Generar una factura
Antes de generar una factura, compruebe que todos los datos de la reserva en la pestaña Detalles son correctos.
Para generar una factura:
Vaya a la página Calendario o a la página Reservas y localice la reserva.
Haga clic en la reserva para abrir el pop-up del resumen.
Vaya a la pestaña Facturas.
Haga clic en Generar factura.
⚠️ Editar los datos de la reserva después de generar una factura puede requerir una actualización de la factura. Al actualizar la factura, se crea una nueva factura con un número de factura diferente.
Actualizar una factura existente
Es necesario actualizar la factura si alguno de los siguientes elementos cambia después de haberla generado:
Fecha de llegada o de salida
Una habitación (añadida o eliminada)
Tipo de habitación, plan tarifario o número de ocupantes para una estancia en habitación
Extras (añadidos, modificados o eliminados)
Un pago (registrado, procesado o reembolsado)
Datos del cliente
Estado de la reserva
⚠️ Actualice una factura solo cuando sea necesario. Cada actualización crea una nueva factura — evite acumular un gran número de facturas no válidas en su sistema.
Para actualizar una factura:
Vaya a la página Calendario o a la página Reservas y localice la reserva.
Haga clic en el lado derecho del marcador de la reserva para abrirlo.
Edite los datos de la reserva y haga clic en Guardar.
Vaya a la pestaña Facturas.
Haga clic en La factura está desactualizada, haga clic aquí para actualizarla.
⚠️ Al hacer clic en La factura está desactualizada, se genera una nueva factura y la factura actual se marca como No válida.
💡 Una vez creada, una factura no puede eliminarse ni modificarse. El sistema conserva todas las versiones anteriores por si las necesita. Solo la factura más reciente es válida — todas las versiones anteriores muestran una marca de agua "No válida".
Funcionamiento de la numeración de facturas tras una actualización
Cada vez que actualiza una factura, la nueva versión conserva el número de factura original con un número incremental añadido al final.
➕ Por ejemplo, si su número de factura original es "abc-100-xyz":
Tras la primera actualización: "abc-100-xyz-1"
Tras 10 actualizaciones: "abc-100-xyz-10"
Este número indica cuántas actualizaciones ha recibido la factura, no cuántas versiones existen.
Contenido de una factura
Sección | Detalles |
Encabezado | Encabezado personalizado (si está configurado en Personalizar factura) |
Datos de la factura | Número de factura, fecha de la factura |
Datos del establecimiento | Logotipo, nombre, dirección, número de teléfono, número de teléfono del contacto principal, correo electrónico de consulta, número fiscal, política de pago |
Datos del huésped | Nombre, apellido, dirección, ciudad, estado, código postal, país |
Datos de la reserva | Número de reserva, estado de la reserva, llegada, salida, noches, adultos, niños, bebés |
Desglose de cargos | Fecha, descripción (plan tarifario), número de habitación, cantidad (para extras), total del artículo, total |
Resumen de pagos | Pagos, subtotal, total, saldo pendiente, estado del pago (Pagado o Pendiente de pago) |
💡 Las facturas se pueden personalizar. Vaya a Personalizar factura para añadir un logotipo, un encabezado y otros datos del establecimiento.
⚠️ En el caso de reservas canceladas, la factura puede mostrar un saldo pendiente si el reembolso se registra antes del pago original. Para mostrar un saldo de 0,00, registre primero el pago original y, a continuación, registre el reembolso.
Imprimir una factura
Para imprimir una factura de una reserva específica:
Vaya a la página Calendario o a la página Reservas y localice la reserva.
Haga clic en la reserva para abrir el pop-up del resumen.
Haga clic en Imprimir y seleccione Factura en el menú desplegable.
Haga clic en Imprimir para confirmar.
💡 También puede guardar la factura como PDF seleccionando Guardar como PDF.
Enviar una factura por correo electrónico
⚠️ Antes de enviar una factura, confirme que está actualizada en la pestaña Facturas de la reserva. El correo electrónico de la factura no es personalizable.
Para enviar por correo electrónico una factura de una reserva específica:
Vaya a la página Calendario o a la página Reservas y localice la reserva.
Haga clic en la reserva para abrir el pop-up del resumen.
Haga clic en Correo electrónico y seleccione Factura en el menú desplegable.
La factura se envía a la dirección de correo electrónico del contacto principal de la reserva.
¿Por qué imprimir o enviar facturas por correo electrónico?
⚠️ Compruebe la normativa local — algunas regiones le obligan a proporcionar una factura a los huéspedes y a conservar una copia para sus registros.
Imprimir y enviar facturas por correo electrónico le ayuda a:
Proporcionar a los huéspedes un resumen claro de sus cargos y pagos / Facilitar a los huéspedes un recibo de su estancia
Apoyar a su equipo de contabilidad con registros de ingresos para la contabilidad y las auditorías de ingresos
💡 Si no dispone de Little Hotelier Pay, puede utilizar la factura como recibo para el huésped. Registre primero el pago del huésped para mostrar un saldo pendiente de 0,00.