Si vous avez une surréservation mais ne trouvez pas les coordonnées du client dans votre système, suivez ces étapes pour localiser la réservation et résoudre l'écart.
Trouver la réservation manquante
Avant de résoudre le problème, vérifiez que vous consultez la bonne date et la bonne année dans votre calendrier Front Desk.
Consultez l'extranet du canal : Connectez-vous directement sur le site de réservation (par exemple, Booking.com). Recherchez la réservation en utilisant le nom du client ou les dates. Nous ne pouvons pas contacter le canal pour vous.
Vérifiez les réservations directes : Si la réservation provient de votre propre site web, allez dans Mes applications > Réservations directes > Réservations pour trouver les détails.
Identifiez les problèmes de mappage : Allez dans Mes applications > Gestionnaire de canaux > Canaux > Configurer. Recherchez les tarifs indiquant « Cette chambre n'est actuellement pas mappée » ou tout tarif désactivé.
Contactez le canal : Si vous ne trouvez pas les détails de la réservation, contactez directement le canal. Little Hotelier ne peut pas contacter les canaux de réservation en votre nom.
Gestion des réservations « non affectées » (bleues)
Dans Little Hotelier, une surréservation apparaît souvent comme une réservation bleue dans la ligne Non affectées de votre calendrier Front Desk.
Ce qu'elles sont : Les réservations non affectées sont des séjours valides et confirmés – ce ne sont pas des erreurs. Elles comptent comme de vraies réservations et ont déjà réduit votre disponibilité. Elles doivent simplement être attribuées à une chambre physique.
Réorganisez vos réservations : Vérifiez si les clients peuvent rester dans la même chambre pendant toute la durée de leur séjour. Recherchez des nuits consécutives disponibles dans une chambre physique pour la réservation non affectée.
Créez de l'espace : Déplacez les réservations existantes pour créer de l'espace en les faisant glisser entre les chambres dans le calendrier Front Desk. Vous pouvez également ouvrir une réservation et modifier le champ n° de chambre pour attribuer une chambre différente.
Affectez la réservation : Une fois que vous avez créé un espace consécutif, faites glisser la réservation bleue de la ligne non affectées vers la chambre disponible.
Déplacez les réservations dans le même type de chambre : Recherchez les espaces vides entre les chambres de ce type de chambre spécifique pour voir si vous pouvez placer la réservation bleue dans une chambre disponible.
Vérifiez la chronologie du mappage
⚠️ Important : Si vous avez récemment activé ou mappé un tarif de canal, les réservations créées avant l'activation du mappage ne se synchroniseront pas automatiquement (ne seront pas renvoyées) vers votre système. Vous devez ajouter ces réservations manuellement à Front Desk > Calendrier.
Pour vérifier si le timing est le problème :
Trouvez la date d'activation : Dans Gestionnaire de canaux, cliquez sur le tarif du canal, sélectionnez Audit et trouvez l'« horodatage hôtelier » correspondant au moment de l'activation.
Comparez les dates : Si la « date de création » de la réservation est antérieure à l'horodatage d'audit, le système ne peut pas l'envoyer vers votre calendrier. Vous devez ajouter ces coordonnées du client manuellement.
Délai de synchronisation : Les mises à jour de disponibilité peuvent prendre jusqu'à 5 minutes pour se synchroniser sur tous les canaux. Si deux clients réservent en même temps sur des sites différents, une double réservation peut se produire.
Qu'est-ce qui cause les surréservations ?
Les surréservations se produisent parce que le système ne peut pas mettre à jour votre inventaire (disponibilité) pour les tarifs non mappés ou déconnectés.
Problèmes de mappage : Si les tarifs des chambres ne sont pas mappés ou sont liés au mauvais tarif de canal, la réservation ne peut pas être transmise à votre Front Desk.
Délai de synchronisation : La mise à jour de la disponibilité sur tous les canaux peut prendre jusqu'à 5 minutes. Si deux clients réservent en même temps sur des sites différents, une double réservation peut se produire.
Statut désactivé : Si un canal ou un tarif est « Désactivé », Little Hotelier cesse d'envoyer les mises à jour d'inventaire. Le canal continuera à vendre en se basant sur les dernières données connues, créant un risque élevé de surréservation.
Walk-ins manquants : Si les réservations manuelles ou les « walk-ins » ne sont pas ajoutés immédiatement à votre calendrier, votre disponibilité en ligne restera trop élevée.
Étapes de résolution
Localiser la réservation manquante
Si vous ne trouvez pas la réservation dans Little Hotelier, vous devez vérifier la source de réservation.
Consultez l'extranet du canal : Connectez-vous directement à l'extranet du canal.
Recherchez la réservation : Utilisez le nom du client ou les dates pour trouver la réservation et notez quel tarif a été utilisé.
Gérer la réservation manquante
Actions immédiates :
Saisie manuelle : Allez dans Front Desk > Calendrier, cliquez sur la date d'arrivée et sélectionnez Ajouter une réservation. Saisissez les coordonnées du client trouvées sur l'extranet du canal.
Réduire l'inventaire : Diminuez manuellement votre disponibilité pour arrêter les réservations supplémentaires.
Relocaliser le client : Si vous êtes complet, contactez le canal pour gérer la relocalisation du client.
Corriger le mappage et la configuration :
Allez dans Mes applications > Gestionnaire de canaux > Canaux > Configurer > mappez tous les tarifs non mappés et corrigez tous les tarifs de canaux ou canaux qui sont désactivés.
⚠️ Si un tarif de canal ou un canal entier est désactivé ou non mappé, aucune mise à jour d'inventaire ne sera envoyée au canal, ce qui augmente le risque de surréservations. Si un tarif de canal ou un canal a été désactivé en raison d'une erreur, résolvez l'erreur, puis réactivez le canal ou le tarif de canal.
Comment prévenir les surréservations
Moyens de réduire le risque de surréservations :
Vérifiez régulièrement que votre disponibilité est correcte.
Assurez-vous que tous les tarifs de chambres requis sont correctement mappés à vos canaux.
Si vous n'avez plus qu'une seule chambre et que vous savez qu'il est probable que vous receviez une réservation pour cette chambre, vous pourriez placer un stop sell sur les canaux peu performants et n'offrir la dernière chambre qu'à vos canaux très performants.
Surveillez et corrigez tous les tarifs de canaux ou canaux qui peuvent avoir été désactivés.