💡 Wichtige Informationen:
Es können nur abgeschlossene und nicht synchronisierte Rechnungen exportiert werden.
Nicht synchronisierte Rechnungen sind Rechnungen, die zuvor als abgeschlossen markiert wurden, seitdem aber als nicht abgeschlossen markiert wurden.
Um die Daten Ihrer abgeschlossenen (und nicht synchronisierten) Reservierungen zu exportieren, gehen Sie zu „Front Desk“ > „Berichte“ > „Registerkarte Buchhaltung“ > nutzen Sie den Umschalter zur Suche „Ansicht für“ > klicken Sie auf „Exportieren“.
Diese Funktion steht Little Hotelier-Kunden in Italien, Deutschland und Spanien nicht zur Verfügung.
Rechnungen exportieren
Gehen Sie folgendermaßen vor, um die Daten Ihrer abgeschlossenen (und nicht synchronisierten ) Reservierungen zu exportieren:
Gehen Sie im Front Desk auf Berichte.
Gehen Sie auf die Registerkarte Buchhaltung .
Verwenden Sie den Umschalter für die Suche nach „Ansicht für“ ( Gestern, Letzte 7 Tage, Benutzerdefinierte Daten auswählen ), um nach einem bestimmten Zeitraum der Rechnungsdaten für abgeschlossene Reservierungen zu suchen (für abgeschlossene Reservierungen, wenn das Erstellungsdatum der Rechnung innerhalb des Suchdatumsbereichs liegt).
Klicken Sie auf die Schaltfläche Exportieren .
Eine CSV-Datei (oder eine ZIP-Datei, wenn mehrere CSV-Dateien aufgrund der Datengröße vorhanden sind) wird heruntergeladen. Anschließend können Sie die CSV-Datei(en) in Ihr Buchhaltungssoftwarepaket importieren.
⚠️ Hinweis:
Es werden nur abgeschlossene und nicht synchronisierte Rechnungen exportiert werden.
Über die Schaltfläche „ Exportieren “ wird auch die Anzahl der Reservierungsrechnungen angezeigt, die in der exportierten Datei enthalten sein werden. (Die Summe der Reservierungen auf den Registerkarten Abgeschlossen und Nicht synchronisiert.)
Little Hotelier beschränkt die benutzerdefinierten Suchkriterien für den Datumsbereich auf ein Intervall von 30 Tagen. Sie können keine zukünftigen Daten oder Daten vor dem Veröffentlichungsdatum dieser Funktion (Juli 2023) als Start- und Enddatum für die Suchkriterien auswählen.
Rechnungen exportieren: Registerkarten
Zeigen Sie eine Liste der Rechnungen auf den folgenden Registerkarten an (basierend auf dem Zeitraum, den Sie mit dem Umschalter für die Suche nach „Ansicht für“ ausgewählt haben):
Abgeschlossen – Rechnungen, die als abgeschlossen markiert wurden und deren Erstellungsdatum innerhalb des Suchdatumsbereichs liegt. Die Daten abgeschlossener Rechnungen werden in die exportierte CSV-Datei zusammengefasst.
Nicht abgeschlossen – Reservierungen, für die Sie eine Rechnung erstellt, diese aber nicht als abgeschlossen markiert haben und deren Rechnungserstellungsdatum innerhalb des Suchdatumsbereichs liegt.
Nicht in Rechnung gestellt – Reservierungen, für die keine Rechnung erstellt wurde, die Reservierung jedoch nach dem Check-out-Datum liegt und das Check-out-Datum innerhalb des Suchdatumsbereichs liegt.
Nicht synchronisiert – Rechnungen, die zuvor als abgeschlossen markiert wurden, inzwischen aber als nicht abgeschlossen markiert wurden und deren Datum als nicht abgeschlossen markiert wurde, innerhalb des Suchdatumsbereichs liegt. Daten aus der Rechnung, die als abgeschlossen markiert wurde, werden weiterhin in Ihren Exporten von Little Hotelier enthalten sein.
Alle – alle Reservierungsrechnungen aus allen Registerkarten.
💡Wenn Änderungen an der Reservierung vorgenommen wurden, nachdem die Rechnung als abgeschlossen markiert wurde, wird neben dem Status Abgeschlossen ein (!) Symbol angezeigt.
Erklärung der Spalten in der CSV-Datei
Die heruntergeladene CSV-Datei enthält Daten für die als abgeschlossen gekennzeichneten Rechnungen. Little Hotelier füllt Daten in Zeilen in der CSV- Datei ein (die Rechnungsposten ähneln denen auf den als abgeschlossen gekennzeichneten Rechnungen).
💡Rechnungsposten, die identisch sind (d. h. vom gleichen Typ, der gleichen Beschreibung und dem gleichen Betrag, die auf der Rechnung für jede Nacht des Aufenthalts des Gastes wiederholt werden), werden in der CSV-Datei zusammengefasst. Die Menge wird in der CSV-Datei angezeigt, die die Anzahl der kombinierten Rechnungsposten widerspiegelt.
Unten sehen Sie die Spalten, die Little Hotelier in der CSV-Datei ausfüllt:
Spaltenname der CSV-Datei | In der Spalte enthaltene Daten |
ContactName | Vor- und Nachname des Hauptgastes |
EmailAddress | Primäre E-Mail-Adresse des Gastes |
POAddressLine1 | Adresse des Hauptgastes |
POCity | Stadt des Hauptgastes |
PORegion | Bundesland/Kanton des Hauptgastes |
POPostalCode | Postleitzahl des Hauptgastes |
POCountry | Land des Hauptgastes |
InvoiceNumber | Rechnungsnummer der als abgeschlossen gekennzeichneten Rechnung |
InvoiceDate | Rechnungsdatum der als abgeschlossen gekennzeichneten Rechnung |
DueDate | Wie oben ist das Rechnungsdatum der Rechnung als abgeschlossen gekennzeichnet |
Description | Beschreibung des Rechnungspostens |
Quantity | Menge des Rechnungspostens |
UnitAmount | Stückpreis des Rechnungspostens (einschließlich Umsatzsteuern und Rabatte) |
ItemAmount | Der Stückpreis des Rechnungspostens (einschließlich Umsatzsteuern und Rabatte) multipliziert mit seiner Menge |
AccountCode | Kontocode, der von Ihnen im Little Hotelier-Setup für Rechnungsposten dieser Art zugeordnet wurde |
TaxType | Steuercode, der von Ihnen in den Little Hotelier-Einstellungen für Rechnungsposten dieser Art zugeordnet wurde. Diese Spalte kann basierend auf Ihrer Konfiguration im Little Hotelier Setup beim Export weggelassen werden. |
Taxable | Steuerbefreiung, die von Ihnen in den Little Hotelier-Einstellungen für Rechnungsposten dieser Art zugeordnet wurde. Diese Spalte kann basierend auf Ihrer Konfiguration im Little Hotelier Setup beim Export weggelassen werden. |
Currency | Währung des Rechnungspostens |
💡 Beachten Sie, dass die Werte UnitAmount und ItemAmount inklusive Umsatzsteuern sind. Um den erfolgreichen Import zu gewährleisten, sollten die Importeinstellungen Ihrer Buchhaltungssoftware auch Umsatzsteuern enthalten.