Beschreibung: Laden Sie über „Buchungen importieren“, ein hilfreiches Tool zum Migrieren von Buchungen von einer anderen Plattform, Ihre Buchungen in Little Hotelier hoch. Dies ist ein wichtiger Schritt bei der Konfiguration von Little Hotelier, da die Verfügbarkeit all Ihrer Zimmer direkt von der Anzahl der Buchungen in Little Hotelier beeinflusst wird.
Wichtige Informationen
Um auf das Tool zum Importieren von Buchungen zuzugreifen, gehen Sie zu Einstellungen > Unterkunfts- & Zimmereinstellungen > Buchungen importieren.
Durch das Hinzufügen von Buchungen zu Little Hotelier stellen Sie sicher, dass Ihre Zimmerverfügbarkeit und Ihr Bestand korrekt sind, wenn Sie die Aktivierung von Little Hotelier über Ihre OTAs (Online-Reiseagenturen)/Online-Portale abgeschlossen haben.
Eine korrekte Bestandsführung hilft Ihnen, Überbuchungen zu vermeiden.
Sie müssen ALLE bestehenden Buchungen aufnehmen, die für zukünftige Daten bestätigt wurden, einschließlich per Telefon, vor Ort oder über OTAs.
Dies ist ein einmaliger Vorgang, den Sie vor der Aktivierung von Little Hotelier durchführen müssen.
Ihr persönlicher Onboarding-Partner wird Ihnen Webinare anbieten, in denen Sie erfahren, wie Sie Buchungen in großen Mengen hochladen können. Wir empfehlen Ihnen, sich diese Webinare anzusehen, bevor Sie Ihre Buchungen zu Little Hotelier hinzufügen.
Sie erhalten eine Tabelle mit Buchungsvorlagen, mit der Sie Ihre Buchungen in großen Mengen hochladen können. Eine Kopie der Buchungsvorlage können Sie hier herunterladen.
Warum Sie zukünftige Buchungen zu Little Hotelier hinzufügen sollten
Die Buchungen in Little Hotelier legen die Verfügbarkeit all Ihrer Zimmer fest. Sobald Sie Little Hotelier aktivieren, verbindet es sich mit Ihren OTAs/Online-Portalen und wird somit zu Ihrer einzigen Bestandsverwaltung.Bevor Sie die Verbindung von Little Hotelier mit Ihren OTAs/Online-Portalen aktivieren, muss die Verfügbarkeit korrekt sein. Daher ist es wichtig, dass alle zukünftigen Buchungen zu Little Hotelier hinzugefügt wurden, damit der Bestand Ihrer Unterkunft genau abgeglichen werden kann und so Überbuchungen vermieden werden.Sie haben die Möglichkeit, einzelne Buchungen manuell zu erstellen oder Buchungen in großer Zahl mit unserem Tool zum Hochladen von Buchungen und der Tabelle mit der Buchungsvorlage hinzuzufügen, wie in diesem Artikel erläutert. Wir empfehlen Ihnen, Buchungen per Massenvorgang hinzuzufügen, um die Effizienz zu steigern und Zeit zu sparen.
Mehrere zukünftige Buchungen zu Little Hotelier hinzufügen
Schritt 1: Vorbereitung
Stellen Sie sicher, dass Sie Zimmerkategorien und Zimmerraten für Ihre Unterkunft eingerichtet haben.
Fügen Sie all Ihre Buchungsdaten in die Buchungsvorlage ein, die Sie von Ihrem Onboarding-Partner erhalten haben. Hinweis: Sie finden die Buchungsvorlage auch hier. In den folgenden Schritten kopieren Sie die Buchungen, die Sie in die Vorlage eingetragen haben, und fügen sie in das Raster „Mehrere Buchungen hinzufügen“ des Upload-Tools ein. So können Sie alle diese Buchungen in großer Zahl importieren, ohne die einzelnen Buchungen manuell erstellen zu müssen.
Es müssen alle künftigen Buchungen hinzugefügt werden. Stellen Sie sicher, dass Sie keine dieser Buchungen vergessen, egal, ob diese Buchungen per Telefon, E-Mail, Social Media oder OTA/Online-Portal vorgenommen wurden.
Schritt 2: Das Tool „Mehrere Buchungen hinzufügen“ öffnen
Gehen Sie zu Einstellungen > Unterkunfts- & Zimmereinstellungen > Buchungen importieren
Klicken Sie auf „Weiter“, um das Raster „Mehrere Buchungen hinzufügen“ zu öffnen, in dem Sie Ihre Buchungen hinzufügen können.
Wenn Ihnen in einer Nachricht angezeigt wird, dass Sie für Ihre Unterkunft Zimmerkategorien und Ratenpläne einrichten müssen, lesen Sie bitte die Hinweise unter „Schritt 1: Vorbereitung“.
Schritt 3: Optionale Angaben zum Raster hinzufügen (falls erforderlich)
Nachdem Sie auf „Weiter“ geklickt haben, öffnet sich das Raster „Mehrere Buchungen hinzufügen“ zusammen mit einem neuen Fenster, in dem Sie aus einer Liste optionaler Angaben auswählen können, um sie dem Raster hinzufügen. Wählen Sie bei Bedarf die gewünschten optionalen Angaben aus.
Nachdem Sie die gewünschten optionalen Angaben ausgewählt haben, klicken Sie auf „Speichern“ – die ausgewählten optionalen Angaben werden nun als Spalten im Raster angezeigt.Hinweis: Alle optionalen Angaben, die nicht ausgewählt wurden, werden nicht als Spalten im Raster angezeigt. Stellen Sie daher sicher, dass die Vorlage, die Sie in „Schritt 1: Vorbereitung“ erstellt haben und aus der Sie Ihre Buchungen kopieren, mit den Spalten des Rasters in Little Hotelier übereinstimmt.
Hinweis:
Im Raster tragen Sie Ihre Buchungen ein, während es sich bei den optionalen Angaben um Spalten handelt, die Sie je nach den Angaben, die Sie in Ihre Buchungen aufnehmen möchten, ein- oder ausblenden können.
Zu den optionalen Angaben gehören die Quelle der Buchung, die Buchungsnummer, die E-Mail-Adresse, die Telefonnummer, die Adresse, ob Kinder/Kleinkinder unter den Gästen sind, das Buchungsdatum, die Zimmernummer, die Anzahlungssumme, die Zahlungssumme, die Währung und Anmerkungen.
Um weitere Informationen zu den einzelnen Spalten zu erhalten, klicken Sie auf das ?-Symbol oder lesen Sie mehr über alle Spalten des Rasters unter „Schritt 4: Buchungsdaten zum Raster hinzufügen“ in diesem Artikel.
Sie können die optionalen Angaben jederzeit ein- oder ausblenden, indem Sie oben rechts auf der Seite auf die Schaltfläche „Angaben auswählen“ klicken.
Wenn Sie eine optionale Angabe ausblenden, nachdem Sie bereits Daten in die entsprechende Spalte eingegeben haben, werden die Daten gelöscht.
Schritt 4: Buchungsdaten zum Raster hinzufügen
Fügen Sie Ihre Buchungsdaten zum Raster hinzu, indem Sie sie in jede Zelle eingeben oder indem Sie mehrere Zeilen gleichzeitig aus der Vorlage, die Sie in „Schritt 1: Vorbereitung“ erstellt haben, kopieren und in das Raster einfügen. (Oben im Raster finden Sie ein Beispiel für die Art der Daten, die Sie in jede Spalte eingeben müssen.)
Stellen Sie für jede Zeile sicher, dass Sie Daten in alle Pflichtfelder eingegeben haben. (Dies sind die Felder, die nicht mit „Optional“ gekennzeichnet sind.) Sobald alle erforderlichen Daten hinzugefügt wurden, erscheint neben der Zeile ein grünes Häkchen.
Stellen Sie sicher, dass alle Zeilen ein grünes Häkchen haben.
Nachfolgend finden Sie die Liste der einzugebenden Spalten/Angaben zusammen mit deren Beschreibung und Status (obligatorisch oder optional):
Vorname | Obligatorisch | Geben Sie den Vornamen des Hauptgastes ein, der diese Buchung vorgenommen hat und für den der Aufenthalt gebucht wurde. (Sie können dem Zimmer zusätzliche Gäste hinzufügen, sobald die Buchung hochgeladen wurde.) |
Nachname | Obligatorisch | Geben Sie den Nachnamen des Gastes ein, der diese Buchung vorgenommen hat und für den der Aufenthalt gebucht wurde. (Sie können dem Zimmer zusätzliche Gäste hinzufügen, sobald die Buchung hochgeladen wurde.) |
Erwachsene | Obligatorisch | Geben Sie die Anzahl aller erwachsenen Gäste ein, die unter dieser Buchung übernachten (diese Zahl schließt den Hauptgast ein). |
Check-in-Datum | Obligatorisch | Geben Sie das Check-in-Datum des Gastes an, indem Sie es entweder im Kalender auswählen oder im Format JJJJ-MM-TT eingeben. |
Check-out-Datum | Obligatorisch | Geben Sie das Check-out-Datum des Gastes an, indem Sie es entweder im Kalender auswählen oder im Format JJJJ-MM-TT eingeben. |
Zimmerkategorie | Obligatorisch | Wählen Sie die Zimmerkategorie der Buchung aus und stellen Sie sicher, dass sie mit der in Ihrem Little-Hotelier-Konto verwendeten übereinstimmt, z. B. „Standard-Doppelzimmer“. |
Gesamtzimmerpreis | Obligatorisch | Geben Sie den Gesamtzimmerpreis für die Buchung ein, z. B. 120,99 (Das Währungssymbol ist nicht erforderlich.) |
Quelle der Buchung | Optional | OTA/Online-Portal, über die/das die Buchung eingegangen ist. Treffen Sie eine Auswahl aus der Liste oder lassen Sie das Feld leer, wenn es sich um eine Buchung per Telefon oder E-Mail handelt. |
Buchungsnummer | Optional | Geben Sie die Buchungsnummer ein. Diese erhalten Sie über die OTA/das Online-Portal, z. B. 123456789. |
Zimmernummer | Optional | Wählen Sie eines der in Little Hotelier erstellten Zimmer für die für diese Reservierung gebuchte Zimmerkategorie aus. |
Anmerkungen | Optional | Alle zusätzlichen Informationen zur Buchung, z. B. Ernährungsanforderungen oder besondere Wünsche. Kreditkarteninformationen sollten in diesem Feld nicht hinterlegt werden. |
Buchungsdatum | Optional | Geben Sie das Datum ein, an dem diese Buchung vorgenommen wurde. Wählen Sie das Datum im Kalender aus oder geben Sie das Datum im Format JJJJ-MM-TT ein. |
Ratenplan | Optional | Wählen Sie den Ratenplan aus, für den die Buchung vorgenommen wurde. Die eingefügten Daten müssen genau mit dem Namen Ihres Ratenplans in Ihrem Little Hotelier-Konto übereinstimmen, z. B. „Nur Zimmer“. |
Erfolgte Anzahlungen | Optional | Wenn eine Anzahlung geleistet wurde, geben Sie den Gesamtbetrag ein, z. B. 50. Sie müssen das Währungssymbol nicht angeben. |
Geleistete Zahlungen | Optional | Geben Sie den Gesamtbetrag ein, den der Gast bereits bezahlt hat, z. B. 70. Sie müssen das Währungssymbol nicht angeben. Dieser Betrag darf die geleistete Anzahlung nicht enthalten. |
Währung | Optional | Wählen Sie die Währung aus, die für die Verwaltung der Zahlungen dieser Buchung verwendet wird (wenn sie von der von Ihnen gewählten Währung in Ihren Little Hotelier-Einstellungen abweicht). |
Hinweis:
Die Spalten des Rasters enthalten Buchungsangaben, wobei jede Datenzeile eine Buchung darstellt, die hochgeladen werden kann.
Ähnlich wie in Microsoft Excel und Google Sheets können Sie im Raster Daten kopieren, einfügen und bearbeiten.
Sie können mehrere Zellen gleichzeitig kopieren, einfügen und löschen.
Mehrere Zellen wählen Sie aus, indem Sie darauf klicken und mit der Maus darüber ziehen.
Wir empfehlen, eine große Anzahl von Buchungen per Massenvorgang hochzuladen. So können etwaige Fehler leichter behoben werden.
Empfohlene optionale Felder
Obwohl die folgenden Felder keine Pflichtfelder sind, empfehlen wir, diese auszufüllen.
Zimmernummer: Wenn dieses Feld leer ist, wird eine Buchungen einem beliebigen verfügbaren Zimmer der ausgewählten Zimmerkategorie zugewiesen. Wenn Sie also für die Buchung ein bestimmtes Zimmer auswählen möchten, geben Sie eine Zimmernummer in dieses Feld ein.
Währung: Wenn Sie dieses Feld leer lassen, wird die Standardwährung Ihres Hotels verwendet. Füllen Sie es also entsprechend aus, wenn Zimmer in mehreren Währungen gebucht werden können.
Buchungsnummer und Quelle der Buchung: Bleibt die Buchungsnummer leer, wird der Reservierung eine neue ID zugewiesen, die mit „LH“ beginnt. Bei Buchungen, die über ein Portal eingehen, muss die Buchungsnummer mit der Buchungsnummer des Portals übereinstimmen. Andernfalls werden Stornierungen und Buchungsänderungen nicht synchronisiert. Sie können entweder die Buchungsquelle (optionales Feld) auswählen – dann wird die Buchungsnummer des Portals automatisch in das Feld Buchungsnummer eingegeben – oder die Buchungsnummer manuell eingeben. (Beachten Sie, dass einige Portale das Synchronisieren von Stornierungen und Änderungen nicht unterstützen.)
Verwenden Sie nicht dieselbe Buchungsnummer für mehrere Datenzeilen, sofern Sie keine Buchung für mehrere Zimmer hochladen, denn dies führt dazu, dass mehrere Zeilen als eine Buchung hochgeladen und einige wichtige Daten überschrieben werden.
Buchungen für mehrere Zimmer
Um eine Buchung für mehrere Zimmer hochzuladen, geben Sie für jedes Zimmer in der Buchung eine separate Datenzeile ein und verwenden Sie für jede Zeile dieselbe Buchungsnummer. Dadurch wird sichergestellt, dass die Zeilen beim Hochladen zu einer Buchung mit mehreren Zimmern zusammengeführt werden.Achten Sie darauf, dass in diesen Zeilen die folgenden Daten identisch sind: Name des Gastes, Check-in-Datum, Check-out-Datum und Buchungsdatum. Wenn sich die Daten unterscheiden, werden einige der Werte überschrieben, wenn sie hochgeladen und zu einer Reservierung zusammengeführt werden.
Schritt 5: Datenfehler beheben
Wenn nach der Eingabe Ihrer Daten in das Raster Fehlermeldungen angezeigt werden, müssen Sie diese beheben, bevor Sie fortfahren. Unten finden Sie Hinweise dazu.
Wenn ein Pflichtfeld leer gelassen wird, erscheint neben der zugehörigen Zeile ein graues Fragezeichen.
Fehler, die sich auf bestimmte Datenfelder beziehen, werden rot hervorgehoben. Außerdem befindet sich neben der zugehörigen Zeile ein graues Fragezeichen. Wenn Sie den Mauszeiger über ein rotes Feld bewegen, sehen Sie die zugehörige Fehlermeldung. Korrigieren Sie die Daten entsprechend.
Fehler in Bezug auf eine oder mehrere vollständige Datenzeilen werden rot hervorgehoben und sind mit einem roten Ausrufezeichen markiert. Zeigen Sie mit der Maus auf das Ausrufezeichen, um die Fehlermeldung anzuzeigen. Korrigieren Sie dann die Daten in den Zeilen.
Bei der Behebung von Fehlern empfehlen wir, Folgendes zu beachten:
Das Check-in-Datum darf nicht in der Vergangenheit liegen. Es können nur aktuelle und zukünftige Reservierungen hochgeladen werden.
Das Check-in-Datum muss vor dem Check-out-Datum liegen.
Der Name der Zimmerkategorie muss mit dem in Little Hotelier verwendeten Namen übereinstimmen. (Aber keine Sorge, Sie können eine vorhandene Zimmerkategorie einfach über das Drop-Down-Menü auswählen.)
Ebenso muss der Name des Ratenplans mit dem in Little Hotelier verwendeten Namen übereinstimmen (die bestehenden Ratenpläne können im Drop-Down-Menü ausgewählt werden).
Zur Vermeidung von Überbuchungen dürfen zwei Reihen mit derselben Zimmerkategorie und Zimmernummer keine sich überschneidenden Check-in- und Check-out-Daten aufweisen; z. B. kann dasselbe Zimmer nicht für den 1. bis 3. Januar und den 2. bis 3. Januar gebucht werden. In diesem Fall würde die folgende Fehlermeldung angezeigt: „Die Buchungsangaben sind die gleichen wie in einer anderen Zeile. Nehmen Sie die notwendigen Änderungen vor und versuchen Sie es erneut“.
Schritt 6: Buchungen hochladen
Befolgen Sie die untenstehenden Schritte, um das Hochladen Ihrer Buchungen abzuschließen:
Überprüfen Sie, ob alle Datenzeilen über ein grünes Häkchen verfügen.
Klicken Sie auf Buchung hochladen (oben rechts). Hinweis: Die Schaltfläche „X Buchung hochladen“ oben rechts zeigt die Anzahl der Zeilen mit gültigen Daten an. Es werden nur Zeilen mit einem grünen Häkchen hochgeladen, daher werden diese gezählt.
Stellen Sie sicher, dass alle Daten korrekt sind. Es erscheint ein Pop-up-Fenster „Fertigstellen und diese Buchung hinzufügen?“, in dem Sie aufgefordert werden zu prüfen, ob alle Buchungen korrekt hinzugefügt wurden. Klicken Sie auf „Weiter“ und „Hinzufügen“.
Der Upload beginnt mit der Verarbeitung. Folgende Ergebnisse sind möglich:
Falls erfolgreich: Die von Ihnen eingegebenen Buchungen wurden Little Hotelier hinzugefügt und werden nun auf den Seiten „Kalender“ und „Reservierungen“ angezeigt.
Falls ein Fehler aufgetreten ist: Die Buchungen konnten aufgrund von Fehlern nicht hochgeladen werden. Führen Sie daher den vorherigen „Schritt 5: Datenfehler beheben“ durch, um das Problem zu beheben, und klicken Sie dann erneut auf „X Buchung hochladen“.
Datenzeilen mit einem grauen Fragezeichen oder einem roten Ausrufezeichen werden nicht hochgeladen. Jedoch bleiben sie im Raster und können beim nächsten Besuch dieser Seite abgerufen werden.
Häufig gestellte Fragen
Wie füge ich Gruppenbuchungen hinzu? Wenn mehrere Zimmerkategorien unter derselben Buchungsnummer gebucht werden, muss sich jede Zimmerkategorie in einer separaten Zeile befinden.
Wie füge ich bei der Eingabe einer Buchung die Namen mehrerer Gäste für eine Zimmerkategorie hinzu?
Geben Sie beim Hochladen der Buchungen den Gast ein, der die Buchung vorgenommen hat (dies ist der Hauptgast). Sie können zusätzliche Gäste manuell hinzufügen, sobald die Buchung hochgeladen wurde.
Kann ich auch Buchungen hinzufügen, deren Check-in- und Check-out-Daten in der Vergangenheit liegen?
Es werden nur zukünftige Verfügbarkeiten an Ihre OTAs/Online-Portale übertragen, da Daten in der Vergangenheit nicht mehr buchbar sind. Aus diesem Grund akzeptiert das Tool für mehrere Buchungen nur Buchungen, bei denen das Check-out-Datum in der Zukunft liegt.
Ich habe Daten kopiert und in das Tool „Mehrere Buchungen hinzufügen“ eingefügt, aber es werden immer noch Fehler angezeigt.
Die Fehler werden wahrscheinlich in den Spalten angezeigt, in denen Dropdown-Optionen zur Verfügung stehen, z. B. Quelle der Buchung, Zimmerkategorie, Zimmerrate, Zimmernummer und Währung. Werte, die aus einer externen Quelle kopiert und eingefügt werden, müssen genau übereinstimmen.
Verliere ich alle Daten, wenn ich mich abmelde?
Sie müssen sich keine Sorgen machen, dass Sie Ihre Daten verlieren, da das Tool „Mehrere Buchungen hinzufügen“ Ihre Arbeit speichert. Sie können sich ganz einfach abmelden und später dort weitermachen, wo Sie aufgehört haben.
Das Tool akzeptiert meine Preise mit Dezimalstellen nicht, woran liegt das?
Sie müssen sicherstellen, dass Ihr Little Hotelier-Konto Dezimalstellen zulässt. Diese Einstellung finden Sie unter Einstellungen > Unterkunft und Zimmer > Unterkunftsdetails aktualisieren > Allgemein > Front-Desk-Optionen > Dezimalstellen zulassen.
Wie kann ich sicherstellen, dass meine Buchungen korrekt zu Little Hotelier hinzugefügt wurden?
Nachdem Sie auf „X Buchung hochladen“ geklickt haben, öffnen Sie das Tool „Mehrere Buchungen hinzufügen“, um zu prüfen, ob die Buchungen erfolgreich hinzugefügt wurden. Es wird eine Meldung angezeigt, die Sie darüber informiert, wie viele Buchungen erfolgreich hochgeladen wurden. Wenn das Hochladen von Buchungen fehlschlägt, werden die Fehler hervorgehoben, damit Sie diese korrigieren und die Buchung erneut hochladen können.
Einige Gästenamen enthalten Sonderzeichen. Akzeptiert Little Hotelier diese?Little Hotelier akzeptiert alle Sonderzeichen in den Vor- und Nachnamen Ihrer Gäste.