Cargue reservas a Little Hotelier usando Importar reservas, una herramienta útil para migrar reservas desde otra plataforma. Este es un paso importante en la configuración de Little Hotelier, ya que la disponibilidad de todas sus habitaciones se ve afectada por la cantidad de reservas que tiene en Little Hotelier.
Información importante
Para acceder a la herramienta de importación de reservas, vaya a Configuración > Configuración de alojamiento y habitaciones > Importar reservas.
Añadir reservas a Little Hotelier garantizará que la disponibilidad o el inventario de sus habitaciones sean correctos cuando termine de conectar Little Hotelier con sus OTA (Agencias de viaje en línea) o los canales en línea.
Un inventario actualizado lo ayudará a evitar sobrerreservas.
Debe incluir TODAS las reservas existentes confirmadas para fechas futuras, incluidas las que se realizaron a través del teléfono, en persona y las de las OTA.
Solo deberá completar este proceso una vez, antes de activar Little Hotelier.
Su especialista de implementación asignado le proporcionará grabaciones en línea para ayudarlo a subir las reservas de forma colectiva. Le recomendamos mirar estos seminarios mientras añade las reservas a Little Hotelier.
Se proporcionará una plantilla para ayudarlo a subir las reservas de forma colectiva. Puede descargar su copia de la plantilla de reservas aquí.
Por qué debería añadir reservas futuras a Little Hotelier
Las reservas en Little Hotelier determinan la disponibilidad de todas sus habitaciones. Una vez activado, Little Hotelier se conectará con sus OTA y canales en línea y se convertirá en el único sitio desde el cual gestionar el inventario.Antes de habilitar la conexión de Little Hotelier con sus OTA y canales en línea, su disponibilidad debe ser la correcta. Por tanto, es importante que todas sus reservas futuras se añadan a Little Hotelier de modo que podamos distribuir el inventario de su alojamiento de forma correcta y, al mismo tiempo, prevenir las sobrerreservas.Tiene la opción de crear reservas individuales de forma manual o añadir reservas de forma colectiva con la herramienta de carga de reservas y la plantilla de reservas, como se explica en este artículo. Recomendamos agregar las reservas de forma colectiva para maximizar la eficiencia y ahorrar tiempo.
Añada varias reservas futuras a Little Hotelier
Paso 1: prepárese antes de comenzar
Asegúrese de haber configurado los tipos y tarifas de habitación de su alojamiento.
Agregue todos los datos de la reserva en la plantilla de reservas proporcionada por su especialista de implementación asignado. Aviso: también puede encontrar la plantilla de reserva aquí. En los pasos siguientes, copiará las reservas que ha añadido a la plantilla y las pegará en la tabla Añadir varias reservas de la herramienta de carga Esto le permitirá importar las reservas de forma colectiva sin tener que crearlas de forma manual.
Debe añadir todas las reservas futuras, así que es muy importante asegurarse de introducirlas todas, independientemente de si se han realizado por teléfono, correo electrónico, redes sociales, agencias de viaje o canales en línea.
Paso 2: abra la herramienta Añadir varias reservas
Vaya a Configuración > Configuración de alojamiento y habitaciones > Importar reservas
Haga clic en Continuar para abrir la tabla Añadir varias reservas, donde podrá añadir sus reservas.
Si aparece un mensaje indicándole que debe configurar los tipos de habitación y los planes tarifarios del alojamiento, consulte el primer punto en «Paso 1: prepárese antes de comenzar».
Paso 3: añada más datos a la tabla (si fuera necesario)
Después de hacer clic en Continuar, se abrirá la tabla Añadir varias reservas junto con una lista de datos opcionales que puede añadir a la tabla. Puede seleccionar los datos opcionales que considere necesarios.
Una vez que haya seleccionado los datos opcionales deseados, haga clic en Guardar. Los datos opcionales seleccionados aparecerán como columnas en la tabla.Aviso: los datos opcionales no seleccionados no aparecerán en la tabla, así que asegúrese de que la plantilla que preparó en "Paso 1: prepárese antes de comenzar", desde la que copiará las reservas, coincide con las columnas de la tabla de Little Hotelier.
Nota:
En la tabla escribirá o pegará sus reservas, mientras que los datos opcionales son columnas que puede mostrar u ocultar según los datos que quiera incluir en sus reservas.
Algunos de los datos opcionales son: el origen de la reserva, el número de reserva, correo electrónico, número de teléfono, dirección, ocupación de niños/bebés, fecha de reserva, número de habitación, total del depósito, total del pago, moneda y notas.
Para obtener más información sobre cada columna, haga clic en el icono «?» u obtenga más información sobre las columnas de la tabla en el «Paso 4: añada datos de reserva a la tabla» de este artículo.
Puede mostrar u ocultar datos opcionales en cualquier momento haciendo clic en el botón Seleccionar datos en la parte superior derecha de la página.
Si oculta un dato opcional después de haber introducido datos en su columna correspondiente, los datos se eliminarán.
Paso 4: añada los datos de la reserva a la tabla
Añada los datos de la reserva a la tabla, ya sea escribiéndolos en cada celda de la tabla o copiando y pegando varias filas a la vez, desde la plantilla que preparó en el «Paso 1: prepárese antes de comenzar». (Consulte la parte superior de la tabla para ver un ejemplo de los datos que debe introducir en cada columna).
Compruebe que ha rellenado todos los campos obligatorios en cada fila (son los que no están marcados como «opcionales»). Una vez añadida toda la información necesaria, aparecerá una marca de verificación verde junto a cada fila.
Compruebe que está en todas las filas.
A continuación se muestra una lista con las columnas y los datos que debe rellenar, junto con la descripción y el estado de cada uno (obligatorio u opcional):
Nombre | Obligatorio | Ingrese el nombre del huésped principal que reservó y que se hospedará en esta reserva. (Puede añadir huéspedes adicionales a la habitación una vez que se haya cargado la reserva). |
Apellidos | Obligatorio | Ingrese el apellido del huésped que reservó y que se hospedará en esta reserva. (Puede añadir huéspedes adicionales a la habitación una vez que se haya cargado la reserva). |
Adultos | Obligatorio | Ingrese la cantidad de huéspedes adultos que se hospedarán en esta reserva (este número incluye al huésped principal). |
Fecha de entrada | Obligatorio | Especifique la fecha de ingreso del huésped, ya sea seleccionándola en el calendario o ingresándola con el formato AAAA-MM-DD. |
Fecha de salida | Obligatorio | Especifique la fecha de salida del huésped, ya sea seleccionándola en el calendario o ingresándola con el formato AAAA-MM-DD. |
Tipo de habitación | Obligatorio | Seleccione el tipo de habitación de la reserva y asegúrese de que es idéntico al utilizado en su cuenta de Little Hotelier, por ejemplo "Doble estándar". |
Total habitación | Obligatorio | Ingrese el precio total de la habitación de la reserva, por ejemplo 120,99. (No es necesario agregar el símbolo de la moneda). |
Origen de la reserva | Opcional | OTA o canal en línea del que provino la reserva. Puede elegir una opción de la lista o dejarlo en blanco si se trata de una reserva por teléfono o correo electrónico. |
ID de la reserva | Opcional | Ingrese el número asociado con la reserva. Esta información es proporcionada por la OTA o el canal en línea, por ejemplo 123456789. |
Número de habitación | Opcional | Seleccione una de las habitaciones creadas en Little Hotelier para el tipo de habitación reservada para esta reserva. |
Notas | Opcional | Añada información adicional sobre la reserva, por ejemplo, requisitos alimentarios o solicitudes especiales. No utilice este campo para guardar la información de las tarjetas de crédito. |
Fecha de reserva | Opcional | Ingrese la fecha en la que se realizó esta reserva. Seleccione la fecha en el calendario o ingrese la fecha con el formato AAAA-MM-DD. |
Plan tarifario | Opcional | Seleccione el plan tarifario para el que se realizó la reserva. Los datos deben coincidir de forma exacta con el nombre del plan tarifario en su cuenta de Little Hotelier, por ejemplo, "Solo habitación". |
Depósitos | Opcional | Si se pagó un depósito, ingrese el total, por ejemplo, 50. No es necesario que añada el símbolo de la moneda. |
Pagos realizados | Opcional | Ingrese la cantidad total ya pagada por el huésped, por ejemplo, 70. No es necesario que añada el símbolo de la moneda. Esta cantidad no debe incluir el depósito realizado. |
Moneda | Opcional | Seleccione la moneda que usará para administrar los pagos para esta reserva si es diferente de la moneda elegida en la configuración de Little Hotelier. |
Aviso:
Las columnas de la tabla contienen datos de la reserva, y cada fila de datos representa una reserva que se puede subir.
Al igual que en Microsoft Excel y Google Sheets, es posible copiar, pegar y editar datos en la tabla.
Puede copiar, pegar y eliminar varias celdas a la vez.
Seleccione varias celdas haciendo clic y arrastrando el cursor sobre ellas.
Si tiene que introducir un gran número de reservas, recomendamos dividirlas en grupos de reservas más pequeños. De esta manera, si hubiera algún error durante la carga, será más fácil de solucionar.
Campos opcionales recomendados
Aunque no es obligatorio completar los siguientes campos, recomendamos introducir datos en ellos.
Número de habitación: cuando este campo está vacío, la reserva se asignará a cualquier habitación disponible del tipo de habitación seleccionado. Por tanto, si desea elegir una habitación específica para la reserva, añada el número de habitación a este campo.
Moneda: si este campo se deja en blanco, se utilizará la moneda por defecto de su alojamiento, así que añada los datos pertinentes si vende habitaciones en varias monedas.
Número de reserva y Origen de la reserva: si el número de reserva se deja en blanco, se asignará a la reserva un nuevo número que empezará por "LH". Para aquellas reservas que provengan de un canal, el número de reserva debe coincidir con el número de reserva del canal; de no ser así, las cancelaciones y modificaciones de la reserva no se sincronizarán. Puede seleccionar el Origen de la reserva (campo opcional), en cuyo caso el número de reserva del canal se introducirá automáticamente en el campo Número de reserva, o puede introducir el número de reserva manualmente. (Tenga en cuenta que algunos canales no permiten la sincronización de cancelaciones y modificaciones).
No utilice el mismo número de reserva para los datos de varias filas, a menos que esté cargando una reserva de varias habitaciones, ya que hará que se carguen varias filas como una sola reserva y que se sobrescriban algunos datos.
Reservas de varias habitaciones
Para subir una reserva de varias habitaciones, introduzca una fila de datos distinta para cada habitación de la reserva y utilice el mismo número de reserva para cada una de las filas. De este modo, se asegura de que cuando se carguen las filas, se fusionarán en una única reserva con varias habitaciones.Mantenga los siguientes datos idénticos en estas filas: nombre del huésped, fecha de entrada, fecha de salida y fecha de reserva. Si los datos difieren, algunos de sus valores se sobrescribirán cuando se carguen y fusionen en una única reserva.
Paso 5: corrija los errores
Si aparecen mensajes de error después de introducir los datos, tendrá que solucionarlos antes de continuar. A continuación, se explica cómo y cuándo aparecen:
Si se deja en blanco algún campo obligatorio, aparecerá un símbolo de interrogación gris junto a la fila en la que se encuentra.
Los errores relacionados con campos de datos específicos aparecerán resaltados en rojo y aparecerá un símbolo de interrogación gris junto a la fila en la que se encuentran. Pase el ratón por encima de los campos marcados en rojo para ver el mensaje de error y corrija los datos.
Los errores relativos a una o más filas enteras de datos aparecerán resaltados en rojo y tendrán un signo de exclamación rojo. Pase el ratón sobre el signo de exclamación para ver el mensaje de error, y corrija los datos de las filas.
Al momento de corregir errores, recomendamos tener en cuenta lo siguiente:
La fecha de entrada no puede ser anterior al día actual; solo pueden subirse reservas actuales y futuras.
La fecha de entrada debe ser anterior a la fecha de salida.
El nombre del tipo de habitación debe coincidir con el nombre utilizado en Little Hotelier. (Puede seleccionar un tipo de habitación existente desde el menú desplegable).
De la misma forma, el nombre del plan tarifario también debe coincidir con el nombre utilizado en Little Hotelier (y también puede seleccionarse desde el menú desplegable).
Para evitar las sobrerreservas, dos filas con el mismo tipo de habitación y mismo número de habitación no pueden tener fechas de entrada y salida superpuestas. Por ejemplo, la misma habitación no puede reservarse del 1 al 3 de enero y del 2 al 3 de enero. Si lo hace, se generará el siguiente mensaje de error: "Los datos de esta reserva son idénticos a los de otra fila. Haga los cambios necesarios y vuelva a intentarlo".
Paso 6: cargue las reservas
Siga los pasos mostrados a continuación para subir sus reservas:
Compruebe que aparece en todas las filas.
Haga clic en Subir x reservas (arriba a la derecha). Nota: El botón «Subir x reservas» que aparece en la parte superior derecha mostrará el número de filas con datos válidos; solo se subirán las filas con una marca de verificación verde, por lo que estas son las que se contabilizan.
Asegúrese de que todos los datos sean correctos. Aparecerá un mensaje que indique «¿Terminar y añadir esta reserva?», pidiéndole que confirme que todas las reservas se añadieron de forma correcta. Haga clic en Continuar y añadir.
La carga comenzará a procesarse, lo que lo llevará a uno de los siguientes resultados:
Si se realiza correctamente, las reservas que haya introducido se habrán añadido a Little Hotelier y ahora podrá consultarlas en las páginas de Calendario y Reservas.
Si el proceso falla, se debe a que no ha sido posible subir las reservas a causa de uno o más errores. Siga el paso anterior («Paso 5: corrija los errores») para resolver el problema y después haga clic en Subir x reservas de nuevo.
Las filas de datos con un signo de interrogación gris o un signo de exclamación rojo no se subirán, pero permanecerán en la tabla para la próxima vez que visite esta página.
Preguntas frecuentes
¿Cómo puedo añadir reservas grupales?
Cuando se reservan varios tipos de habitación con el mismo número de reserva, cada tipo de habitación deberá estar en una fila separada.
¿Cómo puedo añadir los nombres de varios huéspedes para un solo tipo de habitación al introducir una reserva?
Al subir las reservas, introduzca el nombre del huésped que las hizo. Esta persona es el huésped principal. Cuando se hayan cargado, podrá añadir huéspedes adicionales manualmente.
Tengo una reserva con unas fechas de llegada y salida que ya han pasado, ¿podré añadirla?
Nuestro sistema solo envía la disponibilidad futura a las agencias de viajes en línea o canales que tenga conectados, ya que no es posible reservar fechas pasadas. Por este motivo, la herramienta para hacer varias reservas solo aceptará las que tengan una fecha de salida futura.
Copié y pegué algunos datos en la herramienta de reservas múltiples, pero sigue mostrando errores
Es probable que los errores aparezcan en las columnas en las que tiene opciones desplegables: por ejemplo, las de origen de la reserva, tipo de habitación, tarifa de habitación, número de habitación y moneda. Los valores que se copian y pegan desde una fuente externa deben coincidir.
¿Perderé toda la información si cierro la sesión?
No se preocupe: no perderá su progreso, ya que la herramienta de reservas múltiples guardará todos los cambios que vaya haciendo. Puede cerrar la sesión y continuar más adelante.
La herramienta no me deja introducir precios con decimales. ¿Por qué sucede esto?Asegúrese de que tiene la opción activada en Little Hotelier. Acceda a Configuración > Configuración de alojamiento y habitaciones > Datos del alojamiento > General > Opciones de recepción y compruebe la casilla Permitir decimales.
¿Cómo sabré si mis reservas se han añadido correctamente a Little Hotelier?Haga clic en Subir x reservas y abra la herramienta de reservas múltiples para ver si las reservas se han añadido correctamente. Verá un mensaje de validación que mostrará cuántas reservas se han añadido. Si hay algún fallo, aparecerá destacado para que lo corrija y pueda volver a subir las reservas.
Algunos de los nombres de mis huéspedes tienen caracteres especiales. ¿Los aceptará el sistema de Little Hotelier?Sí, Little Hotelier procesará cualquier carácter especial en el nombre y apellido de sus huéspedes.