Como gerar uma fatura?
Após criar uma reserva, será possível gerar uma fatura para a nova reserva.
Antes de gerar uma fatura:
Certifique-se de que todos os detalhes da reserva no separador Detalhes estão corretos.
Certifique-se de imprimir ou enviar por e-mail uma fatura após verificar que todos os detalhes da reserva estão corretos. Selecionar imprimir ou enviar por e-mail uma fatura também gera uma fatura para a reserva (caso ainda não tenha sido gerada).
Para gerar uma fatura:
Localize a reserva na página Calendário ou na página Reservas.
Clique na reserva para que o pop-up de resumo apareça.
Aceda ao separador Faturas.
Para as reservas em que ainda não foi gerada uma fatura, verá um botão Gerar fatura. Clique neste botão após verificar que todos os detalhes no separador Detalhes estão corretos.
⚠️ Editar os detalhes da reserva após ter gerado a fatura pode exigir uma atualização da fatura. Tenha em atenção que atualizar a fatura gerará uma nova fatura com um número de fatura diferente.
Como atualizar uma fatura existente?
Se já gerou uma fatura, será necessária uma atualização do Little Hotelier se uma das seguintes opções for alterada:
Data de entrada ou saída
Um quarto (adicionado ou removido)
O tipo de quarto para uma das estadias
O tarifário para uma das estadias
O número de ocupantes para uma das estadias
Extras (adicionados, alterados ou removidos)
Um pagamento (registado, processado ou reembolsado)
Detalhes do cliente
O estado da reserva
⚠️ É aconselhável atualizar uma fatura apenas se for absolutamente necessário, uma vez que criará uma nova fatura. É melhor evitar ter um grande número de faturas inválidas no sistema.
Se já gerou uma fatura ao editar os detalhes da reserva, poderá criar outra fatura com as informações atualizadas:
Localize a reserva na página Calendário ou na página Reservas.
Clique no lado direito do marcador de reserva para que se abra.
Edite os detalhes da reserva.
Verifique novamente que todos os detalhes no separador Detalhes estão corretos e que clicou em Guardar para atualizar as alterações.
Dentro da reserva, aceda ao separador Faturas.
Verá:
O número da fatura atual.
Um botão A fatura está desatualizada, clique aqui para atualizar.
A data de emissão da fatura atual.
⚠️ Clicar em A fatura está desatualizada gerará outra fatura com os detalhes atualizados e, portanto, marcará a fatura atual como Inválida.
Após clicar em A fatura está desatualizada, verá agora mais do que uma fatura no separador Faturas da reserva.
⚠️ Após a criação de uma fatura, esta não pode ser eliminada ou modificada, pelo que o sistema gera uma nova fatura e mantém as versões anteriores da fatura caso necessite delas. Dependendo do país onde o estabelecimento está localizado, eliminar ou modificar uma fatura sem alterar o número pode ser considerado ilegal.
💡 Apenas a fatura mais recente é válida. Todas as versões anteriores mostrarão uma marca de água com a palavra "Inválida" duas vezes em letras grandes.
O que acontece com a numeração das faturas após serem atualizadas?
Se emitir uma fatura atualizada ao clicar no botão A fatura está desatualizada, clique aqui para atualizar, a nova fatura terá o mesmo número da última mais um número no final. Este número identifica quantas atualizações a fatura recebeu.
➕ Por exemplo:
Se as faturas tiverem "abc" como os primeiros carateres e "xyz" como os últimos carateres, poderá ter um número de fatura como "abc-100-xyz".
Após a primeira atualização da fatura, o número da nova versão seria "abc-100-xyz-1".
Se a fatura for atualizada dez vezes, o número seria "abc-100-xyz-10".
O número controla quantas alterações foram feitas à fatura, não quantas versões da fatura existem. "abc-100-xyz-1" é tecnicamente a segunda versão da fatura, embora esteja numerada "1", e "abc-100-xyz-10" é tecnicamente a décima primeira versão da fatura, embora esteja numerada "10".
Que tipo de informação está incluída numa fatura?
Cabeçalho (se configurado em Personalizar fatura)
Número da fatura
Data da fatura
Dados do estabelecimento:
Logótipo (se carregado em Personalizar fatura)
Nome
Endereço
Número de telefone do estabelecimento
Número de telefone de contacto principal
E-mail de contacto
Número fiscal (no final da fatura)
Política de pagamento (abaixo da discriminação por noite incluída)
Dados do cliente:
Nome próprio
Sobrenome
Endereço
Cidade
Estado
Código postal
País
Dados da reserva:
Estado do pagamento: será apresentado como Pago ou Não pago
Número da reserva
Estado da reserva
Chegada
Partida
Noites
Adultos
Crianças
Bebés
Discriminação por noite incluída
Data
Descrição (mostrará o tarifário)
Número do quarto
Quantidade (aplicável a extras)
Total do item
Total (total do item x quantidade)
Pagamentos
Subtotal
Total
Saldo pendente
💡 As faturas podem ser personalizadas.
Porque deve imprimir ou enviar por e-mail as faturas?
⚠️ Verifique as leis locais, uma vez que algumas regiões podem exigir que forneça sempre aos hóspedes uma fatura. As leis locais também podem exigir que guarde uma cópia para si (impressa ou digital).
É importante imprimir e enviar faturas por e-mail pelos seguintes motivos:
Para os hóspedes verem o resumo de pagamento e todos os encargos.
Para o departamento de contabilidade do estabelecimento registar as receitas para fins contabilísticos e auditorias de receitas.
Como posso imprimir uma fatura para uma reserva específica?
Pode imprimir uma fatura dentro de uma reserva através dos seguintes passos:
Localize a reserva na página Calendário ou na página Reservas.
Clique na reserva para que o pop-up de resumo apareça.
Clique em Imprimir.
Selecione Fatura no menu pendente.
Abrirá uma nova janela para imprimir a fatura.
Clique em Imprimir para confirmar.
💡 Se desejar, também pode guardar a fatura como PDF no computador ao selecionar Guardar como PDF.
Como posso enviar por e-mail uma fatura para uma reserva específica?
⚠️ O e-mail da fatura não é personalizável.
⚠️ Antes de enviar uma fatura, certifique-se de que a fatura está atualizada em reserva > separador Faturas.
Pode enviar por e-mail uma fatura dentro de uma reserva através dos seguintes passos:
Localize a reserva na página Calendário ou na página Reservas.
Clique na reserva para que o pop-up de resumo apareça.
Clique em E-mail.
Selecione Fatura no menu pendente. A fatura será agora enviada para o endereço de e-mail de contacto principal.