Wie kann ich eine Buchung bearbeiten?
⚠️ Wichtig:
Nur manuelle Buchungen, die in Little Hotelier oder über Direktbuchung erstellt wurden, können in Little Hotelier bearbeitet werden.
Buchungen über OTAs (Online-Reisevermittler), einschließlich Raten- oder Preisänderungen, müssen vom Gast über den jeweiligen Buchungskanal geändert oder storniert werden.
Um eine Direktbuchung oder Demand Plus-Buchung zu ändern, navigieren Sie zu Meine Apps > Direktbuchung (nicht Rezeption).
So bearbeiten Sie eine Buchung:
Suchen Sie die Buchung und klicken Sie darauf, um sie zu öffnen.
Verwenden Sie die Registerkarten oben, um verschiedene Informationen zu bearbeiten.
⚠️ Alle Änderungen, die Sie auf der Registerkarte „Details" vornehmen, werden auf der Rechnung der Buchung angezeigt.
Registerkarte „Details"
Die Registerkarte „Details" enthält die wichtigsten Informationen zur Buchung: Aufenthaltsdetails, Angaben zur Hauptkontaktperson und Zahlungsübersicht. Auf dieser Registerkarte können Sie folgende Informationen ändern:
Wie ändere ich das Anreise- oder Abreisedatum?
So ändern Sie die Daten:
Klicken Sie auf das Feld für das Anreise- oder Abreisedatum.
Wählen Sie das neue Datum aus.
Entscheiden Sie, ob Sie die ursprüngliche Preisgestaltung beibehalten möchten (siehe unten).
Klicken Sie auf „Speichern".
💡 Das Feld „Aufenthaltsdauer" wird automatisch aktualisiert, wenn Sie die Daten ändern.
Was bedeutet „Raten für bestehende Daten beibehalten"?
Dieses Kontrollkästchen steuert, ob die Buchung ihren ursprünglichen Preis beibehält oder die aktuellen Preise aus Ihrem Inventar verwendet.
Wenn „Raten für bestehende Daten beibehalten" aktiviert ist (Standardeinstellung):
Der ursprüngliche Buchungspreis wird auf die neuen Daten übertragen.
Verwenden Sie diese Option, wenn Sie den Preis einhalten möchten, dem der Gast ursprünglich zugestimmt hat.
Wenn „Raten für bestehende Daten beibehalten" NICHT aktiviert ist:
Das System wendet Ihre aktuellen Inventarpreise auf die Buchung an.
Der Preis kann sich ändern, wenn Sie Ihre Raten seit der Buchung aktualisiert haben.
⚠️ Warnung: Das Deaktivieren dieser Option kann den Buchungspreis ändern. Bestätigen Sie Preisänderungen immer zuerst mit Ihrem Gast, um Streitigkeiten zu vermeiden.
Beispiel: Verlängerung eines Aufenthalts
Ihr Inventar zeigt 100 €/Nacht für den 21.–22. April.
Ein Gast bucht eine Nacht (21. April) für 100 €.
Sie ändern Ihren Inventarpreis für den 21. April auf 150 €.
Der Gast ruft an, um eine weitere Nacht (22. April) hinzuzufügen.
Aktiviert: Gast zahlt 100 € für jede Nacht = 200 € gesamt.
NICHT aktiviert: Gast zahlt 150 € für die erste Nacht + 100 € für die zweite = 250 € gesamt.
Beispiel: Änderung aller Daten
Ein Gast bucht den 21. April für 100 €.
Der Gast möchte das Anreisedatum auf den 23. April ändern (Inventarpreis: 200 €).
Das Kontrollkästchen „Raten für bestehende Daten beibehalten" gilt nicht, da keine ursprünglichen Daten verbleiben. Das System behandelt dies als neue Buchung = 200 € gesamt.
💡 Tipp: Um den ursprünglichen Preis bei einer vollständigen Datumsänderung beizubehalten, lassen Sie das Feld „Ratenplan" leer und geben Sie den Preis manuell im Feld „Zimmer" ein.
Zimmertyp
So ändern Sie den Zimmertyp für eine Buchung:
Klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Zimmertyp".
Wählen Sie den neuen Zimmertyp aus.
Wählen Sie einen Ratenplan aus (erforderlich bei Änderung des Zimmertyps).
Klicken Sie auf „Speichern".
⚠️ Sie müssen einen Ratenplan auswählen, wenn Sie den Zimmertyp ändern.
Ratenplan
Ratenplan entfernen – Benutzerdefinierter Preis / Preis nur für diese Buchung ändern
⚠️ Sie können nur für Walk-in-Buchungen, manuell erstellte Buchungen oder Buchungen aus dem Extranet einen benutzerdefinierten Preis festlegen. Bei anderen Buchungsarten: OTA-/Kanalbuchungen müssen direkt über den Kanal geändert werden. Direktbuchungen müssen in der Direktbuchung geändert werden.
So legen Sie einen benutzerdefinierten Preis für eine einzelne Buchung fest, ohne Ihren Ratenplan zu ändern:
Lassen Sie das Dropdown-Menü „Ratenplan" leer.
Geben Sie den Preis manuell im Feld „Zimmer" rechts ein.
Klicken Sie auf „Speichern".
⚠️ Wenn das Feld „Ratenplan" leer ist, kann das Feld „Zusatzperson" nicht bearbeitet werden. In diesen Fällen müssen Sie Zusatzgebühren zum Zimmerpreis hinzufügen.
Zu einem anderen Ratenplan wechseln
Verwenden Sie diese Option, wenn Sie diese Buchung auf einen anderen Ratenplan umstellen möchten (z. B. von Standard auf Nicht erstattungsfähig).
Wählen Sie den neuen Ratenplan aus dem Dropdown-Menü aus.
Deaktivieren Sie „Raten für bestehende Daten beibehalten", um die Preisgestaltung des neuen Ratenplans anzuwenden.
Klicken Sie auf „Speichern".
💡 Wenn Sie „Raten für bestehende Daten beibehalten" nicht deaktivieren, behält die Buchung ihren ursprünglichen Preis, auch mit dem neuen Ratenplan.
Auf Ihre aktuellen Inventarpreise aktualisieren
Verwenden Sie diese Option, wenn Sie Ihre Preise auf der Inventarseite geändert haben und diese neuen Preise auf diese bestehende Buchung anwenden möchten.
Behalten Sie denselben Ratenplan ausgewählt.
Deaktivieren Sie „Raten für bestehende Daten beibehalten".
Klicken Sie auf „Speichern".
⚠️ Dadurch wird der Buchungspreis an Ihr aktuelles Inventar angepasst. Bestätigen Sie Preisänderungen immer zuerst mit Ihrem Gast, um Streitigkeiten zu vermeiden.
💡 Weitere Informationen finden Sie in den oben aufgeführten Beispielen zu „Raten für bestehende Daten beibehalten".
Zimmernummer
Zimmernummer (Zimmer-Nr.): Sie können die Zimmerzuweisung für diese Buchung ändern.
Wenn Sie dieses Feld leer lassen, wird die Buchung in den Bereich „Nicht zugewiesen" des Kalenders verschoben.
Wenn keine Zimmer im Dropdown-Menü verfügbar sind, bedeutet dies, dass für diesen Zimmertyp an diesen Daten keine physischen Zimmer verfügbar sind.
Belegung
Die Eingabe der korrekten Anzahl von Gästen (Erwachsene, Kinder und Kleinkinder) passt den Gesamtpreis einer Buchung an.
Das Feld „Zusatzperson" wird automatisch basierend auf Ihren Änderungen und den im ausgewählten Ratenplan festgelegten Belegungen ausgefüllt.
Rabatt
Bearbeiten oder geben Sie einen Rabatt für diese Buchung pro Nacht oder pro Zimmer ein.
Ein weiteres Zimmer hinzufügen
So fügen Sie weitere Zimmer hinzu:
Klicken Sie auf „Weiteres Zimmer hinzufügen".
Wählen Sie den Zimmertyp aus.
Vervollständigen Sie die Buchungsdetails.
Klicken Sie auf „Speichern".
💡 Sie können mehrere Zimmertypen für dieselben Daten buchen, sofern diese verfügbar sind.
So entfernen Sie ein Zimmer:
Fahren Sie mit der Maus über den Zimmertyp und klicken Sie auf das rote X, das angezeigt wird.
Gäste hinzufügen
Sie werden zur Registerkarte „Gäste" der Buchung weitergeleitet.
Angaben zur Hauptkontaktperson
Sie können die Kontaktdaten jederzeit ändern.
Wichtige Informationen zu Namen auf Rechnungen:
Auf Rechnungen erscheint nur ein Gastname: entweder die Hauptkontaktperson ODER der Gast, den Sie auf der Registerkarte „Gäste" als Favorit markieren (☆).
Sie können auf der Registerkarte „Gäste" weitere Gäste hinzufügen, diese erscheinen jedoch nicht auf der Rechnung.
Die Angaben zur Hauptkontaktperson (Name und Ausweis-Nr.) erscheinen standardmäßig auf der Rechnung, sofern Sie auf der Registerkarte „Gäste" keinen anderen Gast als Erstgast hinzugefügt haben.
Kreditkartendaten
Nur Administratoren können Kreditkarteninformationen einsehen und bearbeiten.
⚠️ Little Hotelier speichert Kreditkarteninformationen nur bis zu 7 Tage nach dem Abreisedatum.
Gästekommentare
Was in den Gästekommentaren erscheint:
Alle Kommentare, die Sie manuell hinzufügen.
Kommentare von Gästen bei Kanalbuchungen (OTA).
Hinweis:
Gästekommentare erscheinen auf den an die Gäste gesendeten Bestätigungs-E-Mails.
Geben Sie keine Kreditkarteninformationen in den Gästekommentaren ein. Das System verschlüsselt erkannte Kartennummern automatisch.
Für interne Notizen, die nur für das Personal sichtbar sind, verwenden Sie stattdessen die Registerkarte „Notizen".
Registerkarte „Gäste"
Fügen Sie relevante Details des Hauptgastes und der begleitenden Gäste hinzu.
Warum benötige ich Gastdaten?
Geben Sie Gastdaten an für:
Genaue Aufzeichnungen über alle in Ihrem Betrieb übernachtenden Personen.
Ihre eigene Sicherheit.
Gesetzliche Compliance (in einigen Ländern gesetzlich vorgeschrieben).
💡 Betriebe in Spanien müssen einen täglichen Bericht erstellen, der Gast-ID und weitere Informationen enthält.
Wie füge ich einen neuen Gast zu einer Buchung hinzu?
So fügen Sie einen Gast hinzu:
Klicken Sie auf „+Neuen Gast hinzufügen".
Geben Sie die erforderlichen Gastdaten ein:
Vorname (Pflichtfeld)
Nachname (Pflichtfeld)
Zusätzliche Felder: Zweiter Nachname, E-Mail, Telefonnummer, Geschlecht
Klicken Sie auf „Speichern".
💡 Klicken Sie auf „+Hauptkontaktdaten automatisch ausfüllen", um die Daten der Hauptkontaktperson in das neue Gastprofil zu übertragen.
So fügen Sie weitere Informationen hinzu:
Klicken Sie auf das Pfeil-nach-unten-Symbol (⋁) neben jedem Gast, um zusätzliche Felder anzuzeigen:
Ausweisart, Ausweis-Nr., Nationalität, Ausstellungsdatum, Ablaufdatum, Geburtsdatum
Adresse, Land, Stadt, Bundesland, Postleitzahl
Welcher Name wird im Kalender angezeigt?
Standardmäßig:
Buchungen zeigen den zuerst auf der Registerkarte „Gäste" hinzugefügten Gast.
Wenn keine zusätzlichen Gäste hinzugefügt werden, wird der Name der Hauptkontaktperson angezeigt.
Dies ist nützlich, wenn die Hauptkontaktperson nicht der anreisende Gast ist (z. B. ein Sohn, der für seine Eltern bucht).
So ändern Sie den angezeigten Namen:
Fügen Sie einen neuen Gast auf der Registerkarte „Gäste" hinzu.
Klicken Sie auf das Stern-Symbol (☆) links neben dem Feld „Vorname".
Klicken Sie auf „Speichern".
Wie kann ich einen Gast aus einer Buchung löschen?
So entfernen Sie einen Gast:
Fahren Sie mit der Maus über die Gastdaten auf der Registerkarte „Gäste".
Klicken Sie auf das rote X, das über dem Pfeil-nach-unten-Symbol (⋁) erscheint.
Registerkarte „Inklusivleistungen"
Die Registerkarte „Inklusivleistungen" zeigt alle pro-Nacht-Inklusivleistungen aus dem für diese Buchung gewählten Ratenplan an.
Wann Inklusivleistungen angezeigt werden:
Buchungen über Ihr Direktbuchungssystem.
Manuelle Buchungen (sofern bei der Buchung Inklusivleistungen konfiguriert waren).
💡 Inklusivleistungen werden automatisch aktualisiert, wenn Sie den Ratenplan ändern. Sie können diese nicht manuell in einer Buchung ändern.
💡 Das Ändern des Ratenplans einer Buchung ändert die Inklusivleistungen.
So fügen Sie Inklusivleistungen hinzu oder bearbeiten sie:
Für Inklusivleistungen auf Ratenplanebene: Ratenplan erstellen
Für nächtliche Inklusivleistungen im Inventar: Ihr Inventar verwalten
Registerkarte „Zusatzartikel"
Fügen Sie Zusatzartikel hinzu, die Ihre Gäste kaufen oder während ihres Aufenthalts verbrauchen können.
Wie füge ich einen Zusatzartikel zu einer Buchung hinzu?
So fügen Sie einen Zusatzartikel hinzu:
Klicken Sie auf „+ Neu hinzufügen".
Wählen Sie den Zusatzartikel aus dem Dropdown-Menü aus.
Klicken Sie auf „Speichern".
💡 Das Dropdown-Menü zeigt Extras an, die auf Unterkunftsebene erstellt wurden. Informationen zum Erstellen oder Bearbeiten von Extras: Extras erstellen, bearbeiten oder löschen.
💡 Sie können mehrere Extras hinzufügen, indem Sie mehrmals auf „+ Neu hinzufügen" klicken.
Wie füge ich ein benutzerdefiniertes Extra hinzu, das nicht in der Liste enthalten ist?
Für besondere Artikel, die nicht in Ihrer Extras-Liste enthalten sind:
Wählen Sie „Sonstiges" aus dem Dropdown-Menü aus.
Geben Sie den „Namen dieses Artikels" ein.
Fügen Sie den „Artikel-Gesamtpreis" hinzu.
Geben Sie die „Menge" ein.
Klicken Sie auf „Speichern".
Beispiel: Minibar-Verbrauch
Ihr Gast hat drei Getränke aus der Minibar à 5 € konsumiert:
Wählen Sie „Sonstiges".
Name: „Minibar-Getränke"
Artikel-Gesamtpreis: 5 €
Menge: 3
Gesamtbetrag: 15 €
Klicken Sie auf „Speichern".
⚠️ Das Extra „Sonstiges" enthält keine Steuern, es sei denn, Sie haben eine Steuer erstellt, die auf „Alles" angewendet wird. Weitere Informationen: Steuern und Servicegebühren erstellen und verwalten.
Wie entferne ich einen Zusatzartikel aus einer Buchung?
So entfernen Sie einen Zusatzartikel:
Klicken Sie auf das rote X in der oberen linken Ecke des Zusatzartikels, den Sie entfernen möchten.
Registerkarte „Zahlungen"
Wie verwalte ich Zahlungen? / Wie erfasse oder verarbeite ich Zahlungen?
Es gibt zwei Möglichkeiten zur Zahlungsverwaltung:
Wenn Sie Little Hotelier Payments NICHT verwenden:
Nehmen Sie Anzahlungen und Zahlungen manuell über Ihre eigene Zahlungsmethode entgegen (z. B. Kartenterminal).
Klicken Sie in Little Hotelier auf „Zahlung erfassen".
Geben Sie die Transaktionsdetails ein.
⚠️ Das Erfassen einer Zahlung verarbeitet die Zahlung nicht. Es wird lediglich dokumentiert, dass Sie sie erhalten haben.
Wenn Sie Little Hotelier Payments verwenden:
Klicken Sie auf der Registerkarte „Zahlungen" auf „Zahlung verarbeiten".
Das System belastet automatisch den ausstehenden Betrag.
💡 Mit konfigurierten Anzahlungen und einem Zahlungs-Gateway werden Anzahlungen automatisch zum Buchungszeitpunkt verarbeitet.
Bei anderen Zahlungs-Gateways: Wenn Ihr Gateway die Verarbeitung aus Little Hotelier heraus ermöglicht, ist der Ablauf derselbe wie oben.
Was ist eine Anzahlung in Little Hotelier?
In Little Hotelier ist eine „Anzahlung" jede Zahlung, die zum Zeitpunkt der Buchung geleistet wird (nicht nur eine Teilzahlung).
💡 Sie können eine Anzahlung über den Gesamtbetrag für nicht erstattungsfähige Raten einrichten.
💡 Mit konfigurierten Anzahlungen erscheinen Buchungen aus Ihrem Direktbuchungssystem und über Kanäle mit fälliger Zahlung bei Buchung automatisch auf der Registerkarte „Zahlungen".
Registerkarte „Notizen"
Wie füge ich interne Notizen hinzu?
Verwenden Sie die Registerkarte „Notizen" für Informationen, die nur für Sie und Ihr Personal sichtbar sind.
Beispiele:
„Stammgast: Dankesschreiben mit dem Promo-Code LOYAL10 hinterlassen."
„Gast macht einen Heiratsantrag: Er schickt den Ring per Post, damit wir ihn am Check-in-Tag auf einem Champagnerglas neben einem Eiskübel Champagner platzieren."
„Der Besuch des Gastes hat den Fernseher in Zimmer 4 beschädigt. Den Gast daran erinnern, dass Schäden seiner Kreditkarte belastet werden."
💡 Für Notizen, die für Gäste sichtbar sind, verwenden Sie den Abschnitt „Gästekommentare" auf der Registerkarte „Details". Diese erscheinen auf den Bestätigungs-E-Mails.
Registerkarte „Rechnungen"
Wie erstelle ich eine Rechnung für eine Buchung?
Die Registerkarte „Rechnungen" enthält alle für eine Buchung generierten Rechnungen.
Empfehlung: Schließen Sie alle Buchungsdetails ab, bevor Sie eine Rechnung erstellen.
⚠️ Wenn Sie Buchungsdetails nach der Erstellung einer Rechnung ändern, weist das System Sie darauf hin und bietet an, die Rechnung zu aktualisieren. Bei einer Aktualisierung wird eine neue Rechnungsnummer erstellt und frühere Rechnungsnummern werden ungültig.