Como posso gerir uma reserva com vários quartos?
O Little Hotelier permite criar facilmente reservas que incluem mais do que um quarto.
Há alguns aspetos a ter em conta:
Se uma reserva incluir mais do que um quarto, não é possível editar as datas da estadia de cada quarto separadamente, uma vez que a alteração das datas da estadia afeta todos os quartos incluídos na reserva. Se precisar de ajustar as datas da estadia de cada quarto individualmente, terá de dividir a reserva, criando reservas separadas.
Se precisar de uma fatura separada para um quarto de uma reserva com vários quartos, também terá de dividir a reserva.
Como posso adicionar um quarto a uma reserva?
Se quiser adicionar um quarto a uma reserva, siga estes passos:
Localize a reserva à qual pretende adicionar um novo quarto.
Abra a reserva e certifique-se de que está no separador Detalhes.
Clique no botão +Adicionar outro quarto, situado acima do Resumo da reserva.
Preencha todos os campos relevantes e não se esqueça de clicar em Guardar:
Tipo de quarto
Tarifário
Número do quarto (#)
Adultos
Crianças
Bebés
Desconto
Nota: só pode adicionar tipos de quarto que tenham sido criados antes de a reserva ser efetuada. Não é possível adicionar a reservas existentes tipos de quarto criados posteriormente.
Depois de adicionar um novo quarto à reserva
Na página Calendário, verá que o novo quarto adicionado parece estar ocupado por uma nova reserva. No entanto, este bloco não corresponde a uma nova reserva, mas sim à reserva original. Se o abrir, verá que partilha o mesmo ID exclusivo da reserva original, entre outros detalhes.
💡 Pode considerar estas reservas como “reservas gémeas”, uma vez que partilham o mesmo ID e qualquer alteração efetuada numa delas será aplicada exatamente à outra. Por exemplo:
Tem uma reserva com o Quarto 1 e o Quarto 2.
Faz duplo clique na reserva do Quarto 1 e altera o estado de Confirmada para Check-in efetuado.
A “reserva gémea” atribuída ao Quarto 2 passa automaticamente a apresentar o estado Check-in efetuado.
Como posso adicionar hóspedes diferentes a cada quarto de uma reserva com vários quartos?
Depois de atribuir mais do que um quarto à mesma reserva, pode adicionar cada hóspede ao quarto correspondente:
Localize e abra a reserva.
No separador Detalhes, aceda ao separador Hóspedes.
Verá os quartos que adicionou no separador Detalhes. Clique em +Adicionar novo hóspede, à direita de cada quarto.
Preencha todos os dados necessários do hóspede.
Como processo uma saída antecipada de uma reserva sem marcação ou criada manualmente?
Uma saída antecipada ocorre quando um hóspede sai antes da data de saída inicialmente prevista. Pode atualizar a reserva para encurtar a estadia e disponibilizar novamente o quarto para venda.
⚠️ Este processo recalcula automaticamente a tarifa diária com base nas novas datas, e o valor será apresentado na fatura da reserva. Só pode fazer isto para reservas sem marcação ou criadas manualmente. No caso de reservas de OTA, contacte diretamente o canal para efetuar alterações.
Antes de começar, confirme o preço total final do quarto acordado com o hóspede.
Para processar uma saída antecipada de uma reserva sem marcação ou criada manualmente:
Abra a reserva no Sistema de receção.
No campo Saída, selecione a nova data de saída.
No campo Tarifa do quarto, clique no nome da tarifa e selecione a opção em branco no topo da lista pendente.
No campo Quarto, introduza o preço total final do quarto acordado.
Clique em Guardar.
💡 Se deixar o campo Tarifa do quarto em branco, poderá introduzir um preço personalizado sem alterar o tarifário.
Dividir uma reserva
Qual é a diferença entre uma reserva com vários quartos e uma reserva que precisa de ser dividida?
A principal diferença é que uma reserva dividida funciona como duas reservas diferentes, com IDs diferentes e faturas separadas. Em contrapartida, uma reserva com vários quartos funciona como uma única reserva, com apenas um ID e uma única fatura possível.
⚠️ Tenha em conta que:
Se dividir uma reserva, terá de gerir as duas reservas de forma independente.
Se tiver uma reserva com vários quartos, não poderá gerir cada quarto separadamente.
Em que situações preciso de dividir uma reserva?
Pode ser mais conveniente dividir uma reserva nas seguintes situações:
Não há disponibilidade do mesmo quarto em noites consecutivas.
Isto acontece quando não há disponibilidade de um determinado quarto durante toda a estadia, mas há dois quartos diferentes disponíveis para as datas pretendidas. Neste caso, a reserva exigirá que o hóspede mude de quarto a meio da estadia.
💡 Por exemplo: o seu quarto Individual está reservado de 19 a 20. Um hóspede pretende ficar consigo de 15 a 20 no seu quarto Individual. O quarto Individual não está disponível na noite de 19, mas tem um quarto Duplo disponível nessa noite. Pode sugerir que o hóspede fique no quarto Individual durante as primeiras noites e no quarto Duplo na última noite, sem custos adicionais, se assim o decidir.
A pedido do hóspede.
O hóspede pode querer ficar em dois tipos de quarto diferentes.
➕ Por exemplo, pode precisar de trabalhar durante os primeiros dias e preferir um quarto básico, mas estar de férias no final da estadia e preferir um quarto mais espaçoso e com vista.
As datas da estadia são diferentes para cada quarto.
Se uma reserva incluir mais do que um quarto, os hóspedes podem ficar em quartos diferentes. Assim, alguns podem querer ficar mais dias do que outros, o que significa que cada quarto terá uma duração de estadia diferente.
Precisa de uma fatura para cada quarto.
Não pode existir mais do que uma fatura válida por reserva. Se o hóspede precisar de duas faturas para a mesma reserva, terá de a dividir para que cada reserva tenha a sua própria fatura.
Como divido uma reserva?
Para dividir uma reserva, terá de remover da reserva original o quarto que pretende separar. Para remover um quarto de uma reserva, siga estes passos:
Localize e abra a reserva.
Aceda ao separador Detalhes.
Passe o cursor sobre a barra do tipo de quarto e clique no X vermelho que aparece à direita do tipo de quarto.
Depois de remover o quarto, pode criar uma nova reserva apenas para esse quarto.
⚠️ Se a reserva original incluir vários quartos com datas de estadia diferentes, terá de eliminar cada quarto adicional e criar reservas individuais para todos eles.
O hóspede pretende que a reserva fique em nome de uma empresa
Se um hóspede estiver numa viagem de negócios, pode precisar que a fatura da reserva seja emitida em nome da empresa. O Little Hotelier não tem uma opção para distinguir entre uma pessoa e uma empresa, mas permite apresentar o nome da empresa na fatura do hóspede. Siga estes passos:
Localize e abra a reserva.
Adicione o nome da empresa na secção Contacto principal, no separador Detalhes. Por exemplo, se a empresa se chamar Little Hotelier BnB, pode preenchê-lo da seguinte forma:
Nome próprio: Little Hotelier
Apelido: BnB
💡 A fatura não apresenta as palavras “nome próprio” ou “apelido”; apresenta apenas: Little Hotelier BnB.
Adicione o número de identificação fiscal da empresa no campo Número de identificação, no separador Detalhes da reserva.
💡 Pode introduzir “NIF: 123456” neste campo. Esta informação será apresentada logo abaixo do nome da empresa na fatura.
Se necessário, adicione informações adicionais sobre a morada da empresa em Organização.
⚠️ Além de preencher os dados do Contacto principal com as informações da empresa, recomendamos que adicione os dados dos hóspedes no separador Hóspedes da reserva.
Porque faltam os dados de contacto do hóspede na reserva?
Se os dados de contacto do hóspede estiverem em falta, a reserva pode ter sido recebida através de uma plataforma de terceiros que não transmite todos os dados de contacto, o hóspede pode não os ter fornecido ou pode ter ocorrido um problema de entrega. Por exemplo, a Booking.com, a Agoda e a Airbnb não enviam os números de telefone dos hóspedes. Contacte diretamente o canal para saber se pode fornecer ou corrigir os dados. Consulte o site do canal para obter os respetivos dados de contacto.
Se o endereço de e-mail do hóspede estiver em falta, mas a reserva incluir um número de telemóvel, pode contactá-lo por SMS ou WhatsApp através desse número.
Precisa de enviar um e-mail ao hóspede, mas o endereço de e-mail está em falta?
Contacte o canal para obter o endereço de e-mail ou outras formas de contactar o hóspede.
Contacte o hóspede por SMS ou WhatsApp. Se existir um número de telemóvel na reserva, utilize-o para contactar o hóspede.
Envie uma mensagem através do Guest Engagement. Se tiver o Guest Engagement, pode enviar mensagens diretamente aos hóspedes no Little Hotelier.
Envie o resumo da reserva em formato PDF. Abra a reserva, clique em Imprimir e envie o resumo para o número de telemóvel do hóspede.