Si vous avez une surréservation mais ne trouvez pas les coordonnées du client dans votre système, suivez ces étapes pour localiser la réservation et résoudre le problème.
Trouver la réservation manquante
Avant de commencer le dépannage, vérifiez que vous consultez la bonne date et la bonne année dans votre calendrier de réception.
Vérifier l'extranet du canal : connectez-vous directement au site de réservation (p. ex. Booking.com). Recherchez la réservation en utilisant le nom du client ou les dates. Nous ne pouvons pas contacter le canal à votre place.
Vérifier la réservation directe : si la réservation provient de votre propre site web, accédez à Mes apps > Gestionnaire de canaux > Canaux > Réservations pour trouver les détails.
Identifier les problèmes de mappage : accédez à Mes apps > Gestionnaire de canaux > Canaux > Configurer. Recherchez les tarifs affichant « Cette chambre n'est actuellement pas mappée » ou les tarifs désactivés.
Contacter le canal : si vous ne trouvez pas les détails de la réservation, contactez directement le canal. Little Hotelier n'est pas en mesure de contacter les canaux de réservation à votre place.
Gestion des réservations « non allouées » (en bleu)
Dans Little Hotelier, une surréservation apparaît souvent sous la forme d'une réservation bleue dans la ligne « Non alloué » de votre calendrier de réception.
Ce qu'elles représentent : les réservations non allouées sont des séjours valides et confirmés — ce ne sont pas des erreurs. Elles comptent comme de vraies réservations et ont déjà réduit votre disponibilité. Elles doivent simplement être attribuées à une chambre physique.
Réorganiser vos réservations : vérifiez si les clients peuvent séjourner dans la même chambre pendant toute la durée de leur séjour. Recherchez des nuits consécutives disponibles dans une seule chambre physique pour la réservation non allouée.
Créer de l'espace : déplacez les réservations existantes par glisser-déposer entre les chambres dans le calendrier de réception. Vous pouvez également ouvrir une réservation et modifier le champ « N° de chambre » pour attribuer une autre chambre.
Allouer la réservation : une fois que vous avez créé un espace consécutif, faites glisser la réservation bleue depuis la ligne « Non alloué » vers la chambre disponible.
Déplacer les réservations au sein du même type de chambre : recherchez des espaces libres entre les chambres de ce type spécifique pour voir si vous pouvez placer la réservation bleue dans une chambre disponible.
Vérifier la chronologie du mappage
⚠️ Important : si vous avez récemment activé ou mappé un tarif de canal, les réservations créées avant l'activation du mappage ne se synchroniseront pas automatiquement (ne seront pas renvoyées) dans votre système. Vous devez ajouter ces réservations manuellement dans Réception > Calendrier.
Pour vérifier si le calendrier est en cause :
Trouver la date d'activation : dans le gestionnaire de canaux, cliquez sur le tarif du canal, sélectionnez « Audit » et recherchez l'« horodatage hôtelier » indiquant quand il a été activé.
Comparer les dates : si la « date de création » de la réservation est antérieure à l'horodatage de l'audit, le système ne peut pas l'envoyer dans votre calendrier. Vous devez ajouter ces coordonnées client manuellement.
Délai de synchronisation : les mises à jour de disponibilité peuvent prendre jusqu'à 5 minutes pour se synchroniser sur tous les canaux. Si deux clients réservent en même temps sur des sites différents, une double réservation peut se produire.
Quelles sont les causes des surréservations ?
Les surréservations surviennent lorsque le système ne peut pas mettre à jour votre inventaire (disponibilité) pour les tarifs non mappés ou déconnectés.
Problèmes de mappage : si les tarifs des chambres ne sont pas mappés ou sont liés au mauvais tarif de canal, la réservation ne peut pas être transmise à votre réception.
Délai de synchronisation : la mise à jour de la disponibilité sur tous les canaux peut prendre jusqu'à 5 minutes. Si deux clients réservent simultanément sur des sites différents, une double réservation peut survenir.
Statut désactivé : si un canal ou un tarif est « Désactivé », Little Hotelier cesse d'envoyer des mises à jour d'inventaire. Le canal continuera à vendre sur la base des dernières données connues, créant un risque élevé de surréservation.
Clients sans réservation (walk-ins) non enregistrés : si les réservations manuelles ou les « walk-ins » ne sont pas ajoutés immédiatement dans votre calendrier, votre disponibilité en ligne restera trop élevée.
Étapes pour résoudre le problème
Localiser la réservation manquante
Si vous ne trouvez pas la réservation dans Little Hotelier, vous devez vérifier la source de la réservation.
Vérifier l'extranet du canal : connectez-vous directement à l'extranet du canal.
Rechercher la réservation : utilisez le nom du client ou les dates pour trouver la réservation et notez le plan tarifaire utilisé.
Traiter la réservation manquante
Actions immédiates :
Ajouter manuellement la réservation : accédez à Réception > Calendrier, cliquez sur la date d'arrivée et sélectionnez « Ajouter une réservation ». Saisissez les coordonnées du client trouvées dans l'extranet du canal. Créez manuellement la réservation dans Little Hotelier Réception et ajustez votre inventaire.
Réduire l'inventaire : la création de la réservation réduira automatiquement votre disponibilité. Veuillez noter que pour toute modification ou annulation future de cette réservation manuelle, vous devrez la mettre à jour ou l'annuler manuellement dans Réception.
Reloger le client : si vous êtes complet, contactez le canal pour gérer le relogement du client.
Corriger le mappage et la configuration :
Pour prévenir les surréservations futures, vous devez mapper tous les tarifs non mappés et réactiver les canaux ou tarifs désactivés.
Étapes pour mapper les tarifs non mappés :
Accédez à Mes apps > Gestionnaire de canaux > Canaux > Configurer.
Mappez les tarifs non mappés et corrigez les tarifs de canaux ou les canaux désactivés.
Vérifier que tous les tarifs sont mappés :
Vérifiez l'indication « Tarifs mappés : X/Y » dans le coin supérieur droit de la page. Assurez-vous que tous les tarifs de chambres des canaux sont mappés en confirmant que les valeurs X et Y sont identiques (p. ex. 44/44). Si les chiffres ne correspondent pas, vous avez encore des tarifs non mappés qui doivent être configurés.
Réactiver les tarifs ou canaux désactivés :
⚠️ Si un tarif de canal ou un canal entier est désactivé ou non mappé, aucune mise à jour d'inventaire ne sera envoyée au canal, ce qui augmente le risque de surréservation. Si un tarif de canal ou un canal a été désactivé en raison d'une erreur, résolvez d'abord l'erreur, puis réactivez le canal ou le tarif de canal.
Remarque : les inclusions des réservations peuvent différer entre le canal et Little Hotelier
Si la réservation est bien transmise et que le mappage est correct, mais que certains détails (comme le petit-déjeuner) sont manquants, sachez que certains canaux n'envoient pas les informations complètes sur les inclusions ou le plan de repas dans le message de réservation transmis à votre plateforme Little Hotelier. Contactez le canal pour confirmer les inclusions configurées et ce que le client a réservé.
Comment prévenir les surréservations
Mesures pour réduire le risque de surréservations :
Vérifiez régulièrement que votre disponibilité est correcte.
Assurez-vous que tous les tarifs de chambres requis sont correctement mappés à vos canaux.
Si vous n'avez plus qu'une seule chambre disponible et estimez qu'elle est susceptible d'être réservée, vous pouvez placer un arrêt de vente sur les canaux peu performants et ne proposer cette dernière chambre qu'à vos canaux les plus performants.
Surveillez et corrigez les tarifs de canaux ou les canaux qui pourraient être devenus inactifs.