💡 É importante que saiba:
Apenas as faturas Finalizadas e Não sincronizadas podem ser exportadas.
As faturas Não sincronizadas são faturas que foram previamente marcadas como finais, mas que, desde então, estão marcadas como não finalizadas.
Para exportar os dados das suas reservas Finalizadas (e Não sincronizadas), aceda a Receção > Relatórios > separador Contabilidade, toque no botão de alternância de pesquisa Ver e, em seguida, clique no botão Exportar.
Esta funcionalidade não está disponível para os clientes Little Hotelier na Alemanha ou em Espanha.
Exportar faturas
Para exportar os dados das suas reservas Finalizadas (e Não sincronizadas), siga estes passos:
Na Receção, aceda a Relatórios.
Aceda ao separador Contabilidade.
Utilize o botão de alternância de pesquisa Ver (Ontem, Últimos 7 dias, Selecionar datas personalizadas) para pesquisar um período de dados de faturação específicos de reservas Finalizadas (para reservas Finalizadas se a data de criação da fatura coincidir com o intervalo de datas da pesquisa).
Clique no botão Exportação.
Será descarregado um ficheiro .csv (ou um ficheiro .zip se existirem vários ficheiros .csv devido à dimensão dos dados). Em seguida, pode importar os ficheiros .csv para o seu pacote de software de contabilidade.
⚠️ Nota:
Apenas as faturas Finalizadas e Não sincronizadas serão exportadas.
O botão Exportar também mostrará o número de faturas de reserva que serão incluídas no ficheiro exportado. (A soma das reservas nos separadores Finalizadas e Não sincronizadas).
O Little Hotelier restringe os critérios de pesquisa de intervalo de datas personalizado para um intervalo de 30 dias. Não poderá selecionar datas futuras nem datas antes da data de lançamento desta funcionalidade (julho de 2023) como datas de início ou fim nos critérios de pesquisa.
Exportar faturas: separadores
Ver uma lista de faturas nos seguintes separadores (com base no período que selecionou no botão de alternância de pesquisa):
Finalizadas – faturas que foram marcadas como finais e cuja data de criação coincide com o intervalo de datas da pesquisa. Os dados das faturas finalizadas estarão incluídos no ficheiro .csv.
Não finalizadas – reservas para as quais gerou uma fatura, mas que não marcou como finais e cuja data de criação coincide com o intervalo de datas da pesquisa.
Não faturadas – reservas sem fatura gerada, mas cuja data de check-out já passou e a data de check-out coincide com o intervalo de datas da pesquisa.
Não sincronizadas – faturas que foram previamente marcadas como finais, mas que desde então estão marcadas como não finalizadas e cuja data em que foram marcadas como não finalizadas coincide com o intervalo de datas da pesquisa. Os dados da fatura que foi marcada como final ainda serão incluídos nas exportações do Little Hotelier.
Todas – todas as faturas de reservas de todos os separadores.
💡 Caso sejam efetuadas alterações a uma reserva após a respetiva fatura ter sido marcada como final, será apresentado o símbolo (!) ao lado do estado Finalizadas.
Compreender as colunas do ficheiro .csv
O ficheiro .csv descarregado conterá dados das faturas marcadas como finais. O Little Hotelier insere os dados nas linhas do ficheiro .csv (os itens de linha são semelhantes aos das faturas marcadas como finais).
💡 Os itens de linha da fatura que são idênticos (isto é, têm o mesmo tipo, descrição e quantia, que se repetem na fatura para todas as diárias da estadia do hóspede) são combinados no ficheiro .csv. A quantidade será apresentada no ficheiro .csv, refletindo o número de itens de linha combinados.
Veja abaixo as colunas que o Little Hotelier preenche no ficheiro .csv:
Nome da coluna do ficheiro .csv | Dados incluídos na coluna |
ContactName | Nome próprio e sobrenome do hóspede principal |
EmailAddress | Endereço de e-mail do hóspede principal |
POAddressLine1 | Morada do hóspede principal |
POCity | Cidade do hóspede principal |
PORegion | Distrito do hóspede principal |
POPostalCode | Código postal do hóspede principal |
POCountry | País do hóspede principal |
InvoiceNumber | Número da fatura marcada como final |
InvoiceDate | Data da fatura marcada como final |
DueDate | Como acima, a data da fatura marcada como final |
Description | Descrição do item de linha da fatura |
Quantidade | Quantidade do item de linha da fatura |
UnitAmount | Preço unitário do item de linha da fatura (incluindo impostos e descontos) |
ItemAmount | Preço unitário do item de linha da fatura (incluindo impostos e descontos) multiplicado pela quantidade |
AccountCode | Código de conta mapeado para os itens de linha da fatura desta natureza pelo utilizador na configuração do Little Hotelier |
TaxType | Código de imposto mapeado para os itens de linha da fatura desta natureza pelo utilizador na configuração do Little Hotelier. Esta coluna pode ser omitida da exportação com base na sua configuração no Little Hotelier. |
Sujeito a impostos | Isenção de impostos mapeados para os itens de linha da fatura desta natureza pelo utilizador na configuração do Little Hotelier. Esta coluna pode ser omitida da exportação com base na sua configuração no Little Hotelier. |
Currency | Moeda do item de linha da fatura |
💡Tenha em atenção: os valores das colunas UnitAmount e ItemAmount incluem impostos de vendas predefinidos. Para uma importação bem sucedida, as definições do importador do seu pacote de contabilidade também devem incluir impostos de vendas.