Como posso gerir uma reserva com vários quartos?
O Little Hotelier permite criar facilmente reservas que incluem mais do que um quarto.
Há alguns aspetos a considerar:
Se uma reserva incluir mais do que um quarto, não é possível editar separadamente as datas de estadia de cada quarto, uma vez que a alteração das datas afetará todos os quartos da reserva. Se precisar de ajustar as datas de estadia de cada quarto individualmente, terá de dividir a reserva criando reservas separadas.
Se precisar de uma fatura separada para um quarto numa reserva com vários quartos, também terá de dividir a reserva. Se precisar de uma fatura separada para um quarto numa reserva com vários quartos, também terá de dividir a reserva.
Como posso adicionar um quarto a uma reserva?
Para adicionar um quarto a uma reserva, siga estes passos:
Encontre a reserva à qual pretende adicionar um novo quarto.
Abra a reserva e certifique-se de que está no separador Detalhes.
Clique no botão +Adicionar outro quarto, localizado acima do Resumo da reserva.
Preencha todos os campos relevantes e não se esqueça de clicar em Guardar:
Tipo de quarto
Tarifário
N.º do quarto
Adultos
Crianças
Bebés
Desconto
Nota: só pode adicionar tipos de quarto criados antes de a reserva ter sido efetuada. Os tipos de quarto criados após a reserva não podem ser adicionados a reservas existentes.
Após adicionar um novo quarto à reserva
Ao consultar a sua página de Calendário, verá que o novo quarto adicionado aparece ocupado pelo que parece ser uma nova reserva. Este bloco não é uma nova reserva, mas sim a original. Pode abri-lo e verificar que partilha o mesmo identificador único da reserva original, entre outros detalhes.
💡 Pode considerar estas reservas como «gémeas», pois partilham o mesmo identificador e qualquer alteração efetuada numa delas refletir-se-á automaticamente na outra. Por exemplo:
Tem uma reserva com o Quarto 1 e o Quarto 2.
Faz duplo clique na reserva a partir do Quarto 1 e altera o seu estado de Confirmada para Check-in efetuado.
A reserva «gémea» atribuída ao Quarto 2 também passará automaticamente a ser apresentada como Check-in efetuado.
Como posso adicionar hóspedes diferentes a cada quarto de uma reserva com vários quartos?
Agora que atribuiu mais do que um quarto à mesma reserva, poderá também querer adicionar cada hóspede ao quarto correspondente:
Encontre a reserva e abra-a.
Mude do separador Detalhes para o separador Hóspedes da sua reserva.
Verá os quartos adicionados no separador Detalhes. Clique simplesmente em +Adicionar novo hóspede à direita de cada quarto.
Preencha todos os dados do hóspede requeridos.
Como processar um check-out antecipado para uma reserva walk-in ou criada manualmente?
Um check-out antecipado ocorre quando um hóspede parte antes da data de saída original. Pode atualizar a reserva para encurtar a estadia e disponibilizar o quarto para revenda.
⚠️ Este processo recalcula automaticamente a tarifa diária com base nas novas datas e constará na fatura da reserva. Esta operação só é possível para reservas walk-in ou criadas manualmente. Para reservas de OTA (agência de viagens on-line), contacte diretamente o canal para efetuar quaisquer alterações.
Antes de começar, confirme o valor total final do quarto acordado com o hóspede.
Para processar um check-out antecipado para uma reserva walk-in ou criada manualmente:
Abra a reserva na Receção (Front Desk).
No campo Check-out, selecione a nova data de saída.
No campo Tarifa do quarto, clique no nome do tarifário e selecione a opção em branco no topo da lista pendente.
No campo Quarto, introduza o valor total final acordado para o quarto.
Clique em Guardar.
💡 Deixar o campo Tarifa do quarto em branco permite-lhe introduzir um preço personalizado sem alterar o seu tarifário.
Divisão de uma reserva
Qual é a diferença entre uma reserva com vários quartos e uma reserva que precisa de ser dividida?
A principal diferença é que uma reserva dividida funciona como duas reservas distintas, com identificadores diferentes e faturas separadas. Em contrapartida, uma reserva com vários quartos funciona como uma só reserva, com um único identificador e uma única fatura possível.
⚠️ Tenha em consideração:
Se dividir uma reserva, terá de gerir duas reservas de forma independente.
Se tiver uma reserva com vários quartos, tenha em conta que não poderá gerir cada quarto separadamente.
Em que situações é necessário dividir uma reserva?
Poderá ser mais conveniente dividir uma reserva nas seguintes circunstâncias:
Sem disponibilidade para o mesmo quarto em noites consecutivas. Isto ocorre quando não existe disponibilidade para um quarto específico durante toda a estadia, mas há dois quartos diferentes disponíveis para as datas escolhidas. Uma reserva deste tipo exige que o hóspede mude de quarto a meio da estadia. 💡 Por exemplo: o seu quarto Individual está reservado de 19 a 20. Tem um hóspede interessado em ficar de 15 a 20 no seu quarto Individual. O quarto Individual não está disponível na noite de 19, mas tem um quarto Duplo disponível para essa noite. Pode sugerir ao hóspede que fique no quarto Individual nas primeiras noites e no quarto Duplo na última noite (sem custo adicional, se assim o decidir).
A pedido do hóspede. O hóspede pode pretender ficar em dois tipos de quarto diferentes. ➕ O seu hóspede pode precisar de trabalhar nos primeiros dias e necessitar apenas de um quarto simples, mas poderá estar de férias no final da estadia e preferir um quarto mais espaçoso com vista.
As datas de estadia de cada quarto são diferentes. Se uma reserva incluir mais do que um quarto, os seus hóspedes podem querer ficar em quartos diferentes. Assim, alguns podem querer ficar mais dias do que outros, o que significa que cada quarto tem uma duração de estadia diferente.
Se precisar de uma fatura por quarto. Não pode existir mais do que uma fatura válida por reserva. Se o seu hóspede necessitar de duas faturas para a mesma reserva, terá de a dividir, para que cada reserva tenha a sua própria fatura.
Como divido uma reserva?
Para dividir uma reserva, terá de remover o quarto que precisa de ser separado da reserva original. Para remover um quarto de uma reserva, siga estes passos:
Encontre e abra a reserva.
Vá ao separador Detalhes.
Clique no X vermelho que aparece no lado direito do tipo de quarto quando passa o cursor sobre a barra do tipo de quarto.
Após a remoção, pode criar uma nova reserva apenas para esse quarto.
⚠️ Se a reserva original continha vários quartos com datas de estadia diferentes, terá de eliminar cada um dos quartos adicionais e criar reservas individuais para todos.
O meu hóspede pretende que a reserva esteja em nome de uma empresa
Se um hóspede estiver em viagem de negócios, pode precisar que a fatura da reserva seja emitida em nome da sua empresa. O Little Hotelier não dispõe de uma opção para distinguir entre uma pessoa singular e uma empresa, mas pode ainda assim gerar o nome da empresa na fatura do hóspede. Siga estes passos simples:
Encontre e abra a reserva.
Adicione o nome da empresa no separador Detalhes > secção Contacto principal. Por exemplo, se a empresa se chama Little Hotelier BnB, pode adicioná-la da seguinte forma:
Nome próprio: Little Hotelier
Apelido: BnB 💡 A fatura não apresentará as palavras «nome próprio» ou «apelido»; mostrará apenas: Little Hotelier BnB.
Adicione o número de identificação fiscal da empresa no campo Número de identificação no separador Detalhes da reserva. 💡 Pode adicionar «NIF: 123456» neste campo, e esta informação aparecerá logo abaixo do nome da empresa na fatura.
Se necessário, pode adicionar informações de morada adicionais da empresa em Organização.
⚠️ Para além de preencher os dados do contacto principal com as informações da empresa, recomendamos que adicione os dados dos seus hóspedes no separador Hóspedes da reserva.
Por que razão os dados de contacto do hóspede estão em falta na reserva?
Os dados de contacto podem estar ausentes de uma reserva se a reserva foi efetuada através de uma plataforma de terceiros que não transmite os dados de contacto completos, se o hóspede não forneceu informações de contacto durante a reserva, ou se ocorreu um problema técnico na transmissão da reserva a partir do canal.
Se os dados de contacto do hóspede estiverem em falta, contacte diretamente o canal para os obter.