Después de crear una reserva, puede generar una factura o un recibo para la nueva reserva.
¿Qué es una factura?
Una factura es un documento oficial que registra los detalles de una transacción entre su alojamiento y un huésped. Incluye todos los detalles de la reserva, los cargos y la información de pago, y ofrece un registro financiero claro tanto para usted como para sus huéspedes.
Cómo generar una factura
Después de crear una reserva, puede generar una factura para la nueva reserva.
Antes de empezar
Asegúrese de que todos los detalles de la reserva en la pestaña Detalles sean correctos.
Tenga en cuenta que generar una factura crea un registro permanente; cualquier cambio posterior requerirá una nueva factura.
Pasos para generar una factura
Localice la reserva en Calendario o Reservas.
Haga clic en la reserva para abrir la ventana emergente de resumen.
Vaya a la pestaña Facturas.
Para reservas nuevas, haga clic en Generar factura una vez que haya verificado que todos los detalles son correctos.
Editar los detalles de la reserva después de generar una factura requerirá actualizar la factura. Esto crea una nueva factura con un número de factura diferente.
Cómo actualizar una factura existente
Si ya ha generado una factura, deberá actualizarla si modifica alguno de los siguientes elementos:
Fecha de entrada o de salida
Habitaciones (añadidas o eliminadas)
Tipo de habitación de cualquier estancia
Plan tarifario de cualquier estancia
Número de ocupantes de cualquier estancia
Extras (añadidos, modificados o eliminados)
Pagos (registrados, procesados o reembolsados)
Datos del cliente
Estado de la reserva
Actualice las facturas únicamente cuando sea absolutamente necesario, para evitar tener numerosas facturas no válidas en su sistema.
Pasos para actualizar una factura
Localice la reserva en Calendario o Reservas.
Haga clic en el lado derecho del indicador de reserva para abrirla.
Edite los detalles de la reserva.
Revise todos los detalles en la pestaña Detalles y haga clic en Guardar para actualizar los cambios.
Vaya a la pestaña Facturas.
Verá lo siguiente:
El número de factura actual.
Un botón que indica La factura está desactualizada, haga clic aquí para actualizarla.
La fecha de emisión de la factura actual.
Haga clic en La factura está desactualizada para generar una nueva factura con los detalles actualizados.
Notas:
Una vez creada una factura, no se puede eliminar ni modificar. El sistema genera una nueva factura y marca las versiones anteriores como no válidas. Esto suele ser un requisito legal según su ubicación.
Solo la factura más reciente es válida. Todas las versiones anteriores mostrarán una marca de agua de No válida.
Sistema de numeración de facturas
Cuando actualiza una factura, la nueva versión conserva el número de factura base con un número de secuencia adicional, que indica cuántas actualizaciones ha recibido.
Ejemplo:
Factura original: INV-100-XYZ
Tras la primera actualización: INV-100-XYZ-1
Tras la décima actualización: INV-100-XYZ-10
El número de secuencia indica la cantidad de cambios, no de versiones. «INV-100-XYZ-1» es, técnicamente, la segunda versión de la factura, e «INV-100-XYZ-10» es la undécima versión.
Excepción para alojamientos en España
Para los alojamientos situados en España, las facturas y las facturas rectificativas utilizan un formato de numeración diferente para cumplir con la normativa fiscal española. Por ejemplo:
Factura: 2022-01-property-001
Factura rectificativa: R-2022-01-property-001
Para obtener información completa sobre cómo funcionan las facturas rectificativas en España y el formato de numeración requerido, consulte Rectificar una factura (España).
Información incluida en una factura
Sección | Campos |
| Número de factura |
| Fecha de la factura |
Información del alojamiento | Encabezado |
| Logotipo |
| Nombre y dirección del alojamiento |
| Datos de contacto (números de teléfono, correo electrónico) |
| Número de identificación fiscal |
| Política de pago |
Información del huésped | Nombre (y apellidos) |
| Dirección completa (calle, ciudad, provincia/estado, código postal, país) |
Detalles de la reserva | Estado del pago (Pagado o Pendiente de pago) |
| Número de reserva |
| Estado de la reserva |
| Fechas de llegada y salida |
| Número de noches |
| Número de huéspedes (adultos, niños, bebés) |
Desglose de pagos | Cargos por noche con sus fechas |
| Descripción del plan tarifario |
| Número de habitación |
| Extras con sus cantidades |
| Concepto y costes totales |
| Registros de pago |
| Subtotal, total y saldo pendiente |
Personalice el aspecto (marca, diseño y contenido) de las facturas de sus huéspedes en Configuración > Personalización de facturas.
Si falta la dirección de un huésped en una factura, compruebe que la opción Incluir la dirección del huésped principal en la factura esté marcada.
Cómo imprimir una factura
Localice la reserva en Calendario o Reservas.
Haga clic en la reserva para abrir la ventana emergente de resumen.
Haga clic en Imprimir.
Seleccione Factura en el menú desplegable.
Se abrirá una nueva ventana con una vista previa de impresión.
Haga clic en Imprimir.
Puede guardar la factura como PDF en su ordenador seleccionando Guardar como PDF en el cuadro de diálogo de impresión.
Cómo enviar una factura por correo electrónico
Localice la reserva en Calendario o Reservas.
Haga clic en la reserva para abrir la ventana emergente de resumen.
Haga clic en Correo electrónico.
Seleccione Factura en el menú desplegable.
La factura se enviará automáticamente a la dirección de correo electrónico de contacto principal indicada en la reserva.
Notas:
Si no dispone de Little Hotelier Pay, puede utilizar la factura como recibo para el huésped. Registre primero el pago del huésped para mostrar un saldo pendiente de 0,00.
Extras: la factura se genera a partir de la reserva de habitación asociada y no se puede crear únicamente para extras.