¿Cómo puedo generar una factura?
Después de crear una reserva, podrá generar una factura para la nueva reserva.
Antes de generar una factura:
Compruebe que todos los datos de la reserva en la pestaña Detalles sean correctos.
Imprima o envíe la factura por correo electrónico una vez que haya comprobado que todos los datos de la reserva son correctos. Al seleccionar imprimir o enviar una factura por correo electrónico, también se generará una factura para la reserva (si aún no se había generado).
Para generar una factura:
Localice la reserva en la página Calendario o Reservas.
Haga clic en la reserva para que se abra la ventana emergente de resumen.
Vaya a la pestaña Facturas.
Para las reservas que aún no tengan factura generada, se mostrará el botón Generar factura. Haga clic en el botón una vez comprobado que todos los datos de la pestaña Detalles son correctos.
⚠️ Editar los datos de la reserva una vez generada la factura puede requerir actualizarla. Tenga en cuenta que la actualización de una factura generará una nueva factura con un número diferente.
¿Cómo puedo actualizar una factura existente?
Si ya ha generado una factura y cambia uno de los siguientes datos, requerirá una actualización de parte de Little Hotelier:
Fechas de entrada y salida
Una habitación (añadida o eliminada)
El tipo de habitación para una de las estancias
El plan tarifario para una de las estancias
El número de ocupantes de una de las estancias
Extras (añadidos, modificados o eliminados)
Pago (registrado, tramitado o reembolsado)
Datos del cliente
Estado de la reserva
⚠️ Se recomienda actualizar una factura solo si es absolutamente necesario, ya que se creará una factura nueva. Es mejor evitar tener una cifra alta de facturas no válidas en el sistema.
Si ya ha generado una factura, al editar los datos de la reserva podrá crear otra nueva con la información actualizada:
Localice la reserva en la página Calendario o Reservas.
Haga clic a la derecha del marcador de reserva para abrirla.
Edite los datos de la reserva.
Vuelva a verificar que todos los datos de la pestaña Detalles son correctos y que ha hecho clic en Guardar para actualizar los cambios.
Dentro de la reserva, vaya a la pestaña Facturas.
Podrá consultar estos datos:
El número de factura actual.
El botón «La factura es obsoleta. Haga clic aquí para actualizarla».
La fecha de emisión de la factura existente. ⚠️ Al hacer clic en «La factura es obsoleta», se generará otra factura con los datos actualizados y, por tanto, marcará la factura existente como No válida.
Después de hacer clic en «La factura es obsoleta», verá más de una factura en la pestaña Facturas de su reserva.
⚠️ Una vez creada una factura, no se puede eliminar ni modificar, por lo que el sistema genera otra nueva y conserva las versiones anteriores de la factura por si se necesitan. Dependiendo del país donde se encuentre su alojamiento, eliminar o modificar una factura sin cambiar su número puede considerarse ilegal.
💡 Solo es válida la última factura. Todas las versiones anteriores mostrarán una marca de agua con la mención «No válida» dos veces en letra grande.
¿Qué sucede con la numeración de las facturas después de actualizarlas?
Si emite una factura actualizada haciendo clic en el botón «La factura es obsoleta. Haga clic aquí para actualizarla», la nueva factura tendrá el mismo número que la original, más un número añadido al final, que identifica cuántas veces se ha actualizado la factura.
➕ Por ejemplo:
Si sus facturas tienen «abc» como primeros caracteres y «xyz» como últimos, es posible que el número de la factura original sea «abc-100-xyz».
Después de la primera actualización, el número de la nueva versión de la factura será «abc-100-xyz-1».
Si la factura se actualiza diez veces, su número será «abc-100-xyz-10».
El número indica cuántas veces se ha modificado la factura, no cuántas versiones de la factura existen. «ABC-100-XYZ-1» es técnicamente la segunda versión de la factura, pese a estar numerada con un 1, al igual que «ABC-100-XYZ-10» es técnicamente la undécima versión de la factura, si bien lleva el número 10.
¿Qué tipo de información se incluye en una factura?
Encabezado (si se ha configurado en Personalizar factura)
Número de la factura
Fecha de la factura
Datos del alojamiento:
Logotipo (si se ha cargado en Personalizar factura)
Nombre
Dirección
Teléfono del alojamiento
Número de teléfono del contacto principal
Correo electrónico de consultas
Número de identificación fiscal (en la parte inferior de la factura)
Política de pago (debajo del desglose por noche incluido)
Datos del huésped:
Nombre
Apellidos
Dirección
Ciudad
Provincia
Código postal
País
Datos de la reserva:
Estado del pago: se mostrará como Pagada o No pagada
Número de reserva
Estado de la reserva
Llegada
Salida
Noches
Adultos
Niños
Bebés
Desglose por noche incluido:
Fecha
Descripción (mostrará el plan tarifario)
Número de habitación
Cantidad (aplicable para extras)
Total de elementos
Total (total de artículos x cantidad)
Pagos
Subtotal
Total
Saldo pendiente
💡 Sus facturas se pueden personalizar.
¿Por qué debe imprimir o enviar sus facturas por correo electrónico?
⚠️ Consulte la normativa local, ya que algunas regiones pueden exigir que se proporcione la factura a los huéspedes en todo caso. Es posible que la normativa local también requiera que guarde una copia (impresa o digital).
Es importante imprimir y enviar facturas por correo electrónico por las siguientes razones:
Para que los huéspedes vean el resumen de pagos y todos los cargos.
Para que el departamento de contabilidad de su alojamiento registre los ingresos con fines contables y auditorías de ingresos.
¿Cómo puedo imprimir una factura para una reserva específica?
Para imprimir la factura correspondiente a una reserva, siga estos pasos:
Localice la reserva en la página Calendario o Reservas.
Haga clic en la reserva para que se abra la ventana emergente de resumen.
Haga clic en Imprimir.
Seleccione el idioma en el menú desplegable.
Se abrirá una nueva ventana para imprimir la factura.
Haga clic en Imprimir para confirmar.
💡Si lo desea, también puede guardar la factura como PDF en su ordenador seleccionando Guardar como PDF.
¿Cómo puedo enviar por correo electrónico una factura para una reserva específica?
⚠️ El correo electrónico de la factura no es personalizable.
⚠️ Antes de enviar una factura, compruebe que la factura está actualizada dentro de la reserva > pestaña Facturas.
Para enviar por correo electrónico la factura correspondiente a una reserva, siga estos pasos:
Localice la reserva en la página Calendario o Reservas.
Haga clic en la reserva para que se abra la ventana emergente de resumen.
Haga clic en Correo electrónico.
Seleccione el idioma en el menú desplegable. La factura se enviará a la dirección de correo electrónico del contacto principal.