Warum werden die Kartendaten der Gäste benötigt?
Sie benötigen die Kartendaten der Gäste, um Zahlungen für deren Reservierung zu verarbeiten. Dafür gibt es zwei Möglichkeiten:
Automatisch: über ein integriertes Zahlungsportal, beispielsweise Little Hotelier Zahlungen
Manuell: Zahlungen selbst verarbeiten und erfassen (ohne integriertes Zahlungsportal)
Wer kann die Kartendaten einer Reservierung anzeigen und bearbeiten?
Administrator*innen können die Kartendaten einer Reservierung anzeigen und bearbeiten, nachdem sie sich per Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) oder mit einem Passkey verifiziert haben.
Allgemeine Benutzer*innen können Kartendaten hinzufügen, diese aber später weder bearbeiten noch anzeigen.
⚠️ Kartendaten (Zahlungskarte bzw. Kreditkarte) sind nicht in den E-Mails zur Buchungsbestätigung, -änderung und -stornierung enthalten. Um sensible Daten gemäß dem Payment Card Industry Data Security Standard (PCI-DSS) zu schützen, müssen Sie für den Zugriff auf die Zahlungsdaten der Gäste ein vertrauenswürdiges Gerät mit Desktop oder mobilem Webbrowser verwenden oder sich in der mobilen Little Hotelier App per MFA verifizieren.
So zeigen Sie die Kartendaten einer Reservierung an und bearbeiten sie
Hat der Buchungskanal die Kartendaten mit der Buchung übermittelt, finden Sie die Kartendaten des Gastes – Kartentyp, Name der Karteninhaber*in, Kartennummer und Ablaufdatum – im Bereich „Zahlung“ der Reservierung.
Die meisten Buchungskanäle übermitteln die Kartendaten mit der Reservierung. In Little Hotelier stehen diese Daten bis zu 7 Tage nach der Abreise zur Verfügung.
Bei Buchungen über Online-Reiseagenturen (OTA) und andere Buchungskanäle melden Sie sich im Extranet oder Partnerportal des Buchungskanals an, falls dieser keine Kartendaten sendet. Bei Little Hotelier Direktbuchungen und Reservierungen über Demand Plus sehen Sie die Kartendaten direkt in der Reservierung auf Ihrer Little Hotelier Plattform.
Um die Kartendaten eines Gastes anzuzeigen, benötigen Sie die entsprechenden Berechtigungen. Auf dem Desktop oder in einem mobilen Webbrowser müssen Sie ein vertrauenswürdiges Gerät verwenden. Um ein solches Gerät hinzuzufügen, muss zuvor MFA eingerichtet sein. In der mobilen Little Hotelier App werden vertrauenswürdige Geräte nicht unterstützt, daher müssen Sie sich per MFA verifizieren, um Kartendaten anzuzeigen.
So zeigen Sie die Kartendaten eines Gastes an:
Melden Sie sich bei Little Hotelier an und wählen Sie Front-Desk.
Öffnen Sie die Seite Kalender oder die Seite Reservierungen.
Suchen Sie eine Reservierung und klicken Sie darauf.
Wechseln Sie zur Registerkarte Details, gehen Sie zum Bereich Zahlung und klicken Sie auf die Schaltfläche Anzeigen.
Klicken Sie auf Bestätigen.
Aktualisieren Sie bei Bedarf die Kartendaten.
Klicken Sie auf Aktualisieren, um die Änderungen zu speichern.
Hinweis: Auf einem vertrauenswürdigen Gerät mit Desktop oder mobilem Webbrowser werden die Kartendaten beim Klick auf das Augensymbol ohne weitere Abfrage freigeschaltet – Sie werden weder nach einem MFA-Code noch nach Ihrem Passkey gefragt. Ist Ihr Gerät nicht vertrauenswürdig, werden Sie zunächst aufgefordert, ein vertrauenswürdiges Gerät einzurichten.
Wichtige Informationen zum CVV/CVC
Die Kartenprüfnummer (CVV bzw. CVC) ist eine Sicherheitsnummer, die sich in der Regel auf der Rückseite einer Zahlungskarte befindet. Sie dient der Verifizierung bei Online-Transaktionen und bei der Verarbeitung von Reservierungszahlungen.
Wichtig:
Sicherheit: Aus Sicherheitsgründen wird der CVV nicht in Little Hotelier gespeichert.
Übermittlung: Bei Reservierungen über Little Hotelier bzw. Direktbuchungen wird der CVV im Text der E-Mail zur Reservierungsbestätigung gesendet, die Ihre Unterkunft erhält. Little Hotelier kann den CVV/CVC nicht erneut senden.
Sichtbarkeit: Das CVV-Feld wird nur für Unterkünfte angezeigt, die Little Hotelier Pay verwenden.
Buchungen über Buchungskanäle bzw. Online-Reiseagenturen (OTA): Den CVV/CVC finden Sie im Extranet des Buchungskanals. Hat der Gast seine Kreditkarte aktualisiert, wenden Sie sich für die aktuellen Daten an den Gast oder direkt an den Buchungskanal.
Muss ich den CVV manuell eingeben?
Ja. Sie müssen den CVV eingeben, damit er hinterlegt wird und für alle künftigen Zahlungen zu dieser Reservierung wiederverwendet werden kann.
Ausnahme: Ein CVV ist nur dann nicht erforderlich, um eine Zahlungskarte zu hinterlegen, wenn sowohl die Bank des Gastes als auch die Bank der Unterkunft in Australien, Kanada oder den Vereinigten Staaten von Amerika ansässig sind.
Muss ich den CVV bei jeder Transaktion für eine Reservierung mit Little Hotelier Pay erneut eingeben?
Nein. Little Hotelier Zahlungen speichert den CVV nach der Eingabe, sodass Sie die Kartendaten für künftige Zahlungen zu dieser Reservierung nicht erneut eingeben müssen.
Wichtig:
Zahlungsportale von Drittanbietern können keine manuellen Transaktionen verarbeiten – nur Little Hotelier Pay.
Klicken Sie nach der Eingabe des CVV auf „Speichern“ und schließen Sie das Reservierungsfenster.
Nach dem Speichern kann der CVV nicht erneut angezeigt werden.
Informationen zu virtuellen Kreditkarten (VCC)
Was Sie sehen:
Stellt ein Buchungskanal (Online-Reiseagentur) für eine Reservierung eine virtuelle Kreditkarte (VCC) bereit, sehen Sie im Feld „Zahlungsart“ der Reservierung den Eintrag „Virtuelle Karte“.
Bei einigen Buchungskanälen sehen Sie zusätzlich den Saldo, das Aktivierungsdatum (erster Tag, an dem die VCC belastet werden kann) und das Deaktivierungsdatum (Tag, an dem die VCC abläuft).
Wichtige Regeln für Belastungen:
Eine VCC kann erst ab ihrem Aktivierungsdatum belastet werden.
VCC laufen in der Regel kurz nach der Abreise des Gastes ab.
Stellen Sie sicher, dass alle Transaktionen innerhalb des Gültigkeitszeitraums verarbeitet werden.
Empfehlungen:
Die meisten Buchungskanäle empfehlen, den gesamten VCC-Saldo in einer einzigen Transaktion zu belasten.
Beachten Sie die jeweiligen Richtlinien des Buchungskanals zur Belastung virtueller Kreditkarten.
Auf welches Bankkonto werden VCC-Zahlungen überwiesen?
Wenden Sie sich direkt an den Buchungskanal, um zu erfahren, mit welchem Bankkonto dessen Zahlungen über virtuelle Karten verknüpft sind.
Was ist zu tun, wenn eine VCC abgelehnt wird?
Wenden Sie sich für Support direkt an den ausstellenden Buchungskanal.
Warum werden die Kartendaten einer Reservierung nicht angezeigt?
Es sind keine Kartendaten vorhanden
Ist der Bereich Zahlung leer, hat der Buchungskanal keine Kartendaten mit der Buchung übermittelt. Little Hotelier kann diese weder abrufen noch bereitstellen. Melden Sie sich im Extranet oder Partnerportal des Buchungskanals an, um die Kartendaten des Gastes direkt abzurufen, oder wenden Sie sich an den Buchungskanal, falls die Daten regelmäßig fehlen.
⚠️ Fehlen die Kartendaten, weil der Buchungskanal sie nicht gesendet hat, müssen Sie die Kartendaten beim Buchungskanal anfordern oder den Gast direkt kontaktieren.
Es sind Kartendaten vorhanden, aber Sie können nicht darauf zugreifen
Zeigt der Bereich Zahlung an, dass eine Karte vorhanden ist, Sie die Daten aber nicht einsehen können, prüfen Sie Folgendes:
Sie haben nicht die erforderlichen Berechtigungen: Nur Administratorinnen können Kartendaten anzeigen und bearbeiten. Wenden Sie sich an die Administratorinnen Ihrer Unterkunft, falls Sie keinen Zugriff haben.
Sie verwenden kein vertrauenswürdiges Gerät: Auf dem Desktop oder in einem mobilen Webbrowser müssen Sie ein vertrauenswürdiges Gerät verwenden, um Kartendaten anzuzeigen. Ist Ihr Gerät nicht vertrauenswürdig, werden Sie zunächst aufgefordert, es einzurichten. In der mobilen Little Hotelier App werden vertrauenswürdige Geräte nicht unterstützt: Verifizieren Sie sich per MFA, um Kartendaten anzuzeigen.
Die Kartendaten sind abgelaufen: Kartendaten sind nur bis zu 7 Tage nach der Abreise abrufbar.
Die virtuelle Karte ist noch nicht aktiv: Virtuelle Karten können erst ab ihrem Aktivierungsdatum belastet werden. Wenden Sie sich direkt an den Buchungskanal, falls Probleme auftreten.