En cas de surréservation, si vous ne trouvez pas les informations du client dans Little Hotelier, suivez les étapes ci-dessous pour localiser la réservation et résoudre l’anomalie.
Rechercher la réservation manquante
Avant de commencer le dépannage, vérifiez que vous consultez la bonne date et la bonne année dans le calendrier de votre système de réception.
Vérifiez l’extranet du canal : connectez-vous directement au site de réservation, par exemple Booking.com. Recherchez la réservation à l’aide du nom du client ou des dates. Nous ne pouvons pas contacter le canal à votre place.
Vérifiez la réservation directe : si la réservation provient de votre propre site web, accédez à Mes applis > Réservation directe > Réservations pour consulter les informations. Si la réservation n’est pas confirmée, elle ne s’affichera pas dans le système de réception. Recherchez une notification Action requise en haut de la page.
Identifiez les problèmes de mappage des tarifs de chambre du canal : accédez à Mes applis > Gestionnaire de canaux > Canaux > Configurer. Recherchez les tarifs indiquant « Cette chambre n’est actuellement pas mappée » ou les tarifs désactivés.
Contactez le canal : si vous ne trouvez pas les informations de la réservation, contactez directement le canal. Little Hotelier ne peut pas contacter les canaux de réservation à votre place.
Si la réservation du canal n’apparaît pas dans votre système de réception Little Hotelier :
Il s’agit probablement d’un tarif de chambre du canal non mappé. Recherchez les tarifs non mappés.
Vérifiez les problèmes liés au canal : si un canal est « Désactivé », il ne reçoit plus les mises à jour et vendra les chambres en fonction de disponibilités obsolètes.
Vérifiez si des problèmes de connexion connus affectent le canal.
Si les notifications du gestionnaire de canaux sont activées, vous recevrez une notification lorsqu’un client réserve avec un tarif de chambre du canal qui n’est pas mappé à Little Hotelier.
Si vous ne trouvez pas la réservation dans Little Hotelier, vérifiez sa source. Connectez-vous directement à l’extranet du canal, recherchez la réservation à l’aide du nom du client ou des dates, puis notez le plan tarifaire utilisé. Pour savoir de quel canal provient la réservation, consultez l’e-mail de notification envoyé à votre établissement, intitulé « Inventaire non mis à jour pour [nomducanal] ».
Quelles sont les causes des surréservations ?
Les surréservations se produisent lorsque le système ne peut pas mettre à jour votre inventaire (disponibilités) pour des tarifs non mappés ou déconnectés.
Problèmes de mappage : si les tarifs de chambre ne sont pas mappés ou sont associés au mauvais tarif de chambre du canal, la réservation ne peut pas être transmise à votre système de réception.
Délai de synchronisation : la mise à jour des disponibilités sur tous les canaux peut prendre jusqu’à 5 minutes. Si deux clients réservent simultanément sur des sites différents, une double réservation peut se produire.
Statut désactivé : si un canal ou un tarif est « Désactivé », Little Hotelier cesse d’envoyer les mises à jour de l’inventaire. Le canal continue de vendre les chambres en fonction des dernières données connues, ce qui augmente fortement le risque de surréservation.
Réservations directes manquantes : si les réservations manuelles ou les arrivées sans réservation ne sont pas ajoutées immédiatement à votre calendrier, vos disponibilités en ligne resteront trop élevées. Si une réservation directe rencontre un problème de paiement lors du passage en caisse, elle peut rester à l’état non confirmé et ne pas apparaître dans le système de réception.
Vérifier les problèmes de connexion au canal
Si vous ne recevez soudainement plus de réservations ou si un canal qui fonctionnait correctement cesse subitement de transmettre des réservations, vérifiez si des problèmes de connexion connus affectent le canal.
Vérifiez que la connexion au canal est activée dans Mes applis > Gestionnaire de canaux > Canaux. Une connexion au canal désactivée peut empêcher la transmission des réservations à Little Hotelier.
Accédez à Mes applis > Gestionnaire de canaux > Canaux, cliquez sur le nom du canal, puis sur Configurer. Vérifiez que les tarifs de chambre du canal sont mappés et activés.
Consultez vos notifications pour rechercher des alertes concernant le statut du canal ou des avertissements de connexion.
Si aucun canal ni tarif n’est désactivé, mais que la réservation n’est toujours pas arrivée, contactez le canal pour vérifier son statut de transmission.
Si le canal confirme que la réservation a été envoyée, demandez-lui le fichier XML de transmission de la réservation et partagez-le avec notre équipe d’assistance afin qu’elle puisse effectuer des recherches.
Remarque : si vos tarifs sont correctement mappés, mais que les réservations ne sont toujours pas transmises, le problème peut venir du canal, par exemple d’une interruption temporaire ou d’une baisse de performance. Si le problème persiste, contactez notre équipe d’assistance.
Vérifier la chronologie du mappage
⚠️ Important : si vous avez récemment activé ou mappé un tarif de chambre de canal, les réservations créées avant l’activation du mappage ne seront pas automatiquement synchronisées (renvoyées) vers votre système. Vous devez ajouter manuellement ces réservations dans Système de réception > Calendrier.
Pour vérifier si le problème est lié au moment de l’activation :
Trouvez la date d’activation : dans le Gestionnaire de canaux, cliquez sur le tarif de chambre du canal, sélectionnez Audit, puis recherchez l’« horodatage hôtelier » correspondant à son activation.
Comparez les dates : si la « date de création » de la réservation est antérieure à l’horodatage de l’audit, le système ne peut pas l’envoyer vers votre calendrier. Vous devez ajouter manuellement les informations du client.
Délai de synchronisation : la mise à jour des disponibilités sur tous les canaux peut prendre jusqu’à 5 minutes. Si deux clients réservent simultanément sur des sites différents, une double réservation peut se produire.
Gérer les réservations « non attribuées » (bleues)
Dans Little Hotelier, une surréservation apparaît souvent sous la forme d’une réservation bleue dans la ligne Non attribuées du calendrier de votre système de réception.
Ce qu’elles représentent : les réservations non attribuées sont des séjours valides et confirmés ; il ne s’agit pas d’erreurs. Elles sont comptabilisées comme de véritables réservations et ont déjà réduit vos disponibilités. Elles doivent simplement être attribuées à une chambre physique.
Réorganisez vos réservations : vérifiez si les clients peuvent séjourner dans la même chambre pendant toute la durée de leur séjour. Recherchez plusieurs nuits consécutives disponibles dans une chambre physique pour la réservation non attribuée.
Créez de l’espace : déplacez les réservations existantes pour créer de l’espace en les faisant glisser entre les chambres dans le calendrier du système de réception. Vous pouvez également ouvrir une réservation et modifier le champ N° de chambre afin de lui attribuer une autre chambre.
Attribuez la réservation : une fois l’espace disponible pour toute la durée du séjour, faites glisser la réservation bleue depuis la ligne Non attribuées vers la chambre disponible.
Déplacez les réservations au sein d’un même type de chambre : recherchez les espaces libres entre les chambres de ce type de chambre afin de déterminer si vous pouvez y placer la réservation bleue.
Gérer la réservation manquante
Actions immédiates :
Ajoutez manuellement la réservation : accédez à Système de réception > Calendrier, cliquez sur la date d’arrivée, puis sélectionnez Ajouter une réservation. Saisissez les informations du client trouvées dans l’extranet du canal. Créez manuellement la réservation dans le système de réception Little Hotelier et ajustez votre inventaire.
Réduisez l’inventaire : la création de la réservation réduira automatiquement vos disponibilités. Notez que toute modification ou annulation ultérieure de cette réservation manuelle devra être effectuée manuellement dans le système de réception.
Relogez le client : si votre établissement est complet, contactez le canal afin qu’il gère le relogement du client. Little Hotelier ne peut pas contacter le canal à votre place.
Corriger le mappage et la configuration
Pour éviter les surréservations, vous devez mapper tous les tarifs non mappés à vos canaux connectés et réactiver les canaux ou tarifs désactivés.
Étapes pour mapper les tarifs non mappés :
Accédez à Mes applis > Gestionnaire de canaux > Canaux > Configurer.
Mappez les tarifs non mappés et corrigez les tarifs de chambre ou les canaux désactivés.
Vérifier que tous les tarifs sont mappés :
Vérifiez l’indication « Tarifs mappés : X/Y » dans l’angle supérieur droit de la page. Assurez-vous que tous les tarifs de chambre des canaux sont mappés en confirmant que les valeurs X et Y sont identiques, par exemple 44/44. Si les valeurs sont différentes, certains tarifs ne sont toujours pas mappés et doivent être configurés.
Certains tarifs de chambre peuvent exister sur le canal sans apparaître dans le filtre des tarifs non mappés. Pour les identifier, cliquez sur Configurer pour un tarif déjà mappé. Le menu déroulant affichera tous les tarifs qui existent sur le canal.
Réactiver les tarifs ou les canaux désactivés :
⚠️ Si un tarif de chambre ou un canal entier est désactivé ou non mappé, aucune mise à jour de l’inventaire ne sera envoyée au canal, ce qui augmente le risque de surréservation. Si un tarif de chambre ou un canal a été désactivé en raison d’une erreur, corrigez l’erreur, puis réactivez le canal ou le tarif de chambre.
Demander le journal XML : si le mappage est correct, demandez au canal le journal XML de la réservation et partagez-le avec notre équipe d’assistance afin qu’elle puisse examiner sa transmission.
Remarque : les services inclus peuvent différer entre le canal et Little Hotelier
Si la réservation est transmise et que le mappage est correct, mais que certaines informations, comme le petit-déjeuner, sont manquantes, notez que certains canaux n’envoient pas toutes les informations relatives aux services inclus ou à la formule de restauration dans le message de réservation transmis à votre plateforme Little Hotelier. Contactez le canal pour confirmer les services inclus configurés et ce que le client a réservé.
Comment éviter les surréservations
Voici quelques moyens de réduire le risque de surréservation :
Vérifiez régulièrement que vos disponibilités sont correctes.
Assurez-vous que tous les tarifs de chambre requis sont correctement mappés à vos canaux.
S’il ne vous reste qu’une chambre et que vous pensez qu’elle sera probablement réservée, vous pouvez placer un arrêt de vente sur les canaux les moins performants et proposer la dernière chambre uniquement à vos canaux les plus performants.
Surveillez et corrigez les tarifs de chambre ou les canaux qui ont pu être désactivés.