💡 Important :
Le calendrier Little Hotelier vous permet de rechercher une réservation en utilisant les dates d'arrivée ou de départ.
La page Réservations de Little Hotelier vous permet d'exécuter et d'exporter les informations de réservation en utilisant des critères supplémentaires, tels que le nom de famille du client, la référence de réservation, le numéro de facture et le statut.
Rechercher des informations de réservation
Utiliser les filtres sur la page Réservations
Vous pouvez utiliser des filtres pour rechercher votre réservation. Voici la liste des critères que vous pouvez sélectionner pour votre recherche :
Nom de famille du client
Référence de réservation : saisissez une partie ou la totalité de la référence de réservation.
⚠️ Veillez à définir vos critères de date préférés avant d'exécuter la recherche ou laissez le champ vide pour rechercher des résultats de n'importe quelle date.
Numéro de facture : toutes les factures des réservations filtrées seront affichées sur la page Réservations.
💡 Utilisez ce filtre pour localiser une réservation ou une facture spécifique.
Type de date : sélectionnez dans le menu déroulant :
Date d'arrivée
Date de départ
Date de réservation (date de création de la réservation)
Statut : sélectionnez dans le menu déroulant :
Toutes
Annulées
Enregistrées
Terminées
Confirmées
Après avoir défini les critères souhaités, exécutez la recherche en cliquant sur Rechercher.
Comment puis-je rechercher une réservation si je ne me souviens pas des dates concernées ?
Lorsque vous vous concentrez sur la satisfaction de vos clients, il est facile d'oublier les dates de réservation. Si vous souhaitez rechercher des réservations sans définir une date spécifique, vous pouvez procéder comme suit :
Sélectionnez une large plage de dates en utilisant les champs « Date du » et « Date au ».
Laissez les champs « Date du » et « Date au » vides afin que la recherche affiche les résultats pour n'importe quelle date.
💡 Remarque : si vous supprimez les dates, assurez-vous d'utiliser les champs « Nom de famille du client », « Référence de réservation » ou « Numéro de facture » pour rechercher la réservation. Si les critères de recherche produisent trop de résultats, Little Hotelier n'affichera que les réservations des 31 premiers jours. Vous pouvez utiliser la fonction d'exportation pour afficher la recherche complète.
Conseils pour rechercher des informations de réservation à des fins de reporting
La recherche de réservations est un excellent outil de reporting. Voici quelques conseils pour vous aider dans l'établissement de rapports.
Recherchez des réservations en utilisant une plage de dates spécifique d'une semaine ou d'un mois : les rapports sont généralement exécutés périodiquement afin de pouvoir comparer les données entre différentes périodes de même durée.
Essayez d'être général plutôt que trop précis : spécifier le nom de famille, la référence de réservation ou le numéro de facture rendrait la recherche trop spécifique pour un rapport.
➕ Un exemple de rapport utile est la comparaison des réservations annulées entre les mois d'été et d'hiver. Pour ce rapport, vous pouvez effectuer une recherche de réservations annulées avec des dates d'arrivée pendant les mois d'été et d'hiver. Vous pouvez ensuite comparer dans une feuille de calcul les périodes où les clients ont le plus annulé et ajuster votre politique d'annulation en conséquence.
Résultats de recherche
Une fois que vous avez cliqué sur Rechercher, vous verrez une liste de réservations basée sur les critères de vos filtres organisés en colonnes :
Statut : indique si la réservation est confirmée, enregistrée, terminée ou annulée.
Nom : affiche le prénom et le nom de famille dans la section Contact principal de la réservation.
Référence : indique le numéro d'identification fourni au client pour une réservation unique, également appelé numéro de confirmation de réservation. Deux éléments forment le numéro de référence :
Code alphabétique : ce sont les premières lettres d'une référence de réservation qui vous donneront des informations sur sa source. En d'autres termes, ces premières lettres indiqueront le canal par lequel cette réservation a été créée.
➕ Par exemple :
ID de référence LH12345678912 : le code alphabétique « LH » indique que cette réservation a été créée manuellement par vous ou par l'un de vos clients via votre moteur de réservation directe Little Hotelier.
ID de référence BDC-98765432198 : le code alphabétique « BDC » indique que cette réservation a été créée sur Booking.com.
💡 Chaque canal a son propre code alphabétique. Voici quelques exemples :
Booking.com utilise « BDC ».
Expedia utilise « EXP ».
Airbnb utilise « ABB ».
Agoda utilise « AGO ».
Hostelworld utilise « HWL ».
Numéro de séquence : ce sont les chiffres qui suivent le code alphabétique. Chaque réservation aura un numéro de séquence unique.
Source : indique le lieu d'origine de la réservation, et il peut s'agir de l'un des éléments suivants :
Extranet : lorsqu'une réservation a été créée manuellement dans votre réception.
Directe : lorsqu'une réservation a été effectuée via votre moteur de réservation directe.
Nom du canal : lorsqu'une réservation a été effectuée via l'un de vos canaux connectés. Par exemple, votre moteur de réservation directe, Booking.com, Expedia, etc.
Occupants : indique le nombre d'adultes, d'enfants et de bébés inclus dans la réservation.
Arrivée : indique la date d'arrivée de vos clients.
Départ : indique la date de départ de vos clients.
Réservée : indique le jour où la réservation a été créée.
ETA (heure d'arrivée estimée) : indique l'heure approximative d'enregistrement choisie par vos clients.
💡 L'heure d'arrivée estimée n'est pas un champ obligatoire à remplir par le client au moment de la réservation. Vous pouvez donc voir un tiret (-) lorsque le client n'a pas spécifié d'heure d'arrivée pour son enregistrement.
Chambre : indique le numéro de chambre où la réservation est allouée.
Total : indique le prix total de la réservation (y compris les extras, les taxes et autres frais).
Dû : indique tout montant en attente de paiement par le client.
Facture : indique le numéro de facture le plus récent généré pour la réservation.
Télécharger et exporter la liste des réservations
Une fois que les résultats de recherche sont affichés sur la page Réservations, vous pouvez les exporter dans un fichier.
💡 Le fichier est exporté au format .CSV (.CSV signifie « valeurs séparées par des virgules ») et peut être ouvert et modifié dans des applications de feuille de calcul comme Microsoft Excel, Numbers d'Apple, Google Sheets, etc.
Pour exporter un rapport de réservations :
Cliquez sur la page Réservations > configurez les filtres requis > cliquez sur Rechercher. Vos réservations seront affichées sous les filtres.
Cliquez sur Exporter en haut à droite ou en bas à droite de la page.
Le fichier sera exporté dans une feuille de calcul .CSV.
💡 Vous avez des difficultés pour importer le fichier .CSV au format .xlsx (format Excel) ? Vous pouvez rechercher en ligne « Comment importer un fichier .CSV dans un fichier .xlsx ? ». Vous trouverez des résultats avec les étapes à suivre.
Informations supplémentaires figurant dans le fichier exporté
Vous trouverez ci-dessous une liste de toutes les colonnes supplémentaires que vous trouverez dans le fichier exporté :
💡 Remarques :
Si vous voyez des champs vides, cela signifie qu'aucune information n'a été incluse ou qu'ils ne s'appliquent pas à la réservation.
Les champs affichant « (*) » à leur gauche ne contiendront des informations que si la réservation a été effectuée via votre moteur de réservation directe ou créée manuellement dans votre réception Little Hotelier.
Ces champs doivent être remplis par vous ou le client avant d'exporter le fichier. Vous pouvez également utiliser toutes les colonnes ci-dessous comme filtres dans votre feuille de calcul.
Le fichier exporté se composera des colonnes suivantes contenant vos informations de réservation :
Informations de base
Référence de réservation : le numéro d'identification du client pour une réservation unique, également appelé numéro de confirmation de réservation.
Réservée : le jour où la réservation a été créée.
Nom de l'établissement : le nom de l'établissement pour lequel la réservation a été effectuée.
Nom du canal : le nom de l'agence de voyage en ligne (OTA) par laquelle la réservation a été effectuée.
💡 Il existe deux autres sources que vous pouvez voir :
Extranet : lorsqu'une réservation a été créée manuellement dans votre réception.
Directe : lorsqu'une réservation a été effectuée via votre moteur de réservation directe.
Informations client à partir des champs de contact principal des réservations figurant dans l'onglet Détails des réservations individuelles :
Prénom du client
Nom de famille du client
E-mail du client
Numéro de téléphone du client
Organisation du client
Adresse du client
Adresse 2 du client
Ville du client
État du client
Pays du client
Code postal du client
Détails du séjour
Date d'arrivée : la date d'arrivée.
Date de départ : la date de départ.
Durée du séjour (nuits) : le nombre total de nuits de la réservation.
(*)Heure d'arrivée : l'heure d'arrivée prévue sélectionnée par votre client au moment de la réservation ou l'heure d'arrivée incluse dans l'onglet Détails d'une réservation.
Commentaires du client : tous les commentaires que le client a pu ajouter au moment de la réservation ou tous les commentaires inclus dans la zone Commentaires du client de l'onglet Détails d'une réservation.
Relatif au RGPD
(*)Newsletter demandé : affiche « TRUE » si le client a coché l'option « Souhaitez-vous recevoir la newsletter ? » au moment de la réservation. Il s'affichera vide si le client n'a pas coché cette option.
💡 Cette option doit être activée dans les paramètres d'affichage généraux.
Relatif au statut
Statut : le statut actuel de la réservation :
Confirmée
Enregistrée
Terminée
Annulée
Annulée le : la date à laquelle une réservation a été annulée, le cas échéant.
Type de chambre/plans tarifaires réservés
Types de chambre : le nom/les noms du/des type(s) de chambre réservé(s).
Nombre de chambres : le nombre de chambres incluses dans la réservation.
➕ Par exemple, si la réservation a été effectuée pour votre chambre simple et votre chambre double, ce champ affichera 2.
Chambres : le numéro/nom de chambre auquel la réservation est allouée.
Plans tarifaires : le nom/les noms du/des plan(s) tarifaire(s) réservé(s).
Sous-total
Montant du sous-total : le prix total de la chambre (hors extras et autres frais).
Clients supplémentaires
(*)Montant adulte supplémentaire : le montant total pour tout adulte supplémentaire (non inclus dans le prix de l'inventaire) dans cette réservation.
(*)Montant enfant supplémentaire : le montant total pour tout enfant supplémentaire (non inclus dans le prix de l'inventaire) dans cette réservation.
(*)Montant bébé supplémentaire : le montant total pour tout bébé supplémentaire (non inclus dans le prix de l'inventaire) dans cette réservation.
Relatif aux articles supplémentaires
Montant total des extras : le montant total de tous les extras inclus dans l'onglet Articles supplémentaires d'une réservation.
⚠️ Ce prix n'inclut pas les frais pour adulte/enfant/bébé supplémentaire.
Relatif aux frais supplémentaires pour carte de crédit
Montant traité des frais supplémentaires pour carte de crédit : le montant facturé lors du traitement de la carte de crédit, le cas échéant.
Pourcentage de frais supplémentaires : le pourcentage facturé lors du traitement de la carte de crédit, le cas échéant.
Relatif au paiement
Total du paiement : le prix total à payer par le client pour la réservation (y compris les extras, les taxes et autres frais).
Paiement reçu : tout montant que le client a déjà payé.
Total des arrhes traitées : le montant qui a été enregistré ou traité en tant qu'arrhes dans l'onglet Paiement d'une réservation.
Paiement dû : le montant total de la réservation qui est toujours en attente de paiement par le client. Il devrait correspondre à la différence entre le total du paiement et le paiement reçu.
Nombre de clients
Nombre d'adultes : le nombre d'adultes ajoutés dans l'onglet Détails de la réservation (y compris tout adulte supplémentaire, le cas échéant).
Nombre d'enfants : le nombre d'enfants ajoutés dans l'onglet Détails de la réservation (y compris tout enfant supplémentaire, le cas échéant).
Nombre de bébés : le nombre de bébés ajoutés dans l'onglet Détails de la réservation (y compris tout bébé supplémentaire, le cas échéant).
Réponses aux champs personnalisés
(*)Données personnalisées spécifiques à l'établissement : tout commentaire ajouté par le client au moment de la réservation pour répondre au champ personnalisé que vous avez peut-être créé pour lui poser une question spécifique.
💡 Pour configurer des champs personnalisés, accédez aux paramètres d'affichage généraux.
Relatif aux références
(*)Référence : la réponse fournie par votre client à la question « Comment avez-vous entendu parler de nous ? » au moment de la réservation.
💡 Cette option doit être activée dans les paramètres d'affichage généraux et n'est pas un champ obligatoire à remplir par vos clients.
Réservations effectuées via un téléphone mobile/ordinateur de bureau
(*)Réservation mobile ? : affiche « TRUE » si la réservation a été effectuée via la version mobile de votre moteur de réservation directe, et « FALSE » si la réservation a été effectuée via une version de bureau.
Relatif aux taxes
Saisir les tarifs avec frais inclus : affiche « TRUE » lorsque votre option de configuration fiscale « Saisir les tarifs de chambre avec taxes et frais inclus » est cochée dans votre Little Hotelier, et « FALSE » lorsqu'elle est décochée.
Total des taxes fixes : le montant total des taxes fixes ajoutées à la réservation, le cas échéant.
Total des taxes en pourcentage : le montant total des taxes en pourcentage ajoutées à la réservation.