Si vous constatez une surréservation mais ne trouvez pas les coordonnées du client dans votre système, suivez ces étapes pour localiser la réservation et résoudre la discordance.
Trouver la réservation manquante
Avant de commencer à résoudre le problème, vérifiez que vous consultez la bonne date et la bonne année dans votre calendrier Système de réception.
Vérifier l'extranet du canal : Connectez-vous directement au site de réservation (par ex. Booking.com). Recherchez la réservation en utilisant le nom du client ou les dates. Nous ne pouvons pas contacter le canal à votre place.
Vérifier les réservations directes : Si la réservation provient de votre propre site web, accédez à Mes applications > Réservation directe > Réservations pour trouver les détails.
Identifier les problèmes de mappage : Accédez à Mes applications > Channel Manager > Canaux > Configurer. Recherchez les tarifs affichant « Cette chambre n'est actuellement pas mappée » ou des tarifs désactivés.
Contacter le canal : Si vous ne trouvez pas les détails de la réservation, contactez directement le canal. Little Hotelier n'est pas en mesure de contacter les canaux de réservation à votre place.
Gestion des réservations « Non allouées » (bleues)
Dans Little Hotelier, une surréservation apparaît souvent sous la forme d'une réservation bleue dans la ligne Non allouée de votre calendrier Système de réception.
Ce qu'elles signifient : Les réservations non allouées sont des séjours valides et confirmés — il ne s'agit pas d'erreurs. Elles comptent comme de vraies réservations et ont déjà réduit vos disponibilités. Elles doivent simplement être attribuées à une chambre physique.
Réorganiser vos réservations : Vérifiez si les clients peuvent rester dans la même chambre pendant tout leur séjour. Recherchez des nuits consécutives disponibles dans une même chambre physique pour la réservation non allouée.
Libérer de la place : Déplacez les réservations existantes en les faisant glisser entre les chambres dans le calendrier Système de réception. Vous pouvez également ouvrir une réservation et modifier le champ N° de chambre pour lui attribuer une autre chambre.
Allouer la réservation : Une fois que vous avez créé un espace consécutif disponible, faites glisser la réservation bleue depuis la ligne Non allouée vers la chambre disponible.
Déplacer les réservations au sein du même type de chambre : Recherchez des espaces libres entre les chambres de ce type spécifique pour vérifier si la réservation bleue peut être placée dans une chambre disponible.
Vérifier le calendrier de mappage
⚠️ Important : Si vous avez récemment activé ou mappé un tarif de canal, les réservations créées avant l'activation du mappage ne seront pas automatiquement synchronisées (renvoyées) vers votre système. Vous devez ajouter ces réservations manuellement dans Système de réception > Calendrier.
Pour vérifier si le délai est en cause :
Trouver la date d'activation : Dans le Channel Manager, cliquez sur le tarif du canal, sélectionnez Audit et recherchez le « hotelier timestamp » indiquant la date d'activation.
Comparer les dates : Si la « date de création » de la réservation est antérieure à l'horodatage de l'audit, le système ne peut pas la transmettre à votre calendrier. Vous devez alors ajouter les coordonnées du client manuellement.
Délai de synchronisation : Les mises à jour des disponibilités peuvent prendre jusqu'à 5 minutes pour se synchroniser sur tous les canaux. Si deux clients réservent simultanément sur des sites différents, une double réservation peut se produire.
Qu'est-ce qui cause les surréservations ?
Les surréservations surviennent lorsque le système ne peut pas mettre à jour votre inventaire (disponibilités) pour les tarifs non mappés ou déconnectés.
Problèmes de mappage : Si les tarifs de chambre ne sont pas mappés ou sont liés au mauvais tarif de canal, la réservation ne peut pas être transmise à votre Système de réception.
Délai de synchronisation : La mise à jour des disponibilités sur tous les canaux peut prendre jusqu'à 5 minutes. Si deux clients réservent simultanément sur des sites différents, une double réservation peut se produire.
Statut désactivé : Si un canal ou un tarif est « Désactivé », Little Hotelier cesse d'envoyer des mises à jour de l'inventaire. Le canal continue à vendre sur la base des dernières données connues, ce qui crée un risque élevé de surréservation.
Walk-ins manquants : Si les réservations manuelles ou les « walk-ins » (arrivées sans réservation) ne sont pas ajoutés immédiatement à votre calendrier, vos disponibilités en ligne resteront trop élevées.
Étapes pour résoudre le problème
Localiser la réservation manquante
Si vous ne trouvez pas la réservation dans Little Hotelier, vous devez vérifier la source de la réservation.
Vérifier l'extranet du canal : Connectez-vous directement à l'extranet du canal.
Rechercher la réservation : Utilisez le nom du client ou les dates pour trouver la réservation et notez quel plan tarifaire a été utilisé.
Traiter la réservation manquante
Actions immédiates :
Ajouter manuellement la réservation : Accédez à Système de réception > Calendrier, cliquez sur la date d'arrivée et sélectionnez Ajouter une réservation. Saisissez les coordonnées du client trouvées sur l'extranet du canal. Créez manuellement la réservation dans Little Hotelier Système de réception et ajustez votre inventaire.
Réduire l'inventaire : La création de la réservation réduira automatiquement vos disponibilités. Veuillez noter que si des modifications ou annulations futures concernent la même réservation manuelle, vous devrez la mettre à jour ou l'annuler manuellement dans le Système de réception.
Reloger le client : Si vous êtes complet·e, contactez le canal pour gérer le relogement du client.
Corriger le mappage et la configuration :
Pour éviter de futures surréservations, vous devez mapper tous les tarifs non mappés et réactiver tout canal ou tarif désactivé.
Procédure étape par étape pour mapper les tarifs non mappés :
Accédez à Mes applications > Channel Manager > Canaux > Configurer.
Mappez tous les tarifs non mappés et corrigez les tarifs de canaux ou les canaux désactivés.
Vérifier que tous les tarifs sont mappés :
Consultez « Tarifs mappés : X/Y » en haut à droite de la page. Assurez-vous que tous les tarifs de chambre des canaux sont mappés en confirmant que les valeurs X et Y correspondent (par ex. 44/44). Si les chiffres ne correspondent pas, il reste des tarifs non mappés à configurer.
Réactiver les tarifs ou canaux désactivés :
⚠️ Si un tarif de canal ou un canal entier est désactivé ou non mappé, aucune mise à jour de l'inventaire ne sera envoyée au canal, ce qui augmente le risque de surréservation. Si un tarif de canal ou un canal a été désactivé en raison d'une erreur, résolvez l'erreur, puis réactivez le canal ou le tarif de canal.
Comment prévenir les surréservations
Mesures permettant de réduire le risque de surréservation :
Vérifiez régulièrement que vos disponibilités sont correctes.
Assurez-vous que tous les tarifs de chambre requis sont correctement mappés sur vos canaux.
S'il ne vous reste qu'une seule chambre et que vous savez qu'une réservation est probable, vous pouvez appliquer un arrêt de vente sur les canaux peu performants et réserver cette dernière chambre uniquement à vos canaux les plus performants.
Surveillez et corrigez tout tarif de canal ou canal susceptible d'avoir été désactivé.