A sua própria segurança.
Conformidade legal (exigida por lei em alguns países).
💡 As propriedades em Espanha devem gerar um relatório diário que inclua o documento de identificação do hóspede e outras informações.
Como adiciono um novo hóspede a uma reserva?
Para adicionar um hóspede:
Clique em +Adicionar novo hóspede.
Introduza os dados obrigatórios do hóspede:
Nome próprio (obrigatório)
Apelido (obrigatório)
Campos adicionais: Segundo apelido, e-mail, número de telefone, género
Clique em Guardar.
💡 Clique em +Preenchimento automático do contacto principal para copiar os dados do contacto principal para um novo hóspede.
Para adicionar informações adicionais:
Clique no ícone de seta para baixo (⋁) junto a cada hóspede para revelar campos adicionais:
Tipo de documento de identidade, número do documento, nacionalidade, data de emissão, data de validade, data de nascimento.
Morada, país, cidade, distrito, código postal.
Qual o nome que aparece no Calendário?
Por predefinição:
As reservas mostram o primeiro hóspede adicionado no separador Hóspedes.
Se não forem adicionados hóspedes adicionais, as reservas mostram o nome do contacto principal.
Isto é útil quando o contacto principal não é o hóspede que vai ficar alojado (por exemplo, um filho a reservar para os pais).
Para alterar o nome apresentado:
Adicione um novo hóspede no separador Hóspedes.
Clique no ícone de estrela (☆) à esquerda do campo do nome próprio.
Clique em Guardar.
Como posso eliminar um hóspede de uma reserva?
Para remover um hóspede:
Passe o rato sobre os dados do hóspede no separador Hóspedes.
Clique no X vermelho que aparece acima do ícone de seta para baixo (⋁).
Separador Inclusões
O separador Inclusões mostra as inclusões por noite do tarifário selecionado para esta reserva.
Quando verá inclusões:
Reservas do seu sistema de reservas diretas.
Reservas manuais (se tiver inclusões configuradas no momento da reserva).
💡 As inclusões são atualizadas automaticamente quando altera o tarifário. Não pode modificá-las manualmente numa reserva.
💡 Alterar o tarifário de uma reserva altera as inclusões.
Para adicionar ou editar inclusões:
Para inclusões ao nível do tarifário: Criar um tarifário.
Para inclusões por noite no inventário: Gerir o seu inventário.
Separador Itens adicionais
Adicione itens adicionais que os seus hóspedes possam comprar ou consumir durante a estadia.
Como adiciono um item adicional a uma reserva?
Para adicionar um item adicional:
Clique em + Adicionar novo.
Selecione o item adicional no menu pendente.
Clique em Guardar.
💡 O menu pendente mostra os extras criados ao nível da propriedade. Para criar ou editar extras: Criar, editar ou eliminar extras.
💡 Pode adicionar vários extras clicando várias vezes em + Adicionar novo.
Como adiciono um item adicional personalizado que não está na lista?
Para itens específicos que não constam da lista de extras:
Selecione Outro no menu pendente.
Preencha o Nome deste item.
Adicione o Preço total do item.
Introduza a Quantidade.
Clique em Guardar.
Exemplo: Consumos do minibar
O seu hóspede consumiu três bebidas do minibar a 5 € cada:
Selecione Outro.
Nome: "Bebidas do minibar"
Preço total do item: 5 €
Quantidade: 3
Total apresentado: 15 €
Clique em Guardar.
⚠️ O extra "Outro" não inclui impostos, a menos que tenha criado um imposto aplicado a "Tudo". Saiba mais: Criar e gerir impostos e taxas de serviço.
Como removo um item adicional de uma reserva?
Para remover um item adicional:
Clique no X vermelho no canto superior esquerdo de cada item adicional que pretende remover.
Separador Pagamentos
Como gestiono os pagamentos? / Como registo ou processo pagamentos?
Existem duas formas de gerir pagamentos:
Se NÃO estiver a utilizar o Little Hotelier Payments:
Aceite depósitos e pagamentos manualmente utilizando o seu próprio método de pagamento (por exemplo, terminal de cartão de crédito).
Clique em Registar pagamento no Little Hotelier.
Introduza os detalhes da transação.
⚠️ Registar um pagamento não processa o pagamento. Apenas regista que o recebeu.
Se estiver a utilizar o Little Hotelier Payments:
Clique em Processar pagamento no separador Pagamentos.
O sistema cobra automaticamente o valor em dívida.
💡 Com depósitos configurados e um gateway de pagamento, os depósitos são processados automaticamente no momento da reserva.
Para outros gateways de pagamento: se o seu gateway permitir o processamento a partir do Little Hotelier, o processo é o mesmo descrito acima.
O que é um depósito no Little Hotelier?
No Little Hotelier, um "depósito" é qualquer pagamento efetuado no momento da reserva (não apenas um pagamento parcial).
💡 Pode configurar um depósito pelo valor total para tarifas não reembolsáveis.
💡 Com depósitos configurados, as reservas do seu sistema de reservas diretas e dos canais com pagamento devido no momento da reserva aparecem automaticamente no separador Pagamentos.
Separador Notas
Como adiciono notas internas?
Utilize o separador Notas para informações visíveis apenas para si e para o seu pessoal.
Exemplos:
"Cliente habitual: deixar uma nota de agradecimento com o código promocional LOYAL10"
"O hóspede vai fazer um pedido de casamento: enviou o anel por correio para deixarmos numa taça de champanhe junto a champanhe no gelo no dia do check-in"
"O visitante do hóspede partiu a TV do quarto 4. Lembrar o hóspede de que os danos serão cobrados no cartão de crédito"
💡 Para notas visíveis aos hóspedes, utilize a secção Comentários do hóspede no separador Detalhes. Estas aparecem nos e-mails de confirmação.
Separador Faturas
Como gero uma fatura para uma reserva?
O separador Faturas contém todas as faturas geradas para uma reserva.
Boa prática: finalize todos os detalhes da reserva antes de criar uma fatura.
⚠️ Se alterar os detalhes da reserva após gerar uma fatura, o sistema alerta-o/a e oferece a possibilidade de a atualizar. A atualização cria um novo número de fatura e invalida os números de faturas anteriores.