Si vous constatez une surréservation mais que vous ne trouvez pas les coordonnées du client dans votre système, suivez ces étapes pour localiser la réservation et résoudre l'écart.
Retrouver la réservation manquante
Avant de commencer à résoudre le problème, vérifiez que vous consultez bien la bonne date et la bonne année dans votre calendrier de réception.
Vérifier l'extranet du canal : Connectez-vous directement au site de réservation (par ex., Booking.com). Recherchez la réservation à l'aide du nom du client ou des dates. Nous ne pouvons pas contacter le canal à votre place.
Vérifier la réservation directe : Si la réservation provient de votre propre site web, accédez à Mes applications > Réservation directe > Réservations pour retrouver les détails. Si la réservation n'est pas confirmée, elle n'apparaîtra pas dans le système de réception. Recherchez une notification Action requise en haut de la page.
Identifier les problèmes de mappage pour les tarifs du canal : Accédez à Mes applications > Gestionnaire de canaux > Canaux > Configurer. Repérez les tarifs indiquant « Cette chambre n'est pas mappée actuellement » ou les tarifs désactivés.
Contacter le canal : Si vous ne trouvez pas les détails de la réservation, contactez directement le canal. Little Hotelier n'est pas en mesure de contacter les canaux de réservation en votre nom.
Gérer les réservations « Non attribuées » (en bleu)
Dans Little Hotelier, une surréservation apparaît souvent sous la forme d'une réservation bleue dans la ligne Non attribué de votre calendrier de réception.
Leur nature : Les réservations non attribuées sont des séjours valides et confirmés — il ne s'agit pas d'erreurs. Elles comptent comme de vraies réservations et ont déjà réduit vos disponibilités. Elles doivent simplement être affectées à une chambre physique.
Réorganiser vos réservations : Vérifiez si les clients peuvent séjourner dans la même chambre pour l'ensemble de leur séjour. Recherchez des nuits consécutives disponibles dans une chambre physique pour la réservation non attribuée.
Créer de la disponibilité : Déplacez les réservations existantes en les faisant glisser et en les déposant entre les chambres dans le calendrier de réception. Vous pouvez également ouvrir une réservation et modifier le champ n° de chambre pour lui attribuer une chambre différente.
Attribuer la réservation : Une fois que vous avez créé un espace consécutif disponible, faites glisser la réservation bleue depuis la ligne Non attribué vers la chambre disponible.
Déplacer des réservations au sein du même type de chambre : Repérez les espaces libres entre les chambres de ce type spécifique pour vérifier si la réservation bleue peut être placée dans une chambre disponible.
Vérifier le calendrier du mappage
⚠️ Important : Si vous avez récemment activé ou mappé un tarif de canal, les réservations créées avant l'activation du mappage ne seront pas automatiquement synchronisées (renvoyées) vers votre système. Vous devez ajouter ces réservations manuellement dans Réception > Calendrier.
Pour vérifier si le problème est lié au calendrier :
Trouver la date d'activation : Dans le Gestionnaire de canaux, cliquez sur le tarif du canal, sélectionnez Audit, et repérez l'« horodatage hôtelier » correspondant à la date d'activation.
Comparer les dates : Si la date de création de la réservation est antérieure à l'horodatage de l'audit, le système ne peut pas l'envoyer vers votre calendrier. Vous devez ajouter ces informations client manuellement.
Délai de synchronisation : La mise à jour des disponibilités peut prendre jusqu'à 5 minutes pour se synchroniser sur tous les canaux. Si deux clients effectuent une réservation en même temps sur des sites différents, une double réservation peut se produire.
Quelles sont les causes des surréservations ?
Les surréservations surviennent lorsque le système ne peut pas mettre à jour votre inventaire (disponibilités) pour les tarifs non mappés ou déconnectés.
Problèmes de mappage : Si les tarifs de chambre ne sont pas mappés ou sont associés au mauvais tarif de canal, la réservation ne peut pas être transmise à votre système de réception.
Délai de synchronisation : La mise à jour des disponibilités sur tous les canaux peut prendre jusqu'à 5 minutes. Si deux clients effectuent une réservation en même temps sur des sites différents, une double réservation peut se produire.
Statut désactivé : Si un canal ou un tarif est « Désactivé », Little Hotelier cesse d'envoyer les mises à jour d'inventaire. Le canal continuera à vendre sur la base des dernières données connues, créant ainsi un risque élevé de surréservation.
Réservations directes manquantes : Si les réservations manuelles ou les walk-ins (arrivées sans réservation) ne sont pas ajoutés immédiatement à votre calendrier, vos disponibilités en ligne resteront trop élevées. Si une réservation directe rencontre un problème de paiement lors du règlement, elle peut rester dans un état non confirmé et n'apparaîtra pas dans le système de réception.
Traiter la réservation manquante
Actions immédiates :
Ajouter la réservation manuellement : Accédez à Réception > Calendrier, cliquez sur la date d'arrivée et sélectionnez Ajouter une réservation. Saisissez les coordonnées du client trouvées sur l'extranet du canal. Créez manuellement la réservation dans Little Hotelier Front Desk et ajustez votre inventaire.
Réduire l'inventaire : La création de la réservation réduira automatiquement vos disponibilités. Veuillez noter que si des modifications ou des annulations ultérieures concernent cette réservation manuelle, vous devrez les mettre à jour ou les annuler manuellement dans le système de réception.
Reloger le client : Si votre établissement est complet, contactez le canal pour organiser le relogement du client.
Corriger le mappage et la configuration
Pour éviter les surréservations à l'avenir, vous devez mapper tous les tarifs non mappés vers vos canaux connectés et réactiver les canaux ou tarifs désactivés.
Étapes pour mapper les tarifs non mappés :
Accédez à Mes applications > Gestionnaire de canaux > Canaux > Configurer.
Mappez les tarifs non mappés et corrigez les tarifs de canal ou les canaux désactivés.
Vérifier que tous les tarifs sont mappés :
Vérifiez « Tarifs mappés : X/Y » dans le coin supérieur droit de la page. Assurez-vous que tous les tarifs de chambre du canal sont mappés en confirmant que les valeurs X et Y correspondent (par ex., 44/44). Si les chiffres ne correspondent pas, des tarifs non mappés restent à configurer.
Réactiver les tarifs ou canaux désactivés :
⚠️ Si un tarif de canal ou un canal entier est désactivé ou non mappé, aucune mise à jour d'inventaire ne sera envoyée au canal, ce qui augmente le risque de surréservations. Si un tarif de canal ou un canal a été désactivé en raison d'une erreur, résolvez l'erreur, puis réactivez le canal ou le tarif de canal.
Remarque : Les inclusions de réservation peuvent différer entre le canal et Little Hotelier
Si la réservation est bien transmise et que le mappage est correct, mais que certains détails (comme le petit-déjeuner) sont manquants, sachez que certains canaux n'envoient pas l'intégralité des inclusions ou des détails du plan repas dans le message de réservation transmis à votre plateforme Little Hotelier. Contactez le canal pour confirmer les inclusions configurées et ce que le client a réservé.
Comment prévenir les surréservations
Voici quelques mesures pour réduire le risque de surréservations :
Vérifiez régulièrement que vos disponibilités sont correctes.
Assurez-vous que tous les tarifs de chambre requis sont correctement mappés à vos canaux.
S'il ne vous reste qu'une seule chambre disponible et que vous anticipez une réservation imminente pour cette chambre, vous pouvez appliquer un arrêt de vente sur les canaux peu performants et ne proposer cette dernière chambre qu'à vos canaux les plus performants.
Surveillez et corrigez les tarifs de canal ou les canaux qui pourraient être désactivés.